Questo articolo spiega le impostazioni della prenotazione on-line, inclusa la configurazione degli slot di tempo, l’impostazione del tempo minimo di anticipo prima delle prenotazioni e l’invio di una copia delle e-mail di conferma alla clinica, oltre ad altre opzioni importanti.
Impostazioni generali della prenotazione on-line
Le impostazioni generali della prenotazione on-line a livello di posizione della clinica sono definite in Impostazioni > Generale > Posizione della clinica > Prenotazione on-line.
Suggerimento: Quando aggiorni le impostazioni, è utile avere aperta l’anteprima della prenotazione on-line, così puoi vedere in che modo le modifiche influiscono sulla pagina di prenotazione on-line. Fai clic con il tasto destro sul pulsante Anteprima prenotazione on-line per aprire l’anteprima in una nuova scheda del browser.
Per modificare le impostazioni, seleziona il pulsante a forma di matita accanto al titolo della sezione. Dopo aver apportato le modifiche, seleziona Risparmiare.
Abilitato: seleziona questa impostazione per abilitare la funzione di prenotazione on-line per la posizione della tua clinica. Se l’impostazione non è selezionata, non puoi aggiungere prenotazioni on-line per i turni e non puoi rendere la prenotazione on-line disponibile ai tuoi clienti.
Visibilità del portale del paziente: usa questa impostazione per controllare se la posizione della clinica appare nei risultati di ricerca del Provet Patient Portal. Questa opzione può essere utile se una struttura è stata creata solo per test interni e non deve essere visibile ai clienti nel Patient Portal.
URL di prenotazione online: in questo campo, puoi definire l’URL utilizzato per la pagina di prenotazione on-line. Questo valore può essere usato come segnaposto ([[onlinebooking_url]]) nei modelli di e-mail e SMS. Se il campo viene lasciato vuoto, il sistema utilizza automaticamente l’URL del Patient Portal della clinica. Se preferisci collegarti direttamente alla pagina di prenotazione del tuo sito web, puoi inserire qui quell’URL.
Slot di tempo disponibili: se il tuo calendario utilizza slot di tempo più piccoli (15 minuti è l’impostazione predefinita), puoi selezionare se offrire tutti gli slot, i tempi pieni e mezz’ora oppure solo gli orari pieni nella prenotazione on-line.
Informazioni: in questo campo, puoi aggiungere informazioni generali che vengono mostrate all’inizio del modulo di prenotazione on-line.
Tempo richiesto prima dell’inizio dell’appuntamento: utilizzando questa impostazione, puoi limitare gli orari di prenotazione on-line in modo che le prenotazioni non possano essere effettuate troppo vicino all’orario di inizio dell’appuntamento. Ad esempio, se aggiungi 120, i clienti non possono prenotare appuntamenti a meno di due ore (120 minuti) prima dell’inizio dell’appuntamento.
Prenotazioni di nuovi clienti massime per giorno: utilizzando questa impostazione, puoi definire il numero massimo di prenotazioni che i nuovi clienti possono effettuare al giorno prima di ulteriori verifiche SMS. Questa impostazione non blocca le prenotazioni. Quando il limite viene superato, viene aggiunto un passaggio di ulteriore verifica SMS per aiutare a prevenire spam o tentativi di prenotazione automatizzati.
Informazioni sommario: in questo campo, puoi aggiungere informazioni che vengono mostrate nella pagina di riepilogo della prenotazione on-line.
Etichetta predefinita per "Note per il vet": in questo campo, puoi aggiungere un titolo per il campo che i clienti possono usare per aggiungere informazioni aggiuntive per l’impiegato responsabile dell’appuntamento.
Imposta "Note per il vet" come campo obbligatorio: quando questa impostazione è selezionata, i clienti devono aggiungere informazioni aggiuntive per l’impiegato responsabile dell’appuntamento.
Abilita campo id cliente: quando questa impostazione è selezionata, il campo ID cliente è incluso nel modulo di prenotazione on-line.
Imposta "ID cliente" come campo obbligatorio: questa opzione è disponibile quando Abilita campo id cliente è selezionata. Quando questa impostazione è selezionata, i clienti devono inserire il proprio ID.
In Impostazioni > Generale > Posizione della clinica > Prenotazione, puoi impostare un tempo di prenotazione preliminare per le prenotazioni on-line:
Tempo di prenotazione preliminare: in questo campo, puoi definire in minuti per quanti minuti uno slot di tempo verrà riservato quando un cliente effettua una prenotazione on-line. Ad esempio, se imposti il tempo di prenotazione preliminare su 10, lo slot di tempo verrà riservato per 10 minuti dopo che il cliente ha selezionato uno slot nella prenotazione on-line. Se il cliente non conferma la prenotazione on-line entro 10 minuti, lo slot di tempo viene automaticamente liberato.
In Impostazioni > Generale > Posizione della clinica > Interazioni cliente, puoi gestire le autorizzazioni di cancellazione dei clienti:
Consenti al cliente di annullare un appuntamento: seleziona questa impostazione per consentire ai clienti di annullare i propri appuntamenti tramite il portale di prenotazione. Se questa impostazione non è selezionata, i clienti non possono annullare appuntamenti online.
Impostazioni di conferma dell’appuntamento e promemoria
Per modificare queste impostazioni, vai su Impostazioni > Generale > Posizione della clinica > Prenotazione on-line.
Non mostrare durata ai clienti: quando questa impostazione è selezionata, la durata dell’appuntamento non viene mostrata nei messaggi di conferma e nei promemoria. Viene inclusa solo l’ora di inizio.
Non mostrare nome del veterinario ai clienti: quando questa impostazione è selezionata, il nome del veterinario responsabile dell’appuntamento non viene mostrato nei messaggi di conferma e nei promemoria. Nota che se l’impostazione Escludi dai promemoria e dalle conferme degli appuntamenti è selezionata in impostazioni dei motivi dell’appuntamento specifiche, il campo viene comunque incluso, mostrando "Veterinario" invece del nome. Per rimuovere completamente le informazioni sul veterinario dal messaggio, deseleziona l’impostazione dei motivi dell’appuntamento specifici.
Conferma le prenotazioni online per impostazione predefinita: quando questa impostazione è selezionata, gli appuntamenti creati tramite prenotazione on-line vengono automaticamente contrassegnati come confermati. Se questa impostazione non è selezionata, gli appuntamenti creati tramite prenotazione on-line rimangono non confermati finché non vengono confermati manualmente dal personale della clinica.
Messaggio e-mail: in questo campo, puoi aggiungere un messaggio utilizzato nei messaggi di e-mail di conferma inviati ai clienti quando prenotano un appuntamento on-line.
Invia SMS di conferma: quando questa impostazione è selezionata, viene inviata ai clienti una conferma via SMS quando prenotano un appuntamento on-line. Il testo del messaggio è definito nelle impostazioni predefinite o nelle impostazioni dei motivi dell’appuntamento specifiche.
Invia e-mail copia alla posizione della clinica: quando questa impostazione è selezionata, viene inviata una copia del messaggio e-mail di conferma del cliente all’indirizzo e-mail della posizione della tua clinica.