Ajanvarausvahvistusten ja -muistutusten asetuksilla voit määrittää, milloin asiakkaat saavat ajanvarauksiaan koskevia viestejä ja mitä viesteissä sanotaan. Oletusasetukset koskevat kaikkia ajanvarauksia. Käyntisyyn mukaiset asetukset korvaavat oletusasetukset kyseisen käyntisyyn ajanvarauksissa. Nettiajanvarauksessa on lisäksi muutamia asetuksia.
Oletusasetukset
Oletusasetukset koskevat kaikkia ajanvarausvahvistuksia ja -muistutuksia. Voit kuitenkin määrittää myös käyntysyyn mukaiset asetukset.
Muokkaa asetuksia kohdassa Asetukset > Yleinen > Toimipiste > Ajanvarauksen asetukset.
Ajanvarausmuistutuksien ajoitus: Määritä, kuinka monta tuntia tai päivää ennen ajanvarausta muistutukset lähetetään. Seuraavalla asetuksella määrität, onko määrä tunteja vai päiviä.
Ajanvarausmuistutusten lähettämisen aikayksikkö: Valitse, lähetetäänkö muistutukset tunteja vai päiviä ennen ajanvarausta.
Ajanvarausmuistutuksen tarkka lähetysaika: Jos valitsit vaihtoehdon ”päivää”, määritä kellonaika, jolloin muistutukset lähetetään.
Esimerkki: Kun asetuksina ovat ”2”, ”päivää” ja ”9.00”, muistutus lähetetään kaksi päivää ennen ajanvarausta klo 9.00.
Muistiinpano: Voit määrittää yhdelle ajanvaraukselle useita muistutussääntöjä.
Sähköposti- ja tekstiviestiasetukset
Voit valita, lähetetäänkö vahvistus- ja muistutusviestit sähköpostitse, tekstiviestinä vai molemmilla tavoilla.
Sähköpostiviesteissä voit valita, näytetäänkö ajanvarauksen kesto (jos et valitse tätä, viestissä näytetään vain aloitusaika), ja lisätä kartan sekä reittiohjeet. Voit määrittää sähköpostin tervehdystekstin, uusille asiakkaille näytettävän lisätekstin sekä vahvistus- ja muistutusviestien lisäohjeet.
Voit vastaavasti määrittää tekstiviestivahvistuksen viestin, uusille asiakkaille näytettävän lisätekstin sekä muistutusviestien tekstin.
Voit kirjoittaa tekstit suoraan kenttiin tai käyttää vakiotekstejä, jos niitä on saatavilla.
Muistiinpano: Kun muokkaat sähköpostin tai tekstiviestin vahvistus- tai muistutustekstejä, näyttöön tulee vahvistusviesti, jossa kysytään, haluatko päivittää muutokset kaikkien sellaisten olemassa olevien ajanvarausten lähettämättömiin viesteihin, joille ei ole määritetty käyntisyytyyppiä. Päivitä lähettämättömät viestit valitsemalla Kyllä. Jos haluat ottaa muutokset käyttöön vain uusissa ajanvarauksissa, valitse Ei.
Käyntisyyn mukaiset asetukset
Käyntysyyn mukaiset asetukset korvaavat kyseisen käyntisyyn ajanvarauksissa oletusasetukset. Jos käyntysyylle ei ole määritetty omia asetuksia, käytetään oletusasetuksia.
Muokkaa asetuksia kohdassa Asetukset > Listat ja mallipohjat > Käynnin syy.
Ohjeet: Voit lisätä mukautetun tekstin, joka sisällytetään tämän käyntisyyn vahvistus- ja muistutusviesteihin yleisten oletusasetuksissa määritettyjen sähköpostin tervehdystekstien lisäksi.
Vinkki: Voit käyttää ohjeissa myös paikkamerkkejä, esimerkiksi lisätä tekstin eläimen nimen automaattisesti: ”Ei ruokaa tai vettä eläimelle [[patient_name]] kuuteen tuntiin ennen ajanvarausta.”Sähköpostiviesti: Valitse, käytetäänkö sekä vahvistus- että muistutusviesteissä vain Ohjeet-kenttään lisättyä yleistä ohjetekstiä vai lisätäänkö vahvistus- ja muistutusviesteihin erilliset lisäohjeet. Lisää lisätekstit kenttiin.
Muistutussähköposti: Määritä toimintakehotteen (CTA) painike ja lisää lomakkeita muistutussähköposteihin.
Vinkki: Toimintakehotteen (CTA) painike on napsautettava käyttöliittymäelementti, joka ohjaa asiakasta tekemään tietyn toiminnon. Jos valitset painikkeen, se lisätään muistutussähköpostiin ajanvarauksen yhteenvedon yläpuolelle.Valitse muistutussähköpostin Sisällytä CTA-toimintakehotteen painike -valintaruutu. Voit määrittää painikkeen ulkoasun. Määritä painikkeen käyttäjille näkyvä teksti kohdassa Painikkeen teksti ja asiakkaan ohjaava verkko-osoite kohdassa Painikkeen linkki. Valitse myös Painikkeen tyyli: ensisijaisessa vaihtoehdossa käytetään klinikan teemaväriä ja valkoista tekstiä, toissijaisessa vaihtoehdossa valkoista taustaa sekä värillistä reunusta ja tekstiä.
