Puoi creare, modificare, copiare ed eliminare i turni nella pagina Programma > Turni. Si consiglia di usare i turni perché rendono più semplice la pianificazione degli Appuntamenti e l’assegnazione della disponibilità del personale. Puoi creare e personalizzare i Tipi turno in base alle necessità.
Impostazione
Nota: controlla l’impostazione seguente prima di creare i turni.
Per accedere a Impostazioni, seleziona il Nome della clinica in alto a sinistra, quindi seleziona Impostazioni dal menu che si apre. Tieni presente che Impostazioni è visibile solo agli utenti con le autorizzazioni appropriate. Se non vedi Impostazioni, contatta l’amministratore della tua clinica per verificare il tuo accesso.
Tipi turno
Seleziona il Nome della clinica in alto a sinistra, quindi vai su Impostazioni > Posizione della clinica > Tipi turno.
I Tipi turno definiscono la natura del turno e se il turno è Disponibile per la prenotazione online oppure se il turno è un evento tutto il giorno.
Per creare un nuovo Tipo turno, seleziona Aggiungi. Per modificare un Tipo turno esistente, seleziona l’icona a forma di matita nella riga del Tipo turno.
Puoi personalizzare il comportamento del Tipo turno e l’interazione con altre funzionalità usando le opzioni disponibili.
Appuntamenti: quando questa impostazione è selezionata, il turno è visibile nel calendario degli Appuntamenti e puoi programmare Appuntamenti per il turno.
Prenotazione on-line: seleziona questa impostazione se vuoi che il turno sia Disponibile per la prenotazione online.
Tutto il giorno: puoi usare questa impostazione per un turno utilizzato per pianificare l’orario di lavoro. Ad esempio, un turno tutto il giorno può essere usato per un giorno festivo in cui la clinica è chiusa tutta la giornata. Puoi anche usare questo Tipo turno per periodi più brevi quando pianifichi.
Tipo motivazione: questa impostazione viene usata con la Prenotazione on-line e per mostrare ai clienti i turni disponibili. Ad esempio, quando un cliente seleziona un motivo per la visita, vengono visualizzati come disponibili per la prenotazione solo i turni a cui è stato impostato questo Tipo motivazione.
Aggiorna i turni esistenti: quando aggiorni un turno esistente, seleziona questa impostazione se vuoi applicare le modifiche ai turni già programmati.
Puoi anche creare Template di turni, ad esempio aggiungendo più Tipi turno a un Template. Questo ti aiuta a pianificare a un livello più dettagliato. Per saperne di più sui template di turni.
Appuntamenti predefiniti
Usando gli Appuntamenti predefiniti, puoi creare un blocco standard di Appuntamento nella pianificazione dei turni, purché l’orario di pianificazione corrisponda all’orario di Appuntamento predefinito definito.
Seleziona + Appuntamento predefinito.
Definisci l’orario di inizio e di fine.
Aggiungi la Motivo (testo libero) per l’Appuntamento.
Seleziona un Tipo motivazione se richiesto.
Seleziona Salva.
Quando aggiungi un turno con un Appuntamento predefinito, l’Appuntamento compare automaticamente nel calendario. Puoi trascinarlo in un altro orario oppure annullarlo per un singolo giorno, se necessario. Puoi anche creare più Appuntamenti predefiniti per un solo Tipo turno.
Reparti
Se devi usare sedi secondarie della clinica (Reparti) quando pianifichi Appuntamenti, devi aggiungere i tuoi Reparti nelle impostazioni.
Seleziona il Nome della clinica in alto a sinistra, quindi vai su Impostazioni > Posizione della clinica > Reparti e seleziona Aggiungi. Inserisci per il Reparto un codice facile da riconoscere. Per modificare o eliminare un Reparto esistente, seleziona il pulsante con la matita o il cestino nella riga del Reparto.
Squadre
Se vuoi usare le Squadre del personale nella pianificazione degli Appuntamenti, devi aggiungere le tue Squadre nelle impostazioni.
Seleziona il Nome della clinica in alto a sinistra, quindi vai su Impostazioni > Posizione della clinica > Squadre e seleziona Aggiungi. Inserisci per la Squadra un codice facile da riconoscere. Per modificare o eliminare una Squadra esistente, seleziona il pulsante con la matita o il cestino nella riga della Squadra.
Puoi assegnare una Squadra a un Reparto specifico oppure aggiungerla come Squadra indipendente.
Altre impostazioni
Seleziona il Nome della clinica in alto a sinistra, quindi vai su Impostazioni > Posizione della clinica > Calendario & Pianificazione per le seguenti opzioni:
Calendario & Pianificazione
Fine settimana a calendario: seleziona questa impostazione se vuoi includere i giorni del fine settimana nel calendario.
