Keskustelut on Provettiin sisäänrakennettu tekstiviestityökalu, jonka avulla klinikallasi on yksi jaettu postilaatikko asiakasviestintää varten. Viestit järjestetään viestiketjuiksi, jotka on linkitetty asiakkaan kirjauksiin. Henkilöstö voi tarkastella viestihistoriaa, käsitellä tulevia viestejä, osoittaa keskusteluja käyttäjille ja vastata viesteihin koko asiayhteyden säilyessä.
Keskustelujen avulla voit:
Lähettää tekstiviestejä asiakkaille ja vastaanottaa niitä
Tarkastella kaikkia asiakkaiden tekstiviestejä yhdessä jaetussa postilaatikossa
Seurata lukemattomia viestejä ja reaaliaikaisia päivityksiä
Nähdä reaaliaikaiset tiedotteet ja lukemattomien viestien ilmaisimet
Kohdistaa tulevat viestit automaattisesti asiakkaan kirjauksiin
Asettaa kunkin keskustelun tilan ja prioriteetin
Osoittaa keskusteluja henkilöstön jäsenille
Ennen aloittamista
Kun Provet on määrittänyt Keskustelut, ylläpitäjien on annettava käyttäjille tarvittavat oikeudet Keskustelujen käyttöä varten.
Valitse toimipisteen nimi vasemmasta yläkulmasta ja siirry kohtaan Asetukset > Käyttäjät > Oikeustasoryhmät > Keskustelut.
Valitse Tarkastelu- ja Muokkaus-valintaruudut.
Kaikki käyttäjät, joilla on Keskustelut-oikeus käytössä, voivat tarkastella Keskusteluja ja käyttää niitä vasemman reunan sivupaneelissa.
Avaa Keskustelut-postilaatikko
Keskustelut-postilaatikko näyttää kaikki klinikkasi tekstiviestikeskustelut. Avaa se valitsemalla Keskustelut vasemman reunan sivupaneelista.
Postilaatikon vasemmalla puolella näkyy kaikkien keskustelujen lista. Kussakin kohdassa näkyvät asiakkaan nimi tai tuntemattoman lähettäjän tapauksessa puhelinnumero, viestin esikatselu, päivämäärä ja prioriteettitaso. Valitse keskustelu, niin näet koko viestiketjun oikealla.
Aloita uusi keskustelu
Valitse Keskustelut vasemman reunan sivupaneelista.
Valitse Kaikki keskustelut -kohdan vieressä oleva kynäpainike uuden viestin kirjoittamista varten.
Hae asiakasta Vastaanottajat-paneelissa. Hakutuloksissa näkyvät asiakkaan nimi ja puhelinnumero.
Valitse asiakas, jolle haluat lähettää viestin.
Kirjoita viestisi keskustelun alareunassa olevaan tekstikenttään.
Valitse Lähetä-painike tai paina näppäimistön Jatka-näppäintä.
Vastaa keskusteluun
Valitse keskustelu postilaatikon listasta.
Kirjoita viestisi keskustelun alareunassa olevaan tekstikenttään.
Valitse Lähetä-painike tai paina Jatka-näppäintä.
Suodata keskusteluja
Voit suodattaa keskusteluja arvon Käyttäjä, jolle tehtävä annettu, tilan ja/tai prioriteetin perusteella löytääksesi tietyt viestit postilaatikosta.
Suodata keskusteluja käyttämällä keskustelulistan yläreunassa olevia avattavia listoja:
Käyttäjä, jolle tehtävä annettu: Suodata sen käyttäjän perusteella, jolle keskustelu on osoitettu.
Tila: Suodata arvoilla Kaikki, Avattu tai Ratkaistu.
Prioriteetti: Suodata arvoilla Kaikki, Matala, Normaali tai Korkea.
Hallitse keskustelun tilaa
Kullakin keskustelulla on tila, jonka avulla voit seurata työnkulkua. Keskustelu voi olla Avattu (aktiivinen) tai Ratkaistu (suljettu).
Ratkaise keskustelu valitsemalla keskustelun oikeasta yläkulmasta Ratkaise-painike.
Avaa ratkaistu keskustelu uudelleen valitsemalla keskustelun oikeasta yläkulmasta Avaa uudelleen -painike.
Aseta keskustelun prioriteetti
Voit asettaa prioriteettitason keskustelujen käsittelyn helpottamiseksi. Käytettävissä olevat prioriteettitasot ovat Matala, Normaali ja Korkea.
Muuta prioriteettia valitsemalla keskustelun otsikossa oleva prioriteettimerkintä ja valitsemalla taso avattavasta listasta.
Osoita keskustelu käyttäjälle
Voit osoittaa keskustelun itsellesi tai toiselle henkilöstön jäsenelle keskustelun jatkamista varten.
Osoita keskustelu valitsemalla keskustelun otsikossa oleva Ei osoitettu -merkintä. Avautuvassa listassa näkyy henkilöstön jäsenten lista.
Valitse nimi osoittaaksesi keskustelun kyseiselle käyttäjälle tai valitse Poista osoitus poistaaksesi osoituksen.
Tarkastele lukemattomia viestejä ja reaaliaikaisia tiedotteita
Uudet tulevat viestit näkyvät automaattisesti Keskustelut-postilaatikossa. Lukemattomia viestejä sisältävissä keskusteluissa näkyy keskustelulistassa lukemattoman viestin ilmaisin, jonka avulla henkilöstö tunnistaa nopeasti huomiota vaativat viestit.
Automaattinen asiakaskohdistus
Tulevat tekstiviestit kohdistetaan mahdollisuuksien mukaan automaattisesti asiakkaan kirjauksiin. Näin henkilöstö voi tarkastella koko keskustelua oikean asiakkaan yhteydessä. Jos puhelinnumeroa ei voida yhdistää asiakkaaseen, keskustelu näkyy silti postilaatikossa lähettäjän puhelinnumerolla.