Du kan opprette, redigere, kopiere og slette skift på Kalender > Skift-siden. Det anbefales å bruke skift, da det gjør planlegging av timeavtaler og angivelse av ansattes tilgjengelighet enklere. Du kan opprette og tilpasse skifttyper etter behov.
Oppsett
Merk: Se gjennom følgende innstilling før du oppretter skift.
Skifttyper
Innstillinger > Avdeling > Skifttyper
Skifttyper beskriver typen skift og om skiftet er tilgjengelig for online booking, eller om skiftet er en heldagshendelse.
For å opprette en ny skifttype, velg Legg til. For å redigere en eksisterende skifttype, velg blyantikonet i raden for skifttypen,
Du kan tilpasse skifttypens oppførsel og samspill med andre funksjoner ved å bruke tilgjengelige alternativer.
Timeavtaler: Når denne innstillingen er valgt, er skiftet synlig i timeavtalekalenderen, og du kan planlegge timeavtaler for skiftet.
Online booking: Velg denne innstillingen hvis du vil at skiftet skal være tilgjengelig for online booking.
Hele dagen: Du kan bruke denne innstillingen for et skift som brukes til å planlegge åpningstider/virksomhetstimer. For eksempel kan et heldagsskift brukes ved en offentlig ferie når klinikken er stengt hele dagen. Du kan også bruke denne skifttypen for kortere tidsperioder når du planlegger.
Avtaletypene: Denne innstillingen brukes sammen med online booking og for å vise tilgjengelige skift til kunder. For eksempel, når en kunde velger en årsak for et besøk, vises kun skift som har denne avtaletypen angitt, som tilgjengelige for bestilling av en timeavtale.
Oppdater eksisterende skift: Når du oppdaterer et eksisterende skift, velg denne innstillingen hvis du vil oppdatere endringene for allerede planlagte eksisterende skift.
Du kan også opprette skiftemaler, for eksempel ved å legge til flere skifttyper i en mal. Dette hjelper deg med å planlegge på et mer detaljert nivå. Les mer om skiftemaler.
Standard timeavtaler
Ved å bruke standard timeavtaler kan du opprette en standard timeavtale-blokk i skiftplanleggingen, så lenge planleggingstiden samsvarer med den definerte standard timeavtaletiden.
Velg Standard time.
Definer start- og sluttid.
Legg til Årsak (fri tekst) for timeavtalen.
Velg Avtaletype hvis påkrevd.
Velg Lagre.
Nedenfor ser du et eksempel på hvordan et skift med en standard timeavtale vil se ut i kalenderen. Du kan flytte og dra standard timeavtalen til et annet tidspunkt, eller avbryte den for kun én dag ved behov. Du kan også opprette flere standard timeavtaler for én skifttype.
Internavdelinger
Hvis du må bruke underavdelinger (internavdelinger) når du planlegger timeavtaler, må du legge til internavdelingene dine i innstillingene.
Gå til Innstillinger > Avdeling > Internavdelinger og velg Legg til. Legg til en kode for internavdelingen som er enkel å gjenkjenne. For å redigere eller slette en eksisterende internavdeling, velg blyant- eller søppelbøtteknappen på raden for internavdelingen.
Team
Hvis du vil bruke team blant ansatte i planlegging av timeavtaler, må du legge til teamene dine i innstillingene.
Gå til Innstillinger > Avdeling > Team og velg Legg til. Legg til en kode for teamet som er enkel å gjenkjenne. For å redigere eller slette et eksisterende team, velg blyant- eller søppelbøtteknappen på raden for teamet.
Du kan tilordne et team til en bestemt internavdeling eller legge det til som et uavhengig team.
Andre innstillinger
Innstillinger > Avdeling > Kalender & planlegging
Helger i kalender: Velg denne innstillingen hvis du vil inkludere helgedager i kalenderen.
Første ukedag: Velg hvilken ukedag som vises som første dag i uken i kalenderen.
Kalenderlukestørrelser: Ved hjelp av denne innstillingen kan du angi tidsvarigheten for hver tidsluke i kalenderen. Luker kan ligge i området fra 5 minutter til 60 minutter.
