Oversikt
Med online booking kan kundene dine opprette timeavtaler selv når som helst på dagen. Ved å tilby online booking kan du også spare tid for klinikken, slik at dere kan utføre andre oppgaver.
Med Provet-funksjonen for online booking har du detaljert kontroll over kundenes tilgang til bestilling av timeavtaler. Du kan bestemme hvilke tjenester eller behandlinger som skal inkluderes, og velge hvilke tidsluker som skal være tilgjengelige for online booking. Du kan også legge til behandlingsspesifikke instrukser for å informere kundene om hvordan de skal forberede seg til timeavtalen.
Merknad: Et nytt design for Online booking er tilgjengelig. Les mer om det nye designet, eller se hvordan du kan aktivere det for kundene dine.
Trinn for oppsett av online booking
Når funksjonen for online booking er lagt til i systemet, kan du redigere innstillingene for online booking og fullføre det nødvendige oppsettet:
Arbeidsflyt for online booking for kundene dine
Nedenfor beskrives hvordan skjemaet for online booking ser ut for kundene dine, og hvordan de bruker det.
Teksten du la til i feltet Informasjon i de generelle innstillingene for online booking, vises under sidetittelen (a).
Avhengig av skjemavalget ditt kan kunden måtte velge en avdeling.
Avhengig av innstillingene for avdelingen kan kunden måtte velge pasientens Art.
Kunden velger en avtaletypegruppe.
Kunden velger en avtale. Avtalespesifikke instrukser som er angitt i avtaleinnstillingene, vises under avtalen (b).
Dager med tilgjengelige tidspunkt for timeavtaler vises med grønn farge i kalenderen. Kunden velger en dag i kalenderen.
De tilgjengelige tidene for den valgte dagen vises nedenfor. Tilgjengelige tider avhenger av avtaleinnstillingene, samt innstillingene Tilgjengelige tidsluker og Påkrevd tid før timeavtalen starter i de generelle innstillingene for online booking. Kundene kan bruke filtrene til å vise tilgjengelige tider for hele dagen, morgen, ettermiddag eller kveld. Hvis dette er valgt, vises den behandlende veterinæren på kortene for tidslukene.
Kunden velger knappen Velg for å velge tidspunkt for timeavtalen.
En ny side åpnes. Timeavtaleinformasjon viser et sammendrag av timeavtalen. Varigheten og navnet på den ansvarlige ansatte kan være skjult eller vises, avhengig av de generelle innstillingene for online booking.
Kunden fyller ut informasjonen sin. Påkrevde felt er merket med en stjerne (*).
Kunden fyller ut informasjon om kjæledyret sitt. Bare timeavtaler for ett kjæledyr er tilgjengelige ved online booking. Informasjon som legges inn i tekstfeltet, vises i timeavtaleinformasjonen og i seksjonen for generell informasjon i konsultasjonen. Vær oppmerksom på at kundene må bekrefte mobilnummeret sitt med en engangs SMS-kode før de bekrefter timeavtalen. Hvis du vil ha fullstendig informasjon om hvordan bekreftelsen fungerer, kan du se Bekreftelse og sikkerhet ved online booking.
Kunden kan merke av i avmerkingsboksen Husk meg hvis de vil at nettleseren skal huske informasjonen de har angitt. Dette er nyttig hvis de regelmessig bestiller online.
Kunden velger Bekreft timeavtale for å ferdigstille bestillingen. Timeavtalen legges til i timeavtalekalenderen din, og de valgte bekreftelsesmeldingene sendes. En sammendragsside åpnes.
Online booking (nytt design)
Merknad: Bare timeavtaler for ett kjæledyr kan bestilles gjennom online booking. Timeavtaler for flere kjæledyr må bestilles av klinikkens ansatte.
Prosessen for online booking for kundene følger samme arbeidsflyt og brukerområder som det nåværende designet, men med flere forbedringer av brukervennligheten.
Arbeidsflyten for kunden i den nye portalen for online booking er som følger:
Kunden angir kriteriene for timeavtalen. Avhengig av de generelle innstillingene dine kan dette omfatte valg av avdeling og pasientens art. En advarsel vises hvis kundens tidssone ikke samsvarer med klinikkens tidssone.
Avtaletypegrupper vises i en utvidbar trekkspillmeny. Kunden utvider en gruppe og velger en bestemt avtale. Avtalespesifikke instrukser som er angitt i avtaleinnstillingene, vises under avtalen.
Dager med tilgjengelige tidspunkt for timeavtaler vises med en prikk under datoen i kalenderen. Kunden velger en dag.
De tilgjengelige tidene for den valgte dagen vises under datoen. Hvis dette er valgt, vises den behandlende veterinæren på kortene for tidslukene. Kunden velger et tidspunkt for timeavtalen blant de tilgjengelige tidene.
Kunden blir bedt om å angi e-postadressen sin for bekreftelse.
Dialogboksen for skjemaet med timeavtaleinformasjon åpnes. En nedtelling på 10 minutter vises og angir hvor lenge tidsluken er reservert etter at kunden starter bestillingen.
Kunden fyller ut informasjon om seg selv og kjæledyret sitt. Påkrevde felt er merket med en stjerne (*). Bare timeavtaler for ett kjæledyr er tilgjengelige ved online booking. Nye kunder kan bli bedt om å bekrefte identiteten sin via e-post, og i noen tilfeller også via SMS, før de bekrefter timeavtalen. Hvis du vil ha fullstendig informasjon om hvordan bekreftelsen fungerer i det nye designet, kan du se Bekreftelse og sikkerhet ved online booking.
Kunden velger Opprett timeavtale for å ferdigstille bestillingen.
Timeavtalen legges deretter til i timeavtalekalenderen din, og de valgte bekreftelsesmeldingene sendes.
Regler for samsvar mellom kundeinformasjon og eksisterende informasjon i Provet
Når Provet mottar kunde- og pasientinformasjon fra online booking, prøver systemet automatisk å finne samsvar mellom den innsendte informasjonen og eksisterende kunder i systemet ditt for å unngå duplikater av kunder og pasienter.
Kundematcher
En kunde regnes som et samsvar hvis:
Fornavnet samsvarer nøyaktig.
Etternavnet samsvarer nøyaktig.
Minst ett av følgende samsvarer:
Telefonnummer
E-postadresse
Adresse
Basert på samsvarsresultatet viser Provet en melding i visningene for timeavtaler og konsultasjoner for å hjelpe deg videre:
Hvis én enkelt kunde med samsvar blir funnet, kobles kunden automatisk til bestillingen, og det vises en melding som bekrefter samsvaret.
Hvis flere mulige samsvar blir funnet, vises en melding med samsvarende informasjon, for eksempel navn, e-post eller telefonnummer. Velg Vis mulige samsvar for å åpne en liste over foreslåtte kunder. Deretter kan du:
opprette en ny kunde ved hjelp av den forhåndsutfylte informasjonen fra online booking, eller
velge en eksisterende kunde og velge Fortsett med den valgte kunden.
Hvis ingen samsvar blir funnet, kan en ny kunde opprettes ved hjelp av et skjema som automatisk er forhåndsutfylt med informasjonen fra online booking.
Eksempel: Hvis det finnes en kunde med samme fornavn, etternavn og telefonnummer, men med en annen eller manglende e-postadresse i Provet, regnes kunden som et samsvar. Vær oppmerksom på at den forskjellige informasjonen, i dette tilfellet e-postadressen, ikke automatisk oppdateres fra informasjonen i online booking til kundeinformasjonen i systemet. Hvis det finnes eksisterende duplikater av kunden i Provet basert på denne informasjonen, mislykkes samsvaret selv om annen informasjon, for eksempel Kunde ID, for en av kundene samsvarer med informasjonen fra online booking.
Pasientmatcher
Når et kundesamsvar er bekreftet, prøver Provet å finne samsvar mellom pasientinformasjonen. En pasient regnes som et samsvar hvis:
Kunden har samsvar.
Pasientnavnet samsvarer nøyaktig.
Arten samsvarer nøyaktig.
Hvordan samsvarsresultater vises
Hvis kunden har samsvar, men ingen pasient med samsvar blir funnet, vises en melding om at pasienten må velges eller opprettes. Deretter kan du enten velge en eksisterende pasient manuelt eller opprette en ny. Skjemaet fylles ut på forhånd med informasjonen fra online booking.
Når du åpner en timeavtale som er bestilt online, i kalenderen, viser Provet en melding øverst i visningen for timeavtaleinformasjon. Meldingen angir om kunden og pasienten har samsvar med eksisterende dokumentasjon:
Ingen kunde- eller pasientmatch:
"Kunden og pasienten fra online booking ble ikke matchet i Provet. Rediger timeavtalen for å velge en eksisterende kunde eller opprette en ny."
Kunden matchet, pasienten matchet ikke:
"Kunden ble matchet, men ingen pasient med samsvar ble funnet i Provet. Rediger timeavtalen for å velge en eksisterende pasient eller opprette en ny."
Kunden og pasienten matchet:
"Kunden og pasienten fra online booking ble matchet i Provet."