Keskustelut on SMS-viestintätyökalu, joka on sisäänrakennettu Provet-ohjelmaan ja joka antaa klinikallesi yhden yhteisen postilaatikon asiakasviestintään. Viestit on järjestetty ketjutettuihin keskusteluihin, jotka liittyvät asiakaskortteihin. Henkilöstösi voi tarkastella jokaisen asiakkaan viestihistoriaa, priorisoida saapuvia viestejä, määrätä keskusteluja eri henkilöille ja vastata asiakkaille niin, että täysi kokonaisuus on nähtävillä.
Keskustelujen avulla voit:
Lähettää ja vastaanottaa tekstiviestejä asiakkailta/asiakkaille
Nähdä kaikki asiakkaan tekstiviestit yhdessä jaetussa saapuneet-kansiossa
Seurata uusia viestejä ja niiden reaaliaikaisia päivityksiä
Nähdä reaaliaikaiset ilmoitukset ja merkinnät uusista viesteistä
Täsmäyttää saapuvat viestit automaattisesti asiakkaan tietoihin
Asettaa jokaiselle keskustelulle tilan ja prioriteetin
Määrittää keskustelut henkilökunnan jäsenille
Ennen kuin aloitat
Kun keskustelut on määritetty käyttöön Provetin toimesta, ylläpitäjien on myönnettävä käyttäjille vaaditut oikeudet keskustelujen käyttämiseen.
Mene Asetukset > Käyttäjät > Oikeustasoryhmät > Keskustelut.
Valitse sekä Tarkastelu että Muokkaus -valintaruudut.
Kaikki käyttäjät, joilla on käyttöoikeus, voivat tarkastella ja käyttää Keskusteluja päävalikosta.
Avaa Keskustelut -postilaatikko
Keskustelujen postilaatikossa näytetään kaikki klinikan tekstiviestikeskustelut. Avataksesi postilaatikon, valitse Keskustelut päävalikosta.
Postilaatikko näyttää listan kaikista keskusteluista vasemmalla. Jokainen näyttää asiakkaan nimen (tai puhelinnumeron tuntemattomille lähettäjille), viestin esikatselun, päivämäärän ja prioriteettitason. Valitse keskustelu, jos haluat tarkastella koko viestiketjua avaten sen oikealle.
Aloita uusi keskustelu
Valitse Keskustelut päävalikosta.
Valitse Kaikki keskustelut -kohdan vieressä oleva kynänpainike luodaksesi uuden viestin.
Etsi asiakas Vastaanottajat -paneelissa. Hakutuloksissa näkyy asiakkaan nimi ja puhelinnumero.
Valitse asiakas, jolle haluat lähettää viestin.
Kirjoita viestisi tekstikenttään sivun alareunassa.
Valitse lähetys-painike tai klikkaa Enter näppäimistölläsi.
Vastaa keskusteluun
Valitse keskustelu postilaatikon luettelosta.
Kirjoita viestisi keskustelun alareunassa olevaan tekstikenttään.
Valitse lähetys-painike tai klikkaa Enter.
Suodata keskusteluja
Voit suodattaa keskusteluja määritetyn käyttäjän, tilan ja/tai prioriteetin avulla löytääksesi tiettyjä viestejä postilaatikostasi.
Voit suodattaa keskusteluja käyttämällä seuraavien hakuparametrien pudotusvalikkoa:
Määrätty käyttäjä: Suodata sen käyttäjän perusteella, kenelle keskustelu on määritetty.
Tila: Suodata keskustelun statuksella: Kaikki, Avoin, tai Ratkaistu.
Prioriteetti: Suodata tärkeydellä: Kaikki prioriteetit, Matala, Normaali, tai Korkea.
Hallinnoi keskustelun tilaa
Jokaisella keskustelulla on tilatieto, joka auttaa sinua järjestelemään keskusteluja asiakkaiden kanssa. Keskustelu voi olla Avoin (aktiivinen) tai Ratkaistu (suljettu).
Voit ratkaista keskustelun valitsemalla Merkitse ratkaistuksi -painikkeella keskustelun oikeassa yläkulmassa.
Avataksesi uudelleen aiemmin ratkaistun keskustelun, valitse Avaa uudelleen -painike keskustelun oikeassa yläkulmassa.
Aseta keskustelun prioriteetti
Voit asettaa tärkeystason auttamaan keskustelujen järjestelemisessä. Käytettävissä olevat prioriteettitasot ovat matala, normaali ja korkea.
Jos haluat muuttaa prioriteettia, klikkaa prioriteettivalintaa keskustelun yläreunassa ja valitse tärkeystaso pudotusvalikosta.
Määritä keskustelu henkilölle
Voit määrittää keskustelun itsellesi tai toiselle henkilökunnan jäsenelle, joka jatkaa keskustelua asiakkaan kanssa.
Keskustelun määrittämiseksi valitse Ilman vastuuhenkilöä -tunniste keskustelun yläreunassa. Näet pudotusvalikon, jossa on luettelo henkilökunnan jäsenistä.
Valitse nimi listasta määrätäksesi keskustelu haluamallesi henkilölle, tai valitse Poista vastuuhenkilö poistaaksesi määrityksen.
Näe lukemattomat viestit ja reaaliaikaiset ilmoitukset
Uudet saapuvat viestit näkyvät automaattisesti postilaatikossa. Keskusteluissa, joissa on lukemattomia viestejä, näkyy listauksessa lukemattomista viesteistä ilmoittava symboli, joten henkilöstö voi nopeasti tunnistaa huomiota vaativat viestit.
Automaattinen asiakkaan täsmäytys
Saapuvat viestit yhdistetään automaattisesti asiakastietoon silloin, kun se on mahdollista. Tämä auttaa henkilökuntaa tarkastelemaan koko keskustelua oikeassa asiakaskontekstissa. Jos puhelinnumeroa ei voida liittää asiakkaaseen, keskustelu näytetään saapuneissa viesteissä lähettäjän puhelinnumerolla.