Første time i døgnet og Siste time i døgnet: Ved hjelp av disse innstillingene kan du definere åpningstidene som vises i kalenderen.
Vis skifttider og -typer i kalender: Velg dette alternativet hvis du vil vise skifttider og -typer i timeavtalekalenderen.
Valg for brukerprofil
Hver bruker kan aktivere i delen Kalenderfeeds i sine egne profilinnstillinger om de vil bruke feeds for timeavtale- og skifttkalender. Disse alternativene lar deg se kommende hendelser fra hvilken som helst enhet. Feedsene eksporteres i iCalendar-formatet som støttes av alle større kalendertilbydere som Google Kalender, Outlook og iCal.
I delen Personlige detaljer kan brukere også velge Forhindre timeoppsett utenfor skift for å hindre planlegging av timeavtaler utenfor de planlagte skiftene.
Planlegg skift for ansatte eller ressurser
Gå til Kalender > Skift og velg fanen Skifttyper.
I alternativene Tidsplan for velger du om du vil planlegge et skift for en Bruker eller en Ressurs, og velg deretter brukeren eller ressursen i feltet.
Velg Internavdeling hvis du vil planlegge skiftet for en bestemt internavdeling. Hvis du velger en internavdeling, kan du også velge Team hvis det er nødvendig.
Velg skifttypen fra de tilgjengelige alternativene.
Velg varigheten for skiftet.
Velg eventuelle tilleggsalternativer du vil bruke, for eksempel om skiftet er tilgjengelig for online booking, eller om det er et skift for hele dagen. Dette forhåndsutfylles hvis det er satt opp i skiftinnstillingene. Du kan også legge til en pause i varigheten for skiftet, eller dele skiftet opp i mindre tidsluker ved å bruke alternativet Varighet for tidsluke.
For å planlegge skiftet, klikk hvor som helst i kolonnen for dagen. Hvis det er konflikter med andre skift, ser du en advarsel.
Du kan bruke alternativene til venstre i kalendervisningen for å velge hva du vil se og hvordan. Merk at selv om du har fjernet valg for ansatte andre steder, avgjør disse alternativene hvilke kolonner som vises. Hvis du for eksempel bare vil se den ansatte du planlegger for akkurat nå, velger du kun den ansatte i ansattalternativene. Hvis Alle skift for avdelinger er valgt, kan flere brukere eller ressurser være synlige. Hvis du ikke ser det du forventer å se, sjekk og juster alternativene til venstre.
Rediger eller slett skift
For å redigere og oppdatere et planlagt skift, velg skiftet i skiftkalenderen. Du kan redigere skiftdato, start- og sluttid, internavdeling og team, og definere og redigere avtaletypene som er tilgjengelige for online booking i løpet av skiftet. Du kan også slette skiftet ved behov.
Hvis det allerede er planlagt noen timeavtaler i det valgte skiftet, vises disse nederst som vist i bildet under. Hvis du trenger å oppdatere et ansatt-skift som krever at du planlegger om eksisterende timeavtaler, kan du bruke knappen Flytt timeavtaler for å flytte planlagte timeavtaler fra det nåværende ansatt-skiftet til et annet.
Slett flere skift
Velg Slett skift under skiftkalenderen.
Velg brukere og/eller ressurser hvis skift du vil slette.
Velg start- og sluttdatoer og -tidspunkter som du vil fjerne alle skift fra. Skift som vil bli slettet og Skift som ikke kan bli slettet vises nedenfor. Skift som har timeavtaler planlagt, kan ikke slettes. Se hvordan du flytter timeavtalene ovenfor.
Velg Avbryt.
Kopier skift
Du kan kopiere skift til flere dager eller uker.
Velg Kopier skift. En dialog åpnes.
I feltet Fra denne datoen velger du startdatoen skiftene skal kopieres fra, og i feltet Til denne datoen velger du sluttdatoen.
I feltet Begynn kopi av skift(ene) her velger du startdatoen for planleggingen av de kopierte skiftene.
I feltet Gjenta telling definerer du antall ganger de valgte skiftene skal legges til i kalenderen.
Velg brukeren og/eller ressursene skiftene skal kopieres til.
Velg brukeren(e) du vil kopiere skiftene for.
Velg Lagre.