Konsultasjonsprosessen er den sentrale arbeidsflyten der veterinærpersonell møter kunder og pasienter. Provet dekker hele arbeidsflyten for konsultasjonsbesøk, fra planlegging av en timeavtale til konsultasjon, fakturering og betalinger. Ikonene og fargefremhevingen i Provet-brukergrensesnittet gjør det enkelt å følge statusen for konsultasjonsbesøket.

Følgende seksjoner gir en oversikt over stegene i arbeidsflyten for konsultasjonsbesøk og tilhørende statuser. Se lenkene i seksjonene for mer informasjon om hver fase.

Når en ny timeavtale er bestilt, starter timeavtalen i statusen «Kommende». Kommende timeavtaler vises i grått i timeavtalekalenderen. På oversikten vises de i Planlagte timeavtaler-delen med en grå statusetikett.

Hvis en kunde uteblir eller avbestiller en planlagt timeavtale, og timeavtalen manuelt er merket som ikke fremmøtt eller avbrutt, endres timeavtalestatusen til «Ikke fremmøtt». Timeavtaler merket som ikke fremmøtt vises i hvitt i timeavtalekalenderen og med en grå statusetikett på oversikten. Avbrutte timeavtaler vises i grått på oversikten og fjernes fra timeavtalekalenderen.

Hvis en uteblitt timeavtale ikke blir merket manuelt som ikke fremmøtt eller avbrutt, endres timeavtalestatusen automatisk til «Passert» etter timeavtalens starttid. Passert timeavtaler vises i gult i timeavtalekalenderen og med en gul statusetikett på oversikten.

Kommende timeavtaler kan også manuelt merkes som bekreftet. Bekreftede timeavtaler vises i timeavtalekalenderen med teksten «Bekreftet» i kalenderens felt.

Når kunden og pasienten har ankommet til klinikken, kan timeavtalen sjekkes inn. Dette er et valgfritt steg og brukes vanligvis når en resepsjonist håndterer innskrivingen før veterinæren starter konsultasjonen. Hvis veterinæren håndterer innskrivingsprosessen og starter konsultasjonen direkte, kan steget «Sjekket inn» hoppes over.

I timeavtalekalenderen vises timeavtaler som er merket som sjekket inn/ankommet i lilla. På oversikten vises de i Aktive konsultasjoner-delen med en mørk rosa statusetikett.

Når konsultasjonsbesøket starter, oppdateres timeavtalestatusen til «Pågår». Under konsultasjonen utføres veterinærbehandlinger eller diagnostikk, og journaloppføringer, behandlingskostnader, hjemsendelsesråd og annen informasjon legges til på konsultasjonssiden. Timeavtalestatusen oppdateres automatisk når en bruker begynner å legge til informasjon på konsultasjonssiden, men statusen kan også oppdateres manuelt.

I timeavtalekalenderen vises pågående konsultasjoner i blått. På oversikten vises de i Aktive konsultasjoner-delen med en lys lilla statusetikett.

Når konsultasjonen og behandlingene er ferdige, kan timeavtalestatusen oppdateres til «Klar for hjemsending». Dette steget er valgfritt avhengig av prosessen og innstillingene for avdelingene i organisasjonen. I denne fasen gjennomgår ofte klinikkpersonalet eventuelle hjemsendelsesråd og snakker med kunden om medisiner som skal med hjem. Deretter overfører de kunden og pasienten til resepsjonen for at faktureringen skal fullføres.

Det er også mulig å gå direkte fra statusen «Pågår» til fakturering og betaling, eller det kan brukes en ekstra status «Fakturering» etter «Klar for hjemsending».

I timeavtalekalenderen vises konsultasjoner som er klare for hjemsending i turkis. På oversikten vises de i Aktive konsultasjoner-delen med en blå statusetikett.

Avhengig av prosessen og innstillingene for avdelingene i organisasjonen, kan en ekstra status «Fakturering» brukes etter «Klar for hjemsending». I denne fasen gjennomgås fakturautkastet og alle kostnader for at det stemmer og er komplett. I tillegg kan eventuelle endelige salgsvarer legges til.

I timeavtalekalenderen vises konsultasjoner som er i fakturering i turkis. På oversikten vises de i Aktive konsultasjoner-delen med en lys lilla statusetikett.

Avhengig av innstillingene for avdelingen kan fakturering og betaling fullføres i ett enkelt steg eller hver for seg i to steg.

I arbeidsflyten for fakturering i to trinn og betaling oppdateres timeavtalestatusen til «Skrevet ut» når fakturaen er ferdigstilt. I denne fasen er pasienten skrevet ut fra konsultasjonen, og fakturaen er ferdigstilt, men betalingene er ennå ikke mottatt. Hvis ferdigstillelse av fakturaen og innlegging av fakturabetalingen gjøres i ett enkelt steg, oppdateres konsultasjonsstatusen direkte til «Faktura betalt».

I timeavtalekalenderen vises konsultasjoner som er skrevet ut i grønt. På oversikten vises de i Aktive konsultasjoner-delen med en lys grønn statusetikett.

Når fakturabetalingen er lagt til, endres timeavtalestatusen til «Faktura betalt» og arbeidsflyten er fullført.

I timeavtalekalenderen vises fullførte konsultasjoner i grønt. På oversikten vises de i Aktive konsultasjoner-delen med en lys grønn statusetikett.

Hvis du vil ha mer informasjon om de ulike stegene i arbeidsflyten for konsultasjon, se Arbeidsflyt for konsultasjon.