Voit myös valita muistutussähköpostin asetuksista Sisällytä lomakepainike -valintaruudun. Kun valitset sen, kirjoita painikkeen teksti ja valitse Lomakkeen lähde (Provetin PDF-lomake tai ulkoinen linkki). Jos valitset Provet-lomakkeen, valitse avattavasta luettelosta saatavilla oleva asiakkaan tai eläimen PDF-lomake. Liitetty lomake lähetetään ajanvarausvahvistuksen ja -muistutuksen mukana. Kun lomake on täytetty ja allekirjoitettu sähköisesti (jos sähköinen allekirjoitus on käytettävissä), se näkyy käynnin tiedoissa. Täytetty lomake näkyy käyntisivulla ja tallentuu asiakkaan ja eläimen tietoihin, vaikka ajanvaraus myöhemmin peruutettaisiin.
Tekstiviesti: Valitse, käytetäänkö oletusarvoisia, käyntysyystä riippumattomia tekstiviestivahvistuksia ja -muistutuksia vai käyntysyyn mukaisia viestejä. Lisää käyntysyyn mukaiset viestit kenttiin. Viestiteksti voi olla enintään 1 000 merkkiä pitkä, ja se voidaan jakaa useaan tekstiviestiin. Viestikentissä näytetään käytetty merkkimäärä ja tekstin jakautuminen viesteihin. Jokainen erillinen tekstiviesti kuluttaa yhden tekstiviestikrediitin.
Estä oletuksena muistutusten lähetystavat: Voit estää sähköposti- tai tekstiviestimuistutusten lähettämisen tai estää kaikki muistutukset, kun tätä käyntysyytä käytetään.
Estä oletuksena vahvistuksen lähetystavat: Voit estää sähköposti- tai tekstiviestivahvistusten lähettämisen tai estää kaikki vahvistukset, kun tätä käyntysyytä käytetään.
Tieto, jota ei haluta näyttää muistutus- ja vahvistusviesteissä: Voit valita, jätetäänkö ajanvarauksen tiedoista pois ajanvarauksen aika, eläinlääkäri vai molemmat.
Ajanvarausmuistutuksien ajoitus: Valitse Lisää muistutus, jotta tämä asetus tulee näkyviin. Määritä, kuinka monta tuntia tai päivää ennen ajanvarausta asiakkaalle lähetetään tätä käyntysyytä koskeva muistutus. Seuraavalla asetuksella määrität, onko määrä tunteja vai päiviä. Voit määrittää käyntisyylle useita ajanvarausmuistutuksia.
Ajanvarausmuistutusten lähettämisen aikayksikkö: Valitse, lähetetäänkö muistutukset tunteja vai päiviä ennen ajanvarausta.
Ajanvarausmuistutuksen tarkka lähetysaika: Jos valitsit vaihtoehdon ”päivää”, määritä kellonaika, jolloin muistutukset lähetetään.
Ajanvarausvahvistuksissa ja -muistutuksissa näytetään aina käyntisyy ajanvarauksen yhteenvedossa. Käyntysyytä ei voi piilottaa sähköposteista. Jos haluat jättää käyntysyyn pois tekstiviesteistä, käytä käyntysyyn Tekstiviesti-asetusta. Valitse käyntysyyn mukaiset viestit ja kirjoita vahvistus- ja muistutustekstit mainitsematta käyntysyytä.
Muistiinpano: Jos muokkaat sähköpostin tai tekstiviestin tekstejä ja haluat päivittää ne myös kaikkien tämän käyntisyytyypin olemassa olevien ajanvarausten lähettämättömiin vahvistus- ja muistutusviesteihin, valitse Päivitä ajanvaraukset / ajanvarausmuistutukset -painike. Jos et valitse painiketta vaan tallennat vain muutokset, ne koskevat ainoastaan päivityksen jälkeen luotuja uusia ajanvarauksia.
Nettiajanvarauksen asetukset
Nettiajanvarauksen asetukset koskevat ajanvarauksia, jotka asiakkaat tekevät nettiajanvaraussivullasi. Nettiajanvarauksissa käytetään myös oletusasetuksia ja käyntysyyn mukaisia asetuksia, kuten muistutusten lähetysaikaa.
Muokkaa asetuksia kohdassa Asetukset > Yleinen > Toimipiste > Nettiajanvaraus.
Älä näytä kestoa asiakkaille: Kun tämä asetus on valittu, ajanvarauksen kestoa ei näytetä vahvistus- ja muistutusviesteissä. Viesteissä näytetään vain aloitusaika.
Älä näytä eläinlääkärin nimeä asiakkaille: Kun tämä asetus on valittu, ajanvarauksesta vastaavan työntekijän nimeä ei näytetä vahvistus- ja muistutusviesteissä.
