Översikt
Onlinebokning gör att dina kunder kan boka bokade tider på egen hand när som helst på dygnet. Genom att erbjuda onlinebokning kan du dessutom frigöra tid på kliniken till andra uppgifter.
Med funktionen Onlinebokning i Provet får du detaljerad kontroll över kundernas åtkomst till bokning av bokade tider. Du kan avgöra vilka tjänster eller behandlingar som ingår och välja vilka luckor som ska vara tillgängliga för onlinebokning. Du kan även lägga till instruktioner som är kopplade till en specifik behandling för att informera dina kunder om hur de ska förbereda sig inför bokningen.
Obs: En ny design för Onlinebokning finns tillgänglig. Läs mer om den nya designen eller lär dig hur du aktiverar den för dina kunder.
Steg för att ställa in Onlinebokning
När onlinebokningsfunktionen har lagts till i ditt system kan du redigera onlinebokningsinställningar och slutföra den obligatoriska inställningen:
Arbetsflöde för kunder i Onlinebokning
Nedan beskrivs hur ditt onlinebokningsformulär ser ut för dina kunder och hur de använder det.
Texten du lade till i fältet Information i allmänna onlinebokningsinställningar visas under sidtiteln (a).
Beroende på vilka val du har gjort i formuläret kan kunden behöva välja enhet.
Beroende på enhetsinställningar kan kunden behöva välja Art för patienten.
Kunden väljer en orsakgrupp.
Kunden väljer en orsak. Instruktioner som är specifika för orsaken och som ställs in i orsaksinställningar visas under orsaken (b).
I kalendern visas dagar med tillgängliga tider i grönt. Kunden väljer en dag i kalendern.
Tillgängliga tider för den valda dagen listas nedan. Tillgängliga tider beror både på orsaksinställningar och på Tillgängliga tider samt Krav på tid före bokningen startar i allmänna onlinebokningsinställningar. Kunderna kan använda filter för att se tillgängliga tider för hela dagen, morgon, eftermiddag eller kväll. Om det är aktiverat visas den behandlande veterinären i korten för luckorna.
Kunden väljer knappen Välj för att välja en tid för bokning.
En ny sida öppnas. Vald tid visar en sammanfattning av bokade tider. Varaktigheten och namnet på ansvarig medarbetare kan döljas eller visas beroende på allmänna onlinebokningsinställningar.
Kunden fyller i sina uppgifter. Obligatoriska fält som är markerade med en asterisk (*).
Kunden fyller i information om sitt husdjur. Endast bokade tider för ett enskilt husdjur är tillgängliga i onlinebokning. Information som läggs till i textfältet visas i vald tid och i avsnittet för allmän information under konsultation. Observera att kunderna får frågan om att verifiera sitt mobilnummer med en engångs-SMS-kod innan de bekräftar bokade tider. För fullständiga detaljer om hur verifieringen fungerar, se Onlinebokningsverifiering och säkerhet.
Kunden kan markera kryssrutan Kom ihåg mig om de vill att webbläsaren ska komma ihåg den information de har angett. Det är användbart om de bokar online regelbundet.
Kunden väljer Bekräfta bokad tid för att slutföra bokningen. Bokade tider läggs till i din bokningskalender och de valda bekräftelsemeddelandena skickas. En sammanfattningssida öppnas.
Onlinebokning (ny design)
Obs: Endast bokade tider för ett enskilt husdjur kan bokas via onlinebokning. Bokade tider för flera husdjur måste bokas av klinikens personal.
Onlinebokningsprocessen för kunder följer samma flöde och användningsfall som i nuvarande design, men med flera förbättringar för användbarhet.
Arbetsflödet för kunden i den nya portalen för onlinebokning är följande:
Kunden anger bokningskriterier. Beroende på dina allmänna inställningar kan detta inkludera att välja enhet och patientens art. En varning visas om kundens tidszon inte matchar klinikens tidszon.
Orsakgrupper visas i ett expanderbart dragspel. Kunden expanderar en grupp och väljer en specifik orsak. Instruktioner som är specifika för orsaken och som ställs in i orsaksinställningar visas under orsaken.
Dagar med tillgängliga tider visas med en punkt under datumet i kalendern. Kunden väljer en dag.
Tillgängliga tider för den valda dagen listas under datumet. Om det är valt visas den behandlande veterinären i korten för luckorna. Kunden väljer en tid för bokning bland de tillgängliga tiderna.
Kunden uppmanas att ange sin e-postadress för verifiering.
Dialogrutan för vald tid öppnas. En nedräkning på 10 minuter visas och visar hur länge luckan är reserverad när kunden börjar bokningen.
Kunden fyller i sina uppgifter och information om sitt husdjur. Obligatoriska fält är markerade med en asterisk (*). Endast bokade tider för ett enskilt husdjur är tillgängliga i onlinebokning. Nya kunder kan behöva verifiera sin identitet via e-post och i vissa fall även via SMS innan de bekräftar bokade tider. För fullständiga detaljer om hur verifieringen fungerar i den nya designen, se Onlinebokningsverifiering och säkerhet.
Kunden väljer Boka besök för att slutföra bokningen.
Därefter läggs bokade tider till i din bokningskalender och de valda bekräftelsemeddelandena skickas.
Regler för att matcha kunddata med befintlig data i Provet
När Provet tar emot kundens och patientens uppgifter från onlinebokningen försöker systemet automatiskt att matcha de inskickade uppgifterna mot befintliga kunder i ditt system för att undvika dubbletter av kund och patient.
Kunder matchades
En kund anses matcha om:
Förnamnet matchar exakt.
Efternamnet matchar exakt.
Minst en av följande matchningar:
Telefonnummer
E-postadress
Adress
Utifrån matchningsresultatet visar Provet ett meddelande i vyerna för bokade tider och konsultation så att du kan gå vidare:
Om en enkel matchning hittas kopplas kunden automatiskt till bokningen och ett meddelande visas för att bekräfta matchningen.
Om flera möjliga matchningar hittas visas ett meddelande som listar matchningsuppgifterna (t.ex. namn, e-postadress eller telefonnummer). Välj Visar möjliga matchningar för att öppna en lista med föreslagna kunder. Du kan sedan:
Skapa en ny kund med den förifyllda informationen från onlinebokningen, eller
Välj en befintlig kund och klicka Gå vidare med vald kund för att fortsätta.
Om ingen matchning hittas kan en ny kund skapas med ett formulär som automatiskt förifylls med data från onlinebokningen.
Exempel: om det finns en kund som har samma förnamn, efternamn och telefonnummer men en annan eller saknad e-postadress i Provet, så matchas kunden. Observera att den andra informationen (i det här fallet e-postadress) inte uppdateras automatiskt från onlinebokningsdata till kunduppgifterna i systemet. Om det finns dubbletter av kunder i ditt Provet baserat på dessa uppgifter misslyckas matchningen även om andra uppgifter (till exempel kundnr) för en av kunderna matchar med onlinebokningsdata.
Patientmatchning
När en kundmatchning har bekräftats försöker Provet matcha patientuppgifterna. En patient anses matcha om:
Kunden matchar.
Patientens namn matchar exakt.
Art matchar exakt.
Så visas matchningsresultat
Om kunden matchas men ingen matchande patient hittas visas ett meddelande som anger att patienten behöver väljas eller skapas. Du kan då antingen välja en befintlig patient manuellt eller skapa en ny. Formuläret förifylls med den information som anges i onlinebokningen.
När du öppnar en onlinebokad tid i kalendern visar Provet ett meddelande högst upp i vyn för vald tid för att indikera om kunden och patienten har matchats mot befintliga dokument:
Ingen kund- eller patientmatchning:
"Kunden och patienten från onlinebokningen matchades inte i Provet. Redigera bokade tider för att välja en befintlig kund eller skapa en ny."
Kund matchades, patient matchades inte:
"Kunden matchades, men ingen matchande patient hittades i Provet. Redigera bokade tider för att välja en befintlig patient eller skapa en ny."
Kund och patient matchades:
"Kunden och patienten från onlinebokningen matchades framgångsrikt i Provet."