Impostazioni predefinite

Queste impostazioni vengono applicate a tutti gli appuntamenti per impostazione predefinita, ma puoi anche definire impostazioni di promemoria specifiche per motivazione dell'appuntamento.

Per modificare queste impostazioni, vai su Impostazioni > Generale > Posizione della clinica > Impostazioni prenotazione.

Promemoria appuntamento inviati prima: Specifica quante ore o giorni prima vengono inviati i promemoria per gli appuntamenti fissati. L'impostazione seguente definisce se quel valore è in ore o giorni.
Tipo di invio dei promemoria degli appuntamenti: Seleziona se i promemoria vengono inviati in ore o in giorni prima dell'appuntamento.
Promemoria per gli appuntamenti inviati prima: Se hai selezionato l'opzione 'giorni', aggiungi l'orario specifico della giornata in cui vengono inviati i promemoria.

Esempio: con le impostazioni '2', 'Giorni' e '9:00', viene inviato un promemoria 2 giorni prima dell'appuntamento alle 9:00.

Nota: puoi aggiungere più regole di promemoria per un singolo appuntamento.

Impostazioni e-mail e impostazioni SMS

Puoi selezionare se i messaggi di conferma e promemoria vengono inviati via e-mail, SMS (messaggio di testo) oppure entrambi.

Per i messaggi e-mail, puoi selezionare se includere la durata dell'appuntamento (se non selezionata, viene inclusa solo l'ora di inizio) e aggiungere una mappa e le indicazioni del percorso. Puoi aggiungere testi per il testo di saluto via e-mail, un testo aggiuntivo per i nuovi clienti e istruzioni aggiuntive per i messaggi di conferma e i promemoria.

Analogamente, puoi aggiungere testi per il messaggio SMS di conferma, un testo aggiuntivo per i nuovi clienti e un testo per i promemoria.

Puoi scrivere direttamente nei campi oppure usare i modelli di testo, se disponibili.

Nota: quando apporti modifiche ai testi di conferma o ai testi dei promemoria via e-mail e/o SMS, viene visualizzato un messaggio di conferma che chiede se desideri aggiornare le modifiche a tutti i messaggi non ancora inviati per gli appuntamenti esistenti che non hanno un tipo motivazione. Seleziona Si per aggiornare i messaggi non inviati oppure Si per applicare le modifiche solo ai nuovi appuntamenti.

Impostazioni specifiche in base alla motivazione dell'appuntamento

Quando sono state impostate conferme e promemoria specifici per la motivazione selezionata per un appuntamento, vengono utilizzati per i messaggi di conferma e promemoria al posto delle impostazioni predefinite. Se non specifichi impostazioni specifiche per quella motivazione, per l'appuntamento vengono usate le impostazioni predefinite.

Per modificare queste impostazioni, vai su Impostazioni > Liste & Template > Motivi.

Istruzioni: Puoi aggiungere un testo personalizzato incluso nei messaggi di conferma e promemoria per questa motivazione dell'appuntamento (oltre al testo di saluto via e-mail generale definito nelle impostazioni predefinite).

Suggerimento: puoi anche usare i segnalini nelle istruzioni, ad esempio per inserire automaticamente il nome dei pazienti nel testo (es. "Nessun alimento o acqua per [[patient_name]] 6 ore prima dell'appuntamento").

Messaggio e-mail: Seleziona se usare solo il testo delle istruzioni generali aggiunto nel campo Istruzioni per entrambi (conferma e promemoria), oppure se vuoi aggiungere istruzioni aggiuntive per i messaggi di conferma e dei promemoria. Aggiungi i testi aggiuntivi nei campi.
E-mail di promemoria: Configura il pulsante di invito all'azione (CTA) e aggiungi i moduli alle e-mail di promemoria:

Suggerimento: un pulsante di invito all'azione (CTA) è un elemento dell'interfaccia cliccabile progettato per spingere il cliente a eseguire un'azione specifica. Se selezionato, questo pulsante viene aggiunto all'e-mail di promemoria e si trova sopra il sommario appuntamento nell'e-mail.

