Standardinnstillinger
Disse innstillingene brukes på alle timeavtaler som standard, men du kan også angi innstillinger for innkalling som gjelder for timeavtaleårsak.
Slik redigerer du disse innstillingene: Gå til Settings > General > Clinic location > Booking Settings.
Appointment reminders sent before: Angi hvor mange timer eller dager før innkallinger sendes for planlagte timeavtaler. Neste innstilling avgjør om tallet skal tolkes som timer eller dager.
Appointment reminders send time type: Velg om innkallinger sendes i timer eller dager før timeavtalen.
Appointment reminder specific send time: Hvis du valgte alternativet «days», angir du tidspunktet på dagen når innkallinger sendes.
Eksempel: Med innstillingene «2», «Days» og «9:00» sendes en innkalling 2 dager før timeavtalen kl. 09:00.
E-postinnstillinger og SMS-innstillinger
Du kan velge om bekreftelses- og innkallingsmeldinger skal sendes via e-post, SMS (tekstmelding) eller begge deler.
For e-postmeldinger kan du velge om du vil inkludere varigheten på timeavtalen (hvis den ikke er valgt, inkluderes bare starttidspunktet), og legge til kart og ruteanvisning. Du kan også legge inn tekst for e-posthilsenen, ekstra tekst for nye kunder, samt tilleggsinstrukser for bekreftelsesmeldinger og innkallinger.
På samme måte kan du legge inn tekst for SMS-bekreftelsesmeldingen, ekstra tekst for nye kunder og tekst for innkallinger.
Du kan skrive direkte i feltene, eller bruke tekstmaler hvis de er tilgjengelige.
Merk: Når du gjør endringer i teksten for e-post og/eller SMS for bekreftelse eller innkalling, vises det en bekreftelsesmelding som spør om du vil oppdatere endringene for alle ulagte meldinger for eksisterende timeavtaler som ikke har en avtaletype. Velg Yes hvis du vil oppdatere ulagte meldinger, eller No hvis du bare vil at endringene skal gjelde nye timeavtaler.
Innstillinger som gjelder for timeavtaleårsak
Når det er angitt bekreftelses- og innkallingsinnstillinger som gjelder timeavtaleårsak for den årsaken som er valgt for en timeavtale, brukes disse til bekreftelses- og innkallingsmeldingene i stedet for standardinnstillingene. Hvis du ikke angir innstillinger som gjelder for timeavtaleårsak for en timeavtaleårsak, brukes standardinnstillingene for den timeavtaleårsaken.
Slik redigerer du disse innstillingene: Gå til Settings > Lists & Templates > Reasons.
Instructions: Du kan legge til en egendefinert tekst som inngår i bekreftelses- og innkallingsmeldingene for denne timeavtaleårsaken (i tillegg til den generelle e-posthilsenen som er definert i standardinnstillingene).
Tips: Du kan også bruke plassholdere i instruksjonene, for eksempel for automatisk å legge inn navnene på pasientene i teksten (f.eks. «No food or water for [[patient_name]] 6 hours prior to appointment.»).
Email message: Velg om du bare skal bruke den generelle instruksjonsteksten som er lagt til i feltet Instructions for både bekreftelses- og innkallingsmeldingene, eller om du vil legge til ekstra instruksjoner for bekreftelses- og innkallingsmeldinger. Legg til tilleggs-tekstene i feltene.
Reminder email: Konfigurer handlingsknappen (CTA) og legg til skjemaer i innkallings-e-poster:
Tips: En handlingsknapp (CTA) er et klikkbart UI-element som er utformet for å oppmuntre kunden til å utføre en bestemt handling. Hvis den er valgt, legges denne knappen til i innkallings-e-posten, og den plasseres over sammendraget av timeavtalen i e-posten.
Velg avmerkingsboksen Include call-to-action button i innkallings-e-posten. Du kan konfigurere hvordan knappen vises. For å konfigurere knappen definerer du Button text for å angi etiketten brukere ser, og Button link for å angi nettadressen kundene blir sendt til. Du må også velge en Button style: enten primæralternativet som bruker klinikkens temafarge med hvit tekst, eller sekundæralternativet som bruker en hvit bakgrunn med fargede rammer og tekst.
Du kan også velge avmerkingsboksen Include form button under valgene for innkallings-e-posten. Når det er valgt, angir du tekst til knappen og velger Form source (enten et Provet PDF-skjema eller en ekstern lenke). For Provet-skjemaer velger du fra nedtrekkslisten over tilgjengelige PDF-skjemaer for kunde eller pasient. Det vedlagte skjemaet sendes sammen med bekreftelsen og innkallingen, og det blir synlig i konsultasjonen når den er fullført med en e-signatur (hvis tilgjengelig). Det utfylte skjemaet blir synlig på konsultasjonssiden og lagres i dokumentasjonen for kunde og pasient, selv om timeavtalen senere blir avbrutt.
SMS message: Velg om du vil bruke standard-SMS-meldinger som ikke gjelder for timeavtaleårsak, for bekreftelse og innkalling, eller om du vil legge til meldinger som gjelder timeavtaleårsak. Legg til meldinger som gjelder timeavtaleårsak i feltene. Tekstene kan være opptil 1000 tegn lange, delt opp i flere SMS-meldinger. Feltene viser antall tegn som er brukt, og antall meldinger teksten er delt inn i. Hver enkelt SMS-melding bruker en SMS-kreditt.
Prevent reminder sending methods by default: Du kan deaktivere sending av e-postinnkallinger, SMS-innkallinger eller alle innkallinger når denne årsaken brukes.
Prevent confirmation sending methods by default: Du kan deaktivere sending av e-postbekreftelser, SMS-bekreftelser eller alle bekreftelser når denne årsaken brukes.
