Laskun voi palauttaa luomalla hyvityslaskun. Hyvityslaskua käytetään Provetissa viimeisteltyjen laskujen korjaamiseen. Hyvityslasku toimii samalla tavalla kuin tavallinen lasku, mutta se on aina linkitetty olemassa olevaan laskuun tai toiseen hyvityslaskuun. Tässä artikkelissa esitellään hyvityslaskut ja Provetissa käytettävissä olevat erilaiset palautusvaihtoehdot. Opit hyvittämään ja palauttamaan koko laskun tai vain osan siitä. Artikkelissa kerrotaan myös muista hyvityslaskuvaihtoehdoista.
Mitä hyvityslaskut ovat?
Hyvityslaskut (joita kutsutaan myös hyvitysmuistioiksi) ovat myyjän (yrityksesi) ostajalle (eläimen omistajalle) laatimia kaupallisia asiakirjoja. Hyvityslaskua käytetään, kun kauppa on tehty ja lasku viimeistelty Provetissa, mutta laskuun tarvitaan korjauksia. Näin voi käydä esimerkiksi silloin, kun asiakas palauttaa tuotteen tai tuotteesta on veloitettu virheellinen summa.
Viimeisteltyjä laskuja ei voi muokata tai poistaa hyvän kirjanpitotavan mukaisesti. Siksi viimeistellystä laskusta on aina luotava hyvityslasku, kun laskua täytyy korjata – myös silloin, kun virhe huomataan ennen kuin asiakas on maksanut tai laskulle on lisätty maksusuorituksia. Jos viimeistellyssä hyvityslaskussa on virhe, se on korjattava luomalla uusi hyvityslasku.
Provetissa hyvityslasku näyttää pitkälti tavalliselta laskulta, mutta se on aina linkitetty tavalliseen laskuun tai toiseen hyvityslaskuun.
Huomio: Koontilaskuun kuuluvalle laskulle ei voi luoda hyvityslaskua. Maksamattomat koontilaskut voi kuitenkin peruuttaa, minkä jälkeen alkuperäisille laskuille voi luoda hyvityslaskut.
Hyvitysvaihtoehdot Provetissa
Avaa hyvityslaskuvalikko valitsemalla viimeistellyn laskun sivun alareunasta Hyvityslasku-painike. Käytettävissä olevat toiminnot määräytyvät Toimipiste- ja Oikeustasoryhmä-asetusten mukaan.
Koko summan palauttaminen
Hyvitä koko lasku -vaihtoehdolla voit hyvittää ja palauttaa koko laskun, esimerkiksi jos asiakas haluaa palauttaa kaikki samalla laskulla olleet tuotteet. Hyvityksen käsittelytapa riippuu siitä, onko laskulle jo lisätty maksusuorituksia vai onko lasku vasta viimeistelty eikä sille ole vielä lisätty maksusuorituksia.
Osittainen palautus
Hyvitä laskusta vain osa -vaihtoehdolla voit hyvittää ja palauttaa yhden tai useamman laskulta valitun tuotteen. Tuotteen hinnasta voi joskus palauttaa vain osan, esimerkiksi jos haluat palauttaa asiakkaalle osan toimenpiteen hinnasta. Palautetut tuotteet voi myös korvata toisilla tuotteilla. Huomaa, että vakuutuskorvaushakemusta sisältävää laskua ei voi hyvittää osittain.
Hyvitys ja uusi lasku
Hyvitä koko lasku ja luo uusi lasku luonnoksena -vaihtoehdolla voit hyvittää laskun ja luoda uuden laskun, kun alkuperäisen laskun rivit ovat oikein mutta laskun tietoja täytyy muuttaa. Näin voi toimia esimerkiksi silloin, kun asiakas on maksanut laskun omilla tiedoillaan mutta haluaakin laskun yrityksensä nimiin. Tällä vaihtoehdolla alkuperäinen lasku hyvitetään ja luodaan uusi laskuluonnos, jota voit muokata tietojen korjaamiseksi.
Maksusuoritusten peruuttaminen tai korjaaminen
Oikeat maksutavat -vaihtoehdolla voit peruuttaa tai korjata maksusuorituksia, jos niissä on virhe, esimerkiksi väärä maksutapa. Tämä voi olla tarpeen vaikkapa silloin, kun asiakas maksoi käteisellä, mutta maksusuoritus lisättiin vahingossa korttimaksuna. Tämä toiminto ei luo hyvityslaskua.
Voit myös peruuttaa ja korjata maksusuorituksia suoraan laskun sivulla. Huomaa, että päätteeseen liitetyillä maksutavoilla maksusuorituksen voi peruuttaa vain suoraan laskun sivulla.
Maksusuoritusten peruuttaminen ja maksutapojen korjaaminen on mahdollista, kun Toimipiste – Talousasetukset -asetuksissa on valittu Ota käyttöön maksujen peruutus ja sinulla on käyttäjäoikeus maksusuoritusten peruuttamiseen. Jos klinikallasi ei ole otettu maksujen peruuttamista käyttöön, voit tarvittaessa muuttaa maksutapaa hyvityslaskutoiminnoilla.
Hyvityslaskun tulostaminen ja lähettäminen sähköpostitse
Voit tulostaa hyvityslaskun tai lähettää sen asiakkaalle sähköpostitse samalla tavalla kuin tavallisen laskun. Hyvityslaskun sivun alareunan työkalurivillä ovat Lähetä sähköpostitse- ja Tulosta-painikkeet. Saat lisää tulostusvaihtoehtoja valitsemalla Tulosta-painikkeen vieressä olevan nuolen.
Palautukset korttimaksupäätteiden liitäntöjen kautta
Korttimaksupäätteen liitännästä ja sen asetuksista riippuen maksun palauttaminen korttimaksupäätteen kautta voi olla mahdollista. Palautus ei kuitenkaan aina onnistu, jolloin palautuksiin tarvitaan toinen maksutapa. Korttimaksupääteliitäntöjen yhteydessä hyvityslaskuissa ei voi käyttää korttimaksutapaa, vaan Provetin asetuksiin on määritettävä jokin muu maksutapa.
Lisätietoja maksusuoritusten palauttamisesta Provet Payn kautta on artikkelissa Provet Pay -maksut ja palautukset.
Lisätietoja maksusuoritusten palauttamisesta Gravity Payments -liitännän kautta on artikkelissa Maksusuoritusten palauttaminen Gravity-liitännän kautta.