Seleziona la casella Includere un pulsante di invito all'azione all'interno dell'e-mail di promemoria. Puoi configurare come viene visualizzato il pulsante. Per configurarlo, definisci il Testo del pulsante per determinare l'etichetta che vedono gli utenti e il Link al pulsante per specificare l'indirizzo web a cui vengono indirizzati i clienti. Devi inoltre selezionare uno Stile pulsante, scegliendo l'opzione primaria, che usa il colore del tema della tua clinica con testo bianco, oppure l'opzione secondaria, che usa uno sfondo bianco con bordi e testo colorati.
Puoi anche selezionare la casella Includere il pulsante del modulo sotto le selezioni dell'e-mail di promemoria. Quando selezionata, inserisci il testo del pulsante e seleziona la Fonte del modulo (sia un modulo PDF Provet, sia un link esterno). Per i moduli Provet, seleziona da un elenco a discesa i moduli PDF disponibili per cliente o paziente. Il modulo allegato viene inviato insieme alla conferma dell'appuntamento e al promemoria e sarà visibile nella visita una volta completata con una firma digitale (se disponibile). Il modulo completato sarà visibile nella pagina della visita e salvato nelle registrazioni del cliente e del paziente anche se l'appuntamento viene successivamente annullato.
Messaggio SMS: Seleziona se usare i messaggi SMS di conferma e promemoria predefiniti non specifici per motivazione oppure se aggiungere messaggi specifici per motivazione. Aggiungi i messaggi specifici per motivazione nei campi. I testi dei messaggi possono essere lunghi fino a 1000 caratteri, suddivisi in diversi messaggi SMS. I campi del messaggio mostrano il numero di caratteri usati e il numero di messaggi in cui il testo viene suddiviso. Ogni SMS separato usa un credito SMS.
Impedire i metodi di invio dei promemoria per impostazione predefinita: Puoi disattivare l'invio dei promemoria via e-mail, dei promemoria SMS o di tutti i promemoria quando questa motivazione è usata.
Impedire i metodi di invio della conferma per impostazione predefinita: Puoi disattivare l'invio delle conferme via e-mail, delle conferme SMS o di tutte le conferme quando questa motivazione è usata.
Escluso dai promemoria e dalle conferme degli appuntamenti: puoi selezionare Orario appuntamenti e/o Veterinario da escludere dalle informazioni dell'appuntamento nei messaggi di conferma e nei promemoria.
Promemoria appuntamento inviati prima: Seleziona Aggiungi promemoria per visualizzare questa impostazione. Aggiungi quante ore o giorni prima degli appuntamenti fissati vengono inviati ai clienti i promemoria per questa motivazione dell'appuntamento. L'impostazione successiva definisce se questo valore è in ore o in giorni. Puoi impostare più promemoria per gli appuntamenti entro una Motivo.
Tipo di invio dei promemoria degli appuntamenti: Seleziona se i promemoria vengono inviati in ore o in giorni prima dell'appuntamento.
Promemoria per gli appuntamenti inviati prima: Se hai selezionato l'opzione 'giorni', aggiungi l'orario specifico della giornata in cui vengono inviati i promemoria.

Nota: se apporti modifiche ai testi delle e-mail e/o ai testi SMS e vuoi aggiornarli anche per tutti i promemoria e le conferme non inviati per gli appuntamenti esistenti di questo tipo motivazione, seleziona il pulsante Aggiorna gli appuntamenti / promemoria degli appuntamenti. Se non selezioni questo pulsante e salvi solo le modifiche, le modifiche si applicano esclusivamente ai nuovi appuntamenti creati dopo l'aggiornamento.

Impostazioni prenotazione on-line

Se utilizzi la prenotazione on-line in Provet, sono disponibili le seguenti impostazioni per gli appuntamenti prenotati dai clienti nella tua pagina di prenotazione on-line. Inoltre, per la prenotazione on-line vengono usate le impostazioni di conferma e promemoria predefinite e specifiche della motivazione dell'appuntamento (ad esempio, il momento dell'invio del promemoria).

Per modificare queste impostazioni, vai su Impostazioni > Generale > Posizione della clinica > Prenotazione on-line.

