Käyttötapaus
Voit käyttää sähköisiä allekirjoituksia Provetissa mukautettujen PDF- ja Word-lomakkeiden kanssa kerätäksesi asiakkaan allekirjoitukset sähköisesti, mikä vähentää painettujen asiakirjojen tarvetta.
Ohjeet
1. Lisää lomake
Lisää valitsemasi lomake.
Muokkaa lomaketta tarvittaessa ja varmista, että siihen sisältyy
[[signature]]-kenttä. Valitse Tallenna muutokset vahvistaaksesi kaikki tekemäsi muokkaukset.Kun käytät Word-lomakkeita, valitse Lukitse tämä lomake -painike. Tällöin Allekirjoitus-painike tulee näkyviin. PDF-lomakkeita ei tarvitse lukita.
2. Luo sähköisen allekirjoituksen pyyntö
Valitse lomakesivulla Allekirjoitus-painike.
Valitse Pyydä sähköistä allekirjoitusta -valintaikkunassa, miten pyyntö toimitetaan. Tässä artikkelissa käytetään sähköpostin vaihtoehtoa.
Jos haluat lähettää pyynnön asiakkaan omalle laitteelle:
Valitse asiakkaan sähköpostiosoite kohdasta Lähetä sähköposti osoitteeseen tai asiakkaan puhelinnumero kohdasta Lähetä SMS viesti numeroon.
Jos käytät klinikan laitetta:
Valitse Käytä klinikan laitetta -kohdan alta Luo PIN-koodi -valintaruutu. PIN-koodi luodaan, kun tallennat pyynnön, ei silloin kun valitset valintaruudun. Lisätietoja PIN-koodin kirjautumisvaihtoehdoista on kohdassa Sähköisten allekirjoitusten käyttö klinikan laitteiden kanssa (PIN-koodin kirjautumisen tila).
Vinkki: Lisää PIN-koodin kirjautumissivu laitemuistioihin selaimessa (kirjanmerkki). Osoite pysyy samana kaikissa pyynnöissä. Jos tallennettu kirjanmerkki ei enää toimi, osoite on muuttunut. Käytä valintaikkunassa näkyvää osoitetta.
Muokkaa tarvittaessa viestiä ja säädä Allekirjoituspyyntö odottaa -ajastusta (Signature request validity time (minutes)) tarpeen mukaan. Oletus on 1440 minuuttia (24 tuntia).
Valitse Tallenna pyynnön luomiseksi.
3. Käsittele pyyntö ja odota, että asiakas allekirjoittaa
Käsittelyikkuna
Sähköinen allekirjoituspyyntö odottaa -valintaikkuna avautuu ja näyttää pyynnön tilan sekä mahdollisuuden peruuttaa se tarvittaessa. Jos valitsit Luo PIN-koodi, tässä valintaikkunassa näkyvät myös PIN-koodi ja PIN-koodin kirjautumissivun osoite. Avaa osoite klinikan laitteella ja syötä PIN-koodi.
Kun pyyntö on luotu ja lähetetty asiakkaalle, he voivat allekirjoittaa sen omalta laitteeltaan. Voit sulkea valintaikkunan, jos asiakas ei allekirjoita sitä heti.
Asiakkaan toiminnot
Kun asiakas vastaanottaa viestin, hän voi aloittaa allekirjoitusprosessin avaamalla viestiin sisältyvän linkin.
Asiakkaalle näytetään dokumentin esikatselu sekä mahdollisuus joko Hylkää tai Allekirjoita asiakirja. He voivat myös vaihtaa kielen oikeasta yläkulmasta tai tyhjentää allekirjoitusalueen tarvittaessa.
Kun asiakas valitsee Allekirjoita asiakirja, hänet ohjataan allekirjoitusnäkymään. Hänen tulee kirjoittaa allekirjoituksensa sille varattuun laatikkoon joko kosketuksella tai tietokoneen hiirellä.
Lopuksi asiakkaan on valittava Käytä allekirjoitusta -painike prosessin viimeistelemiseksi. Avautuu vahvistusvalintaikkuna, ja asiakkaan on valittava Vahvista allekirjoitus. Kun allekirjoitus on annettu onnistuneesti, asiakas voi tarvittaessa ladata allekirjoitetun dokumentin ja sulkea sivun. Asiakas saa myös PDF-kopion sähköpostitse.
Pakolliset kentät on täytettävä ennen allekirjoittamista
Jos lomakkeessa on PDF-tiedostossa pakollisiksi merkityt kentät, asiakkaan on täytettävä ne ennen kuin hän voi allekirjoittaa.
Pakolliset kentät merkitään heti, kun dokumentti avataan. Asiakkaan ei tarvitse yrittää allekirjoittaa ensin nähdäksensä, mikä puuttuu.
Allekirjoitusnäkymässä jokaisella tyhjällä pakollisella kentällä on punainen katkoviiva ja punainen merkki oikeassa yläkulmassa. Kun asiakas täyttää kentän, sen reunus muuttuu vihreäksi. Valinnaisia kenttiä ei ole merkitty. Myöskään allekirjoituskenttää ei ole merkitty, koska dokumentin allekirjoittaminen täydentää sen.
Jos asiakas valitsee Allekirjoita asiakirja, vaikka jokin pakollinen kenttä on yhä tyhjä, allekirjoitusnäkymä ei avaudu. Näytetään viesti "Täytä kaikki pakolliset kentät ennen allekirjoittamista". Sivulle siirrytään ensimmäiseen tyhjään pakolliseen kenttään ja kursori asetetaan siihen. Kaikki muut tyhjät pakolliset kentät säilyttävät punaisen reunuksensa.
Kun kaikilla pakollisilla kentillä on arvo, Allekirjoita asiakirja avaa allekirjoitusnäkymän normaalisti.
Tämä koskee pakollisia tekstikenttiä, valintaruutuja, alasvetovalikoita ja radiopainikkeita.
Tämä koskee kaikkia klinikoita. Tälle ei ole asetusta, jolla se voitaisiin ottaa käyttöön tai poistaa käytöstä.
Provet tarkistaa pakolliset kentät uudelleen, kun allekirjoitettu dokumentti lähetetään. Asiakkaat eivät yleensä näe tätä tarkistusta, koska allekirjoitusnäkymä pysäyttää heidät ensin.
Huom: Pakolliset kentät luetaan PDF-tiedostosta itsestään. Lomakkeen tekijän sivulle piirtämää tähteä ei havaita. Kenttä täytyy merkitä pakolliseksi PDF-editorissa. Katso Aseta PDF-lomakkeet.
Jos asiakas ilmoittaa, ettei hän pysty allekirjoittamaan lomaketta, tarkista lomake pakollisten kenttien osalta, joita ei ole täytetty.
Kun allekirjoitus on onnistunut
Asiakkaan sivun Lomakkeet-välilehdellä Sähköinen allekirjoitus -tila -sarakkeessa näkyy vihreä valintamerkki (✔), kun lomake on allekirjoitettu onnistuneesti. Voit tulostaa allekirjoitetun lomakkeen myös suoraan tästä näkymästä valitsemalla tulostuspainikkeen.
Lisäksi, kun avaat lomakkeen Lomakkeet-välilehdeltä, sivun alareunassa näkyy tila "E-sign: Hyväksytty ajanleimalla", ja voit tulostaa allekirjoitetun version myös Tulosta allekirjoitettu dokumentti -painikkeella.