Questo articolo spiega come effettuare il rimborso o annullare un pre-pagamento standard. Rimborsa un pre-pagamento quando il denaro viene effettivamente restituito al cliente. Annulla un pre-pagamento se è stato registrato per errore e non è mai stato utilizzato. Puoi rimborsare un singolo pre-pagamento oppure più pre-pagamenti selezionati. Per i rimborsi su carta Provet Pay e i depositi tramite Gravity Payments, consulta gli articoli specifici linkati di seguito.
Rimborso di un singolo pre-pagamento
Vai alla scheda Fatturazione nella pagina del cliente.
Nella sezione Pre-pagamenti, seleziona il pulsante con tre puntini sulla riga del pre-pagamento.
Seleziona Visualizza i dettagli.
Seleziona Rimborso.
Seleziona un tipo di pagamento e, se necessario, aggiungi una descrizione (potrebbe essere obbligatoria).
Controlla la somma e la data, quindi seleziona Salva. Puoi modificare la data solo se l'opzione Consenti impostazione data rimborso prepagamento è selezionata in Impostazioni finanziarie della posizione della clinica.
Rimborso dei pre-pagamenti selezionati
Vai alla scheda Fatturazione nella pagina del cliente.
Nella sezione Pre-pagamenti, seleziona le righe dei pre-pagamenti da rimborsare.
Nella parte inferiore dello schermo compare una barra con il numero di pre-pagamenti selezionati. Seleziona Azioni > + Rimborsa pre-pagamenti selezionati. Si apre una finestra di dialogo.
Seleziona un tipo di pagamento e, se necessario, aggiungi una descrizione (potrebbe essere obbligatoria).
Seleziona Rimborso.
Per rimborsare i pre-pagamenti su una carta Provet Pay del cliente salvata, consulta Rimborso di un pre-pagamento su una carta Provet Pay. Per rimborsare i pre-pagamenti (depositi) su una carta di pagamento del cliente tramite l'integrazione Gravity Payments, consulta Elaborazione dei depositi.
Annulla un pre-pagamento
Puoi annullare un pre-pagamento solo se non è stato utilizzato in alcun modo. Se ne è stata utilizzata anche solo una parte, effettua un rimborso.
Nota: l'annullamento dei pre-pagamenti viene introdotto gradualmente. L'opzione sarà disponibile nella tua clinica non appena verrà attivata.
Vai alla scheda Fatturazione nella pagina del cliente.
Nella sezione Pre-pagamenti, seleziona il pulsante con tre puntini sulla riga del pre-pagamento.
Seleziona Annulla il pre-pagamento dal menu a discesa.
Controlla l'importo e la data, quindi seleziona Annulla il pre-pagamento per confermare (oppure Mantieni pre-pagamento per tornare indietro).
L'annullamento genera una registrazione di storno e imposta lo stato del pre-pagamento su «Annullato». I periodi di blocco finanziario si applicano come per qualsiasi annullamento di pagamento.
Nota: per impostazione predefinita, la data di annullamento corrisponde alla data del pre-pagamento, così entrambe le registrazioni rientrano nello stesso periodo di fine giornata. Per i pre-pagamenti registrati in un periodo contabile precedente, la data predefinita è oggi. Se disponi dei permessi necessari, puoi modificare la data entro tale intervallo.
Rimuovere un pre-pagamento registrato per errore
Un pre-pagamento aggiuntivo può comparire per errore sul conto di un cliente, ad esempio:
una nota di credito è stata trasferita ai pre-pagamenti, ma poi la nota di credito è stata finalizzata con un altro metodo di pagamento
un pre-pagamento è stato aggiunto al conto del cliente, ma non è mai stato pagato
Per rimuovere il pre-pagamento, annullalo seguendo le istruzioni nella sezione Annulla un pre-pagamento. Se l'annullamento non è ancora disponibile nella tua clinica o se una parte del pre-pagamento è stata utilizzata, effettua un rimborso. Usa lo stesso metodo di pagamento della transazione originale, così il rapporto di fine giornata e le registrazioni contabili rimangono corretti. Se puoi impostare la data del rimborso, scegli quella più adatta alle procedure interne, ad esempio la data di aggiunta del pre-pagamento oppure la data di oggi. Aggiungi una descrizione che spieghi il motivo della rimozione del pre-pagamento.