Oversikt
Online booking gjør at kundene dine kan opprette timeavtaler uavhengig når som helst på døgnet. Når du tilbyr Online booking, kan du også spare tid for klinikken din til andre oppgaver.
Med funksjonen for Online booking i Provet har du detaljert kontroll over kundenes tilgang til timeavtaleopprettelse. Du kan bestemme hvilke tjenester eller behandlinger som skal inngå, og velge hvilke tidsluker som er tilgjengelige for Online booking. Du kan også legge til instruksjoner som er knyttet til behandling, slik at kundene får informasjon om hvordan de skal forberede seg til timeavtalen.
Merk: Det finnes et nytt design for Online booking. Les mer om det nye designet, eller lær hvordan du aktiverer det for kundene dine.
Fremgangsmåte for oppsett av Online booking
Når funksjonen for Online booking er lagt til i systemet ditt, kan du redigere Innstillinger for online booking og fullføre det nødvendige oppsettet:
Arbeidsflyt for kunder i Online booking
Nedenfor finner du en beskrivelse av hvordan skjemaet for Online booking ser ut for kundene dine, og hvordan de bruker det.
Teksten du la inn i Informasjon-feltet i generelle Innstillinger for online booking, vises under sidetittelen (a).
Avhengig av valgene i skjemaet kan kunden måtte velge avdeling.
Avhengig av innstillingene for avdeling, kan kunden måtte velge Pasient art for pasienten.
Kunden velger en avtaletypegruppe.
Kunden velger en avtale. Instruksjoner som gjelder den valgte avtalen, som er satt i innstillingene for avtaler, vises under avtalen (b).
Dager med tilgjengelige tidspunkter vises i kalenderen i grønn. Kunden velger en dag i kalenderen.
De tilgjengelige tidene for den valgte dagen listes under. Tilgjengelige tider avhenger av innstillingene for avtaler, i tillegg til Tilgjengelige tidsluker og Påkrevd tid før timeavtalen starter i generelle Innstillinger for online booking. Kunder kan bruke Filtre for å vise tilgjengelige tider for hele dagen, morgen, ettermiddag eller kveld. Hvis dette er valgt, vises den behandlende veterinæren i kortene for tidslukene.
Kunden velger Velg-knappen for å velge et tidspunkt for timeavtale.
En ny side åpnes. Timeavtaleinformasjon viser en oppsummering av timeavtalen. Varigheten og navnet på ansvarlig ansatt kan være skjult eller vist, avhengig av generelle Innstillinger for online booking.
Kunden fyller inn informasjonen sin. Påkrevde felt, merket med en stjerne (*).
Kunden fyller inn informasjonen til kjæledyret sitt. Bare timeavtaler for én pasient er tilgjengelige i Online booking. Informasjonen som legges til i tekstfeltet, vises i Timeavtaleinformasjon og i delen for generell informasjon i konsultasjonen. Merk at kundene må bekrefte mobilnummeret sitt ved hjelp av en engangskode via SMS før de kan bekrefte timeavtalen. For fullstendige detaljer om hvordan bekreftelsen fungerer, se Bekreftelse og sikkerhet for Online booking.
Kunden kan krysse av for Husk meg hvis de ønsker at nettleseren skal huske informasjonen de har lagt inn. Dette er nyttig hvis de ofte oppretter timeavtaler via Online booking.
Kunden velger Bekreft timeavtale for å fullføre bestillingen. Timeavtalen legges til i timeavtalekalenderen din, og valgte bekreftelsesmeldinger sendes. En oppsummeringsside åpnes.
Online booking (nytt design)
Merk: Bare timeavtaler for én pasient kan bestilles via Online booking. Timeavtaler for flere pasienter må bestilles av ansatte i klinikken.
Prosessen for Online booking for kundene følger samme flyt og brukstilfeller som i gjeldende design, med flere forbedringer for brukervennlighet.
Kundenes arbeidsflyt i den nye portalen for Online booking er som følger:
Kunden angir kriteriene for timeavtalen. Avhengig av de generelle innstillingene dine kan dette innebære at kunden må velge avdeling og pasient art. Det vises en advarsel hvis kundens tidssone ikke samsvarer med klinikkens tidssone.
Avtaletypegrupper vises i en utvidbar akkordionsvisning. Kunden utvider en gruppe og velger en spesifikk avtale. Instruksjoner som gjelder den valgte avtalen, satt i innstillingene for avtaler, vises under avtalen.
Dager med tilgjengelige timeavtaletider vises med en prikk under datoen i kalenderen. Kunden velger en dag.