Primo giorno della settimana: seleziona quale giorno feriale viene mostrato come primo giorno della settimana nel calendario.
Dimensioni slot calendario: usando questa impostazione, puoi impostare la durata di ogni slot del calendario. Lo slot può essere compreso tra 5 minuti e 60 minuti.
Primo giorno della settimana e Ultimo giorno della settimana: usando queste impostazioni, puoi definire l’orario di lavoro visualizzato nel calendario.
Mostra tempi dei turni e tipi su calendario: seleziona questa opzione se vuoi mostrare i tempi dei turni e i tipi nel calendario degli Appuntamenti.
Opzioni del profilo utente
Ciascun utente può impostare nella sezione Feed Calendario delle proprie impostazioni di profilo se desidera usare i feed del calendario degli Appuntamenti e dei turni. Queste opzioni ti consentono di visualizzare i tuoi eventi imminenti da qualsiasi dispositivo. I feed vengono esportati nel formato iCalendar, supportato da tutti i principali provider di calendario come Google Calendar, Outlook e iCal.
Nella sezione Dettagli personali, gli utenti possono anche selezionare Impedire la programmazione al di fuori dei turni per non consentire la pianificazione di Appuntamenti al di fuori dei turni programmati.
Programma turni per personale o risorse
Vai su Programma > Turni e seleziona la scheda Tipi turno.
Nelle opzioni Programma per, seleziona se vuoi programmare un turno per un Utente o per una Risorsa, quindi seleziona l’utente o la risorsa nel campo.
Seleziona un Reparto, se vuoi programmare il turno per un Reparto specifico. Se selezioni un Reparto, puoi anche selezionare una Squadra se necessario.
Seleziona il Tipo turno tra le opzioni disponibili.
Seleziona la durata dell’orario per il turno.
Seleziona eventuali altre opzioni che vuoi usare, ad esempio se il turno è Disponibile per la prenotazione online o se è un turno tutto il giorno. Queste opzioni vengono precompilate se sono state impostate nelle Impostazioni del turno. Puoi anche aggiungere una Pausa alla durata del turno oppure dividerlo in slot più piccoli usando l’opzione Durata.
Per programmare il turno, fai clic in qualsiasi punto della colonna del giorno. Se ci sono conflitti di turno, vedrai un avviso.
Puoi usare le opzioni sul lato sinistro della vista calendario per scegliere cosa visualizzare e come. Tieni presente che, anche se hai deselezionato il personale altrove, queste opzioni determinano quali Colonne vengono visualizzate. Ad esempio, per vedere solo la persona per cui stai programmando in questo momento, seleziona solo quella persona nelle opzioni del personale. Se è selezionato Tutto il personale della posizione della clinica, potrebbero essere visibili più utenti o risorse. Se non vedi ciò che ti aspetti, ricontrolla e modifica le opzioni a sinistra.
Modifica o elimina turni
Per modificare e aggiornare un turno programmato, seleziona il turno nel calendario dei turni. Puoi modificare la data del turno, gli orari di inizio e fine, il Reparto e la Squadra, e definire e modificare i Tipo motivazione disponibili per la Prenotazione on-line durante il turno. Se necessario, puoi anche eliminare il turno.
Se durante il turno selezionato sono presenti Appuntamenti programmati, questi vengono mostrati in basso come nell’immagine qui sotto. Se devi aggiornare un turno del personale che richiede di riprogrammare gli Appuntamenti correnti, puoi usare il pulsante Sposta appuntamenti per spostare gli Appuntamenti programmati dal turno del personale corrente a un altro.
Elimina più turni
Seleziona Elimina turni sotto il calendario dei turni.
Seleziona gli utenti e/o le risorse per cui vuoi eliminare i turni.
Seleziona le Data Termine e gli orari da cui vuoi rimuovere tutti i turni. Turni che verranno eliminati e Turni che non possono essere eliminati sono mostrati di seguito. I turni per cui sono programmati Appuntamenti non possono essere eliminati. Vedi sopra come spostare gli Appuntamenti.
Seleziona Annulla.
Copia turni
Puoi copiare i turni su più giorni o settimane.
Seleziona Copia turni. Si apre una finestra di dialogo.
Nel campo Da questa data, seleziona la data di inizio da cui verranno copiati i turni e nel campo A questa data seleziona la data di fine.
Nel campo Inizia qui copia turno/i, seleziona la data di inizio per programmare i turni copiati.
Nel campo Ripeti conto, definisci il numero di volte in cui i turni selezionati verranno aggiunti al calendario.
Seleziona l’utente e/o le risorse su cui verranno copiati i turni.
Seleziona Salva.