Panoramica
La prenotazione on-line consente ai tuoi Clienti di prenotare Appuntamenti in autonomia in qualsiasi momento della giornata. Offrendo la prenotazione on-line, puoi anche risparmiare tempo alla tua Clinica per altre attività.
Con la funzionalità di prenotazione on-line di Provet, hai un controllo dettagliato sull’accesso dei tuoi Clienti alla prenotazione degli Appuntamenti. Puoi decidere quali servizi o trattamenti includere e scegliere gli Slot di tempo disponibili per la prenotazione on-line. Puoi anche aggiungere Istruzioni specifiche per il trattamento, per informare i Clienti su come prepararsi per l’Appuntamento.
Nota: È disponibile un nuovo design per la Prenotazione on-line. Leggi di più sul nuovo design oppure scopri come abilitarlo per i tuoi Clienti.
Passaggi di configurazione della Prenotazione on-line
Dopo che la funzionalità di prenotazione on-line è stata aggiunta al tuo sistema, puoi modificare le Impostazioni prenotazione on-line e completare la configurazione richiesta:
Flusso della Prenotazione on-line per i tuoi Clienti
Di seguito trovi una descrizione di come il tuo modulo di prenotazione on-line appare ai tuoi Clienti e di come lo utilizzano.
Il testo che hai aggiunto nel campo Informazioni nelle impostazioni generali della prenotazione on-line viene mostrato sotto il titolo della pagina (a).
In base alle selezioni del modulo, al Cliente potrebbe essere richiesto di selezionare la Posizione della clinica.
In base alle impostazioni Posizione della clinica, al Cliente potrebbe essere richiesto di selezionare la Specie del Paziente.
Il Cliente seleziona un gruppo motivo.
Il Cliente seleziona un motivo. Le Istruzioni specifiche per il motivo, configurate nelle impostazioni motivo, vengono visualizzate sotto il motivo (b).
I Giorni con orari di Appuntamento disponibili vengono mostrati nel Calendario in verde. Il Cliente seleziona una data nel Calendario.
I tempi disponibili per il Giorno selezionato sono elencati di seguito. Gli orari disponibili dipendono sia dalle impostazioni motivo, sia dalle impostazioni Slot di tempo disponibili e Tempo richiesto prima dell'inizio dell'appuntamento nelle impostazioni generali della prenotazione on-line. I Clienti possono usare i Filtri per visualizzare gli orari disponibili per l’intera giornata, il Mattino, il Pomeriggio o la Sera. Se selezionato, il Veterinario in servizio viene visualizzato nelle schede dello Slot di tempo.
Il Cliente seleziona il pulsante Scegli per selezionare un orario di Appuntamento.
Si apre una nuova pagina. Nel campo Dettagli appuntamento viene mostrato un riepilogo dell’Appuntamento. La Durata e il Nome del dipendente responsabile potrebbero essere nascosti o visualizzati in base alle impostazioni generali della prenotazione on-line.
Il Cliente inserisce i propri dati. I campi obbligatori contrassegnati da un asterisco (*).
Il Cliente inserisce i dati del proprio animale. Nella prenotazione on-line sono disponibili solo Appuntamenti con un singolo animale. Le informazioni inserite nel campo di testo verranno mostrate nei Dettagli appuntamento e nella sezione Informazioni generali della Visita. Nota: prima di confermare l’Appuntamento, ai Clienti verrà chiesto di verificare il proprio Telefono cellulare utilizzando un codice SMS una tantum. Per i dettagli completi su come funziona la verifica, vedi Verifica e sicurezza della Prenotazione on-line.
Il Cliente può selezionare la casella di controllo Ricordami se desidera che il browser ricordi le informazioni inserite. Questa opzione è utile se prenota on-line regolarmente.
Il Cliente seleziona Conferma appuntamento per finalizzare la prenotazione. L’Appuntamento viene aggiunto al tuo Calendario e vengono inviati i messaggi di conferma selezionati. Si apre una pagina di riepilogo.
Prenotazione on-line (nuovo design)
Nota: Attraverso la prenotazione on-line è possibile prenotare solo Appuntamenti con un singolo animale. Gli Appuntamenti con più animali devono essere prenotati dal Personale della clinica.
Il processo di prenotazione on-line per i Clienti segue lo stesso flusso e gli stessi casi d’uso del design attuale, con diverse migliorie di usabilità.
Il flusso di lavoro per il Cliente nel nuovo portale di prenotazione on-line è il seguente:
Il Cliente definisce i criteri dell’Appuntamento. In base alle impostazioni generali, potrebbe includere la selezione della Posizione della clinica e della Specie del Paziente. Viene visualizzato un avviso se l’orario del Cliente (fuso orario) non corrisponde al fuso orario della clinica.
I gruppi motivo vengono mostrati in un accordion espandibile. Il Cliente espande un gruppo e seleziona un motivo specifico. Le Istruzioni specifiche per il motivo, configurate nelle impostazioni motivo, vengono visualizzate sotto il motivo.
I Giorni con orari di Appuntamento disponibili vengono mostrati con un punto sotto la data nel Calendario. Il Cliente seleziona un giorno.
