Visão geral
A Marcação online permite que os seus clientes marquem consultas de forma independente a qualquer hora do dia. Ao disponibilizar a Marcação online, também pode poupar tempo da sua clínica para outras tarefas.
Com a funcionalidade Marcação online da Provet, tem um controlo detalhado sobre o acesso dos seus clientes à reserva de consultas. Pode decidir quais os serviços ou tratamentos incluídos e escolher as faixas horárias disponíveis para Marcação online. Também pode adicionar instruções específicas do tratamento para informar os seus clientes sobre como se preparar para a consulta.
Nota: Está disponível uma nova conceção para a Marcação online. Saber mais sobre a nova conceção ou veja como a ativar para os seus clientes.
Passos de configuração da Marcação online
Depois de a funcionalidade de Marcação online ser adicionada ao seu sistema, pode editar as definições de Marcação online e concluir a configuração necessária:
Fluxo de Marcação online para os seus clientes
A seguir encontra-se uma descrição de como o seu formulário de Marcação online é apresentado aos seus clientes e como o utilizam.
O texto que adicionou ao campo Informação em definições gerais de Marcação online é apresentado abaixo do título da página (a).
Consoante as opções selecionadas no formulário, o cliente poderá ter de selecionar uma localização da clínica.
Consoante as definições de localização da clínica, o cliente poderá ter de selecionar a Espécie do Paciente.
O cliente seleciona um grupo de razão.
O cliente seleciona uma razão. As instruções específicas da razão, definidas em definições de razão, são apresentadas abaixo da razão (b).
Os dias com horas de consulta disponíveis são mostrados no calendário a verde. O cliente seleciona um dia no calendário.
As horas disponíveis para o dia selecionado são listadas abaixo. As horas disponíveis dependem das definições de razão, bem como das definições de Faixas horárias disponíveis e Tempo necessário antes do início da consulta nas definições gerais de Marcação online. Os clientes podem usar os filtros para ver horas disponíveis para o dia inteiro, de manhã, à tarde ou de fim de tarde. Se for selecionado, o veterinário que atende é exibido nos cartões da faixa horária.
O cliente seleciona o botão Escolher para selecionar uma hora de consulta.
Abre-se uma nova página. Em Detalhes da consulta é apresentada uma síntese da consulta. A duração e o nome do colaborador responsável podem ficar ocultos ou ser mostrados, consoante as definições gerais de Marcação online.
O cliente preenche as suas informações. Os campos obrigatórios marcados com um asterisco (*).
O cliente preenche as informações do seu animal de estimação. Apenas as consultas para um único animal de estimação estão disponíveis na Marcação online. As informações adicionadas no campo de texto serão apresentadas nos detalhes da consulta e na secção de Informação geral da consulta. Note que antes de confirmar a consulta, os clientes terão de verificar o número de telemóvel usando um código SMS único. Para ver todos os detalhes sobre como funciona a verificação, consulte Verificação e segurança da Marcação online.
O cliente pode selecionar a caixa de verificação Lembre-se de mim caso queira que o seu navegador memorize as informações que introduziu. Isto é útil se fizer Marcação online com regularidade.
O cliente seleciona Confirmar agendamento da consulta para finalizar a reserva. A consulta é adicionada ao seu calendário de consultas e as mensagens de confirmação selecionadas são enviadas. Abre-se uma página de síntese.
Marcação online (nova conceção)
Nota: Apenas as consultas para um único animal de estimação podem ser reservadas através da Marcação online. As consultas com múltiplos animais de estimação devem ser marcadas pelo pessoal da clínica.
O processo de Marcação online para os clientes segue o mesmo fluxo e cenários de utilização da conceção atual, com várias melhorias de usabilidade.
O fluxo do cliente no novo portal de Marcação online é o seguinte:
O cliente define os critérios de consulta. Consoante as suas definições gerais, isto pode incluir a seleção de uma localização da clínica e a espécie do paciente. É apresentada uma mensagem de aviso se o fuso horário do cliente não corresponder ao fuso horário da clínica.
Os grupos de razão são apresentados numa espécie de acordeão expansível. O cliente expande um grupo e seleciona uma razão específica. As instruções específicas da razão, definidas nas definições de razão, são apresentadas abaixo da razão.
Os dias com horas de consulta disponíveis são mostrados com um ponto por baixo da data no calendário. O cliente seleciona um dia.
As horas disponíveis para o dia selecionado são listadas abaixo da data. Se for selecionado, o veterinário que atende é exibido nos cartões das faixas horárias. O cliente seleciona uma hora de consulta nas horas disponíveis.
É pedido ao cliente que introduza o seu endereço de email para verificação.
Abre-se o diálogo do formulário de Detalhes da consulta. É apresentado um temporizador decrescente de 10 minutos, indicando quanto tempo a faixa fica reservada quando o cliente inicia a reserva.
O cliente preenche as informações do seu e do seu animal de estimação. Os campos obrigatórios são marcados com um asterisco (*). Apenas as consultas para um único animal de estimação estão disponíveis na Marcação online. Novos clientes podem ser solicitados a verificar a sua identidade por email e, em alguns casos, também por SMS, antes de confirmar a consulta. Para ver todos os detalhes sobre como funciona a verificação na nova conceção, consulte Verificação e segurança da Marcação online.
O cliente seleciona Marcar uma consulta para finalizar a reserva.
A consulta é adicionada ao seu calendário de consultas e as mensagens de confirmação selecionadas são enviadas.
Regras para corresponder dados do cliente com dados existentes na Provet
Quando a Provet recebe os detalhes do cliente e do paciente da Marcação online, tenta automaticamente corresponder os dados enviados com clientes existentes no seu sistema para evitar duplicados de cliente e de paciente.
Correspondência de Cliente
Considera-se que um cliente corresponde se:
O primeiro nome corresponder exatamente.
O último nome corresponder exatamente.
Pelo menos uma das correspondências a seguir:
Número de telefone
Endereço de email
Endereço
Com base no resultado da correspondência, a Provet apresenta uma mensagem nas vistas de consulta e consulta para o ajudar a avançar:
Se for encontrado um único cliente correspondente, o cliente é automaticamente ligado à reserva e é exibida uma mensagem para confirmar a correspondência.
Se forem encontrados múltiplos possíveis correspondências, é apresentada uma mensagem com os detalhes correspondentes (por exemplo, nome, endereço de email ou número de telefone). Selecione Mostrar correspondências possíveis para abrir uma lista de clientes sugeridos. Em seguida, pode:
Criar um novo cliente com as informações da Marcação online previamente preenchidas, ou
Selecionar um cliente existente e clicar em Prosseguir com o cliente selecionado para continuar.
Se não for encontrado nenhuma correspondência, pode ser criado um novo cliente usando um formulário automaticamente preenchido com os dados da Marcação online.
Exemplo: se houver um cliente com o mesmo primeiro nome, último nome e número de telefone, mas com um endereço de email diferente ou em falta na sua Provet, ocorre a correspondência do cliente. Note que os dados diferentes (neste caso, o endereço de email) não são atualizados automaticamente dos dados da Marcação online para os detalhes do cliente no sistema. Se existirem duplicados de cliente na sua Provet com base nestes detalhes, a correspondência falha mesmo que outros detalhes (por exemplo, ID do cliente) de um dos clientes correspondam aos dados da Marcação online.
Correspondência do Paciente
Após confirmar a correspondência do cliente, a Provet tenta corresponder os detalhes do paciente. Considera-se que um paciente corresponde se:
O cliente corresponder.
O nome do paciente corresponder exatamente.
A espécie corresponder exatamente.
Como os resultados de correspondência são apresentados
Se o cliente for correspondido, mas não for encontrado um paciente correspondente, será apresentada uma mensagem indicando que é necessário selecionar ou criar um paciente. Em seguida, pode selecionar manualmente um paciente existente ou criar um novo. O formulário ficará previamente preenchido com as informações fornecidas na Marcação online.
Quando abre uma consulta online no calendário, a Provet apresenta uma mensagem no topo da vista de detalhes da consulta para indicar se o cliente e o paciente foram correspondidos com registos existentes:
Nenhuma correspondência de cliente ou paciente:
"O cliente e o paciente da Marcação online não foram correspondidos na Provet. Edite a consulta para selecionar um cliente existente ou criar um novo."
Cliente correspondente, paciente não correspondente:
"O cliente foi correspondido com sucesso, mas não foi encontrado um paciente correspondente na Provet. Edite a consulta para selecionar um paciente existente ou criar um novo."
Cliente e paciente correspondidos:
"O cliente e o paciente da Marcação online foram correspondidos com sucesso na Provet."