Enlaces rápidos
Introducción
La función de preinscripción en línea permite a sus clientes preinscribirse antes de su cita mediante un formulario en línea. Permitir que los clientes se preinscriban ahorra tiempo en la recepción y al principio de la consulta. También ofrece a los clientes una forma segura y privada de comunicar sus datos personales, lo que de otro modo tendrían que hacer en una zona de recepción abierta.
Cuando un cliente hace una reserva online o una cita está reservada en el calendario de citas de Provet, los mensajes de confirmación y recordatorio de la cita incluyen un enlace a la página de pre-registro donde pueden comprobar su información y proporcionar otra información preliminar.
Además, puede permitir que los clientes se registren para su cita en línea. Esta opción está disponible si se utiliza el registro previo.
El pre-registro y el auto registro son funciones complementarias. Para más información, póngase en contacto con las ventas de Provet o con soporte al cliente.
Establecer la preinscripción
Ve a Ajustes > General > Ubicación Clínica > Interacciones del cliente y selecciona el botón del marcador.
Desplácese hacia abajo para seleccionar Habilitar pre-registro del cliente / Auto facturación.
Si utiliza tipos de motivo, seleccione los tipos de motivo para los que desea permitir la preinscripción en el campo Activado para tipos de motivo. Cuando se selecciona un tipo de motivo incluido aquí para una cita, se añade un enlace a la preinscripción en los mensajes de confirmación y recordatorio. Si deja este campo vacío, la preinscripción estará disponible para todos los tipos de motivo.
En el campo Pre-registro de la cabecera de mensajes , puede añadir un encabezado para la sección de pre-registro en la confirmación de cita y mensajes de recordatorio. Si deja este campo vacío, se utiliza la cabecera por defecto siguiente: 'Continuar con el pre-registro'.
En el campo Contenido del mensaje de preinscripción, puede añadir el cuerpo del texto para la sección de preinscripción en los mensajes de correo electrónico de confirmación de cita y de recordatorio. Tenga en cuenta que el cuerpo del texto no se muestra en los mensajes SMS, sólo en el correo electrónico. Si deja este campo vacío, se utilizará el siguiente texto por defecto: 'La función de preinscripción permite una forma personal y segura de compartir/actualizar sus datos personales y permite una llegada más agradable y rápida a la clínica para usted y su mascota.'
En el campo Descripción del formulario de preinscripción, puede añadir un mensaje personalizado al formulario de preinscripción.
En el campo Encabezado de correo electrónico de confirmación de pre-registro , puede añadir un encabezado personalizado para el correo de confirmación enviado después de completar el pre-registro.
En el campo Pre-registro de contenido de correo electrónico de confirmación , puede añadir contenido que se mostrará en el correo de confirmación después de completar el pre-registro.
Haga clic en Guardar junto a Interacciones del cliente para aplicar los cambios.
Ejemplo de enlace a la preinscripción en un correo electrónico de confirmación de cita:
Ajustes adicionales
Autenticación de dos factores con contraseña de una sola hora (OTP)
Activar la autenticación de dos factores para el prerregistro: Cuando se selecciona esta opción, los clientes reciben un código de verificación por SMS, que deben introducir para acceder al formulario de preinscripción. La autenticación de dos factores añade una capa adicional de seguridad: si el correo electrónico de confirmación se envía accidentalmente a una dirección incorrecta, el destinatario no podrá acceder al formulario de preinscripción si no puede proporcionar el código de verificación enviado por SMS.
Para habilitar la autenticación de dos factores, vaya a Ajustes > General > Ubicación Clínica > Interacciones del cliente y seleccione el botón del marcador. Seleccione Habilitar la autenticación de dos factores para el pre-registro en la configuración de pre-registro.
El método de verificación depende de cómo el cliente recibió el enlace de pre-registro:
Si el cliente recibió el enlace por correo electrónico, un código de una sola vez es enviado a su número de teléfono por SMS.
Si el cliente recibió el enlace por SMS, se envía un código de una sola vez a su dirección de correo electrónico.
Los datos de contacto utilizados para la verificación están parcialmente enmascarados por seguridad. Por ejemplo, un número de teléfono se muestra como ••••1234 y una dirección de correo electrónico como j••••@example.com.
El cliente introduce la contraseña de una sola vez en la pantalla de verificación para confirmar su identidad y acceder al formulario de pre-registro.
Tanto una dirección de correo electrónico válida como un número de teléfono deben estar archivados en el registro del cliente para que la verificación OTP funcione. Si alguno de los dos falta, el cliente no puede completar el paso de verificación.
Nota
Si el cliente no ha recibido el correo electrónico de confirmación o SMS por alguna razón, puede volver a enviarlo editando la cita y guardándola.
Configurar autofacturación
Nota
Puede activar la autofacturación si se ha activado la preinscripción.
Vaya a Configuración > General > Ubicación de la clínica > Interacciones con los clientes y seleccione Activar autofacturación.
