I clienti hanno il diritto di presentare diverse richieste relative ai dati personali che la tua organizzazione raccoglie e tratta, spesso sulla base del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR). Queste richieste possono includere, tra le altre, il diritto alla cancellazione (diritto all’oblio), alla rettifica (correzione) e alla portabilità dei dati (esportazione dei dati).

Questo articolo descrive le funzioni di Provet utilizzabili per gestire le richieste di dati dei clienti.

Questo articolo descrive le funzionalità di Provet che puoi utilizzare per gestire le richieste dei clienti relative ai dati personali. Questo contenuto ha esclusivamente scopo informativo e non costituisce consulenza legale né una guida completa alla normativa sulla protezione dei dati. I requisiti in materia di protezione dei dati variano a seconda delle giurisdizioni e sono soggetti a modifiche. La tua organizzazione è responsabile delle proprie procedure di raccolta, trattamento e conservazione dei dati, nonché della conformità legale, e dovrebbe richiedere una consulenza legale indipendente ove necessario.

Un cliente ha il diritto di richiedere la cancellazione permanente dei propri dati personali in determinate circostanze. Tuttavia, le strutture veterinarie devono rispettare altri obblighi legali, come la conservazione dei registri per un determinato numero di anni ai fini della dispensazione dei farmaci o della conformità finanziaria. Quando viene presentata una richiesta di cancellazione, la tua organizzazione deve fare riferimento ai propri obblighi legali e normativi per determinare quali parti del record devono essere conservate e quali possono essere eliminate. Per eliminare un cliente sono necessari i permessi di amministratore.

Per eliminare definitivamente un cliente (se i requisiti legali lo consentono), consulta Modificare, archiviare ed eliminare un cliente per istruzioni dettagliate.

L’opzione Elimina cliente non è disponibile se il cliente ha consulti attivi, debiti in sospeso o se i dati di consulta o di fatturazione sono più recenti del periodo di conservazione definito dall’organizzazione.

I periodi di conservazione sono definiti in: Impostazioni > Organizzazione > Impostazioni organizzazione > Periodo di conservazione dei dati consultazione oppure Periodo di conservazione dei dati fattura.

Un cliente può richiedere la correzione o l’aggiornamento dei propri dati personali, ad esempio la modifica del cognome o dell’indirizzo.

Per aggiornare le informazioni personali di un cliente, consulta Modificare, archiviare ed eliminare un cliente.

Le strutture devono essere trasparenti in merito ai dati raccolti e alle finalità del loro trattamento. In Provet, puoi registrare l’avvenuta informazione al cliente, se necessario per le tue procedure di raccolta dei dati.

Campi personalizzati

Per ricordare al personale di informare i nuovi clienti sulla gestione dei dati, puoi creare un campo personalizzato nei dettagli del cliente, ad esempio una casella di controllo obbligatoria o un campo di testo, visibile durante la registrazione di un nuovo cliente. Per maggiori informazioni sui campi personalizzati, consulta Creare un campo personalizzato.

Moduli ed e-signature

Puoi utilizzare moduli PDF e Word fornire ai clienti informazioni sulla raccolta dei dati o moduli di consenso.

Prenotazione online

Per informare i clienti su come e perché vengono gestite le informazioni personali durante la prenotazione online, aggiungi le Informazioni nel campo Informazioni nelle impostazioni della prenotazione online: Impostazioni > Generale > Sede della clinica > Prenotazione online.

Il testo del campo Informazioni viene visualizzato nella pagina iniziale dell’interfaccia di prenotazione online. Qui puoi fornire ai clienti informazioni essenziali sulla prenotazione online e includere anche un messaggio che li indirizzi a risorse pertinenti (ad esempio il tuo sito web) per informazioni dettagliate su temi come il GDPR e le politiche di raccolta dei dati.

Per ulteriori informazioni, consulta Panoramica della prenotazione online.

Se un cliente richiede una copia dei propri record o chiede il trasferimento dei dati a un altro fornitore, puoi generare queste informazioni utilizzando diversi strumenti in Provet.

Esportazione completa della storia del paziente e dei dati finanziari

Il record più completo relativo a un singolo paziente è la storia completa del paziente, che può essere inviata direttamente via email al cliente. Include tutto ciò che riguarda quel paziente in Provet. Puoi anche includere tutte le fatture e le ricevute associate (dati finanziari) nella stessa email. Questi documenti contengono anche informazioni sul cliente. Per maggiori dettagli, consulta Visualizzare, stampare e inviare via email la storia del paziente.

Esportazione delle informazioni del cliente

Puoi esportare un foglio di calcolo con le informazioni del cliente, che include tutti i dettagli salvati, come numero di telefono, indirizzo email e indirizzo postale. Puoi includere anche le informazioni sulle preferenze di comunicazione.

Verrà creato un elenco di tutti i clienti e dovrai estrarre dal file le informazioni relative al cliente specifico.

Per accedere alle impostazioni sono necessari determinati permessi utente. .

Puoi gestire il modo in cui i clienti ricevono comunicazioni esterne (ad esempio marketing o newsletter) creando preferenze di comunicazione. Il personale della clinica deve modificare manualmente le preferenze di comunicazione di un cliente per confermare il consenso e disabilitare i canali attraverso i quali il cliente non desidera ricevere messaggi.

Per attivare le preferenze di comunicazione:

Per maggiori informazioni, consulta Configurare le preferenze di comunicazione.