Exclude from appointment reminders and confirmations: Du kan velge Appointment time og/eller Veterinarian som skal ekskluderes fra timeavtaleinformasjonen i bekreftelses- og innkallingsmeldingene.
Appointment reminders sent before: Velg +Add reminder for å vise denne innstillingen. Angi hvor mange timer eller dager før planlagte timeavtaler innkallinger sendes til kunder for denne timeavtaleårsaken. Neste innstilling definerer om tallet skal tolkes som timer eller dager. Du kan angi flere innkallinger i en Reason.
Appointment reminders send time type: Velg om innkallinger sendes i timer eller dager før timeavtaler.
Appointment reminder specific send time: Hvis du valgte alternativet «days», angir du tidspunktet på dagen når innkallinger sendes.
Merk: Hvis du gjør endringer i teksten for e-post og/eller SMS og også vil oppdatere den til alle ulagte bekreftelses- og innkallingsmeldinger for eksisterende timeavtaler for denne avtaletypen, velger du knappen Update appointments / appointment reminders. Hvis du ikke velger denne knappen og bare lagrer endringene, gjelder endringene bare nye timeavtaler som opprettes etter oppdateringen.
Innstillinger for online booking
Hvis online booking er i bruk i Provet, er følgende innstillinger tilgjengelig for timeavtaler som bookes av kunder på den nettbaserte bookingsiden. I tillegg brukes standard- og innstillinger som gjelder for timeavtaleårsak for bekreftelses- og innkallingsmeldinger ved online booking (for eksempel sendetidspunktet for innkalling).
Slik redigerer du disse innstillingene: Gå til Settings > General > Clinic location > Online booking.
Do not show duration to clients: Når det er valgt, vises ikke varigheten av timeavtalen i bekreftelses- og innkallingsmeldingene. Bare starttidspunktet er inkludert.
Do not show veterinarian's name to clients: Når det er valgt, vises ikke navnet på den ansvarlige ansatte for timeavtalen i bekreftelses- og innkallingsmeldingene.
Email message: I dette feltet kan du legge til en melding som brukes i bekreftelses-e-postene som sendes til kunder når de booker en timeavtale på nett.
Send SMS confirmation: Når det er valgt, sendes det en SMS-bekreftelse til kunder når de booker en timeavtale på nett. Meldingsinnholdet er definert i standardinnstillingene eller innstillingene som gjelder for timeavtaleårsak.
Send email copy to clinic location: Når det er valgt, sendes en kopi av kundens bekreftelses-e-postmelding til e-postadressen til avdelingen din.
Confirm online bookings by default: Når det er valgt, blir timeavtaler som bookes via online booking automatisk bekreftet. Hvis du vil at kunder aktivt skal bekrefte timeavtalen sin via en bekreftelseslenke eller en knapp, må du sørge for at denne innstillingen ikke er valgt.
Bekreftelse og kansellering av timeavtale via lenke
Du kan inkludere en bekreftelseslenke eller en knapp i enhver e-post eller SMS for en timeavtale. Da kan kunder bekrefte eller avbestille timeavtalen direkte fra meldingen. Dette fungerer for alle timeavtaler, ikke bare de som er booket via online booking.
For å legge til en bekreftelseslenke eller knapp, legger du til en av følgende plassholdere i meldingsmalen:
[[appointment_confirmation_url]] — setter inn en lenke som ren tekst
[[appointment_confirmation_button]] — setter inn en klikkbar knapp med teksten «Confirm appointment»
Merk: Plassholderen sjekkes hver gang en melding sendes. Den setter inn en lenke eller knapp bare hvis timeavtalen fortsatt er ubekreftet på det tidspunktet. Hvis timeavtalen allerede er bekreftet, vises det ingen lenke eller knapp i meldingen.
Når kunden velger lenken eller knappen, blir de tatt til en side som viser timeavtaleinformasjonen deres, der de kan bekrefte eller avbestille timeavtalen. Kanselleringsvalget vises bare hvis Allow client to cancel appointment er aktivert under Settings > General > Clinic location > Client Interactions.
Plassholderne kan legges til i følgende felter:
Email greeting text (Booking settings)
Email confirmation additional instructions (Booking settings)
Email reminder additional instructions (Booking settings)
SMS confirmation text (Booking settings)
SMS reminder text (Booking settings)
SMS confirmation & reminder text (Reason type)
Email message (Online booking settings)
Eksempel: Arbeidsflyt for online booking
En vanlig måte å bruke denne funksjonen på er med online booking. Da vil du at kunder aktivt skal bekrefte timeavtalen sin etter at den er booket. Følgende er et eksempel på hvordan du kan sette dette opp:
Gå til Settings > General > Clinic location > Client Interactions og velg Allow client to cancel appointment.
Gå til Settings > General > Clinic location > Online booking og sørg for at Confirm online bookings by default ikke er valgt. Hvis denne innstillingen er aktivert, er timeavtalene allerede bekreftet før meldingen sendes, så ingen lenke eller knapp vises i meldingen.
Gå til Settings > General > Clinic location > Online booking > Email message og legg til én av følgende plassholdere i meldingsmalen: [[appointment_confirmation_url]] for en lenke som ren tekst, eller [[appointment_confirmation_button]] for en klikkbar knapp.
Velg Save.
Nå mottar kunden en lenke eller en knapp i bekreftelses-e-posten sin, som lar dem bekrefte eller avbestille timeavtalen.
E-postbekreftelse, der plassholderen [[appointment_confirmation_button]] er lagt til:
Bekreftelsessiden, der kunden kan bekrefte eller avbestille timeavtalen sin:
