Caso d’uso
Puoi utilizzare le firme elettroniche con moduli PDF e Word personalizzati in Provet per raccogliere le firme dei clienti in modo elettronico, riducendo la necessità di documenti stampati.
Istruzioni
1. Aggiungi un modulo
Aggiungi un modulo a tua scelta.
Modifica il modulo se necessario e assicurati che includa un campo
[[signature]]. Seleziona Salva modifiche per confermare tutte le modifiche apportate.Quando usi moduli Word, seleziona il pulsante Blocca questo modulo. In questo modo verrà abilitato il pulsante Firma per la visualizzazione. I moduli PDF non devono essere bloccati.
2. Crea la Richiesta di firma elettronica
Nella pagina del modulo, seleziona il pulsante Firma.
Nella finestra di dialogo Richiedi una firma elettronica, scegli come consegnare la richiesta. In questo articolo useremo l’opzione e-mail.
Per inviare la richiesta al dispositivo del cliente:
Seleziona l’indirizzo e-mail del cliente sotto Invia email all'indirizzo oppure il numero di telefono del cliente sotto Invia SMS al numero.
Per usare un dispositivo della clinica:
Seleziona la casella di controllo Generare il codice PIN sotto Abilita il dispositivo della clinica. Il PIN viene creato quando salvi la richiesta, non quando selezioni la casella di controllo. Per ulteriori informazioni sulle opzioni di accesso tramite codice PIN, vedi Utilizzare le firme elettroniche con i dispositivi della clinica (modalità di accesso con codice PIN).
Suggerimento: Salva come preferito la pagina di accesso PIN nel browser del dispositivo. L’indirizzo rimane lo stesso per tutte le richieste. Se un preferito salvato smette di funzionare, l’indirizzo è cambiato. Usa l’indirizzo visualizzato nella finestra di dialogo.
Se necessario, modifica il messaggio e regola il Tempo di validità della richiesta di firma (minuti). Il valore predefinito è 1440 minuti (24 ore).
Seleziona Salva per creare la richiesta.
3. Elabora la richiesta e attendi che il cliente firmi
Finestra di elaborazione
Viene aperta la finestra di dialogo Richiesta firma elettronica in attesa, che mostra lo stato della richiesta e l’opzione per annullarla se necessario. Se hai selezionato Generare il codice PIN, in questa finestra di dialogo vengono mostrati anche il PIN e l’indirizzo della pagina di accesso al PIN. Apri quell’indirizzo sul dispositivo della clinica e inserisci il PIN.
Una volta che la richiesta è generata e inviata al cliente, lui può firmarla dal proprio dispositivo. Puoi chiudere la finestra di dialogo se il cliente non la firma immediatamente.
Azioni del cliente
Quando il cliente riceve il messaggio, può avviare il processo di firma aprendo il link incluso nel messaggio.
Viene mostrata l’anteprima del documento e l’opzione per Rifiuta oppure Firma il documento. Se necessario, può anche cambiare la lingua in alto a destra oppure eliminare l’area di firma.
Quando seleziona il pulsante Firma il documento, verrà indirizzato alla schermata di firma. Dovrebbe scrivere la propria firma nella casella dedicata utilizzando il touchscreen oppure un mouse per computer.
Infine, il cliente deve selezionare il pulsante Usa firma per completare il processo. Si apre una finestra di conferma e il cliente deve selezionare Conferma firma. Dopo che la firma è stata fornita correttamente, il cliente può scaricare il documento firmato se necessario e chiudere la pagina. Riceverà inoltre una copia PDF via e-mail.
I campi richiesti devono essere completati prima di firmare
Se il modulo contiene campi contrassegnati come richiesti nel file PDF, il cliente deve compilarli prima di poter firmare.
I campi richiesti vengono contrassegnati non appena il documento si apre. Il cliente non deve provare a firmare per capire cosa manca.
Nella vista di firma, ogni campo richiesto vuoto ha un bordo tratteggiato rosso e un indicatore rosso nell’angolo in alto a destra. Quando il cliente compila un campo, il bordo diventa verde. I campi opzionali non vengono contrassegnati. Anche il campo firma non viene contrassegnato, perché la firma del documento è ciò che lo completa.
Se il cliente seleziona Firma il documento mentre un campo richiesto è ancora vuoto, la schermata di firma non si apre. Viene visualizzato il messaggio "Completa tutti i campi richiesti prima di firmare". La pagina passa al primo campo richiesto vuoto e posiziona il cursore al suo interno. Tutti gli altri campi richiesti vuoti mantengono il bordo rosso.
Una volta che ogni campo richiesto ha un valore, selezionando Firma il documento si apre la schermata di firma come al solito.
Funzionano in questo modo anche i campi di testo richiesti, le caselle di controllo, le liste a discesa e i pulsanti di opzione.
Questo vale per tutte le cliniche. Non c’è un’impostazione per attivarla o disattivarla.
Provet ricontrolla i campi richiesti quando il documento firmato viene inoltrato. I clienti normalmente non vedono questo controllo, perché la vista di firma li blocca prima.
Nota: I campi richiesti vengono letti direttamente dal file PDF. L’asterisco aggiunto alla pagina dall’autore del modulo non viene rilevato. Il campo deve essere contrassegnato come richiesto nell’editor PDF. Vedi Imposta moduli PDF.
Se un cliente segnala che non riesce a firmare un modulo, controlla il modulo per verificare se ci sono campi richiesti non compilati.
Dopo una firma riuscita
Nella scheda Moduli della pagina del cliente, la colonna Stato firma elettronica mostra un segno di spunta verde (✔) quando il modulo è stato firmato correttamente. Puoi anche stampare direttamente da questa vista il modulo firmato selezionando il pulsante di stampa.
Inoltre, quando apri il modulo dalla scheda Moduli, in basso viene visualizzato lo stato "Firma elettronica: Accettata con un timbro orario" e puoi anche stampare la versione firmata tramite il pulsante Stampa documento firmato.