Definições predefinidas
Estas definições são aplicadas a todas as consultas por predefinição. No entanto, também pode definir definições de lembretes específicas do motivo da consulta.
Para editar estas definições, aceda a Configurações > Geral > Localização da clínica > Definições de marcação.
Lembretes de consulta enviados antes: Indique quantas horas ou dias antes são enviados os lembretes para as consultas agendadas. A definição seguinte determina se este valor é em horas ou em dias.
Tipo de hora de envio dos lembretes de consultas: Selecione se os lembretes são enviados em horas ou em dias antes das consultas.
Lembretes de consulta enviados antes: Se selecionou a opção “dias”, indique a hora específica do dia em que os lembretes são enviados.
Exemplo: Com as definições “2”, “Dias” e “9:00”, um lembrete é enviado 2 dias antes da consulta, às 9:00.
Definições de email e definições de SMS
Pode selecionar se as mensagens de confirmação e de lembretes são enviadas por email, SMS (mensagem de texto) ou por ambos.
Para mensagens de email, pode selecionar se pretende incluir a duração da consulta (caso não esteja selecionada, é incluída apenas a hora de início) e adicionar um mapa e instruções de rota. Pode adicionar textos para a saudação do email, texto adicional para novos clientes e instruções adicionais para mensagens de confirmação e lembretes.
De forma semelhante, pode adicionar textos para a mensagem de confirmação por SMS, texto adicional para novos clientes e texto para lembretes.
Pode escrever diretamente nos campos ou usar modelos de texto, caso estejam disponíveis.
Nota: Quando faz alterações aos textos de confirmação e/ou lembretes por email e SMS, é apresentada uma mensagem de confirmação a perguntar se pretende atualizar as alterações em todas as mensagens não enviadas para consultas existentes que não tenham um tipo de razão. Selecione Sim para atualizar as mensagens não enviadas ou Não se quiser aplicar as suas alterações apenas às novas marcações.
Definições específicas do motivo da consulta
Quando as definições de confirmação e lembretes específicas do motivo da consulta foram definidas para o motivo selecionado de uma consulta, são utilizadas para as mensagens de confirmação e lembrete em vez das definições predefinidas. Se não especificar definições específicas para um motivo de consulta, as definições predefinidas são usadas para esse motivo.
Para editar estas definições, aceda a Configurações > Listas & Templates > Razões.
Instruções: Pode adicionar um texto personalizado incluído nas mensagens de confirmação e de lembrete para este motivo de consulta (além da saudação geral por email definida nas definições predefinidas).
Dica: Também pode usar espaços reservados nas instruções, por exemplo, para adicionar automaticamente o nome dos pacientes no texto (por exemplo, “Sem comida ou água para [[patient_name]] 6 horas antes da consulta.”).
Mensagem de email: Selecione se quer usar apenas o texto geral de instruções adicionado no campo Instruções tanto para a mensagem de confirmação como para as mensagens de lembretes, ou se pretende adicionar instruções adicionais para mensagens de confirmação e lembretes. Adicione os textos adicionais nos campos.
Lembrete por email: Configure o botão de chamada para ação (CTA) e adicione formulários aos emails de lembrete:
Dica: Um botão de chamada para ação (CTA) é um elemento de interface clicável concebido para incentivar o seu cliente a realizar uma ação específica. Se estiver selecionado, este botão é adicionado ao email de lembrete e fica acima do Resumo da consulta no email.
Selecione a caixa de verificação Incluir um botão para ação no email de lembrete. Pode configurar como o botão é apresentado. Para configurar o botão, defina Texto do botão para determinar o rótulo que os utilizadores veem e Link do Botão para especificar o endereço web para o qual os clientes são direcionados. Também tem de selecionar um Estilo do botão, escolhendo entre a opção primária, que usa a cor do tema da sua clínica com texto branco, ou a opção secundária, que usa um fundo branco com contornos e texto a cores.
Também pode selecionar a caixa de verificação Incluir botão de formulário nas opções do email de lembrete. Quando estiver selecionado, introduza o texto do botão e selecione Fonte do formulário (quer um formulário PDF da Provet quer uma ligação externa). Para formulários Provet, selecione, na lista pendente, os formulários PDF de clientes ou pacientes disponíveis. O formulário anexado será enviado com a confirmação da consulta e o lembrete e ficará visível na consulta depois de concluída com uma Assinatura eletrónica (se disponível). O formulário preenchido será visível na página da consulta e será guardado nos registos do cliente e do paciente, mesmo que a consulta seja cancelada mais tarde.
Mensagem SMS: Selecione se pretende usar as mensagens predefinidas de confirmação e lembrete por SMS sem motivo específico, ou se pretende adicionar mensagens específicas do motivo. Adicione as mensagens específicas do motivo nos campos. Os textos das mensagens podem ter até 1000 caracteres, divididos em várias mensagens SMS. Os campos da mensagem mostram o número de caracteres usados e o número de mensagens em que o texto é dividido. Cada mensagem SMS separada utiliza um crédito de SMS.
Impedir métodos de envio de lembretes por padrão: Pode desativar o envio de lembretes por email, lembretes por SMS ou todos os lembretes quando este motivo é usado.
Impedir métodos de envio de confirmação por padrão: Pode desativar o envio de confirmações por email, confirmações por SMS ou todas as confirmações quando este motivo é usado.
Excluir de lembretes e confirmações de consultas: Pode selecionar Hora da consulta e/ou Veterinário para que sejam excluídos das informações da consulta nas mensagens de confirmação e de lembrete.
