As razões de marcação de consulta permitem definir o propósito e detalhes específicos para diferentes tipos de marcações de consulta no Provet. Este artigo explica como configurar, editar e eliminar razões.
Adicionar Razões de Marcação de Consulta
Selecione o nome da localização da clínica (canto superior esquerdo) e, em seguida, aceda a Configurações > Listas & Templates > Razões
Na secção Razões, selecione Adicionar e preencha as informações da razão de marcação de consulta na janela Criar tipo de razão.
Informação obrigatória:
Nome: O nome da razão é apresentado a utilizadores do Provet e aos seus clientes.
Duração: A definição de duração determina a duração predefinida da marcação de consulta quando esta razão é utilizada. A duração é definida em minutos. Em Reserva online, o cliente recebe uma lista de horas de início disponíveis para a marcação de consulta com base na razão, e a duração da marcação de consulta é definida automaticamente. A duração pode ser modificada mais tarde pela clínica no calendário de marcações de consulta, se necessário.
Grupo: Selecione o grupo de razão para a razão. Em Reserva online, se a clínica tiver configurado vários grupos de razão, os clientes selecionam um grupo de razão antes de selecionarem uma razão de marcação de consulta. Se estiver disponível apenas um grupo de razão, os clientes selecionam diretamente a razão de marcação de consulta. Veja como adicionar grupos de razão de marcação de consulta.
Permitir a marcação online de recursos: Selecione esta caixa de verificação para que o tipo de razão também possa ser reservado para recursos (como salas ou equipamento) que têm Reserva online ativada. Se não for selecionada, a razão fica disponível apenas para marcação online com pessoal, não com recursos.
Definições de confirmação de marcação de consulta e lembretes:
Estas definições são usadas nas marcações de consulta quando esta razão é selecionada para uma marcação de consulta. Se não definir definições específicas para a razão, são usadas as definições predefinidas de lembrete de marcação de consulta, sem ser específico de razão.
Instruções: Pode adicionar um texto personalizado incluído nas mensagens de confirmação e de lembrete para esta razão de marcação de consulta (além do texto geral de saudação de email definido nas definições predefinidas).
Dica: Também pode usar espaços reservados nas instruções; por exemplo, para adicionar automaticamente o nome dos pacientes no texto (por exemplo, “Sem comida nem água para [[patient_name]] 6 horas antes da marcação de consulta.”).
Mensagem de email: Selecione se pretende usar apenas o texto geral de instruções adicionado no campo Instruções para as mensagens de confirmação e de lembretes, ou se pretende adicionar instruções adicionais para as mensagens de confirmação e de lembretes. Adicione os textos adicionais nos campos.
Lembrete por correio eletrónico: Configure o botão de ação (CTA) e adicione formulários aos lembretes por email:
Dica: Um botão de ação (CTA) é um elemento de interface clicável concebido para incentivar o seu cliente a executar uma ação específica. Se estiver selecionado, este botão é adicionado ao email de lembrete e fica acima do Resumo da consulta no email.Selecione a caixa de verificação Incluir um botão para ação dentro do email de lembrete. Pode configurar como o botão é apresentado. Para configurar o botão, defina o Texto do botão para determinar o rótulo que os utilizadores veem e o Link do Botão para especificar o endereço web para o qual os clientes são encaminhados. Também tem de selecionar um Estilo do botão, escolhendo entre a opção primária, que utiliza a cor do tema da sua clínica com texto branco, ou a opção secundária, que utiliza um fundo branco com bordas e texto coloridos.
Também pode selecionar a caixa de verificação Incluir botão de formulário nas opções de email de lembrete. Quando selecionado, introduza o texto do botão e selecione a Fonte do formulário (ou um Formulário PDF do Provet ou uma ligação externa). Para formulários Provet, selecione na lista pendente de formulários PDF de clientes ou pacientes disponíveis. O formulário anexado será enviado com a confirmação da marcação de consulta e o lembrete e ficará visível na consulta assim que for concluída com uma Assinatura eletrónica (se disponível). O formulário concluído ficará visível na página da consulta e será guardado nos registos do cliente e do paciente mesmo que a marcação de consulta seja cancelada mais tarde.
Mensagem SMS: Selecione se pretende usar as mensagens predefinidas de confirmação e lembrete por SMS sem ser específico de razão, ou se pretende adicionar mensagens específicas da razão. Adicione as mensagens específicas da razão nos campos. Os textos da mensagem podem ter até 1000 caracteres e ser divididos em várias mensagens SMS. Os campos da mensagem mostram o número de caracteres utilizados e o número de mensagens em que o texto é dividido. Cada mensagem SMS individual utiliza um crédito de SMS.
Impedir os métodos de envio de lembretes por defeito: Pode desativar o envio de lembretes por email, lembretes por SMS ou todos os lembretes quando esta razão é usada.
Impedir os métodos de envio de confirmação por padrão: Pode desativar o envio de confirmações por email, confirmações por SMS ou todas as confirmações quando esta razão é usada.