Gli orari disponibili per il giorno selezionato sono elencati sotto la data. Se selezionato, il Veterinario in servizio viene visualizzato nelle schede dello Slot di tempo. Il Cliente seleziona un orario di Appuntamento tra quelli disponibili.
Il Cliente viene invitato a inserire il proprio Indirizzo e-mail per la verifica.
Si apre la finestra del modulo dei Dettagli appuntamento. Viene visualizzato un conto alla rovescia di 10 minuti, che mostra per quanto tempo lo Slot rimane riservato una volta che il Cliente avvia la prenotazione.
Il Cliente inserisce i propri dati e quelli del proprio animale. I campi obbligatori sono contrassegnati da un asterisco (*). Nella prenotazione on-line sono disponibili solo Appuntamenti con un singolo animale. I Nuovi clienti potrebbero essere invitati a verificare la propria identità via e-mail e, in alcuni casi, anche via SMS, prima di confermare l’Appuntamento. Per i dettagli completi su come funziona la verifica nel nuovo design, vedi Verifica e sicurezza della Prenotazione on-line.
Il Cliente seleziona Prenota appuntamento per finalizzare la prenotazione.
A quel punto, l’Appuntamento viene aggiunto al tuo Calendario e vengono inviati i messaggi di conferma selezionati.
Regole per abbinare i Dati cliente con quelli esistenti in Provet
Quando Provet riceve i Dettagli appuntamento di Cliente e Paziente dalla prenotazione on-line, prova automaticamente ad Abbina i dati inseriti con Clienti esistenti nel tuo sistema, per evitare duplicati di Cliente e Paziente.
Corrispondenze del cliente
Un Cliente viene considerato una corrispondenza se:
Il Nome corrisponde esattamente.
Il Cognome corrisponde esattamente.
Almeno una delle seguenti corrispondenze:
Numero di telefono
Indirizzo e-mail
Indirizzo
In base al risultato dell’Abbina, Provet mostra un messaggio nelle viste Appuntamenti e Visita per aiutarti a procedere:
Se viene trovato un singolo Cliente corrispondente, il Cliente viene collegato automaticamente alla prenotazione e viene visualizzato un messaggio per confermare l’Abbina.
Se vengono trovate più possibili corrispondenze, viene mostrato un messaggio con i dettagli corrispondenti (ad es. Nome, Indirizzo e-mail o Numero di telefono). Seleziona Mostra possibili corrispondenze per aprire un elenco di Clienti suggeriti. Puoi quindi:
Creare un Nuovo cliente usando le informazioni di prenotazione on-line già compilate, oppure
Selezionare un Cliente esistente e fare clic su Procedere con il Cliente selezionato per continuare.
Se non viene trovata alcuna corrispondenza, è possibile creare un Nuovo cliente utilizzando un modulo che viene compilato automaticamente con i dati della prenotazione on-line.
Esempio: se nel tuo Provet c’è un Cliente con lo stesso Nome, Cognome e Numero di telefono, ma con un Indirizzo e-mail diverso o mancante, allora l’Abbina viene effettuato. Nota: i dati diversi (in questo caso, l’Indirizzo e-mail) non vengono aggiornati automaticamente dai dati di prenotazione on-line ai Dettagli cliente nel sistema. Se nel tuo Provet esistono duplicati di Clienti basati su questi dettagli, l’Abbina fallisce anche se altri dettagli (ad esempio, ID cliente) di uno dei Clienti corrispondono ai dati di prenotazione on-line.
Abbina Paziente
Dopo che l’Abbina del Cliente viene confermato, Provet prova a Abbina i Dettagli del Paziente. Un Paziente viene considerato una corrispondenza se:
Il Cliente corrisponde.
Il nome del Paziente corrisponde esattamente.
La Specie corrisponde esattamente.
Come vengono visualizzati i risultati dell’Abbina
Se il Cliente è stato Abbina ma non viene trovato alcun Paziente corrispondente, viene visualizzato un messaggio che indica che è necessario selezionare o creare il Paziente. Puoi quindi selezionare manualmente un Paziente esistente oppure crearne uno nuovo. Il modulo verrà precompilato usando le informazioni fornite nella prenotazione on-line.
Quando apri una prenotazione on-line nel Calendario, Provet visualizza un messaggio nella parte superiore della vista Dettagli appuntamento per indicare se il Cliente e il Paziente sono stati Abbina con record esistenti:
Nessuna corrispondenza Cliente o Paziente:
"Il Cliente e il Paziente provenienti dalla prenotazione on-line non sono stati Abbina in Provet. Modifica l’Appuntamento per selezionare un Cliente esistente o crearne uno nuovo."
Cliente Abbina, Paziente non Abbina:
"Il Cliente è stato Abbina correttamente, ma non è stato trovato alcun Paziente corrispondente in Provet. Modifica l’Appuntamento per selezionare un Paziente esistente o crearne uno nuovo."
Cliente e Paziente Abbina:
"Il Cliente e il Paziente provenienti dalla prenotazione on-line sono stati Abbina correttamente in Provet."