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Definições de reservas online

Este artigo explica as definições de reservas online, incluindo como configurar as faixas horárias, definir o tempo mínimo de antecedência antes das reservas e enviar uma cópia dos emails de confirmação para a clínica, juntamente com outras opções importantes.

Nota: Para aceder a Configurações, selecione o nome da localização da clínica no canto superior esquerdo e, em seguida, selecione Configurações no menu que é aberto. Tenha em atenção que Configurações só fica visível para utilizadores com as permissões adequadas. Se não vir Configurações, contacte o administrador da sua clínica para verificar o seu acesso.

Definições gerais de reservas online

As definições gerais de reservas online ao nível da localização da clínica são definidas em Configurações > Geral > Localização da clínica > Reservas online.

Dica: Ao atualizar as definições, é útil ter a pré-visualização de reservas online aberta para ver como as alterações afetam a página de reservas online. Clique com o botão direito no botão Pré-visualização de reservas online para abrir a pré-visualização de reservas online num novo separador do navegador.

Para editar as definições, selecione o botão de lápis ao lado do título da secção. Depois de fazer as alterações, selecione Guardar.

  • Ativado: Selecione esta opção para ativar a funcionalidade de reservas online para a localização da sua clínica. Se esta opção não estiver selecionada, não pode adicionar reservas online para turnos e disponibilizar reservas online aos seus clientes.

  • Visibilidade do portal do doente: Use esta opção para controlar se a localização da clínica aparece nos resultados da pesquisa do Provet Patient Portal. Esta opção pode ser útil se uma departamento for criada apenas para testes internos e não deve ser visível para os clientes no Patient Portal.

  • URL de reserva online: Neste campo, pode definir a URL usada para a página de reservas online. Este valor pode ser utilizado como um espaço reservado ([[onlinebooking_url]]) em templates de email e SMS. Se o campo for deixado vazio, o sistema utiliza automaticamente a URL do Patient Portal da clínica. Se preferir ligar diretamente à página de reservas do seu próprio site, pode inserir essa URL aqui.

  • Faixas horárias disponíveis: Se o seu calendário usa faixas horárias menores (15 minutos é o valor predefinido), pode selecionar se pretende disponibilizar todas as faixas, horas completas e meia, ou apenas horas completas nas reservas online.

  • Informação: Neste campo, pode adicionar informação geral que é apresentada no início do formulário de reservas online.

  • Tempo necessário antes do início da consulta: Ao usar esta opção, pode limitar os horários de reservas online para que as reservas não sejam feitas demasiado perto do horário de início da consulta. Por exemplo, se adicionar 120, os clientes não podem marcar consultas com menos de duas horas (120 minutos) antes do início da consulta.

  • Máximo de novas marcações de clientes por dia: Ao usar esta opção, pode definir o número máximo de reservas que os novos clientes podem fazer por dia antes de ser necessária uma verificação adicional por SMS. Esta opção não bloqueia reservas. Quando o limite é excedido, é adicionado um passo extra de verificação por SMS para ajudar a evitar spam ou tentativas de marcação automatizadas.

  • Informação sumária: Neste campo, pode adicionar a informação que é apresentada na página de resumo das reservas online.

  • Etiqueta predefinida para "Notas para veterinário": Neste campo, pode adicionar um título para o campo que os clientes podem usar para acrescentar informação adicional para o funcionário responsável pela consulta.

  • Definir "Notas para veterinário" como um campo obrigatório: Quando esta opção está selecionada, os clientes têm de adicionar informação adicional para o funcionário responsável pela consulta.

  • Ativar o campo de id do cliente: Quando esta opção está selecionada, o campo de ID do cliente é incluído no formulário de reservas online.

  • Definir "ID do cliente" como um campo obrigatório: Esta opção fica disponível quando Ativar o campo de id do cliente está selecionado. Quando esta opção está selecionada, os clientes têm de adicionar o seu ID.

  • Gatilho de tópicos: Mostrar uma mensagem ao cliente antes de a reserva online ser concluída, quando a nota da reserva corresponder a uma situação que definiu. Consulte Configurar gatilhos de tópicos para reservas online.

Em Configurações > Geral > Localização da clínica > Reserva, pode definir um tempo preliminar para reservas online:

  • Tempo preliminar de reserva: Neste campo, pode definir em minutos por quanto tempo uma faixa horária será reservada quando um cliente estiver a fazer uma reserva online. Por exemplo, se definir o tempo preliminar de reserva para 10, a faixa horária será reservada por 10 minutos após o cliente selecionar uma faixa horária nas reservas online. Se o cliente não confirmar a reserva online em 10 minutos, a faixa horária é libertada automaticamente.

Em Configurações > Geral > Localização da clínica > Interações com o cliente, pode gerir as permissões de cancelamento do cliente:

  • Permitir que o cliente cancele a consulta: Selecione esta opção para permitir que os clientes cancelem as suas consultas através do portal de marcação. Se esta opção não estiver selecionada, os clientes não podem cancelar consultas online.

Definições de confirmação e lembretes de consultas

Para editar estas definições, vá a Configurações > Geral > Localização da clínica > Reservas online.

  • Não mostrar duração aos clientes: Quando esta opção está selecionada, a duração da consulta não é apresentada nas mensagens de confirmação e lembretes. Apenas o horário de início é incluído.

  • Não mostrar o nome do veterinário aos clientes: Quando esta opção está selecionada, o nome do veterinário responsável pela consulta não é apresentado nas mensagens de confirmação e lembretes. Tenha em atenção que, se a opção Excluir de lembretes e confirmações de consultas estiver selecionada em definições de motivos específicos da consulta, o campo é ainda incluído, mostrando 'Veterinário' em vez do nome. Para remover completamente a informação do veterinário da mensagem, desative a opção de motivo específico da consulta.

  • Mensagem de email: Adicione uma mensagem incluída no email de confirmação enviado aos clientes quando marcam uma consulta online. Selecione Template de texto para adicionar um template guardado, ou escreva a mensagem no editor abaixo. As opções de formatação disponíveis no editor dependem da opção Formatação do email da sua organização.

  • Enviar confirmação por SMS: Quando esta opção está selecionada, é enviada uma mensagem de confirmação por SMS aos clientes quando marcam uma consulta online. O texto da mensagem é definido nas definições predefinidas ou nas definições de motivo específico da consulta.

  • Enviar email copiado para a localização da clínica: Quando esta opção está selecionada, é enviada uma cópia da mensagem do email de confirmação do cliente para o endereço de email da sua localização da clínica.

  • Confirmar marcações online por padrão: Quando esta opção está selecionada, as consultas criadas através de reservas online são automaticamente marcadas como confirmadas. Se esta opção não estiver selecionada, as consultas criadas através de reservas online permanecem sem confirmação até serem confirmadas manualmente pela equipa da clínica.

Gatilhos de tópicos

Os gatilhos de tópicos mostram uma mensagem ao cliente durante a reserva online quando a nota da reserva corresponde a uma situação que definiu. Os tópicos podem ser escritos em linguagem simples — o sistema corresponde pelo significado, pelo que não são necessários termos/palavras-chave exatos. As mensagens suportam espaços reservados, como [[clinic_phone_number]] e [[clinic_email]].

Para mais informações, consulte Configurar gatilhos de tópicos para reservas online.

Ver também

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