Use as definições de confirmação e lembretes de consultas para controlar quando os clientes recebem mensagens sobre as suas consultas e o que essas mensagens dizem. As definições predefinidas aplicam-se a todas as citações. As definições específicas de cada motivo substituem as predefinidas nas citações associadas a esse motivo, e a reserva online tem algumas definições adicionais.
Definições predefinidas
As definições predefinidas de confirmação e lembretes aplicam-se a todas as citações, mas também pode definir definições específicas para cada motivo da consulta.
Para editar estas definições, aceda a Configurações > Geral > Localização da clínica > Definições de marcação.
Lembretes de consulta enviados antes: Adicione o número de horas ou dias de antecedência com que os lembretes são enviados para as marcações agendadas. A definição seguinte determina se o número corresponde a horas ou dias.
Tipo de hora de envio dos lembretes de consultas: Selecione se os lembretes são enviados horas ou dias antes das consultas.
Horário de envio específico do lembrete de consulta: Se selecionou a opção «dias», adicione a hora específica a que os lembretes são enviados.
Exemplo: Com as definições «2», «Dias» e «9:00», o lembrete é enviado 2 dias antes da consulta, às 9:00.
Definições de email e SMS
Pode selecionar se as mensagens de confirmação e lembrete são enviadas por email, SMS (mensagem de texto) ou ambos.
Nas mensagens de email, pode selecionar se pretende incluir a duração da consulta (se não selecionar esta opção, só é incluída a hora de início) e adicionar um mapa e indicações de percurso. Pode adicionar textos de saudação para o email, texto adicional para novos clientes e instruções adicionais para mensagens de confirmação e lembretes.
Da mesma forma, pode adicionar textos para a mensagem de confirmação por SMS, texto adicional para novos clientes e texto para os lembretes.
Pode escrever diretamente nos campos ou usar modelos de texto, se estiverem disponíveis.
Nota: Quando altera os textos de confirmação ou lembrete por email ou SMS, é apresentada uma mensagem a perguntar se pretende atualizar as alterações em todas as mensagens não enviadas de consultas existentes sem tipo de motivo. Selecione Sim para atualizar as mensagens não enviadas ou Não para aplicar as alterações apenas a novas consultas.
Definições específicas para cada motivo da consulta
As definições específicas para cada motivo da consulta substituem as definições predefinidas nas citações associadas a esse motivo. Se um motivo não tiver definições específicas, são usadas as predefinidas.
Para editar estas definições, aceda a Configurações > Listas e modelos > Razões.
Instruções: Pode adicionar um texto personalizado que será incluído nas mensagens de confirmação e lembrete para este motivo da consulta (além do texto geral de saudação do email definido nas definições predefinidas).
Dica: Também pode usar espaços reservados nas instruções, por exemplo, para inserir automaticamente o nome do paciente no texto: «Sem alimentos ou água para [[patient_name]] nas 6 horas anteriores à consulta.»Mensagem de email: Selecione se pretende usar apenas o texto geral de instruções adicionado no campo Instruções, tanto para as mensagens de confirmação como para os lembretes, ou se pretende adicionar instruções adicionais para as mensagens de confirmação e os lembretes. Adicione os textos adicionais nos campos.
Lembrete por correio eletrónico: Configure o botão de chamada para ação (CTA) e adicione formulários aos emails de lembrete.
Dica: Um botão de chamada para ação (CTA) é um elemento da interface clicável que incentiva o cliente a realizar uma ação específica. Se selecionado, este botão é adicionado ao email de lembrete e aparece acima do resumo da consulta.Selecione a caixa de verificação Incluir um botão para ação no email de lembrete. Pode configurar a forma como o botão é apresentado. Para configurar o botão, defina o Texto do botão que os utilizadores verão e o Link do Botão que indica o endereço Web para onde os clientes serão encaminhados. Também tem de selecionar um Estilo do botão: a opção primária usa a cor do tema da clínica com texto branco, enquanto a opção secundária usa um fundo branco com contornos e texto coloridos.
Também pode selecionar a caixa de verificação Incluir botão de formulário nas opções do email de lembrete. Depois de selecionar esta opção, introduza o texto do botão e selecione a Fonte do formulário (um formulário PDF do Provet ou um link externo). Para formulários do Provet, selecione um dos formulários PDF de cliente ou paciente disponíveis na lista pendente. O formulário anexado será enviado com a confirmação e o lembrete da consulta e ficará visível na consulta depois de preenchido e assinado eletronicamente (se disponível). O formulário preenchido ficará visível na página da consulta e será guardado nos registos do cliente e do paciente, mesmo que a consulta seja cancelada posteriormente.
Mensagem SMS: Selecione se pretende usar as mensagens predefinidas de confirmação e lembrete por SMS, que não são específicas de um motivo, ou adicionar mensagens específicas para o motivo. Adicione as mensagens específicas nos campos. Os textos das mensagens podem ter até 1000 caracteres e ser divididos em várias mensagens SMS. Os campos das mensagens mostram o número de caracteres utilizados e o número de mensagens em que o texto é dividido. Cada mensagem SMS utiliza um crédito de SMS.
Evitar métodos de envio de lembretes por defeito: Pode desativar o envio de lembretes por email, SMS ou todos os lembretes quando este motivo é usado.
Impedir os métodos de envio de confirmação por padrão: Pode desativar o envio de confirmações por email, SMS ou todas as confirmações quando este motivo é usado.
Excluir de lembretes e confirmações de consultas: Pode selecionar Hora da consulta, Veterinário ou ambos para excluir essas informações da consulta das mensagens de confirmação e lembrete.
Lembretes de consulta enviados antes: Selecione +Adicionar lembrete para apresentar esta definição. Adicione o número de horas ou dias de antecedência com que os lembretes das consultas agendadas deste motivo são enviados aos clientes. A definição seguinte determina se o número corresponde a horas ou dias. Pode configurar vários lembretes de consulta para um motivo.
Tipo de hora de envio dos lembretes de consultas: Selecione se os lembretes são enviados horas ou dias antes das consultas.
Horário de envio específico do lembrete de consulta: Se selecionou a opção «dias», adicione a hora específica a que os lembretes são enviados.
Os emails de confirmação e lembrete da consulta mostram sempre o motivo da consulta no resumo da consulta. Não é possível ocultar o motivo nos emails. Para não incluir o motivo da consulta nas mensagens SMS, use a definição Mensagem SMS do motivo. Selecione mensagens específicas para o motivo e escreva textos de confirmação e lembrete que não mencionem o motivo.
Nota: Se alterar os textos de email ou SMS e pretender atualizá-los também em todas as mensagens de confirmação e lembrete não enviadas para consultas existentes deste tipo de motivo, selecione o botão Atualização de consulta marcada /lembretes de consultas marcadas. Se não selecionar este botão e apenas guardar as alterações, estas serão aplicadas apenas às novas consultas criadas após a atualização.
Definições de marcação online
As definições de marcação online aplicam-se às consultas marcadas pelos clientes na página de reservas online. As definições predefinidas e as definições específicas para cada motivo da consulta, como a hora de envio dos lembretes, também são usadas nas reservas online.
Para editar estas definições, aceda a Configurações > Geral > Localização da clínica > Reserva online.
Não mostrar duração aos clientes: Quando selecionada, a duração da consulta não é apresentada nas mensagens de confirmação e lembrete. Só é incluída a hora de início.
Não mostrar o nome do veterinário aos clientes: Quando selecionada, o nome do funcionário responsável pela consulta não é apresentado nas mensagens de confirmação e lembrete.
Mensagem de email: Neste campo, pode adicionar uma mensagem que será usada nos emails de confirmação enviados aos clientes quando marcam uma consulta online.
Enviar confirmação por SMS: Quando selecionada, é enviada uma mensagem de confirmação por SMS aos clientes quando marcam uma consulta online. O texto da mensagem é definido nas definições predefinidas ou nas definições específicas para cada motivo da consulta.
Enviar cópia por email para a localização da clínica: Quando selecionada, é enviada uma cópia da mensagem de confirmação por email do cliente para o endereço de email da localização da clínica.
Confirmar marcações online por padrão: Quando selecionada, as consultas marcadas através da marcação online são confirmadas automaticamente. Se pretender que os clientes confirmem ativamente a consulta através de um link ou botão de confirmação, certifique-se de que esta definição não está selecionada.
Confirmar ou cancelar uma consulta através de um link
Pode incluir um link ou botão de confirmação em qualquer email ou SMS de consulta, permitindo que os clientes confirmem ou cancelem a consulta diretamente a partir da mensagem. Esta opção funciona para todas as consultas, não apenas para as marcadas através da marcação online.
Para adicionar um link ou botão de confirmação, adicione um dos seguintes espaços reservados ao modelo de mensagem:
[[appointment_confirmation_url]] — insere um link de texto simples
[[appointment_confirmation_button]] — insere um botão clicável com o texto «Confirm appointment»
Nota: O espaço reservado é verificado sempre que uma mensagem é enviada. Só insere um link ou botão se a consulta ainda não tiver sido confirmada nesse momento. Se a consulta já tiver sido confirmada, a mensagem não incluirá nenhum link ou botão.
Quando o cliente seleciona o link ou botão, é encaminhado para uma página com os detalhes da consulta, onde pode confirmar ou cancelar a consulta. A opção de cancelamento só é apresentada se a opção Permitir que o cliente cancele a consulta estiver ativada em Configurações > Geral > Localização da clínica > Interações com o cliente.
Os espaços reservados podem ser adicionados aos seguintes campos:
Texto de saudação de email (Definições de marcação)
Instruções adicionais de confirmação por email (Definições de marcação)
Lembrete por email de instruções adicionais (Definições de marcação)
Texto de confirmação de SMS (Definições de marcação)
Texto de lembrete SMS (Definições de marcação)
Texto de confirmação e lembrete por SMS (Tipo de razão)
Mensagem de email (Definições de marcação online)
Exemplo: fluxo de marcação online
Uma forma habitual de usar esta funcionalidade é com a marcação online, quando pretende que os clientes confirmem ativamente a consulta depois de a marcarem. Veja o exemplo seguinte de configuração:
Aceda a Configurações > Geral > Localização da clínica > Interações com o cliente e selecione Permitir que o cliente cancele a consulta.
Aceda a Configurações > Geral > Localização da clínica > Reserva online e certifique-se de que a opção Confirmar marcações online por padrão não está selecionada. Se esta definição estiver ativada, as consultas já estarão confirmadas antes do envio da mensagem e, por isso, a mensagem não incluirá um link ou botão.
Aceda a Configurações > Geral > Localização da clínica > Reserva online > Mensagem de email e adicione um dos seguintes espaços reservados ao modelo da mensagem de email: [[appointment_confirmation_url]] para um link de texto simples ou [[appointment_confirmation_button]] para um botão clicável.
Selecione Guardar.
O cliente receberá um link ou botão no email de confirmação, que lhe permitirá confirmar ou cancelar a consulta.
Email de confirmação com o espaço reservado [[appointment_confirmation_button]]:
Página de confirmação, onde o cliente pode confirmar ou cancelar a consulta:
