Du kan opprette, redigere, kopiere og slette skift på Plan > Skift-siden. Det anbefales å bruke skift, siden det gjør det enklere å planlegge timeavtaler og angi tilgjengelighet for ansatte. Du kan opprette og tilpasse skifttyper etter behov.
Oppsett
Merk: Se gjennom følgende innstilling før du oppretter skift.
For å få tilgang til Innstillinger, velg avdelingsnavnet i øverste venstre hjørne, og velg deretter Innstillinger fra menyen som åpnes. Merk at Innstillinger bare er synlig for brukere med de nødvendige tillatelsene. Hvis du ikke ser Innstillinger, kan du kontakte systemansvarlig for å kontrollere tilgangen din.
Skifttyper
Velg avdelingsnavnet øverst til venstre, og gå deretter til Innstillinger > Avdeling > Skifttyper.
Skifttyper definerer hva skiftet gjelder, og om skiftet er tilgjengelig for online booking, eller om skiftet er en heldagsaktivitet.
For å opprette en ny skifttype, velg Legg til. For å redigere en eksisterende skifttype, velg blyantikonet på raden for skifttypen.
Du kan tilpasse skifttypens oppførsel og samspill med andre funksjoner ved å bruke tilgjengelige alternativer.
Timeavtaler: Når denne innstillingen er valgt, vises skiftet i avtale-kalenderen, og du kan planlegge timeavtaler for skiftet.
Online booking: Velg denne innstillingen hvis du vil at skiftet skal være tilgjengelig for online booking.
Hele dagen: Du kan bruke denne innstillingen for et skift som brukes til å planlegge åpningstider. For eksempel kan et heldagsskift brukes til en offentlig ferie når klinikken er stengt hele dagen. Du kan også bruke denne skifttypen for kortere tidsperioder når du planlegger.
Årsakstyper: Denne innstillingen brukes sammen med online booking og visning av tilgjengelige skift for kunder. For eksempel, når en kunde velger en årsak for et besøk, vises bare skift som har denne årsakstypen satt, som tilgjengelig for bestilling av en timeavtale.
Oppdater eksisterende skift: Når du oppdaterer et eksisterende skift, velg denne innstillingen hvis du vil oppdatere endringene i allerede planlagte eksisterende skift.
Du kan også opprette skiftemaler, for eksempel ved å legge til flere skifttyper i en mal. Dette hjelper deg med planlegging på et mer detaljert nivå. Les mer om skiftemaler.
Standard timeavtaler
Ved å bruke standard timeavtaler kan du opprette en standard blokk for timeavtaler i skiftplanleggingen, så lenge planleggingstiden samsvarer med den definerte standard timeavtaletiden.
Velg + Standard time.
Definer start- og sluttid.
Legg til Årsak (fri tekst) for timeavtalen.
Velg en Årsakstype hvis påkrevd.
Velg Lagre.
Når du legger til et skift med en standard timeavtale, vises timeavtalen automatisk i kalenderen. Du kan dra den til en annen tid, eller avbryte den for én enkelt dag ved behov. Du kan også opprette flere standard timeavtaler for én skifttype.
Internavdelinger
Hvis du trenger å bruke underavdelinger (internavdelinger) når du planlegger timeavtaler, må du legge til internavdelingene i innstillingene.
Velg avdelingsnavnet øverst til venstre, og gå deretter til Innstillinger > Avdeling > Internavdelinger og velg Legg til. Legg til en kode for internavdelingen som er enkel å gjenkjenne. For å redigere eller slette en eksisterende internavdeling, velg blyant- eller søppelbøtteknappen på raden for internavdelingen.
Team
Hvis du vil bruke team for ansatte i planleggingen av timeavtaler, må du legge til teamene i innstillingene.
Velg avdelingsnavnet øverst til venstre, og gå deretter til Innstillinger > Avdeling > Team og velg Legg til. Legg til en kode for teamet som er enkel å gjenkjenne. For å redigere eller slette et eksisterende team, velg blyant- eller søppelbøtteknappen på raden for teamet.
Du kan tilordne et team til en bestemt internavdeling, eller legge det til som et uavhengig team.
Andre innstillinger
Velg avdelingsnavnet øverst til venstre, og gå deretter til Innstillinger > Avdeling > Kalender & plan for følgende alternativer:
Kalender & plan
Helger i kalender: Velg denne innstillingen hvis du vil inkludere dager i helgen i kalenderen.
Første ukedag: Velg hvilken ukedag som vises som den første dagen i uken i kalenderen.
Kalenderlukestørrelser: Ved å bruke denne innstillingen kan du angi tidsvarigheten for hver kalenderluke. Luker kan ligge innenfor intervallet fra 5 minutter til 60 minutter.
Første time på dagen og Siste time på dagen: Ved å bruke disse innstillingene kan du definere åpningstidene som vises i kalenderen.
Vis skifttider og -typer i kalender: Velg dette alternativet hvis du vil vise skifttider og -typer i timeavtalekalenderen.
Alternativer for brukerprofil
Hver bruker kan angi i delen Kalenderfeeds i egne innstillinger for profil om vedkommende vil bruke feeds for timeavtaler og skiftkalender. Disse alternativene lar deg se kommende hendelser fra en hvilken som helst enhet. Feedsene eksporteres i iCalendar-formatet som støttes av alle store kalenderleverandører som Google Kalender, Outlook og iCal.
I delen Personlige detaljer kan brukere også velge Forhindre timeoppsett utenfor skift for å ikke tillate planlegging av timeavtaler utenfor deres planlagte skift.
Planlegg skift for ansatte eller ressurs
Gå til Plan > Skift og velg fanen Skifttyper.
I alternativene under Timer fra velger du om du vil planlegge et skift for en Bruker eller en Ressurs, og velg deretter brukeren eller ressursen i feltet.
Velg en Internavdeling hvis du vil planlegge skiftet for en bestemt internavdeling. Hvis du velger en internavdeling, kan du også velge et Team ved behov.
Velg skifttypen fra de tilgjengelige alternativene.
Velg varigheten for skiftet.
Velg eventuelle ekstra alternativer du vil bruke, for eksempel om skiftet er tilgjengelig for online booking, eller om det er et heldagsskift. Dette fylles ut på forhånd hvis det er satt opp i skiftinnstillingene. Du kan også legge til en pause i skiftets tidsvarighet, eller dele skiftet inn i mindre tidsluker ved å bruke alternativet Varighet på luker.
For å planlegge skiftet, klikk hvor som helst i kolonnen for dagen. Hvis det finnes konflikter med skift, ser du en advarsel.
Du kan bruke alternativene på venstre side i kalendervisningen til å velge hva du vil se og hvordan. Merk at selv om du har fjernet utvalget for ansatte andre steder, bestemmer disse alternativene hvilke kolonner som vises. For eksempel, for å bare se den ansatte du planlegger for akkurat nå, velg kun den ansatte under ansattalternativene. Hvis Alle skift for avdeling er valgt, kan flere brukere eller ressurser være synlige. Hvis du ikke ser det du forventer, kan du dobbeltsjekke og justere alternativene til venstre.
Rediger eller slett skift
For å redigere og oppdatere et planlagt skift, velg skiftet i skiftkalenderen. Du kan redigere skiftdatoen, start- og sluttidene, internavdelingen og teamet, og definere og redigere årsakstypene som er tilgjengelige for online booking i løpet av skiftet. Du kan også slette skiftet ved behov.
Hvis det for øyeblikket er planlagt noen timeavtaler i det valgte skiftet, vises disse nederst som vist i bildet nedenfor. Hvis du trenger å oppdatere et ansatt-skift som krever at du planlegger nåværende timeavtaler på nytt, kan du bruke knappen Flytt timeavtaler for å flytte planlagte timeavtaler fra det aktuelle ansatt-skiftet til et annet.
Slett flere skift
Velg Slett skift under skiftkalenderen.
Velg brukerne og/eller ressursene hvis skift du vil slette.
Velg start- og sluttdatoene og -tidene som du vil fjerne alle skift fra. Skift som vil bli slettet og Skift som ikke kan bli slettet vises under. Skift som har timeavtaler planlagt for seg, kan ikke slettes. Se hvordan du flytter timeavtalene ovenfor.
Velg Avbryt.
Kopier skift
Du kan kopiere skift til flere dager eller uker.
Velg Kopier skift. En dialog åpnes.
I feltet Fra denne datoen velger du startdatoen som skiftene skal kopieres fra, og i feltet Til denne datoen velger du sluttdatoen.
I feltet Begynn kopi av skift(ene) her velger du startdatoen for planlegging av de kopierte skiftene.
I feltet Gjenta telling definerer du antall ganger de valgte skiftene skal legges til i kalenderen.
Velg brukeren og/eller ressursene som skiftene skal kopieres til.
Velg Lagre.