Il processo di visita è il flusso di lavoro centrale in cui i professionisti veterinari incontrano clienti e pazienti. Provet copre l'intero flusso di lavoro della visita, dalla pianificazione di un appuntamento alla visita, alla fatturazione e ai pagamenti. Le icone e i colori dell'interfaccia utente di Provet aiutano a seguire facilmente lo stato della visita.

Le sezioni seguenti offrono una panoramica delle fasi del flusso di lavoro della visita e dei relativi stati. Per maggiori informazioni su ogni fase, consulta i link nelle sezioni.

Quando viene fissato un nuovo appuntamento, l'appuntamento inizia con lo stato «Imminente». Gli appuntamenti imminenti sono visualizzati in grigio nel calendario degli appuntamenti. Nel Pannello di Controllo, sono mostrati nella sezione Appuntamenti fissati con un'etichetta di stato grigia.

Se un cliente non si presenta a un appuntamento fissato o lo annulla, e l'appuntamento viene contrassegnato manualmente come assente o annullato, lo stato dell'appuntamento diventa «Assente». Gli appuntamenti con stato Assente sono visualizzati in bianco nel calendario e con un'etichetta di stato grigia nel Pannello di Controllo. Gli appuntamenti annullati sono visualizzati in grigio nel Pannello di Controllo e rimossi dal calendario degli appuntamenti.

Se un appuntamento saltato non viene contrassegnato manualmente come assente o annullato, lo stato dell'appuntamento passa automaticamente a «Superato» dopo l'orario di inizio. Gli appuntamenti superati sono visualizzati in arancio nel calendario e con un'etichetta di stato gialla nel Pannello di Controllo.

Gli appuntamenti imminenti possono essere contrassegnati manualmente come confermati. Nel calendario, gli appuntamenti confermati mostrano la dicitura «Confermato» nella relativa fascia oraria.

Quando il cliente e il paziente arrivano in clinica, è possibile registrare il loro arrivo all'appuntamento. Questo passaggio è opzionale e viene in genere utilizzato quando un addetto alla reception gestisce l'ammissione prima che il veterinario inizi la visita. Se il veterinario gestisce l'ammissione e avvia direttamente la visita, è possibile saltare questo passaggio.

Nella pagina della nuova visita, seleziona Ammetti paziente nella barra delle azioni in fondo a una bozza di visita per registrare l'arrivo del paziente. Per annullare l'operazione, seleziona Annulla ammissione. Lo stato della visita torna quindi a «Pro forma».

Nel calendario degli appuntamenti, gli appuntamenti contrassegnati come ammessi/arrivati sono visualizzati in viola. Nel Pannello di Controllo, sono mostrati nella sezione Visite recenti con un'etichetta di stato rosa scuro.

Quando inizia la visita, lo stato dell'appuntamento viene aggiornato a «In corso». Durante la visita vengono effettuati trattamenti veterinari o esami diagnostici e nella pagina della visita vengono aggiunti note cliniche, addebiti per i trattamenti, istruzioni per la dismissione e altre informazioni. Lo stato dell'appuntamento viene aggiornato automaticamente quando un utente inizia ad aggiungere informazioni nella pagina della visita, ma può anche essere modificato manualmente. Nella pagina della nuova visita, seleziona Avvia visita nella barra delle azioni in fondo alla pagina.

Nel calendario degli appuntamenti, le visite in corso sono visualizzate in blu. Nel Pannello di Controllo, sono mostrate nella sezione Visite recenti con un'etichetta di stato viola chiaro.

Una volta completate la visita e i trattamenti, lo stato dell'appuntamento può essere aggiornato a «In attesa di dimissione». Questo passaggio è opzionale e dipende dal processo dell'organizzazione e dalle impostazioni della posizione della clinica. In questa fase, il personale della clinica rivede in genere le istruzioni per la dismissione e discute con il cliente i farmaci da portare a casa. Il cliente e il paziente vengono quindi accompagnati alla reception per completare la fatturazione.

Nella pagina della nuova visita, seleziona In attesa di dimissione nella barra delle azioni in fondo alla pagina. Lo stato mostrato nella barra delle azioni diventa «Pronto per la dismissione». Per annullare l'operazione, seleziona Annulla dimissione.

È anche possibile passare direttamente dallo stato «In corso» alla fatturazione e al pagamento, oppure utilizzare uno stato aggiuntivo «Fatturazione» dopo «In attesa di dimissione».

Nel calendario degli appuntamenti, le visite pronte per la dismissione sono visualizzate in turchese. Nel Pannello di Controllo, sono mostrate nella sezione Visite recenti con un'etichetta di stato blu.

A seconda del processo dell'organizzazione e delle impostazioni della posizione della clinica, dopo «In attesa di dimissione» può essere utilizzato uno stato aggiuntivo «Fatturazione». In questa fase, la bozza della fattura e tutti gli addebiti vengono verificati per garantirne l'accuratezza e la completezza. È inoltre possibile aggiungere gli eventuali oggetti di vendita finali.

Nel calendario degli appuntamenti, le visite in fase di fatturazione sono visualizzate in turchese. Nel Pannello di Controllo, sono mostrate nella sezione Visite recenti con un'etichetta di stato viola chiaro.

A seconda delle impostazioni della posizione della clinica, la fatturazione e il pagamento possono essere completati in un unico passaggio o separatamente in due passaggi.

Nel flusso di lavoro di fatturazione in due passaggi e pagamento, lo stato dell'appuntamento viene aggiornato a «Rilasciato» quando una fattura viene finalizzata. In questa fase, la visita del paziente è terminata e la fattura è stata finalizzata, ma i pagamenti non sono ancora stati ricevuti. Se la finalizzazione della fattura e l'aggiunta del pagamento vengono eseguite in un unico passaggio, lo stato della visita passa direttamente a «Fattura pagata».

Nel calendario degli appuntamenti, le visite con stato Rilasciato sono visualizzate in verde. Nel Pannello di Controllo, sono mostrate nella sezione Visite recenti con un'etichetta di stato verde chiaro.

Quando viene aggiunto il pagamento della fattura, lo stato dell'appuntamento diventa «Fattura pagata» e il flusso di lavoro è completo.

Nel calendario degli appuntamenti, le visite completate sono visualizzate in verde. Nel Pannello di Controllo, sono mostrate nella sezione Visite recenti con un'etichetta di stato verde chiaro.

Per maggiori informazioni sulle diverse fasi del flusso di lavoro della visita, consulta Flusso di lavoro della visita.