De tilgjengelige tidene for den valgte dagen listes under datoen. Hvis dette er valgt, vises den behandlende veterinæren i kortene for tidslukene. Kunden velger et tidspunkt for timeavtale blant de tilgjengelige tidene.
Kunden blir bedt om å oppgi e-postadressen sin for bekreftelse.
Dialogboksen for Timeavtaleinformasjon åpnes. Det vises en nedtelling på 10 minutter, som viser hvor lenge tidsluken er reservert etter at kunden begynner bestillingen.
Kunden fyller inn informasjonen sin og informasjonen til pasienten sin. Påkrevde felt er merket med en stjerne (*). Bare timeavtaler for én pasient er tilgjengelige i Online booking. Nye kunder kan bli bedt om å bekrefte identiteten sin via e-post, og i noen tilfeller også via SMS, før timeavtalen bekreftes. For fullstendige detaljer om hvordan bekreftelse fungerer i det nye designet, se Bekreftelse og sikkerhet for Online booking.
Kunden velger Opprett timeavtale for å fullføre bestillingen.
Deretter legges timeavtalen til i timeavtalekalenderen din, og valgte bekreftelsesmeldinger sendes.
Regler for Samsvar mellom kunde- og pasientdata i Provet
Når Provet mottar kunde- og pasientinformasjonen fra Online booking, prøver systemet automatisk å Samsvar den innsendte informasjonen med eksisterende kunder i systemet ditt for å unngå duplikater av kunde og pasient.
Kudematcher
En kunde regnes som en Samsvar hvis:
Fornavn samsvarer nøyaktig.
Etternavn samsvarer nøyaktig.
Minst én av følgende Samsvar:
Telefonnummer
E-postadresse
Adresse
Basert på Samsvar-resultatet viser Provet en melding i visningene for timeavtale og konsultasjon slik at du kan fortsette:
Hvis en enkelt kundematcher er funnet, kobles kunden automatisk til bestillingen, og en melding vises for å bekrefte samsvaret.
Hvis flere mulige match er funnet, vises en melding som viser samsvarende opplysninger (for eksempel navn, e-postadresse eller telefonnummer). Velg Vis mulige match for å åpne en liste over foreslåtte kunder. Deretter kan du:
Opprett en ny kunde ved hjelp av forhåndsutfylt informasjon fra Online booking, eller
Velg en eksisterende kunde og klikk Fortsett med valgt kunde for å fortsette.
Hvis ingen match er funnet, kan en ny kunde opprettes ved hjelp av et skjema som automatisk forhåndsutfylles med data fra Online booking.
Eksempel: Hvis det finnes en kunde som har samme Fornavn, Etternavn og Telefonnummer, men en annen eller manglende E-postadresse i Provet, regnes kunden som en Samsvar. Merk at annen informasjon (i dette tilfellet E-postadresse) ikke automatisk oppdateres fra data fra Online booking til kundeinformasjonen i systemet. Hvis det finnes duplikater av kunder i Provet basert på disse opplysningene, mislykkes samsvaret selv om andre opplysninger (for eksempel Kunde ID) for én av kundene samsvarer med dataene fra Online booking.
Pasientmatch
Når Kudematcher er bekreftet, prøver Provet å Samsvar pasientinformasjonen. En pasient regnes som en Samsvar hvis:
Kunden matcher.
Pasientnavn samsvarer nøyaktig.
Pasientart samsvarer nøyaktig.
Slik vises Samsvarresultater
Hvis kunden er samsvart, men det ikke finnes noen samsvarende pasient, vises en melding som indikerer at pasienten må velges eller opprettes. Deretter kan du enten velge en eksisterende pasient manuelt eller opprette en ny. Skjemaet blir forhåndsutfylt med informasjonen som ble oppgitt i Online booking.
Når du åpner en online timeavtale i kalenderen, viser Provet en melding øverst i visningen for timeavtaleinformasjon som indikerer om kunden og pasienten er samsvart med eksisterende dokumentasjon:
Ingen kunde- eller pasientmatch:
"Kunden og pasienten fra Online booking ble ikke samsvart i Provet. Rediger timeavtalen for å velge en eksisterende kunde eller opprette en ny."
Kunde samsvart, pasient ikke samsvart:
"Kunden ble samsvart, men det ble ikke funnet en samsvarende pasient i Provet. Rediger timeavtalen for å velge en eksisterende pasient eller opprette en ny."
Kunde og pasient samsvart:
"Kunden og pasienten fra Online booking ble samsvart i Provet."