Lembretes de consulta enviados antes: Selecione Adicionar lembrete para apresentar esta definição. Indique quantas horas ou dias antes as mensagens de lembretes das consultas agendadas são enviadas aos clientes para este motivo de consulta. A definição seguinte determina se este valor é em horas ou em dias. Pode definir vários lembretes de consulta dentro de uma Razão.
Tipo de hora de envio dos lembretes de consultas: Selecione se os lembretes são enviados em horas ou em dias antes das consultas.
Lembretes de consulta enviados antes: Se selecionou a opção “dias”, indique a hora específica do dia em que os lembretes são enviados.
Nota: Se fizer alterações aos textos de email e/ou SMS e quiser atualizá-los também em todas as mensagens de confirmação e de lembrete não enviadas para consultas existentes deste tipo de razão, selecione o botão Atualização de consulta marcada /lembretes de consultas marcadas. Se não selecionar este botão e apenas guardar as suas alterações, as alterações são aplicadas apenas às novas marcações criadas após a atualização.
Definições de marcação online
Se for usada a marcação online no seu Provet, estão disponíveis as seguintes definições para as consultas marcadas pelos clientes na sua página de marcação online. Além disso, são utilizadas as definições predefinidas e as definições específicas do motivo da consulta para mensagens de confirmação e de lembrete (por exemplo, o horário de envio do lembrete).
Para editar estas definições, aceda a Configurações > Geral > Localização da clínica > Marcação online.
Não mostrar duração aos clientes: Quando selecionado, a duração da consulta não é apresentada nas mensagens de confirmação e de lembrete. Apenas a hora de início é incluída.
Não mostrar o nome do veterinário aos clientes: Quando selecionado, o nome do funcionário responsável pela consulta não é apresentado nas mensagens de confirmação e de lembrete.
Mensagem de email: Neste campo, pode adicionar uma mensagem utilizada nas mensagens de email de confirmação enviadas aos clientes quando marcam uma consulta online.
Enviar confirmação por SMS: Quando selecionado, uma mensagem de confirmação por SMS é enviada aos clientes quando marcam uma consulta online. O texto da mensagem é definido nas definições predefinidas ou nas definições específicas do motivo da consulta.
Enviar cópia do email para a localização da clínica: Quando selecionado, uma cópia da mensagem de email de confirmação do cliente é enviada para o endereço de email da localização da sua clínica.
Confirmar marcações online por padrão: Quando selecionado, as consultas marcadas através da marcação online são confirmadas automaticamente. Se quiser que os clientes confirmem ativamente a sua consulta usando uma ligação ou botão de confirmação, certifique-se de que esta definição não está selecionada.
Confirmação e cancelamento de consultas através de ligação
Pode incluir uma ligação ou um botão de confirmação em qualquer email ou SMS de consulta, permitindo que os clientes confirmem ou cancelem a sua consulta diretamente a partir da mensagem. Isto funciona para todas as consultas, não apenas para as marcadas através da marcação online.
Para adicionar uma ligação ou botão de confirmação, adicione um dos seguintes espaços reservados ao seu modelo de mensagem:
[[appointment_confirmation_url]] — insere uma ligação de texto simples
[[appointment_confirmation_button]] — insere um botão clicável com o texto “Confirmar agendamento da consulta”
Nota: O espaço reservado é verificado sempre que uma mensagem é enviada. Só insere uma ligação ou botão se a consulta ainda não estiver confirmada nesse momento. Se a consulta já estiver confirmada, não aparece nenhuma ligação nem botão na mensagem.
Quando o cliente seleciona a ligação ou o botão, é encaminhado para uma página onde são apresentados os detalhes da sua consulta, podendo então confirmar ou cancelar a consulta. A opção de cancelamento é apenas apresentada se Permitir que o cliente cancele a consulta estiver ativado em Configurações > Geral > Localização da clínica > Interações com o cliente.
Os espaços reservados podem ser adicionados aos seguintes campos:
Texto de saudação de email (Definições de marcação)
Instruções adicionais de confirmação por email (Definições de marcação)
Lembrete por email de instruções adicionais (Definições de marcação)
Texto de confirmação de SMS (Definições de marcação)
Texto de lembrete SMS (Definições de marcação)
Texto de confirmação e lembrete de SMS (Tipo de razão)
Mensagem de email (Definições de marcação online)
Exemplo: Fluxo de marcação online
Uma forma comum de usar esta funcionalidade é com a marcação online, onde pretende que os clientes confirmem ativamente a sua consulta após a marcação. O exemplo seguinte mostra como configurar isto:
Aceda a Configurações > Geral > Localização da clínica > Interações com o cliente e selecione Permitir que o cliente cancele a consulta.
Aceda a Configurações > Geral > Localização da clínica > Marcação online e confirme que Confirmar marcações online por padrão não está selecionado. Se esta definição estiver ativada, as consultas já ficam confirmadas antes da mensagem ser enviada, pelo que não aparece nenhuma ligação nem botão na mensagem.
Aceda a Configurações > Geral > Localização da clínica > Marcação online > Mensagem de email e adicione um dos seguintes espaços reservados ao modelo de mensagem de email: [[appointment_confirmation_url]] para uma ligação de texto simples ou [[appointment_confirmation_button]] para um botão clicável.
Selecione Guardar.
Agora, o cliente recebe uma ligação ou um botão no seu email de confirmação, permitindo que confirme ou cancele a sua consulta.
Confirmação por email, em que é adicionado o espaço reservado [[appointment_confirmation_button]]:
A página de confirmação, onde o cliente pode confirmar ou cancelar o agendamento:
