Visión general
La reserva de citas online permite que sus clientes reserven citas de forma independiente en cualquier momento del día. Al ofrecer la reserva online, también puede ahorrar tiempo en la clínica para otras tareas.
Con la función de reserva de citas online de Provet, tiene un control detallado del acceso de sus clientes a la reserva de citas. Puede decidir qué servicios o tratamientos se incluyen y elegir las horas disponibles para la reserva online. También puede añadir instrucciones específicas del tratamiento para informar a sus clientes sobre cómo prepararse para la cita.
Nota: Hay disponible un nuevo diseño para la Reserva de citas Online. Obtenga más información sobre el nuevo diseño o aprenda cómo habilitarlo para sus clientes.
Pasos de configuración de la Reserva de citas Online
Después de añadir la función de reserva de citas online a su sistema, puede editar los ajustes de la reserva de citas online y completar la configuración necesaria:
Flujo de trabajo de la Reserva de citas Online para sus clientes
A continuación se describe cómo ve su formulario de reserva online y cómo lo utilizan sus clientes.
El texto que ha añadido al campo Información en los ajustes generales de la reserva de citas online se muestra debajo del título de la página (a).
Dependiendo de las selecciones del formulario, el cliente puede tener que seleccionar una ubicación de la clínica.
Dependiendo de los ajustes de ubicación de la clínica, el cliente puede tener que seleccionar la Especie del paciente.
El cliente selecciona un grupo de motivos.
El cliente selecciona un motivo. Las instrucciones específicas del motivo configuradas en los ajustes de motivos se muestran debajo del motivo (b).
Los Días con horas de cita disponibles se muestran en el calendario en verde. El cliente selecciona un día en el calendario.
A continuación se enumeran las horas disponibles para el día seleccionado. Las horas disponibles dependen de los ajustes de motivos, así como de los ajustes de Espacio de Tiempo antes del inicio de la cita y de Horas disponibles en los ajustes generales de la reserva de citas online. Los clientes pueden usar los filtros para ver horas disponibles para todo el día, por la mañana, mediodía/ tarde o por la noche. Si se selecciona, el veterinario responsable se muestra en las tarjetas de la franja horaria.
El cliente selecciona el botón Elegir para seleccionar una hora de cita.
Se abre una nueva página. Detalles de cita muestra un resumen de la cita. La duración y el nombre del empleado responsable pueden estar ocultos o mostrarse según los ajustes generales de la reserva de citas online.
El cliente introduce su información. Los campos obligatorios marcados con un asterisco (*).
El cliente introduce la información de su mascota. Solo están disponibles en la reserva online las citas para un único paciente. La información añadida en el campo de texto se mostrará en los Detalles de cita y en el apartado de Información general de la consulta. Tenga en cuenta que se pedirá a los clientes que verifiquen su número de teléfono móvil mediante un código SMS de una sola vez antes de confirmar la cita. Para conocer todos los detalles sobre cómo funciona la verificación, consulte Verificación y seguridad de la Reserva de citas Online.
El cliente puede seleccionar la casilla Recordarme si quiere que el navegador recuerde la información que ha introducido. Esto es útil si reserva online con regularidad.
El cliente selecciona Confirmar cita para finalizar la reserva. La cita se añade a su calendario de citas y se envían los mensajes de confirmación seleccionados. Se abre una página de resumen.
Reserva de citas Online (nuevo diseño)
Nota: Solo se pueden reservar citas para un único paciente mediante la reserva online. Las citas con varios pacientes deben reservarlas el personal de la clínica.
El proceso de reserva online para los clientes sigue el mismo flujo y los mismos casos de uso que en el diseño actual, con varias mejoras de usabilidad.
El flujo de trabajo del cliente en el nuevo portal de reserva online es el siguiente:
El cliente define los criterios de la cita. Dependiendo de sus ajustes generales, esto puede incluir seleccionar una ubicación de la clínica y la especie del paciente. Se muestra una advertencia si la zona horaria del cliente no coincide con la zona horaria de la clínica.
Los grupos de motivos se muestran en un acordeón expandible. El cliente expande un grupo y selecciona un motivo concreto. Las instrucciones específicas del motivo, configuradas en los ajustes de motivos, se muestran debajo del motivo.
Los Días con horas de cita disponibles se muestran con un punto debajo de la fecha en el calendario. El cliente selecciona un día.
