Questo articolo spiega le impostazioni della prenotazione on-line, inclusa la configurazione degli slot di tempo, l’impostazione del tempo minimo di anticipo prima delle prenotazioni e l’invio di una copia delle email di conferma alla clinica, oltre ad altre opzioni importanti.
Nota: per accedere a Impostazioni, seleziona il nome della posizione della clinica nell’angolo in alto a sinistra, quindi seleziona Impostazioni dal menu che si apre. Tieni presente che Impostazioni è visibile solo agli utenti con le autorizzazioni appropriate. Se non vedi Impostazioni, contatta l’amministratore della tua struttura per verificare l’accesso.
Impostazioni generali della prenotazione on-line
Le impostazioni generali della prenotazione on-line a livello di posizione della clinica vengono definite in Impostazioni > Generale > Posizione della clinica > Prenotazione on-line.
Suggerimento: quando aggiorni le impostazioni, è utile avere aperta l’anteprima della prenotazione on-line, così puoi vedere come le modifiche influiscono sulla pagina di prenotazione on-line. Fai clic con il tasto destro sul pulsante Anteprima prenotazione on-line per aprire l’anteprima in una nuova scheda del browser.
Per modificare le impostazioni, seleziona il pulsante con la penna accanto al titolo della sezione. Dopo aver apportato le modifiche, seleziona Salva.
Abilitato: seleziona questa impostazione per abilitare la funzione di prenotazione on-line per la posizione della clinica. Se questa impostazione non è selezionata, non puoi aggiungere prenotazioni on-line per i turni e non puoi rendere la prenotazione on-line disponibile ai tuoi clienti.
Visibilità del portale del paziente: usa questa impostazione per controllare se la posizione della clinica viene visualizzata nei risultati della ricerca del Provet Patient Portal. Questa opzione può essere utile se una struttura viene creata solo per test interni e non deve essere visibile ai clienti nel Patient Portal.
URL di prenotazione on-line: in questo campo, puoi definire l’URL utilizzato per la pagina di prenotazione on-line. Questo valore può essere usato come segnaposto ([[onlinebooking_url]]) nei modelli di email e SMS. Se il campo viene lasciato vuoto, il sistema utilizza automaticamente l’URL del Patient Portal della clinica. Se preferisci collegarti direttamente alla pagina di prenotazione del tuo sito web, puoi inserire qui quell’URL.
Slot di tempo disponibili: se il tuo calendario utilizza slot di tempo più piccoli (15 minuti è l’impostazione predefinita), puoi selezionare se offrire tutti gli slot, pieno e mezz'ora oppure solo le ore piene nella prenotazione on-line.
Informazioni: in questo campo, puoi aggiungere informazioni generali che vengono mostrate all’inizio del modulo di prenotazione on-line.
Tempo di prenotazione preliminare: usando questa impostazione, puoi limitare gli orari di prenotazione on-line in modo che le prenotazioni non possano essere effettuate troppo vicino all’orario di inizio dell’appuntamento. Ad esempio, se aggiungi 120, i clienti non potranno prenotare appuntamenti a meno di due ore (120 minuti) dall’inizio dell’appuntamento.
Prenotazioni di nuovi clienti massime per giorno: usando questa impostazione, puoi definire il numero massimo di prenotazioni che i nuovi clienti possono effettuare al giorno prima che sia necessaria ulteriore verifica SMS. Questa impostazione non blocca le prenotazioni. Quando il limite viene superato, viene aggiunta una fase di verifica SMS aggiuntiva per aiutare a prevenire spam o tentativi di prenotazione automatici.
Informazioni sommario: in questo campo, puoi aggiungere le informazioni mostrate nella pagina di riepilogo della prenotazione on-line.
Etichetta predefinita per "Note per il vet": in questo campo, puoi aggiungere un titolo per il campo che i clienti possono usare per aggiungere informazioni aggiuntive per l’addetto responsabile dell’appuntamento.
Imposta "Note per il veterinario" come campo obbligatorio: quando questa impostazione è selezionata, i clienti devono aggiungere informazioni aggiuntive per l’addetto responsabile dell’appuntamento.
Abilita campo id cliente: quando questa impostazione è selezionata, il campo ID cliente è incluso nel modulo di prenotazione on-line.