Non mostrare durata ai clienti: Quando selezionata, la durata dell'appuntamento non viene mostrata nei messaggi di conferma e promemoria. Viene inclusa solo l'ora di inizio.
Non mostrare nome del veterinario ai clienti: Quando selezionata, il nome dell'operatore responsabile dell'appuntamento non viene mostrato nei messaggi di conferma e promemoria.
Messaggio e-mail: In questo campo puoi aggiungere un messaggio usato nei messaggi di conferma via e-mail inviati ai clienti quando prenotano un appuntamento online.
Invia SMS di conferma: Quando selezionata, viene inviata ai clienti una conferma via SMS quando prenotano un appuntamento online. Il testo del messaggio è definito nelle impostazioni predefinite o nelle impostazioni specifiche della motivazione dell'appuntamento.
Invia e-mail di conferma alla posizione della clinica: Quando selezionata, una copia del messaggio e-mail di conferma del cliente viene inviata all'indirizzo e-mail della posizione della tua clinica.
Conferma le prenotazioni online per impostazione predefinita: Quando selezionata, gli appuntamenti prenotati tramite prenotazione on-line vengono confermati automaticamente. Se vuoi che i clienti confermino attivamente il proprio appuntamento usando un link o un pulsante di conferma, assicurati che questa impostazione non sia selezionata.

Conferma e annullamento appuntamenti via link

Puoi includere un link o un pulsante di conferma in qualsiasi e-mail o SMS di appuntamento, consentendo ai clienti di confermare o annullare l'appuntamento direttamente dal messaggio. Questo vale per tutti gli appuntamenti, non solo per quelli prenotati tramite prenotazione on-line.

Per aggiungere un link o un pulsante di conferma, aggiungi una delle seguenti segnaposto al modello del tuo messaggio:

[[appointment_confirmation_url]] — inserisce un link di testo semplice
[[appointment_confirmation_button]] — inserisce un pulsante cliccabile con il testo "Conferma appuntamento"

Nota: il segnaposto viene verificato ogni volta che un messaggio viene inviato. Inserisce un link o un pulsante solo se in quel momento l'appuntamento non è ancora stato confermato. Se l'appuntamento è già confermato, nel messaggio non compare alcun link o pulsante.

Quando il cliente seleziona il link o il pulsante, viene indirizzato a una pagina che mostra i dettagli del suo appuntamento, dove può confermare o annullare l'appuntamento. L'opzione di annullamento viene mostrata solo se Consenti al cliente di annullare un appuntamento è abilitato sotto Impostazioni > Generale > Posizione della clinica > Interazioni cliente.

I segnaposto possono essere aggiunti ai seguenti campi:

Testo di saluto via e-mail (Impostazioni prenotazione)
Istruzioni aggiuntive email di conferma (Impostazioni prenotazione)
Istruzioni aggiuntive promemoria email (Impostazioni prenotazione)
Testo conferma SMS (Impostazioni prenotazione)
Testo promemoria SMS (Impostazioni prenotazione)
Testo conferma & promemoria SMS (Tipo motivazione)
Messaggio e-mail (Impostazioni prenotazione on-line)

Esempio: flusso di lavoro della prenotazione on-line

Un modo comune per usare questa funzione è con la prenotazione on-line, quando desideri che i clienti confermino attivamente il proprio appuntamento dopo aver effettuato la prenotazione. Di seguito trovi un esempio di come impostarlo:

Vai su Impostazioni > Generale > Posizione della clinica > Interazioni cliente e seleziona Consenti al cliente di annullare un appuntamento.
Vai su Impostazioni > Generale > Posizione della clinica > Prenotazione on-line e assicurati che Conferma le prenotazioni online per impostazione predefinita non sia selezionato. Se questa impostazione è attiva, gli appuntamenti sono già confermati prima dell'invio del messaggio, quindi non compare alcun link o pulsante nel messaggio.
Vai su Impostazioni > Generale > Posizione della clinica > Prenotazione on-line > Messaggio e-mail e aggiungi uno dei seguenti segnaposto al modello del messaggio e-mail: [[appointment_confirmation_url]] per un link di testo semplice oppure [[appointment_confirmation_button]] per un pulsante cliccabile.
Seleziona Salva.

A questo punto, il cliente riceve un link o un pulsante nella sua e-mail di conferma, che gli consente di confermare o annullare il proprio appuntamento.

Conferma via e-mail, in cui viene aggiunto il segnaposto [[appointment_confirmation_button]]: