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Visión general
La reserva en línea permite a sus clientes reservar citas de forma independiente en cualquier momento del día. Al ofrecer reservas en línea, también puede ahorrar tiempo de su clínica para otras tareas.
Con la función de reserva online Provet , tiene un control detallado sobre el acceso de sus clientes a la reserva de citas. Usted puede decidir qué servicios o tratamientos están incluidos y elegir las franjas horarias disponibles para la reserva en línea. También puede agregar instrucciones específicas de tratamiento para informar a sus clientes sobre cómo prepararse para la cita.
Nota
Un nuevo diseño para la Reserva de citas Online está disponible. Lee más sobre el nuevo diseño o aprende cómo habilitarlo para tus clientes.
Pasos para configurar las reservas en línea
Una vez añadida la función de reservas online a su sistema, puede editar los ajustes de las reservas online y completar la configuración necesaria:
Flujo de trabajo de reservas en línea para sus clientes
A continuación se describe el aspecto que tiene su formulario de reserva en línea para sus clientes y cómo lo utilizan.
El texto que ha añadido al campo Información en la configuración general de reservas online #UUID-560bbeec-27ba-a8e6-12bc-2a4c4c2d856d se muestra debajo del título de la página (a).
Depending on your form selections, the client may have to select a clinic location.
Depending on the clinic location settings, the client may have to select the Species of the patient.
El cliente selecciona un grupo de motivos.
El cliente selecciona un motivo. Debajo del motivo (b) se muestran las instrucciones específicas del motivo establecidas en la configuración de motivos de #UUID-eef53a87-4a35-9db9-e238-36318c4512fc .
Los días con citas disponibles se muestran en verde en el calendario. El cliente selecciona un día en el calendario.
A continuación se enumeran las horas disponibles para el día seleccionado. Las horas disponibles dependen de los ajustes del motivo #UUID-eef53a87-4a35-9db9-e238-36318c4512fc así como de los ajustes de las franjas horarias disponibles y Hora requerida antes del inicio de la cita en los ajustes generales de la reserva en línea #UUID-560bbeec-27ba-a8e6-12bc-2a4c4c2d856d . Los clientes pueden utilizar los filtros para ver las horas disponibles para todo el día, por la mañana, por la tarde o por la noche. Si se selecciona, el veterinario que atiende al paciente aparece en las tarjetas de franjas horarias.
El cliente selecciona el botón Elija para seleccionar una hora de cita.
Se abre una nueva página. Detalles de la cita muestra un resumen de la cita. La duración y el nombre del empleado responsable pueden ocultarse o mostrarse en función de la configuración general de reservas en línea #UUID-560bbeec-27ba-a8e6-12bc-2a4c4c2d856d .
El cliente rellena sus datos. Los campos marcados con un asterisco (*) son obligatorios.
El cliente rellena la información de su mascota y sólo las citas de un solo animal están disponibles en la reserva en línea. La información añadida en el campo de texto se mostrará en los detalles de la cita y en la sección de información general de consulta. Tenga en cuenta que se pedirá a los clientes que verifiquen su número de teléfono móvil utilizando un código SMS de una sola vez antes de confirmar la cita. Para obtener más información sobre cómo funciona la verificación, consulte Verificación de reservas en línea y Seguridad.
El cliente puede seleccionar la casilla Recordarme si desea que su navegador recuerde la información que ha introducido. Esta opción es útil si suele hacer reservas por Internet.
Client selects Confirm appointment to finalise the booking. The appointment is added to your appointment calendar and the selected confirmation messages are sent. A summary page opens.
Reserva online (nuevo diseño)
Nota
Sólo se pueden reservar citas de un solo mascota a través de la reserva online. El personal de la clínica debe reservar citas de múltiples mascotas.
El proceso de reserva online para los clientes sigue el mismo flujo y uso de los casos que el diseño actual, con varias mejoras de usabilidad.
El flujo de trabajo del cliente en el nuevo portal de reservas online es el siguiente:
El cliente define los criterios de cita. Dependiendo de su configuración general, esto puede incluir la selección de una ubicación clínica y la especie del paciente. Se muestra una advertencia si la zona horaria del cliente no coincide con la zona horaria de la clínica.
Los grupos de Reason se muestran en un accordion expandible. El cliente expande un grupo y selecciona una razón específica. Las instrucciones específicas de Razón, establecidas en la configuración de la razón, se muestran debajo de la razón.