Tiempo en minutos antes de marcar como llegado: Con este parámetro, puede definir cuánto tiempo antes de su cita los clientes pueden registrarse. Por ejemplo, si se establece en 30, los clientes no podrán registrarse hasta 30 minutos antes de su cita. Cuando aún no es posible realizar el check-in, se muestra un mensaje en el portal de citas, por ejemplo: 'Puede realizar el check-in 30 minutos antes de su cita'.
Mensaje de éxito del auto check-in: Puede añadir un mensaje opcional para mostrar a sus clientes cuando se hayan registrado correctamente.
En la sección Ubicaciones de espera, puede añadir ubicaciones de espera entre las que los clientes pueden seleccionar al registrarse. Esto es útil si tiene varias zonas de espera diferentes para clientes y pacientes. Para añadir una nueva ubicación de espera, seleccione el botón Añadir. Puede editar o eliminar ubicaciones de espera utilizando los botones bolígrafo y papelera.
Puede pedir a los clientes que faciliten el historial médico del paciente antes de su cita formulando preguntas preliminares en el registro previo. Como las preguntas se definen por separado para los distintos motivos de la cita, puede añadir preguntas específicas relacionadas con la naturaleza de la cita.
Vaya a Configuración > Elementos & Listas > Motivos y abra un motivo para el que desee añadir preguntas.
Desplácese hasta la parte inferior del diálogo de motivos y seleccione el botón + Pregunta preliminar .
Escriba una pregunta en el campo Pregunta y, a continuación, vuelva a seleccionar el botón + Pregunta preliminar para añadir más preguntas.
Recibir y comprobar los datos de prerregistro
En el correo electrónico de confirmación de la cita del cliente y/o en el mensaje SMS se incluye un enlace al registro previo y al autocheck-in. Tenga en cuenta lo siguiente:
El cliente y el paciente deben existir en Provet antes de que el cliente pueda realizar el pre-registro.
Al crear una cita, asegúrese de que está seleccionado el envío de un mensaje de confirmación/recordatorio a #UUID-3d35847c-515e-b7c6-41e3-953fde115ff7 .
Asegúrese de que se ha seleccionado un veterinario para la consulta.
Si desea que los clientes respondan a preguntas preliminares antes de su cita, asegúrese de que la razón seleccionada tiene preguntas preliminares configuradas para ella.
Nota
Actualmente, el prerregistro y el autocheck-in sólo pueden utilizarse con citas de un solo paciente. Si se añaden más pacientes a la cita, el cliente no podrá introducir o verificar sus datos en el prerregistro.
Cuando el cliente ha rellenado o actualizado su información usando el formulario de pre-registro (y el auto check-in opcional), Usted puede revisar la información en Provet. Puedes hacer esto en:
Diálogo de citas (calendario de citas)
Diálogo de admisión (al marcar una cita como llegada)
Página del paciente
Página del cliente
En estas páginas se muestra el siguiente mensaje:
Seleccione la Por favor, confirme los datos aquí enlace en la nota. Se abre un diálogo de información de pre-registro. La información guardada actualmente en Provet se muestra a la izquierda bajo Datos del cliente en Provet y Datos del paciente en Provet. La información que el cliente ha proporcionado en el pre-registro se muestra a la derecha bajo Nuevos datos proporcionados por el cliente. Por defecto, sólo se muestran los campos para los que el cliente ha proporcionado información actualizada. Si desea ver todos los campos de información de cliente y paciente, incluyendo aquellos que el cliente no ha cambiado, seleccione Mostrar todos los campos.
Para aceptar las actualizaciones del cliente, seleccione los botones de flecha entre los campos. Si quieres aceptar todos los cambios en una sola vez, selecciona el botón Todo en la parte superior. Las actualizaciones del cliente se copian en los campos Provet de la izquierda. También puedes editar los campos de Provet manualmente si quieres hacer algunos cambios en la información proporcionada por el cliente (por ejemplo, corregir un tipo).
Para guardar los cambios, seleccione el botón Actualizar.
Si desea eliminar por completo las actualizaciones del cliente, seleccione el botón Descartar. Tenga en cuenta que, una vez confirmada, ya no podrá recuperar la información de preinscripción.
Guía del cliente: Utilización de la preinscripción y el autocheck-in
CONSEJO: Puede crear sus propias instrucciones para los clientes basándose en estas instrucciones e incluir sus instrucciones en el mensaje de preinscripción o en la página web de su clínica.
Seleccione el enlace a la página de preinscripción en su mensaje de confirmación de cita o de recordatorio (correo electrónico y/o mensaje SMS).
Si la autenticación de dos factores está habilitada, verifique su identidad introduciendo la contraseña de una sola vez (OTP) enviada a su método de contacto alternativo (SMS o correo electrónico).
Si recibe el enlace por correo electrónico, SMS envía un código de una sola vez a su número de teléfono.
Si recibe el enlace por SMS, se le enviará un código único a su dirección de correo electrónico.
La página de pre-registro está llena con información disponible de tu perfil en Provet. Revise la información y rellene los espacios en blanco o actualice la información existente si es necesario.
Responda a las preguntas preliminares que puedan incluirse en función del motivo de su visita.
Si la autofacturación está disponible, puede marcarse como llegado y seleccionar un lugar de espera.
Cuando esté listo, seleccione Enviar.