Denne artikkelen forklarer hvordan du setter opp en timeavtale for en kunde og en pasient i Provet, fra å velge dato og tid til å bekrefte innstillingene for innkalling.
Gå til Kalender og velg kalenderkolonnen til den ansatte (eller ressurs, internavdeling osv.) du vil sette opp timeavtalen for. For å angi tid og varighet for timeavtalen kan du enten klikke og dra i kalenderen, eller angi tiden i dialogboksen Ny timeavtale i neste steg.
Fyll ut nødvendig informasjon om timeavtalen:
Avtaletype: Kan være påkrevd avhengig av innstillingene for avdeling.
Årsak: Teksten i dette feltet legges til i bekreftelsesmeldingen som sendes til kunden.
Kunde: Hvis kunden ikke er kjent, må du legge til en merknad i Merknader-feltet.
Veterinær eller Ressurs (for eksempel utstyr som ultralyd)
Fyll ut eventuell tilleggsinformasjon.
Merk at når du sjekker inn pasienten eller starter konsultasjonen, kan du fortsatt redigere og legge til informasjon. For eksempel kan du legge til ansvarlig dyrepleier i konsultasjonen hvis det er aktivert å legge til dyrepleiere i innstillingene for avdeling.
Velg kundens e-post og alternativer for kommunikasjon via SMS. Innkallinger sendes basert på avdelingens innkallingsinnstillinger for timeavtaler eller innstillinger for årsak til timeavtale.
Velg Lagre. Timeavtalen vises i kalenderen til den/de ansatte og ressursene den ble lagt til for.
Tilleggsinformasjon og tips
Merk at brukere kan hindre bestilling av timeavtaler utenfor de planlagte skiftene sine.
Avhengig av innstillingene kan det være mulig å bestille timeavtaler utenfor klinikkens åpningstider.
Du kan også starte bestilling av timeavtale fra kundens- og pasientsiden. Når du er i kunde-delen, velger du + Opprett ny > Timeavtale, eller når du er i pasient-delen, velger du knappen Timeavtale. Du blir sendt til timeavtalekalenderen, og kunde- og pasientinformasjonen fylles automatisk inn når du legger til en ny timeavtale.
Tilleggsinformasjon om timeavtalen:
I listen Timeavtaletype kan du velge art timeavtalen, for eksempel Konsultasjon. Online booking velges automatisk for timeavtaler som bestilles via online booking, og Intern bestilling brukes for planlegging for en annen ansattressurs i samme avdeling. Annet kan brukes, for eksempel for kurs eller møte.
I feltet Instrukser kan du legge til instruksjoner eller tilleggsinformasjon for kunden. Standardinstruksjoner kan være lagt til for årsakstypen i årsaksinnstillingene, men du kan redigere dem eller legge til nye instruksjoner. Teksten i dette feltet legges til i bekreftelsesmeldingen som sendes til kunden.
I Ytterligere brukere kan du velge flere ansatte for timeavtalen ved behov.
Pasienttype er tilgjengelig hvis funksjonen for pasienthenvisninger brukes i systemet ditt.
Alternativer for kommunikasjon via e-post og SMS:
Når Opprett e-postpåminnelse og/eller Opprett SMS-påminnelse er valgt, viser en varsling under varighetsinnstillingene når en innkalling sendes til kunden.
Du kan redigere bekreftelses- eller innkallingsmeldinger for å legge til tilleggsinformasjon eller instruksjoner: velg koblingen rediger for å åpne meldingsfeltet. Du kan skrive direkte i feltet, eller bruke en mal hvis tilgjengelig.
Hvis forhåndsregistrering er i bruk i Provet, inneholder bekreftelses- og innkallingsmeldingene også en lenke til forhåndsregistrering, der kunden kan sjekke informasjonen sin og svare på eventuelle spørsmål i forkant.
Merk at kommunikasjonsalternativene og meldingene vanligvis defineres i henhold til organisasjonens retningslinjer. Før du gjør endringer i standardinnstillingene, bør du sjekke retningslinjene dine med veilederen.