Los días con las horas de cita disponibles se muestran con un punto debajo de la fecha del calendario. El cliente selecciona un día.
Los horarios disponibles para el día seleccionado están listados debajo de la fecha. Si se selecciona, el veterinario asistente se muestra en las tarjetas de intervalo de tiempo. El cliente selecciona una hora de cita de las horas disponibles.
Se solicita al cliente que introduzca su dirección de correo electrónico para su verificación.
Los detalles de la cita se abren y se muestra una cuenta regresiva de 10 minutos que muestra cuánto tiempo se reserva la franja una vez que el cliente comienza la reserva.
El cliente rellena la información de su mascota y de su mascota. Los campos requeridos están marcados con un asterisco (*). Se puede pedir a los nuevos clientes que verifiquen su identidad por correo electrónico, y en algunos casos también a través de SMS, antes de confirmar la cita. Para obtener más información sobre cómo funciona la verificación en el nuevo diseño, consulte Verificación de reservas en línea y Seguridad.
El cliente selecciona Reservar cita para finalizar la reserva.
La cita se añade a su calendario de citas y se envían los mensajes de confirmación seleccionados.
Reglas para hacer coincidir los datos del cliente con los datos existentes en Provet
Cuando Provet recibe los detalles del cliente y del paciente de la reserva online, intenta automáticamente emparejar los detalles enviados con los clientes existentes en su sistema para evitar duplicados de clientes y pacientes.
Correspondencia de clientes
Se considera que un cliente es compatible si:
El nombre coincide exactamente.
El apellido coincide exactamente.
Al menos una de las siguientes coincidencias:
Número de teléfono
Dirección de correo electrónico
Dirección
Basado en el resultado coincidente, Provet muestra un mensaje en las vistas de cita y consulta para ayudarle a continuar:
Si se encuentra un único cliente coincidente, el cliente se vincula automáticamente a la reserva y, y se muestra un mensaje para confirmar la coincidencia.
Si se encuentran varias coincidencias potenciales , se muestra un mensaje con los detalles de la coincidencia (por ejemplo, nombre, correo electrónico o número de teléfono). Seleccione Mostrar posibles coincidencias para abrir una lista de clientes sugeridos. A continuación, puede:
Crear un nuevo cliente utilizando la información de reserva en línea rellenada previamente, o bien
Seleccione un cliente existente y haga clic en Proceder con el cliente seleccionado para continuar.
Si en no se encuentra ninguna coincidencia, se puede crear un nuevo cliente mediante un formulario que se rellena automáticamente con los datos de la reserva en línea.
Ejemplo: si hay un cliente que tiene el mismo nombre, apellido y número de teléfono, pero una dirección de correo electrónico diferente o faltante en tu Provet, se hace la coincidencia del cliente. Ten en cuenta que los datos diferentes (en este caso, la dirección de correo electrónico) no se actualizan automáticamente desde los datos de la reserva online a los detalles del cliente en el sistema. Si hay duplicados de cliente existentes en tu Provet basados en estos detalles, la coincidencia falla incluso si otros detalles (por ejemplo, el ID del cliente) de uno de los clientes coinciden con los datos de la reserva online.
Asignación de pacientes
Una vez confirmada la coincidencia de un cliente, Provet intenta emparejar los datos del paciente. Un paciente se considera una coincidencia si:
El cliente coincide.
El nombre del paciente coincide exactamente.
La especie coincide exactamente.
Cómo se muestran los resultados de los partidos
Si el cliente coincide pero no se encuentra ningún paciente coincidente, se muestra un mensaje indicando que es necesario seleccionar o crear el paciente. A continuación, puede seleccionar manualmente un paciente existente o crear uno nuevo. El formulario se rellenará previamente utilizando la información facilitada en la reserva en línea.
Cuando abres una cita online en el calendario, Provet muestra un mensaje en la parte superior de la vista de detalles de la cita para indicar si el cliente y el paciente han sido vinculados con registros existentes:
Sin coincidencia de cliente o paciente:
"El cliente y paciente de la reserva en línea no coincidieron en Provet. Editar la cita para seleccionar un cliente existente o crear uno nuevo."
Cliente emparejado, paciente no emparejado:
"El cliente fue emparejado con éxito, pero no se encontró ningún paciente que coincida en Provet. Editar la cita para seleccionar un paciente existente o crear uno nuevo."
Cliente y paciente emparejados:
"El cliente y el paciente de la reserva online fueron emparejados con éxito en Provet."