Visão geral
A marcação online permite que os seus clientes marquem consultas autonomamente a qualquer hora do dia. Ao disponibilizar a marcação online, também pode poupar tempo da sua clínica para outras tarefas.
Com a funcionalidade de marcação online do Provet, tem um controlo detalhado sobre o acesso dos seus clientes à marcação de consultas. Pode decidir quais os serviços ou tratamentos incluídos e escolher as faixas horárias disponíveis para marcação online. Também pode adicionar instruções específicas do tratamento para informar os seus clientes sobre como se preparar para a consulta.
Nota: Está disponível uma nova conceção para a Marcação online. Ler mais sobre a nova conceção ou saiba como ativá-la para os seus clientes.
Passos de configuração da marcação online
Depois de a funcionalidade de marcação online ter sido adicionada ao seu sistema, pode editar as configurações de reservas online e concluir a configuração necessária:
Fluxo de marcação online para os seus clientes
Abaixo encontra uma descrição do aspeto do seu formulário de marcação online para os clientes e de como estes o utilizam.
O texto que adicionou ao campo Informação nas configurações gerais de reservas online é apresentado abaixo do título da página (a).
Dependendo das seleções do formulário, o cliente pode ter de selecionar uma localização da clínica.
Dependendo das configurações da localização da clínica, o cliente pode ter de selecionar as Espécies do paciente.
O cliente seleciona um grupo de razão.
O cliente seleciona uma razão. As instruções específicas da razão definidas nas configurações das razões são apresentadas abaixo da razão (b).
Os dias com horas de consulta disponíveis são apresentados a verde no calendário. O cliente seleciona um dia no calendário.
As horas disponíveis para o dia selecionado são apresentadas abaixo. As horas disponíveis dependem das configurações das razões, bem como das configurações Faixas horárias disponíveis e Tempo necessário antes do início da consulta nas configurações gerais de reservas online. Os clientes podem utilizar os filtros para ver as horas disponíveis para o dia inteiro, de manhã, à tarde ou ao fim da tarde. Se estiver selecionado, o veterinário responsável é apresentado nos cartões das faixas horárias.
O cliente seleciona o botão Escolher para selecionar uma hora de consulta.
É aberta uma nova página. Detalhes da consulta apresenta um resumo da consulta. A duração e o nome do funcionário responsável podem estar ocultos ou visíveis, dependendo das configurações gerais de reservas online.
O cliente preenche os seus dados. Os campos necessários estão assinalados com um asterisco (*).
O cliente preenche os dados do seu animal. Apenas estão disponíveis consultas para um único animal na marcação online. A informação adicionada no campo de texto será apresentada nos detalhes da consulta e na secção de informação geral da consulta. Tenha em atenção que será pedido aos clientes que verifiquem o seu número de telemóvel através de um código SMS único antes de confirmarem a consulta. Para obter todos os detalhes sobre o funcionamento da verificação, consulte Verificação e segurança da marcação online.
O cliente pode selecionar a caixa de seleção Lembre-se de mim se quiser que o seu navegador memorize a informação introduzida. Esta opção é útil se marcar consultas online regularmente.
O cliente seleciona Confirmar agendamento da consulta para finalizar a reserva. A consulta é adicionada ao seu calendário de consultas e são enviadas as mensagens de confirmação selecionadas. É aberta uma página de resumo.
Marcação online (nova conceção)
Nota: Apenas é possível marcar consultas para um único animal através da marcação online. As consultas para vários animais têm de ser marcadas pelo pessoal da clínica.
O processo de marcação online para os clientes segue o mesmo fluxo e os mesmos casos de utilização da conceção atual, com várias melhorias de usabilidade.
O fluxo de trabalho do cliente no novo portal de marcação online é o seguinte:
O cliente define os critérios da consulta. Dependendo das suas configurações gerais, isto pode incluir a seleção de uma localização da clínica e da espécie do paciente. É apresentado um aviso se o fuso horário do cliente não corresponder ao fuso horário da clínica.
Os grupos de razão são apresentados num acordeão expansível. O cliente expande um grupo e seleciona uma razão específica. As instruções específicas da razão, definidas nas configurações das razões, são apresentadas abaixo da razão.
Os dias com horas de consulta disponíveis são apresentados com um ponto sob a data no calendário. O cliente seleciona um dia.
As horas disponíveis para o dia selecionado são apresentadas abaixo da data. Se estiver selecionado, o veterinário responsável é apresentado nos cartões das faixas horárias. O cliente seleciona uma hora de consulta entre as horas disponíveis.
É pedido ao cliente que introduza o seu endereço de email para verificação.
É aberta a caixa de diálogo do formulário de detalhes da consulta. É apresentada uma contagem decrescente de 10 minutos, que indica durante quanto tempo a faixa horária fica reservada depois de o cliente iniciar a marcação.
O cliente preenche os seus dados e os dados do seu animal. Os campos necessários estão assinalados com um asterisco (*). Apenas estão disponíveis consultas para um único animal na marcação online. Pode ser pedido aos novos clientes que verifiquem a sua identidade por email e, em alguns casos, também por SMS, antes de confirmarem a consulta. Para obter todos os detalhes sobre o funcionamento da verificação na nova conceção, consulte Verificação e segurança da marcação online.
O cliente seleciona Marcar uma consulta para finalizar a reserva.
A consulta é então adicionada ao seu calendário de consultas e são enviadas as mensagens de confirmação selecionadas.
Regras para correspondência dos dados do cliente com dados existentes no Provet
Quando o Provet recebe os detalhes do cliente e do paciente da marcação online, tenta automaticamente fazer a correspondência entre os dados submetidos e os clientes existentes no seu sistema, para evitar duplicados de clientes e pacientes.
Correspondência de clientes
Um cliente é considerado uma correspondência se:
O primeiro nome corresponde exatamente.
O sobrenome corresponde exatamente.
Pelo menos um dos seguintes dados corresponde:
Número de telefone
Endereço de email
Endereço
Com base no resultado da correspondência, o Provet apresenta uma mensagem nas vistas da consulta e da consulta clínica para ajudar a prosseguir:
Se for encontrado um único cliente correspondente, o cliente é automaticamente associado à reserva e é apresentada uma mensagem a confirmar a correspondência.
Se forem encontradas várias correspondências potenciais, é apresentada uma mensagem com os detalhes correspondentes (por exemplo, nome, email ou número de telefone). Selecione Mostrar correspondências potenciais para abrir uma lista de clientes sugeridos. Depois pode:
Criar um novo cliente utilizando as informações de marcação online previamente preenchidas; ou
Selecionar um cliente existente e selecionar Prosseguir com o cliente selecionado para continuar.
Se não for encontrada nenhuma correspondência, pode ser criado um novo cliente utilizando um formulário que é automaticamente preenchido com os dados da marcação online.
Exemplo: se existir um cliente com o mesmo primeiro nome, sobrenome e número de telefone, mas com um endereço de email diferente ou em falta no seu Provet, o cliente é considerado correspondente. Tenha em atenção que os dados diferentes (neste caso, o endereço de email) não são automaticamente atualizados a partir dos dados da marcação online nos detalhes do cliente no sistema. Se existirem duplicados de clientes no seu Provet com base nestes dados, a correspondência falha, mesmo que outros dados (por exemplo, o ID do cliente) de um dos clientes correspondam aos dados da marcação online.
Correspondência de pacientes
Depois de confirmada a correspondência do cliente, o Provet tenta fazer a correspondência dos detalhes do paciente. Um paciente é considerado uma correspondência se:
O cliente corresponde.
O nome do paciente corresponde exatamente.
A espécie corresponde exatamente.
Como são apresentados os resultados da correspondência
Se o cliente corresponder, mas não for encontrado nenhum paciente correspondente, é apresentada uma mensagem a indicar que o paciente tem de ser selecionado ou criado. Pode então selecionar manualmente um paciente existente ou criar um novo. O formulário será previamente preenchido com as informações fornecidas na marcação online.
Quando abre uma consulta marcada online no calendário, o Provet apresenta uma mensagem no topo da vista de detalhes da consulta para indicar se o cliente e o paciente foram associados a registos existentes:
Sem correspondência de cliente ou paciente:
"O cliente e o paciente da marcação online não foram associados no Provet. Edite a consulta para selecionar um cliente existente ou criar um novo."
Cliente correspondente, paciente sem correspondência:
"O cliente foi associado com sucesso, mas não foi encontrado nenhum paciente correspondente no Provet. Edite a consulta para selecionar um paciente existente ou criar um novo."
Cliente e paciente correspondentes:
"O cliente e o paciente da marcação online foram associados com sucesso no Provet."