Os tópicos de gatilho permitem que a sua clínica apresente uma mensagem ao cliente antes de a marcação online ser concluída. Quando o cliente escreve uma nota de marcação, o portal de marcação online compara essa nota com os tópicos configurados. Se a nota corresponder a um tópico, o cliente vê a sua mensagem antes de a marcação avançar. Use tópicos de gatilho para situações que prefere tratar por telefone, como emergências ou animais agressivos.
Nota: Os tópicos de gatilho estão a ser disponibilizados gradualmente. Se não vir Tópicos de gatilho nas suas definições de marcação online, a funcionalidade ainda não está disponível para a sua clínica.
Nota: Os tópicos de gatilho funcionam apenas no novo portal de marcação online. Os clientes que utilizam o portal clássico de marcação não veem mensagens de tópico de gatilho.
Nota: Um tópico de gatilho nunca bloqueia uma marcação de forma imediata. Um tópico antecipatório exige que o cliente reconheça a sua mensagem antes de continuar.
Nota: Para aceder a Configurações, selecione o nome do local da clínica no canto superior esquerdo e, em seguida, selecione Configurações no menu que se abre. Configurações só é visível para utilizadores com as permissões adequadas. Se não vir Configurações, contacte o administrador da sua clínica para verificar o seu acesso.
Tipos de tópicos de gatilho
Selecione o tipo ao criar o tópico. O tipo determina se o cliente precisa de reconhecer a mensagem.
Tipo | O que o cliente tem de fazer | Quando usar |
Antecipatório | Selecione a caixa de verificação de dispensar para reconhecer a mensagem. A marcação não pode ser concluída enquanto a caixa de verificação não for selecionada. | Quando a marcação online não é adequada, como numa emergência ou num caso que exige uma chamada antes. |
Informativo | Nada. A mensagem é apresentada sem caixa de verificação e o cliente pode continuar de imediato. | Para informações úteis, como trazer resultados de testes anteriores ou chegar 15 minutos mais cedo. |
Adicionar um tópico de gatilho
Aceda a Configurações > Geral > Localização da clínica > Marcação online.
Desloque-se até Tópicos de gatilho e selecione Adicionar tópico.
Na lista pendente Tipo de gatilho, selecione Antecipatório ou Informativo.
Em Situação a detetar, descreva a situação em linguagem simples. Veja Descrever a situação abaixo.
Em Mensagem ao cliente, introduza a mensagem que o cliente vê. Veja Escrever a mensagem abaixo.
Para um tópico antecipatório, introduza um Rótulo da caixa de verificação de dispensar. Este é o rótulo da caixa de verificação que o cliente seleciona para reconhecer a mensagem e continuar. O campo também é apresentado num tópico informativo, mas tudo o que for introduzido aí é ignorado.
Selecione Guardar.
O tópico de gatilho fica ativo para o local da clínica atualmente selecionado.
Nota: Se deixar Rótulo da caixa de verificação de dispensar vazio, o portal apresenta o rótulo predefinido “Eu compreendo e ainda quero fazer esta marcação”.
Nota: Os tópicos de gatilho são comparados com a nota de marcação escrita pelo cliente. Se o cliente precisa de completar esse campo é definido por local da clínica através de Definir "Notas para veterinário" como um campo obrigatório nas mesmas Definições de reservas online. Se o campo não for obrigatório, o cliente pode deixá-lo vazio e não será associado nenhum tópico.
Descrever a situação
Descreva a situação em linguagem simples, em vez de listar palavras-chave. O portal lê a nota de marcação do cliente e corresponde ao seu significado; por isso, não precisa de prever as palavras exatas que o cliente vai usar.
Por exemplo, um tópico com a situação “O animal comeu algo” também corresponde a uma nota de marcação que diga “Ele comeu um pouco de chocolate”.
A correspondência funciona em diferentes idiomas. Um tópico escrito em inglês também corresponde a uma nota de marcação escrita noutro idioma, pelo que não é necessário criar um tópico separado para cada idioma utilizado pelos seus clientes.
Mantenha cada tópico como uma única situação e evite situações que se sobreponham. Apenas uma mensagem é apresentada ao cliente de cada vez. Quando uma nota de marcação corresponde a mais do que um tópico, é apresentado o tópico cuja situação mais se aproxima da nota. O tipo de gatilho não é considerado, pelo que um tópico informativo pode ser apresentado em vez de um antecipatório. Não confie que um tópico antecipatório tenha prioridade.
Escrever a mensagem
A mensagem é apresentada ao cliente no portal de marcação quando a situação é detetada. Indique qual é a preocupação e o que deve fazer em vez disso. Por exemplo: “Se o seu animal estiver a sangrar ou tiver desmaiado, ligue-nos imediatamente em vez de marcar online.”
Pode incluir os detalhes de contacto da sua clínica utilizando espaços reservados. O portal preenche-os automaticamente.
Espaço reservado | Fica como |
[[clinic_phone_number]] | O número de telefone da sua clínica |
[[clinic_email]] | O endereço de email da sua clínica |
Por exemplo: Ligue para a clínica em [[clinic_phone_number]] antes de efetuar a marcação.
Editar ou eliminar um tópico de gatilho
Os tópicos existentes são apresentados em Tópicos de gatilho, mostrando o tipo, a situação, a mensagem e o rótulo da caixa de verificação de dispensar. Selecione o botão do lápis numa linha para editar esse tópico ou o botão da lixeira para o eliminar.
O que o Pessoal vê na marcação
Quando um cliente reconhece uma mensagem antecipatória e continua, isso é registado na marcação.
Abra a marcação e encontre a secção Informações de reserva online em Detalhes da consulta. O campo Avisos dispensados lista a situação de cada tópico de gatilho que o cliente reconheceu.
O campo mostra o texto Situação a detetar do tópico, não a mensagem que o cliente viu. A nota de marcação do cliente aparece na mesma secção, em Notas para veterinário.