Puoi creare, modificare, copiare ed eliminare i turni nella pagina Calendario > Turni. Si consiglia di utilizzare i turni perché rendono più semplice la pianificazione degli Appuntamenti e l’assegnazione della disponibilità del personale. Puoi creare e personalizzare i tipi turno in base alle esigenze.
Impostazione
Nota: rivedi l’impostazione seguente prima di creare i turni.
Tipi turno
Impostazioni > Posizione della clinica > Tipi turno
I tipi turno definiscono la natura del turno e se il turno è disponibile per la prenotazione on-line oppure se si tratta di un evento per tutta la giornata.
Per creare un nuovo tipo turno, seleziona Aggiungi. Per modificare un tipo turno esistente, seleziona l’icona della matita nella riga del tipo turno,
Puoi personalizzare il comportamento del tipo turno e l’interazione con le altre funzionalità utilizzando le opzioni disponibili.
Appuntamenti: quando questa impostazione è selezionata, il turno è visibile nel calendario degli Appuntamenti e gli Appuntamenti possono essere programmati per il turno.
Prenotazione on-line: seleziona questa impostazione se vuoi che il turno sia disponibile per la prenotazione on-line.
Tutta la giornata: puoi usare questa impostazione per un turno utilizzato per pianificare l’orario di lavoro. Ad esempio, un turno per tutta la giornata può essere usato per una festività quando la clinica è chiusa per tutta la giornata. Puoi anche utilizzare questo tipo turno per periodi di tempo più brevi quando pianifichi.
Tipi motivazione: questa impostazione viene utilizzata con la prenotazione on-line e con la visualizzazione dei turni disponibili ai clienti. Ad esempio, quando un cliente seleziona una motivazione per la visita, vengono mostrati come disponibili per la prenotazione di un Appuntamento solo i turni che hanno impostato questo Tipo motivazione.
Aggiorna i turni esistenti: quando aggiorni un turno esistente, seleziona questa impostazione se vuoi aggiornare le modifiche agli Appuntamenti fissati esistenti già programmati.
Puoi anche creare dei modelli di turni, ad esempio aggiungendo più tipi turno a un modello. Questo ti aiuta a pianificare a un livello più dettagliato. Per saperne di più sui modelli di turni.
Appuntamenti predefiniti
Usando gli Appuntamenti predefiniti, puoi creare un blocco standard di Appuntamento nella pianificazione del turno, purché l’orario di pianificazione corrisponda all’orario dell’Appuntamento predefinito definito.
Seleziona Appuntamento predefinito.
Definisci orario di inizio e di fine.
Aggiungi la Motivo (testo libero) per l’Appuntamento.
Seleziona un Tipo motivazione se necessario.
Seleziona Risparmiare.
Di seguito trovi un esempio di come appare in calendario un turno con un Appuntamento predefinito. Puoi spostare e trascinare l’Appuntamento predefinito in un altro orario oppure annullarlo per un solo giorno, se necessario. Puoi anche creare più Appuntamenti predefiniti per un singolo tipo turno.
Reparti
Se devi utilizzare sedi secondarie della clinica (reparti) quando pianifichi gli Appuntamenti, devi aggiungere i reparti nelle impostazioni.
Vai su Impostazioni > Posizione della clinica > Reparti e seleziona Aggiungi. Aggiungi al reparto un codice facile da riconoscere. Per modificare o eliminare un reparto esistente, seleziona il pulsante della matita o quello del cestino nella riga del reparto.
Squadre
Se vuoi utilizzare le squadre del personale nella pianificazione degli Appuntamenti, devi aggiungere le squadre nelle impostazioni.
Vai su Impostazioni > Posizione della clinica > Squadre e seleziona Aggiungi. Aggiungi alla squadra un codice facile da riconoscere. Per modificare o eliminare una squadra esistente, seleziona il pulsante della matita o quello del cestino nella riga della squadra.
Puoi assegnare una squadra a un reparto specifico oppure aggiungerla come squadra indipendente.
Altre impostazioni
Impostazioni > Posizione della clinica > Calendario & Pianificazione
Fine settimana a calendario: seleziona questa impostazione se vuoi includere i giorni festivi nel calendario.
Primo giorno della settimana: seleziona quale giorno feriale deve essere mostrato come primo giorno della settimana nel calendario.
Dimensioni slot calendario: utilizzando questa impostazione, puoi impostare la durata di ogni slot del calendario. Lo slot può essere compreso tra 5 minuti e 60 minuti.
Primo ora del giorno e Ultimo ora del giorno: usando queste impostazioni, puoi definire gli orari di lavoro mostrati nel calendario.
Mostra tempi dei turni e tipi su calendario: seleziona questa opzione se vuoi mostrare gli orari dei turni e i relativi tipi nel calendario degli Appuntamenti.
Opzioni del profilo utente
Ogni utente può impostare nella sezione Feed Calendario delle proprie impostazioni del profilo se desidera utilizzare i feed del calendario per Appuntamenti e turni. Queste opzioni ti permettono di vedere i tuoi eventi imminenti da qualsiasi dispositivo. I feed vengono esportati nel formato iCalendar supportato da tutti i principali provider di calendario come Google Calendar, Outlook e iCal.
Nella sezione Dettagli personali, gli utenti possono anche selezionare Impedire la programmazione al di fuori dei turni per non consentire la pianificazione degli Appuntamenti al di fuori dei turni programmati.
Programma i turni per il personale o le risorse
Vai su Calendario > Turni e seleziona la scheda Tipi turno.
Nelle opzioni Programma per, seleziona se vuoi programmare un turno per un Utente o per una Risorsa, quindi seleziona l’utente o la risorsa nel campo.
Seleziona un Reparto, se vuoi programmare il turno per un reparto specifico. Se selezioni un reparto, puoi anche selezionare una Squadra, se necessario.
Seleziona il tipo turno tra le opzioni disponibili.
Seleziona la durata del turno.
Seleziona eventuali Opzioni aggiuntive che vuoi utilizzare, ad esempio se il turno è disponibile per la prenotazione on-line oppure se si tratta di un turno per tutta la giornata. Queste opzioni vengono precompilate se sono state impostate nelle impostazioni del turno. Puoi anche aggiungere una pausa alla durata del turno oppure dividere il turno in slot più piccoli utilizzando l’opzione Durata dello slot.
Per programmare il turno, fai clic in qualsiasi punto della colonna del giorno. Se ci sono conflitti tra turni, vedrai un avviso.
Puoi usare le opzioni nella parte sinistra della vista calendario per selezionare cosa vuoi visualizzare e in che modo. Nota che, anche se altrove hai rimosso la selezione di alcuni membri del personale, queste opzioni determinano quali colonne vengono visualizzate. Ad esempio, per vedere solo il membro del personale per cui stai programmando in questo momento, selezionalo soltanto nelle opzioni del personale. Se è selezionato Tutti i turni della posizione della clinica, possono essere visibili più utenti o risorse. Se non vedi ciò che ti aspetti, ricontrolla e regola le opzioni a sinistra.
Modifica o elimina i turni
Per modificare e aggiornare un turno programmato, seleziona il turno nel calendario dei turni. Puoi modificare la data del turno, gli orari di inizio e fine, il reparto e la squadra e definire e modificare i tipi motivazione disponibili per la prenotazione on-line durante il turno. Se necessario, puoi anche eliminare il turno.
Se in questo momento sono programmati degli Appuntamenti durante il turno selezionato, questi vengono visualizzati in basso come mostrato nell’immagine seguente. Se devi aggiornare un turno del personale che richiede di riprogrammare gli Appuntamenti correnti, puoi usare il pulsante Sposta appuntamenti per spostare gli Appuntamenti programmati dall’attuale turno del personale a un altro.
Elimina più turni
Seleziona Elimina turni sotto il calendario dei turni.
Seleziona gli utenti e/o le risorse di cui vuoi eliminare i turni.
Seleziona le date e gli orari di inizio e fine da cui vuoi rimuovere tutti i turni. Turni che verranno eliminati e Turni che non possono essere eliminati sono mostrati di seguito. I turni per cui sono stati programmati degli Appuntamenti non possono essere eliminati. Vedi sopra come spostare gli Appuntamenti.
Seleziona Cancellare.
Copia i turni
Puoi copiare i turni su più giorni o settimane.
Seleziona Copia turni. Si apre una finestra di dialogo.
Nel campo Da questa data, seleziona la data iniziale da cui verranno copiati i turni e nel campo A questa data imposta la data finale.
Nel campo Inizia qui copia turno/i, seleziona la data iniziale per programmare i turni copiati.
Nel campo Ripeti conto, definisci il numero di volte in cui i turni selezionati verranno aggiunti nel calendario.
Seleziona l’utente e/o le risorse a cui vengono copiati i turni.
Seleziona la/e opzione/i Utente per cui verranno copiati i turni.
Seleziona Risparmiare.