Excluir de lembretes e confirmações de consultas: Pode selecionar Hora da consulta e/ou Veterinário para serem excluídos das informações da marcação de consulta nas mensagens de confirmação e de lembrete.
Lembretes de consulta enviados antes: Clique em Adicionar lembrete para exibir esta definição. Adicione quantas horas ou dias antes dos lembretes de marcações de consulta agendadas são enviados aos clientes para esta razão de marcação de consulta. A definição seguinte determina se este valor é em horas ou em dias. Pode definir vários lembretes de consulta dentro de uma Razão.
Tipo de hora de envio dos lembretes de consultas: Selecione se os lembretes são enviados em horas ou dias antes das marcações de consulta.
Horário de envio específico do lembrete de consulta: Se tiver selecionado a opção “dias”, adicione a hora específica do dia em que os lembretes são enviados.
Nota: Se fizer alterações nos textos de email e/ou SMS e pretender atualizá-los também para todos os lembretes de consulta existentes que ainda não foram enviados para este tipo de razão, selecione o botão Atualização de consulta marcada /lembretes de consultas marcadas. Se não selecionar este botão e apenas guardar as alterações, as alterações serão aplicadas apenas a novas marcações de consulta criadas após a atualização.
Outra informação:
Cor: Pode definir uma cor usada para a razão no calendário de marcações de consulta. Esta definição não é usada na comunicação com o cliente.
Pessoal competente: Pode selecionar membros do pessoal cujas marcações de consulta com esta razão podem ser reservadas. Isto ajuda a garantir que os clientes marcam consultas com o veterinário, enfermeira ou equipa corretos, dependendo do problema. Se não selecionar ninguém, todo o pessoal fica disponível.
Disponível online: Nota: Se pretende que esta razão esteja disponível para Reserva online, certifique-se de que esta definição está selecionada. Com Disponível a partir de e to, pode definir um período de tempo durante o dia em que esta razão fica disponível na Reserva online. Note que esta definição funciona em conjunto com a definição de duração e a duração tem de caber totalmente no período disponível. Por exemplo, se o tempo disponível for definido de 10 a 12, a duração é definida para 60 minutos e o tamanho do espaço do calendário é de 15 minutos; as horas disponíveis para os clientes serão 10:00, 10:15, 10:30, 10:45 e 11:00.
Recursos predefinidos, itens e Notas clínicas: Pode selecionar recursos, Itens de tratamento e um template de nota clínica que são adicionados automaticamente à consulta quando esta razão é usada. Isto ajuda a uniformizar marcações de consulta comuns e torna o fluxo de trabalho da consulta mais rápido. Note que também pode melhorar o seu fluxo de trabalho usando Pacotes. Com pacotes, pode agrupar conjuntos de itens que são usados rotineiramente em combinação e criar uma estrutura agrupada de preços e faturação para os mesmos.
Nota: Itens predefinidos não podem ser usados se existirem várias localizações da clínica (localizações) com listas de itens diferentes em utilização e se os grupos de razão forem partilhados pela organização.Tipos de turno: Pode selecionar os tipos de turno com os quais esta razão pode ser usada. Se não selecionar nenhum, a razão pode ser usada com todos os tipos de turno. Note que a definição de tipo de turno funciona em conjunto com a definição de tipo de razão em definições de turnos, ou seja, quando fizer alterações num local, as definições correspondentes são também atualizadas no outro. Para aplicar a definição a turnos existentes, selecione a caixa de verificação Atualizar os turnos existentes. Note que a atualização não cancela quaisquer marcações de consulta existentes que possam estar em conflito com a definição.
Espécies (apenas disponível quando a definição de localização da clínica Permitir tipos de razão específicos de espécies tiver sido ativada): Pode adicionar espécies específicas para as quais o tipo de razão fica disponível na Reserva online. Se não selecionar nada, o tipo de razão fica disponível para todas as espécies.
Questões de pré-registo: Se estiver ativado em definições de pré-registo, pode definir questões de pré-registo para os clientes responderem quando fizerem o check-in por conta própria. Como as questões são definidas nas definições de razão, pode adicionar questões específicas a diferentes razões de marcação de consulta relacionadas com a natureza da marcação de consulta. Selecione o botão Questões de check-in e escreva a pergunta no campo Pergunta. Selecione o botão novamente para adicionar mais perguntas. Para remover uma pergunta, selecione o botão do lixo na linha da pergunta.
Quando estiver pronto, selecione Guardar para adicionar a razão.
Editar ou Eliminar uma Razão
Selecione o nome da localização da clínica (canto superior esquerdo) e, em seguida, aceda a Configurações > Listas & Templates > Razões
Na secção Razões, selecione:
Para eliminar; O botão do lixo na linha da razão.
Para editar: O botão de lápis na linha da razão.
Confirme a ação (Guardar ou Eliminar).