Los clientes tienen derecho a realizar diversas solicitudes en relación con los datos personales que su organización recopila y trata, generalmente en virtud de la normativa de protección de datos (RGPD). Estas solicitudes pueden incluir, entre otras, el derecho de supresión (derecho al olvido), el derecho de rectificación (corrección de datos) y el derecho a la portabilidad de los datos (exportación de datos).

Este artículo describe las funcionalidades de Provet que puedes utilizar para gestionar las solicitudes de datos de los clientes.

Este artículo explica cómo utilizar las funcionalidades de Provet que pueden ayudarte a responder a las solicitudes de datos de los clientes. Este contenido tiene únicamente fines informativos y no constituye asesoramiento legal ni una guía exhaustiva sobre la normativa de protección de datos. Los requisitos en materia de protección de datos pueden variar según la jurisdicción y están sujetos a cambios. Cada organización es responsable de sus propios procesos de recopilación, tratamiento y almacenamiento de datos, así como del cumplimiento legal correspondiente, y debe solicitar asesoramiento legal independiente cuando sea necesario.

Un cliente tiene derecho a solicitar la eliminación permanente de sus datos personales en determinadas circunstancias. Sin embargo, las clínicas veterinarias deben cumplir con otras obligaciones legales, como la conservación de registros durante un número determinado de años para la dispensación de medicamentos o para el cumplimiento de obligaciones fiscales y contables. Cuando se recibe una solicitud de eliminación, la organización debe basarse en sus propias obligaciones legales y regulatorias para determinar qué partes del expediente deben conservarse y cuáles pueden eliminarse. Para eliminar un cliente, es necesario contar con permisos de usuario administrador.

Para eliminar permanentemente un cliente (si los requisitos legales lo permiten) ve a Editar, Archivar y Eliminar un cliente para instrucciones detalladas.

La opción Eliminar cliente no está disponible si el cliente tiene consultas activas, deuda pendiente, o si los datos de consulta o factura son más recientes que el período de retención especificado por la organización.

Los períodos de retención se definen en: Ajustes > Organización > Ajustes de la organización > Período de retención de los datos de la consulta o Período de retención de datos de facturas.

Un cliente puede solicitar la corrección o actualización de sus datos personales, tales como cambiar un apellido o una dirección.

Para actualizar la información personal de un cliente, consulta Editar, archivar y eliminar un cliente.

Las clínicas deben ser transparentes sobre los datos que recopilan y el motivo por el que los tratan. En Provet, puedes dejar constancia de que has informado al cliente al respecto, si es necesario para tus procesos de recopilación de datos.

Campos personalizados

Para recordarle al personal que informe a nuevos clientes sobre el manejo de datos, se puede crear un campo personalizado en los detalles del cliente, tal como una casilla de verificación obligatoria o campo de texto, visible al registrar un nuevo cliente. Para más información sobre los campos personalizados, consulta Crear un campo personalizado.

Formularios y firma electrónica

Puedes utilizar formularios en PDF y Word para facilitar a tus clientes la información sobre la recopilación de datos o los formularios de consentimiento.

Reserva Online

Para informar a los clientes sobre cómo y por qué se tratan los datos personales durante la reserva online, añade esta información en el campo Información en la configuración de la reserva en línea: Ajustes > General > Clínica > Citas Online.

El texto Campo de Información se muestra en la página principal de la interfaz de reserva online. Aquí puedes proporcionar a tus clientes información esencial sobre la reserva online y también incluir un mensaje que los dirija a recursos relevantes (por ejemplo, tu página web) donde puedan encontrar información más detallada sobre temas como el RGPD y las políticas de recopilación de datos.

Para obtener más información, consulta Resumen de la reserva online.

Si un cliente solicita una copia de sus registros o pide transferir sus datos a otro proveedor, puedes generar esta información utilizando varias herramientas en Provet.

Historia completa del paciente y Exportación de datos financieros

El registro más completo específico de un paciente es el historial completo del paciente, que puede enviarse directamente por correo electrónico al cliente. Este historial incluye toda la información relacionada con ese paciente en Provet. También puedes incluir en el mismo correo electrónico todas las facturas y recibos asociados (datos financieros). Estos documentos también contendrán información sobre el cliente. Ve a Ver, imprimir y enviar un correo electrónico al historial de pacientes para más información.

Exportando información del cliente

Puedes exportar una hoja de cálculo con la información del cliente que incluye todos los detalles guardados, como número de teléfono, dirección de correo electrónico y dirección postal. También puedes incluir información sobre preferencias de comunicación:

Se generará un listado con todos los clientes, y será necesario extraer del archivo la información del cliente concreto.

Para acceder a los ajustes necesitas ciertos permisos de usuario.

Puedes gestionar cómo los clientes reciben las comunicaciones externas (por ejemplo, marketing o boletines informativos) mediante la creación de preferencias de comunicación. El personal de la clínica debe ajustar manualmente las preferencias de comunicación del cliente para confirmar su consentimiento y desactivar los canales a través de los cuales el cliente no desee recibir comunicaciones.

Para activar la configuración de preferencias de comunicación:

Para obtener más información, consulta Configurar las preferencias de comunicación.