Sähköpostiviesti: Tähän kenttään voit lisätä viestin, joka sisällytetään asiakkaille lähetettäviin vahvistussähköposteihin, kun he tekevät ajanvarauksen verkossa.
Lähetä tekstiviestivahvistus: Kun tämä asetus on valittu, asiakkaalle lähetetään tekstiviestivahvistus nettiajanvarauksen tekemisen jälkeen. Viestin teksti määritetään oletusasetuksissa tai käyntysyyn mukaisissa asetuksissa.
Lähetä sähköpostikopio toimipisteeseen: Kun tämä asetus on valittu, asiakkaan vahvistussähköpostista lähetetään kopio toimipisteen sähköpostiosoitteeseen.
Merkitse oletuksena nettiajanvaraukset vahvistetuiksi: Kun tämä asetus on valittu, nettiajanvarauksen kautta tehdyt ajanvaraukset vahvistetaan automaattisesti. Jos haluat, että asiakkaat vahvistavat ajanvarauksensa itse vahvistuslinkin tai -painikkeen avulla, varmista, ettei tätä asetusta ole valittu.
Ajanvarauksen vahvistaminen ja peruuttaminen linkin kautta
Voit lisätä vahvistuslinkin tai -painikkeen mihin tahansa ajanvaraukseen liittyvään sähköpostiin tai tekstiviestiin, jolloin asiakkaat voivat vahvistaa tai peruuttaa ajanvarauksen suoraan viestistä. Toiminto koskee kaikkia ajanvarauksia, ei vain nettiajanvarauksen kautta tehtyjä.
Lisää vahvistuslinkki tai -painike viestimallipohjaan lisäämällä siihen jompikumpi seuraavista paikkamerkeistä:
[[appointment_confirmation_url]] — lisää tekstimuotoisen linkin
[[appointment_confirmation_button]] — lisää napsautettavan painikkeen, jonka tekstinä on ”Vahvista ajanvaraus”
Muistiinpano: Paikkamerkki tarkistetaan aina viestiä lähetettäessä. Linkki tai painike lisätään vain, jos ajanvarausta ei ole vielä vahvistettu. Jos ajanvaraus on jo vahvistettu, linkkiä tai painiketta ei lisätä viestiin.
Kun asiakas valitsee linkin tai painikkeen, hän siirtyy sivulle, jolla näytetään ajanvarauksen tiedot ja jolla hän voi vahvistaa tai peruuttaa ajanvarauksen. Peruuttamisvaihtoehto näytetään vain, jos Salli asiakkaan peruuttaa ajanvaraus on käytössä kohdassa Asetukset > Yleinen > Toimipiste > Asiakasviestintä.
Voit lisätä paikkamerkit seuraaviin kenttiin:
Sähköpostin tervehdysteksti (Ajanvarauksen asetukset)
Sähköpostivahvistuksen lisäohjeet (Ajanvarauksen asetukset)
Sähköpostimuistutuksen lisäohjeet (Ajanvarauksen asetukset)
Tekstiviestivahvistuksen teksti (Ajanvarauksen asetukset)
Tekstiviestimuistutuksen teksti (Ajanvarauksen asetukset)
Tekstiviestivahvistuksen ja -muistutuksen teksti (Käyntisyytyyppi)
Sähköpostiviesti (Nettiajanvarauksen asetukset)
Esimerkki: nettiajanvarauksen työnkulku
Yksi yleinen tapa käyttää tätä toimintoa on nettiajanvaraus, jossa asiakas vahvistaa ajanvarauksen itse varauksen tekemisen jälkeen. Näin voit määrittää toiminnon:
Siirry kohtaan Asetukset > Yleinen > Toimipiste > Asiakasviestintä ja valitse Salli asiakkaan peruuttaa ajanvaraus.
Siirry kohtaan Asetukset > Yleinen > Toimipiste > Nettiajanvaraus ja varmista, ettei Merkitse oletuksena nettiajanvaraukset vahvistetuiksi ole valittu. Jos asetus on käytössä, ajanvaraukset on jo vahvistettu ennen viestin lähettämistä, joten viestiin ei lisätä linkkiä tai painiketta.
Siirry kohtaan Asetukset > Yleinen > Toimipiste > Nettiajanvaraus > Sähköpostiviesti ja lisää sähköpostiviestin mallipohjaan jompikumpi seuraavista paikkamerkeistä: [[appointment_confirmation_url]] tekstimuotoista linkkiä tai [[appointment_confirmation_button]] napsautettavaa painiketta varten.
Valitse Tallenna.
Asiakas saa nyt vahvistussähköpostissa linkin tai painikkeen, jonka kautta hän voi vahvistaa tai peruuttaa ajanvarauksensa.
Vahvistussähköposti, johon on lisätty [[appointment_confirmation_button]]-paikkamerkki:
Vahvistussivu, jolla asiakas voi vahvistaa tai peruuttaa ajanvarauksensa:
