Visión general
Las Citas Online permiten a tus clientes reservar Citas por su cuenta en cualquier momento del día. Al ofrecer Citas Online, también puedes ahorrar tiempo en tu Clínica para dedicarlo a otras Tareas.
Con la función de Citas Online de Provet, tienes un control detallado sobre el acceso de tus clientes a la reserva de Citas. Puedes decidir qué servicios o Tratamientos se incluyen y elegir las Horas disponibles para las Citas Online. También puedes añadir Instrucciones específicas del Tratamiento para informar a tus clientes sobre cómo prepararse para la Cita.
Nota: Ya está disponible un Nuevo diseño para la Reserva de citas Online. Seguir leyendo sobre el Nuevo diseño o descubre cómo habilitarlo para tus clientes.
Pasos de configuración de las Citas Online
Después de añadir la función de Citas Online a tu sistema, puedes editar los Ajustes de las Citas Online y completar la configuración Obligatoria:
Proceso de Citas Online para tus clientes
A continuación se describe cómo ven tus clientes el Formulario de Citas Online y cómo lo utilizan.
El Texto que has añadido al Campo Información en los Ajustes generales de las Citas Online se muestra debajo del Título de la Página (a).
Según las opciones seleccionadas en el Formulario, es posible que el Cliente tenga que seleccionar una Ubicación de la clínica.
Según los Ajustes de la Ubicación de la clínica, es posible que el Cliente tenga que seleccionar la Especie del Paciente.
El Cliente selecciona un Grupo de tipo de visita.
El Cliente selecciona un Tipo de visita. Las Instrucciones específicas del Tipo de visita configuradas en los Ajustes de los Tipos de visita se muestran debajo del Tipo de visita (b).
Los Días con Horas de citas disponibles se muestran en Verde en el Calendario. El Cliente selecciona un día en el Calendario.
Las Horas disponibles para el día seleccionado se muestran debajo. Las Horas disponibles dependen de los Ajustes de los Tipos de visita, así como de los Ajustes Horas disponibles y Tiempo requerido antes del inicio de la cita de los Ajustes generales de las Citas Online. Los clientes pueden utilizar los Filtros para ver las Horas disponibles de Todo el día, por la Mañana, por la Tarde o por la Tarde/ Noche. Si se ha seleccionado, el Veterinario responsable se muestra en las tarjetas de Espacio.
El Cliente selecciona el botón Elegir para seleccionar una Hora de la cita.
Se abre una Nueva Página. Detalles de cita. muestra un Resumen de la Cita. La Duración y el Nombre del empleado responsable pueden estar Ocultos o mostrarse según los Ajustes generales de las Citas Online.
El Cliente introduce sus Datos. Los Campos Obligatorios están marcados con un asterisco (*).
El Cliente introduce los Datos de su mascota. En las Citas Online solo están disponibles las Citas para un único Paciente. La Información añadida en el Campo de texto se muestra en los Detalles de cita. y en la Sección de Información general de la consulta. Ten en cuenta que se pedirá a los clientes que Verifiquen su Número de telefono mediante un Código SMS de Una sola vez antes de Confirmar la Cita. Para consultar todos los Detalles sobre el funcionamiento de la Verificación, consulta Verificación y seguridad de las Citas Online.
El Cliente puede seleccionar la casilla Recordarme si quiere que su Navegador recuerde la Información introducida. Esto resulta útil si reserva Citas Online con frecuencia.
El Cliente selecciona Confirmar cita para Finalizar la Reserva. La Cita se añade al Calendario de citas y se envían los Mensajes de Confirmación seleccionados. Se abre una Página de Resumen.
Citas Online (Nuevo diseño)
Nota: Solo se pueden reservar Citas para un único Paciente mediante las Citas Online. Las Citas para varias mascotas deben ser reservadas por el Personal de la Clínica.
El Proceso de Citas Online para los clientes sigue el mismo flujo y los mismos casos de uso que el diseño actual, con varias mejoras de usabilidad.
El flujo de trabajo del Cliente en el nuevo portal de Citas Online es el siguiente:
El Cliente define los criterios de la Cita. Según tus Ajustes generales, esto puede incluir la selección de una Ubicación de la clínica y de la Especie del Paciente. Se muestra una Advertencia si la Zona horaria del Cliente no coincide con la Zona horaria de la Clínica.
Los Grupos de tipo de visita se muestran en un acordeón desplegable. El Cliente despliega un Grupo y selecciona un Tipo de visita específico. Las Instrucciones específicas del Tipo de visita, configuradas en los Ajustes de los Tipos de visita, se muestran debajo del Tipo de visita.
Los Días con Horas de citas disponibles se muestran con un punto debajo de la Fecha en el Calendario. El Cliente selecciona un día.
