Kunder har rett til å gjøre ulike forespørsler om de personlige opplysningene organisasjonen din samler inn og prosesser, ofte basert på GDPR-regelverket. Disse forespørslene kan blant annet omfatte rett til sletting (bli glemt), korrigering og flytting av data (dataeksport).

Denne artikkelen beskriver funksjonen til Provet du kan bruke til å administrere kundenes dataforespørsler.

Denne artikkelen forklarer hvordan du bruker Provet-funksjoner som kan hjelpe deg å svare på kundenes dataforespørsler. Dette innholdet er bare for informasjonsformål og utgjør ikke en juridisk rådgivning, og det er heller ikke en omfattende veiledning i personvernlovgivningen. Krav til datavern varierer mellom jurisdiksjoner og kan bli endret. Organisasjonen har ansvar for egen datainnsamling, behandling og lagringsrutiner samt lovlig overholdelse og bør søke uavhengige juridiske råd ved behov.

En kunde har rett til å be om permanent sletting av sine personopplysninger under visse omstendigheter. Veterinærpraksis må imidlertid overholde andre juridiske forpliktelser, som oppbevaring av registreringer for et angitt antall år for utlevering av medisiner eller for økonomisk etterlevelse. Når en forespørsel om sletting er laget, bør organisasjonen din bruke sine egne juridiske og regulatoriske forpliktelser til å bestemme hvilke deler av registeret som må beholdes, og hvilke som kan slettes. Du trenger administratorrettigheter for å slette en kunde.

For å slette en kunde permanent (dersom lovpålagte krav tillater det), se Redigere, arkivere og slette en kunde for detaljerte instruksjoner.

Alternativet Slett kunde er ikke tilgjengelig hvis kunden har aktive konsultasjoner, utestående gjeld, eller hvis konsultasjon eller fakturadata er nyere enn organisasjonens spesifiserte oppbevaringsperiode.

Oppbevaringsperioder er definert i: Innstillinger > Organisasjon > Organisasjonsinnstillinger > Periode for bevaring av konsultasjonsdata eller Periode for bevaring av fakturadata.

En kunde kan be om korringering eller oppdatering av sine personopplysninger, for eksempel å endre et etternavn eller adresse.

For å oppdatere en kundes personlige informasjon, se Redigere, arkivere og slette en kunde.

Praksiser må være åpne om dataene de samler inn, og hvorfor de behandler den. Du kan registrere at du har informert kunden om dette dersom det er nødvendig for datainnsamlingsrutinene dine.

Egendefinerte felt

For å minne ansatte på om å informere nye kunder om datahåndtering, kan du opprette et egendefinert felt i kundeopplysningene, For eksempel obligatorisk avkrysningsboks eller tekstfelt, synlig ved registrering av ny kunde. For mer informasjon om egendefinerte felt, se Opprette egendefinert felt.

Skjemaer og e-signatur

Du kan bruke PDF- og Word-skjemaer til å gi kundene dine informasjon om datainnsamling eller samtykkeerklæringer.

Online booking

For å informere kundene om hvordan og hvorfor privat informasjon håndteres under online bestilling, legg til informasjonen i Informasjonsfeltet i online booking-innstillingene: Innstillinger > Generelt > Avdeling > Online booking.

Teksten i Informasjonsfeltet vises på forsiden av online booking grensesnittet. Her kan du gi kundene viktig informasjon om din online booking, samt legge inn et notat som sender kundene videre til relevante ressurser (f eks deres hjemmeside) for detaljert informasjon om emner som GDPR og datainnsamlingspolitikk.

For mer informasjon, se Oversikt over Online booking.

Dersom en kunde ber om en kopi av sin historikk, eller ber deg om å overføre dataene deres til en annen leverandør, kan du generere denne informasjonen ved hjelp av flere verktøy i Provet.

Fullstendig pasienthistorikk og eksport av økonomiske data

Den mest omfattende pasientspesifikke registeret er den fullstendige pasienthistorikken, som kan sendes direkte til kunden. Dette inkluderer alt knyttet til denne pasienten i Provet. Du kan også ta med alle tilknyttede fakturaer og kvitteringer (økonomiske data) i samme e-post. Disse dokumentene inneholder også informasjon om kunden. Se Se. skriv ut og send pasienthistorikk på e-post for mer informasjon.

Eksportere kundeinformasjon

Du kan eksportere et regneark med kundeinformasjon som inneholder alle lagrede detaljer, slik som telefonnummer, e-postadresse og postadresse. Du kan også inkludere informasjon om kommunikasjonspreferanser:

En liste over alle kunder blir opprettet, og du må hente ut kundens spesifikke informasjon fra filen.

For å få tilgang til innstillingene, trenger du visse brukertillatelser.

Du kan behandle hvordan kundene mottar ekstern kommunikasjon (for eksempel markedsføring eller nyhetsbrev) ved å opprette kommunikasjonspreferanser. Klinikkansatte må manuelt justere en kundes kommunikasjonspreferanser for å bekrefte samtykke og deaktivere enhver kanal kunden ikke ønsker å motta meldinger gjennom.

For å aktivere innstillingene for kommunikasjonspreferanser:

For mer informasjon, se Sette opp kommunikasjonspreferanser.