Collegamenti rapidi
Installazione Pre-Registrazione
Istruzioni per l'uso pre-registrazione e self-check in per il cliente
Introduzione
La funzione di pre-registrazione online consente ai clienti di pre-registrarsi prima dell'appuntamento tramite un modulo online. La preregistrazione consente ai clienti di risparmiare tempo alla reception e all'inizio della visita di consulenza. Inoltre, offre ai clienti un modo sicuro e privato per comunicare le loro informazioni personali, cosa che altrimenti potrebbero dover fare in un'area di ricevimento aperta.
Quando un cliente effettua una prenotazione online o un appuntamento è prenotato nel calendario degli appuntamenti Provet, la conferma dell'appuntamento e i messaggi di promemoria includono un link alla pagina di pre-registrazione in cui possono controllare le loro informazioni e fornire altre informazioni preliminari.
Inoltre, è possibile consentire ai clienti di effettuare il check-in per l'appuntamento online. Questa opzione è disponibile se si utilizza la pre-registrazione.
La pre-registrazione e l'auto-check-in sono funzioni aggiuntive. Per maggiori informazioni, contatta le vendite o l'assistenza clienti di Provet.
Impostazione della pre-registrazione
Vai a Impostazioni > Generale > Posizione clinica > Interazioni client e seleziona il pulsante penna.
Scorri verso il basso per selezionare Abilita pre-registrazione cliente / Self check-in.
Se si utilizzano i tipi di motivo, selezionare i tipi di motivo per i quali si desidera consentire la pre-registrazione nel campo Abilitato per i tipi di motivo. Quando per un appuntamento viene selezionato un tipo di motivo incluso in questo campo, nei messaggi di conferma e di promemoria viene aggiunto un link alla pre-registrazione. Se si lascia questo campo vuoto, la pre-registrazione è disponibile per tutti i tipi di motivo.
Nel campo Pre-registrazione messaggio intestazione , è possibile aggiungere un'intestazione per la sezione pre-registrazione nei messaggi di conferma e promemoria dell'appuntamento. Se lasci questo campo vuoto, viene usata la seguente intestazione predefinita: 'Continua a pre-registrazione'.
Nel campo Contenuto del messaggio di pre-registrazione è possibile aggiungere il testo del corpo per la sezione di pre-registrazione nei messaggi e-mail di conferma dell'appuntamento e di promemoria. Si noti che il testo del corpo non viene visualizzato nei messaggi SMS, ma solo nelle e-mail. Se si lascia questo campo vuoto, verrà utilizzato il seguente testo predefinito: La funzione di pre-registrazione consente un modo personale e sicuro per condividere/aggiornare i propri dati personali e permette un arrivo più piacevole e veloce in clinica per voi e per il vostro animale domestico".
Nel campo Descrizione del modulo di pre-registrazione è possibile aggiungere un messaggio personalizzato al modulo di pre-registrazione.
Nel campo Pre-registrazione conferma email intestazione è possibile aggiungere un'intestazione personalizzata per l'email di conferma inviata dopo aver completato la pre-registrazione.
Nel campo Pre-registrazione conferma email contenuto è possibile aggiungere contenuti da visualizzare nell'email di conferma dopo aver completato la pre-registrazione.
Fare clic su Salva accanto alle interazioni Client per applicare le modifiche.
Esempio di link alla pre-registrazione in un'e-mail di conferma dell'appuntamento:
Impostazioni aggiuntive
Autenticazione a due fattori con password monouso (OTP)
Abilita l'autenticazione a due fattori per la pre-registrazione: Quando questa impostazione è selezionata, i clienti ricevono un codice di verifica via SMS, che devono inserire per accedere al modulo di pre-registrazione. L'autenticazione a due fattori aggiunge un ulteriore livello di sicurezza: se l'e-mail di conferma viene accidentalmente inviata a un indirizzo errato, il destinatario non potrà accedere al modulo di pre-registrazione se non è in grado di fornire il codice di verifica inviato via SMS.
Per abilitare l'autenticazione a due fattori, vai a Impostazioni > Generale > Posizione clinica > Interazioni client e seleziona il pulsante penna. Seleziona Abilita l'autenticazione a due fattori per la pre-registrazione nelle impostazioni di pre-registrazione.
Il metodo di verifica dipende da come il cliente ha ricevuto il link di pre-registrazione:
Se il client ha ricevuto il link via email, un codice una volta viene inviato al loro numero di telefono da SMS.
Se il client ha ricevuto il link da SMS, viene inviato un codice una volta al loro indirizzo email.
Il dettaglio di contatto utilizzato per la verifica è parzialmente mascherato per la sicurezza. Ad esempio, un numero di telefono viene visualizzato come •••••1234 e un indirizzo email viene visualizzato come j••••@example.com.
Il client inserisce la password unica nella schermata di verifica per confermare la propria identità e accedere al modulo di pre-registrazione.
Sia un indirizzo email valido che un numero di telefono devono essere sul file nel record client per la verifica OTP funzionare. Se manca uno dei due, il client non può completare la fase di verifica.
Nota
Se il cliente non ha ricevuto l'email di conferma o SMS per qualche motivo, è possibile inviarlo nuovamente modificando l'appuntamento e salvarlo.
Impostare il self check-in
Nota
È possibile abilitare il self check-in se è stata attivata la pre-registrazione.
Accedere a Impostazioni > Generale > Ubicazione della clinica > Interazioni con i clienti e selezionare Abilita il self check-in.
