Caso d'uso
È possibile utilizzare le firme elettroniche con moduli PDF e Word personalizzati in Provet per raccogliere le firme dei clienti in formato elettronico, riducendo la necessità di documenti stampati.
Istruzioni [ricevuta elettronica]
1. Aggiungere un modulo
Aggiungere un modulo a scelta.
Modificare il modulo, se necessario, e assicurarsi che includa un campo
[[firma]]. Selezionare Salva modifiche per confermare le modifiche apportate.Quando si utilizzano moduli Word, selezionare il pulsante Blocca questo modulo. In questo modo apparirà il pulsante Firma elettronica.
2. Creare la richiesta di firma elettronica
Nella pagina del modulo, selezionare il pulsante E-signature.
Nella finestra di dialogo Richiedi una firma elettronica, scegliere la modalità di consegna della richiesta. In questo articolo, utilizzeremo l'opzione e-mail.
Per inviare la richiesta al dispositivo del cliente:
Selezionare l'indirizzo e-mail del cliente sotto Inviare e-mail all'indirizzo o il numero di telefono del cliente sotto Inviare SMS al numero. In questo articolo utilizzeremo l'opzione e-mail.
Per utilizzare un dispositivo clinico:
Selezionare Generate PIN code sotto Use the clinic's device. Assicurarsi che il dispositivo della clinica sia aperto all'URL di accesso al PIN mostrato nella finestra di dialogo. Per ulteriori informazioni sulle opzioni di accesso con codice PIN, consultare Utilizzo delle firme elettroniche con i dispositivi clinici (modalità di accesso con codice PIN).
Suggerimento: Segnare l'URL di accesso al PIN nel browser del dispositivo. L'URL rimane lo stesso per tutte le richieste.
Se necessario, è possibile modificare il messaggio e regolare il tempo di validità della richiesta di firma (minuti). L'impostazione predefinita è 1440 minuti (24 ore).
Selezionare Salva le modifiche per creare la richiesta.
3. Elaborazione della richiesta e attesa della firma del cliente
Finestra di elaborazione
Si aprirà una nuova finestra di dialogo che mostrerà lo stato della richiesta e l'opzione per annullarla, se necessario. Una volta generata la richiesta e inviata al cliente, questi dovrebbe essere in grado di firmarla dal proprio dispositivo. È possibile chiudere la finestra di dialogo nel caso in cui il cliente non la firmi immediatamente.
Azioni del cliente
Una volta ricevuto il messaggio, il cliente può avviare il processo di firma aprendo il link all'interno del messaggio.
Gli verrà presentata l'anteprima del documento e l'opzione di "Rifiutare" o "Firmare il documento". Possono anche cambiare la lingua in alto a destra o cancellare l'area della firma, se necessario.
Una volta selezionato il pulsante Sign document, l'utente verrà indirizzato alla schermata della firma. Il firmatario dovrà apporre la propria firma nell'apposita casella, sia con il mouse che con il mouse tradizionale.
Infine, il cliente deve selezionare il pulsante Usa la firma per completare la procedura. Si apre una finestra di conferma e il cliente deve selezionare Conferma firma. Dopo che la firma è stata apposta con successo, le azioni del cliente sono state completate e il cliente può chiudere la pagina. Il cliente riceve anche una copia in formato PDF nella sua e-mail.
Dopo una firma riuscita
Una volta ricevuta la firma, il modulo viene contrassegnato in modo appropriato con un messaggio verde accanto alle opzioni del modulo che si possono vedere all'apertura e non sono necessarie altre azioni. È inoltre possibile scaricare il documento firmato utilizzando il pulsante Download. Il cliente riceve anche una copia in formato PDF nella sua e-mail.
[en] In addition, when you open the form from the Forms tab, the status "E-sign: Accepted with a timestamp" is displayed at the bottom, and you can also print the signed version using the Print signed document button.