Las Horas disponibles para el día seleccionado se muestran debajo de la Fecha. Si se ha seleccionado, el Veterinario responsable se muestra en las tarjetas de Hora. El Cliente selecciona una Hora de la cita entre las Horas disponibles.
Se pide al Cliente que introduzca su Dirección de correo electrónico para la Verificación.
Se abre el cuadro de diálogo del Formulario de Detalles de cita.. Se muestra una cuenta atrás de 10 minutos que indica cuánto tiempo queda Reservado el Espacio una vez que el Cliente inicia la Reserva.
El Cliente introduce sus Datos y los de su mascota. Los Campos Obligatorios están marcados con un asterisco (*). En las Citas Online solo están disponibles las Citas para un único Paciente. Es posible que se pida a los Nuevos clientes que Verifiquen su identidad por Correo electrónico y, en algunos casos, también por SMS, antes de Confirmar la Cita. Para consultar todos los Detalles sobre el funcionamiento de la Verificación en el Nuevo diseño, consulta Verificación y seguridad de las Citas Online.
El Cliente selecciona Reservar cita para Finalizar la Reserva.
A continuación, la Cita se añade al Calendario de citas y se envían los Mensajes de Confirmación seleccionados.
Reglas para hacer coincidir los Datos del cliente con los Datos existentes en Provet
Cuando Provet recibe los Detalles del cliente y del Paciente procedentes de las Citas Online, intenta automáticamente hacer coincidir los Detalles enviados con los Clientes existentes en tu sistema para evitar duplicados de Clientes y Pacientes.
Coincidencias de clientes
Un Cliente se considera una Coincidencia si:
El Nombre coincide exactamente.
Los Apellidos coinciden exactamente.
Coincide al menos uno de los siguientes Datos:
Número de telefono
Dirección de correo electrónico
Dirección
Según el Resultado de la Coincidencia, Provet muestra un Mensaje en las vistas de Citas y Consultas para ayudarte a Proceder:
Si se encuentra un único Cliente coincidente, el Cliente se vincula automáticamente a la Reserva y se muestra un Mensaje para Confirmar la Coincidencia.
Si se encuentran múltiples Coincidencias potenciales, se muestra un Mensaje con los Detalles coincidentes (por ejemplo, Nombre, Correo electrónico o Número de telefono). Selecciona Mostrar Coincidencias potenciales para abrir una Lista de Clientes sugeridos. Después puedes:
Crear un Nuevo cliente utilizando la Información de las Citas Online rellenada previamente, o
Seleccionar un Cliente existente y seleccionar Proceder con el Cliente seleccionado para continuar.
Si no se encuentra ninguna Coincidencia, se puede Crear un Nuevo cliente mediante un Formulario que se rellena automáticamente con los Datos de las Citas Online.
Por ejemplo: si existe un Cliente con el mismo Nombre, Apellidos y Número de telefono, pero con una Dirección de correo electrónico diferente o ausente en tu Provet, el Cliente se considera una Coincidencia. Ten en cuenta que los Datos diferentes (en este caso, la Dirección de correo electrónico) no se actualizan automáticamente a partir de los Datos de las Citas Online en los Detalles del cliente del sistema. Si existen duplicados de Clientes en tu Provet basados en estos Datos, la Coincidencia falla aunque otros Datos (por ejemplo, el ID del Cliente) de uno de los Clientes coincidan con los Datos de las Citas Online.
Coincidencias de pacientes
Después de Confirmar una Coincidencia de Cliente, Provet intenta hacer coincidir los Detalles del Paciente. Un Paciente se considera una Coincidencia si:
El Cliente coincide.
El Nombre del paciente coincide exactamente.
La Especie coincide exactamente.
Cómo se muestran los Resultados de las Coincidencias
Si el Cliente coincide, pero no se encuentra ningún Paciente coincidente, se muestra un Mensaje que indica que es necesario seleccionar o Crear el Paciente. Después puedes seleccionar manualmente un Paciente existente o Crear uno Nuevo. El Formulario se rellenará previamente con la Información proporcionada en las Citas Online.
Cuando abres una Cita Online en el Calendario, Provet muestra un Mensaje en la parte superior de la vista de Detalles de cita. para indicar si el Cliente y el Paciente coinciden con Registros existentes:
Sin Coincidencia de Cliente ni de Paciente:
"El Cliente y el Paciente de las Citas Online no coinciden con ningún Registro de Provet. Edita la Cita para seleccionar un Cliente existente o Crear uno Nuevo."
Cliente coincidente, Paciente no coincidente:
"El Cliente ha coincidido correctamente, pero no se ha encontrado ningún Paciente coincidente en Provet. Edita la Cita para seleccionar un Paciente existente o Crear uno Nuevo."
Cliente y Paciente coincidentes:
"El Cliente y el Paciente de las Citas Online han coincidido correctamente en Provet."