Imposta "ID cliente" come campo obbligatorio: questa opzione è disponibile quando Abilita campo id cliente è selezionato. Quando questa impostazione è selezionata, i clienti devono aggiungere il proprio ID.
Innesco: mostra un messaggio a un cliente prima che la prenotazione on-line venga completata, quando la nota della prenotazione corrisponde a una situazione che hai definito. Vedi Imposta Innesco per la prenotazione on-line.
In Impostazioni > Generale > Posizione della clinica > Prenotazione, puoi impostare un tempo di prenotazione preliminare per le prenotazioni on-line:
Tempo di prenotazione preliminare: in questo campo, puoi definire in minuti per quanto tempo verrà riservato uno slot di tempo quando un cliente effettua una prenotazione on-line. Ad esempio, se imposti il tempo di prenotazione preliminare a 10, lo slot di tempo verrà riservato per 10 minuti dopo che il cliente ha selezionato uno slot nella prenotazione on-line. Se il cliente non conferma la prenotazione on-line entro 10 minuti, lo slot di tempo viene liberato automaticamente.
In Impostazioni > Generale > Posizione della clinica > Interazioni cliente, puoi gestire le autorizzazioni di cancellazione per i clienti:
Consenti al cliente di annullare un appuntamento: seleziona questa impostazione per consentire ai clienti di annullare i propri appuntamenti tramite il portale di prenotazione. Se questa impostazione non è selezionata, i clienti non possono annullare appuntamenti online.
Impostazioni di conferma e promemoria appuntamento
Per modificare queste impostazioni, vai su Impostazioni > Generale > Posizione della clinica > Prenotazione on-line.
Non mostrare durata ai clienti: quando questa impostazione è selezionata, la durata dell’appuntamento non viene mostrata nei messaggi di conferma e promemoria. Viene inclusolo solo l’orario di inizio.
Non mostrare nome del veterinario ai clienti: quando questa impostazione è selezionata, il nome del veterinario responsabile dell’appuntamento non viene mostrato nei messaggi di conferma e promemoria. Tieni presente che se è selezionata l’impostazione Escludi dai promemoria e dalle conferme degli appuntamenti in impostazioni specifiche del motivo dell’appuntamento, il campo è comunque incluso, mostrando "Veterinario" invece del nome. Per rimuovere completamente le informazioni sul veterinario dal messaggio, deseleziona l’impostazione specifica del motivo dell’appuntamento.
Messaggio e-mail: aggiungi un messaggio incluso nell’email di conferma inviata ai clienti quando prenotano un appuntamento on-line. Seleziona Modelli di testo per aggiungere un modello di testo salvato oppure digita il messaggio nell’editor qui sotto. Le opzioni di formattazione disponibili nell’editor dipendono dall’impostazione Formato email della tua organizzazione.
Invia SMS di conferma: quando questa impostazione è selezionata, viene inviata ai clienti una conferma via SMS quando prenotano un appuntamento on-line. Il testo del messaggio viene definito nelle impostazioni predefinite o nelle impostazioni specifiche del motivo dell’appuntamento.
Invia email copia alla posizione della clinica: quando questa impostazione è selezionata, viene inviata una copia del messaggio dell’email di conferma del cliente all’indirizzo e-mail della tua posizione della clinica.
Conferma le prenotazioni online per impostazione predefinita: quando questa impostazione è selezionata, gli appuntamenti creati tramite prenotazione on-line vengono automaticamente contrassegnati come confermati. Se questa impostazione non è selezionata, gli appuntamenti creati tramite prenotazione on-line restano non confermati finché non vengono confermati manualmente dal personale della clinica.
Innesco
Gli argomenti di innesco mostrano un messaggio a un cliente durante la prenotazione on-line quando la nota della prenotazione corrisponde a una situazione che hai definito. Gli argomenti possono essere scritti in linguaggio semplice: il sistema li abbina in base al significato, quindi non è necessario usare parole chiave esatte. I messaggi supportano segnaposto, ad esempio [[clinic_phone_number]] e [[clinic_email]].
Per ulteriori informazioni, vedi Imposta Innesco per la prenotazione on-line.