Du kan refundere en faktura ved å opprette en kreditnota. Kreditnotaer brukes til å korrigere ferdigstilte fakturaer i Provet. Dokumentene fungerer omtrent som vanlige fakturaer, men er alltid knyttet til en eksisterende faktura eller en annen kreditnota. Denne artikkelen gir en oversikt over kreditnotaer og de ulike refusjonsalternativene som finnes i Provet, inkludert hvordan du krediterer og refunderer en hel faktura eller bare deler av den. Her finner du også informasjon om de ulike alternativene for kreditnotaer.
Hva er kreditnotaer?
Kreditnotaer (også kalt kreditnotaer) er handelsdokumenter som selgeren (virksomheten din) utsteder til kjøperen (dyreeieren). Du bruker kreditnotaer når et salg er ferdigstilt og en faktura er ferdigstilt i Provet, men fakturaen må korrigeres. Dette kan for eksempel skje hvis en kunde returnerer et produkt, eller hvis et element er belastet feil.
Ferdigstilte fakturaer kan ikke redigeres eller slettes, i tråd med god regnskapsskikk. Derfor må du alltid opprette en kreditnota når en ferdigstilt faktura må korrigeres, selv om du oppdager en feil før kunden har betalt, eller før det er lagt til betalinger på fakturaen. Hvis det er en feil på en ferdigstilt kreditnota, må du på samme måte opprette en ny kreditnota for å korrigere feilen.
I Provet ser kreditnotaer omtrent ut som vanlige fakturaer, men de er alltid knyttet til en vanlig faktura eller en annen kreditnota.
Merknad: Det er ikke mulig å opprette en kreditnota for en faktura som inngår i en samlefaktura. Du kan imidlertid tilbakekalle ubetalte samlefakturaer. Deretter kan du opprette kreditnotaer for de opprinnelige fakturaene.
Krediteringsalternativer i Provet
Åpne kreditnotadialogen i Provet ved å velge knappen Kreditnota nederst på siden for en ferdigstilt faktura. Hvilke funksjoner som er tilgjengelige, avhenger av innstillingene for avdeling og brukerens tillatelsesgruppe.
Full refusjon
Med alternativet Krediter hele fakturaen kan du kreditere og refundere en hel faktura. Dette kan for eksempel være aktuelt hvis en kunde vil returnere alt som inngår på samme faktura. Arbeidsflyten for kreditering varierer etter om det allerede er lagt til betalinger på fakturaen, eller om fakturaen bare er ferdigstilt, uten at det er lagt til betalinger ennå.
Delvis refusjon
Med alternativet Krediter noen elementer på fakturaen kan du kreditere og refundere ett eller flere valgte elementer på en faktura. Noen ganger kan du også refundere deler av et element, for eksempel hvis du vil refundere kunden en del av kostnaden for en prosedyre. Du kan også erstatte refunderte elementer med andre elementer. Hvis fakturaen har et forsikringskrav, kan den ikke krediteres delvis.
Kreditering og ny fakturering
Med alternativet Krediter fakturaen, opprett et nytt utkast kan du kreditere en faktura og opprette en ny når fakturaradene på den opprinnelige fakturaen er riktige, men noe av fakturainformasjonen må endres. Det kan for eksempel være at en kunde har betalt fakturaen med personopplysningene sine, men ønsker at fakturaen skal være stilet til virksomheten sin. Dette alternativet krediterer den opprinnelige fakturaen og oppretter et nytt fakturautkast som du kan redigere for å korrigere opplysningene.
Avbryte eller korrigere betalinger
Med alternativet Korriger betalingsmåte kan du avbryte eller korrigere betalinger hvis det har oppstått en feil, for eksempel hvis feil betalingsmåte er brukt. Dette kan for eksempel være nødvendig hvis en kunde betalte kontant, men betalingen ved et uhell ble registrert som kortbetaling. Dette oppretter ikke en kreditnota.
Du kan også avbryte og korrigere betalinger direkte på fakturasiden. Vær oppmerksom på at med integrerte betalingsterminaler kan du bare avbryte en betaling direkte fra fakturasiden.
Du kan avbryte betalinger og korrigere betalingsmåter hvis Aktiver kansellering av betaling er valgt under Økonomiinnstillinger for avdeling, og du har brukertillatelsen Avbryt betalinger. Hvis klinikken ikke har aktivert kansellering av betalinger, kan du likevel endre betalingsmåten ved behov ved hjelp av kreditnotafunksjonene.
Skrive ut og sende en kreditnota på e-post
Du kan skrive ut eller sende en kreditnota til en kunde på samme måte som en vanlig faktura. På kreditnotasiden finner du knappene Send på e-post og Skriv ut på verktøylinjen nederst på skjermen. Velg pilen ved siden av knappen Skriv ut for å se flere utskriftsalternativer.
Refusjon med integrerte kortbetalingsterminaler
Avhengig av integrasjonen og oppsettet for kortbetalingsterminalen kan det være mulig å refundere via terminalen. Noen ganger er dette imidlertid ikke mulig, og du må bruke en annen betalingstype for refusjoner. Med integrerte kortbetalingsterminaler kan du ikke bruke betalingstypen kortbetaling på kreditnotaer. Du må i stedet konfigurere en annen betalingstype i Provet innstillinger.
Hvis du vil vite hvordan du refunderer betalinger med Provet Pay, kan du lese Provet Pay-betalinger og refusjoner.
Hvis du vil vite hvordan du refunderer betalinger med Gravity Payments-integrasjonen, kan du lese Refundere betalinger med Gravity-integrasjonen.