Tempo in minuti prima di contrassegnare l'arrivo: Con questa impostazione è possibile definire quanto tempo prima dell'appuntamento i clienti possono effettuare il check-in. Ad esempio, se si imposta 30, i clienti non possono effettuare il check-in fino a 30 minuti prima dell'appuntamento. Quando il check-in non è ancora possibile, nel portale degli appuntamenti viene visualizzato un messaggio, ad esempio: "È possibile effettuare il check-in 30 minuti prima dell'appuntamento".
Messaggio di successo del self check-in: È possibile aggiungere un messaggio opzionale da mostrare ai clienti quando il check-in è stato eseguito correttamente.
Nella sezione Luoghi di attesa è possibile aggiungere luoghi di attesa che i clienti possono selezionare al momento del check-in. Questo è utile se si hanno diverse aree di attesa per i clienti e i pazienti. Per aggiungere una nuova posizione di attesa, selezionare il pulsante Aggiungi. È possibile modificare o rimuovere i luoghi di attesa utilizzando i pulsanti penna e cestino.
È possibile chiedere ai clienti di fornire l'anamnesi del paziente prima dell'appuntamento, ponendo domande preliminari nella pre-registrazione. Poiché le domande sono definite separatamente per i diversi motivi di appuntamento, è possibile aggiungere domande specifiche relative alla natura dell'appuntamento.
Andare su Impostazioni > Voci & Elenchi > Motivi e aprire un motivo per il quale si desidera aggiungere domande.
Scorrete fino in fondo alla finestra dei motivi e selezionate il pulsante + Domanda preliminare .
Digitare una domanda nel campo Domanda , quindi selezionare nuovamente il pulsante + Domanda preliminare per aggiungere altre domande.
Ricezione e controllo dei dati di pre-registrazione
Un link per la pre-registrazione e l'auto check-in è incluso nell'e-mail di conferma dell'appuntamento del cliente e/o nel messaggio SMS. Si noti quanto segue:
Il cliente e il paziente devono esistere in Provet prima che il cliente possa utilizzare la pre-registrazione. Il cliente non può aggiungere nuovi pazienti utilizzando il modulo di pre-registrazione.
Quando si crea un appuntamento, assicurarsi che sia selezionato l'invio di un messaggio di conferma/di promemoria a .
Assicuratevi che sia stato scelto un veterinario per la consultazione.
Se si desidera che i clienti rispondano a domande preliminari prima dell'appuntamento, assicurarsi che il motivo selezionato abbia le domande preliminari impostate per esso.
Nota
Attualmente, la pre-registrazione e il self check-in possono essere utilizzati solo con appuntamenti per un solo paziente. Se all'appuntamento si aggiungono altri pazienti, il cliente non potrà inserire o verificare i propri dati nella pre-registrazione.
Quando il cliente ha compilato o aggiornato le proprie informazioni utilizzando il modulo di pre-registrazione (e il check-in facoltativo), è possibile rivedere le informazioni in Provet. Puoi farlo in:
Dialogo con gli appuntamenti (calendario degli appuntamenti)
Dialogo di ammissione (quando si segna un appuntamento come arrivato)
Pagina paziente
Pagina del cliente
In queste pagine viene visualizzato il seguente messaggio:
Selezionare la Si prega di confermare i dati qui link nella nota. Si apre un dialogo di informazioni pre-registrazione. Le informazioni attualmente salvate in Provet sono mostrate a sinistra sotto Dati client in Provet e Dati paziente in Provet. Le informazioni che il cliente ha fornito in pre-registrazione sono riportate a destra sotto Nuovi dati forniti dal cliente. Per impostazione predefinita, vengono visualizzati solo i campi per i quali il client ha fornito informazioni aggiornate. Se si desidera visualizzare tutti i campi di informazione cliente e paziente, inclusi quelli che il client non è cambiato, select Visualizza tutti i campi.
Per accettare gli aggiornamenti del cliente, selezionare i pulsanti freccia tra i campi. Se vuoi accettare tutte le modifiche in una sola volta, seleziona il pulsante Freccia All in alto. Gli aggiornamenti del cliente vengono copiati nei campi Provet a sinistra. È inoltre possibile modificare manualmente i campi Provet se si desidera apportare alcune modifiche alle informazioni fornite dal client (ad esempio, correggere un pneumatico).
Per salvare le modifiche, selezionare il pulsante Update.
Se si desidera eliminare completamente gli aggiornamenti del client, selezionare il pulsante Discard. Si noti che una volta confermate, non è più possibile recuperare le informazioni di pre-registrazione.
Guida per il cliente: Utilizzo della preregistrazione e del self check-in
SUGGERIMENTO: potete creare le vostre istruzioni per i clienti sulla base di queste istruzioni e includerle nel messaggio di pre-registrazione o sulla pagina web della vostra clinica.
Selezionare il link alla pagina di pre-registrazione nella conferma dell'appuntamento o nel messaggio di promemoria (e-mail e/o SMS).
Se l'autenticazione a due fattori è abilitata, verifica la tua identità inserendo la password monouso (OTP) inviata al tuo metodo di contatto alternativo (SMS o email).
Se ricevi il link via email, un codice una tantum viene inviato al tuo numero di telefono da SMS.
Se ricevi il link da SMS, viene inviato un codice una tantum al tuo indirizzo email.
La pagina di pre-registrazione è precompilata con le informazioni disponibili dal tuo profilo in Provet. Riesaminare le informazioni e compilare gli spazi vuoti o aggiornare se necessario le informazioni esistenti.
Rispondere a tutte le domande preliminari che possono essere incluse in base al motivo della visita.
Se è disponibile il self check-in, è possibile segnare l'arrivo e selezionare una posizione di attesa.
Quando si è pronti, selezionare Inviare.