A continuación de la fecha se enumeran las horas disponibles para el día seleccionado. Si se selecciona, el veterinario responsable se muestra en las tarjetas de la franja horaria. El cliente selecciona una hora de cita de entre las horas disponibles.
Se le pide al cliente que introduzca su dirección de correo electrónico para la verificación.
Se abre el cuadro de diálogo del formulario de Detalles de cita. Se muestra una cuenta atrás de 10 minutos, que indica cuánto tiempo se reserva la franja una vez que el cliente inicia la reserva.
El cliente introduce su información y la información de su mascota. Los campos obligatorios se marcan con un asterisco (*). Solo están disponibles en la reserva online las citas para un único paciente. Es posible que se pida a los nuevos clientes que verifiquen su identidad mediante correo electrónico y, en algunos casos, también mediante SMS, antes de confirmar la cita. Para conocer todos los detalles sobre cómo funciona la verificación en el nuevo diseño, consulte Verificación y seguridad de la Reserva de citas Online.
El cliente selecciona Reservar cita para finalizar la reserva.
A continuación, la cita se añade a su calendario de citas y se envían los mensajes de confirmación seleccionados.
Reglas para relacionar los datos del cliente con los datos existentes en Provet
Cuando Provet recibe los detalles del cliente y del paciente procedentes de la reserva online, intenta relacionar automáticamente los datos enviados con los clientes existentes en su sistema para evitar duplicados de clientes y pacientes.
Coincidencias de clientes
Se considera que un cliente coincide si:
El nombre coincide exactamente.
Los apellidos coinciden exactamente.
Al menos una de las siguientes coincidencias:
Número de teléfono
Dirección de correo electrónico
Dirección
Según el resultado de la coincidencia, Provet muestra un mensaje en la vista de cita y en la vista de consulta para ayudarle a continuar:
Si se encuentra un único cliente coincidente, el cliente se vincula automáticamente con la reserva y se muestra un mensaje para confirmar la coincidencia.
Si se encuentran múltiples posibles coincidencias, se muestra un mensaje con los datos coincidentes (por ejemplo, nombre, correo electrónico o número de teléfono). Seleccione Mostrar coincidencias potenciales para abrir una lista de clientes sugeridos. A continuación, puede:
Crear un nuevo cliente usando la información de la reserva online ya completada, o
Seleccionar un cliente existente y hacer clic en Proceder con el cliente seleccionado para continuar.
Si no se encuentra coincidencia, se puede crear un nuevo cliente usando un formulario que se completa automáticamente con los datos de la reserva online.
Ejemplo: si hay un cliente que tiene el mismo nombre, apellidos y número de teléfono, pero una dirección de correo electrónico diferente o que falta en su Provet, el cliente coincide. Tenga en cuenta que los datos diferentes (en este caso, la dirección de correo electrónico) no se actualizan automáticamente desde los datos de la reserva online a los datos del cliente en el sistema. Si existen duplicados de cliente en su Provet basados en estos datos, la coincidencia falla incluso si otros datos (por ejemplo, el ID del Cliente) de uno de los clientes coincide con los datos de la reserva online.
Coincidencias de pacientes
Después de confirmar la coincidencia del cliente, Provet intenta relacionar los detalles del paciente. Se considera que un paciente coincide si:
El cliente coincide.
El nombre del paciente coincide exactamente.
La especie coincide exactamente.
Cómo se muestran los resultados de las coincidencias
Si el cliente coincide pero no se encuentra ningún paciente coincidente, se muestra un mensaje que indica que es necesario seleccionar o crear el paciente. A continuación, puede seleccionar manualmente un paciente existente o crear uno nuevo. El formulario se completará previamente con la información proporcionada en la reserva online.
Cuando abre una cita online en el calendario, Provet muestra un mensaje en la parte superior de la vista de Detalles de cita para indicar si el cliente y el paciente se han relacionado con registros existentes:
Sin coincidencia de cliente o paciente:
"Los datos del cliente y del paciente de la reserva online no se han relacionado en Provet. Edite la cita para seleccionar un cliente existente o para crear uno nuevo."
Cliente con coincidencia, paciente sin coincidencia:
"El cliente se ha relacionado correctamente, pero no se ha encontrado ningún paciente coincidente en Provet. Edite la cita para seleccionar un paciente existente o crear uno nuevo."
Cliente y paciente con coincidencia:
"Los datos del cliente y del paciente de la reserva online se han relacionado correctamente en Provet."