Yhteenveto
Nettiajanvarauksen avulla asiakkaasi voivat tehdä ajanvarauksia itsenäisesti mihin vuorokaudenaikaan tahansa. Nettiajanvarausten avulla voit säästää klinikan aikaa muihin tehtäviin.
Provetin nettiajanvaraustoiminnolla voit hallita yksityiskohtaisesti asiakkaidesi pääsyä ajanvarausten tekemiseen. Voit määrittää, mitkä palvelut tai hoitotapahtumat ovat käytettävissä, ja valita nettiajanvaraukseen käytettävissä olevat ajat. Voit myös lisätä hoitokohtaisia ohjeita, jotka kertovat asiakkaille, miten ajanvaraukseen tulee valmistautua.
Muistiinpano: Nettiajanvarauksesta on käytettävissä uusi muotoilu. Lue lisää uudesta muotoilusta tai katso, miten voit ottaa sen käyttöön asiakkaillesi.
Nettiajanvarauksen käyttöönoton vaiheet
Kun nettiajanvaraustoiminto on lisätty järjestelmääsi, voit muokata nettiajanvarauksen asetuksia ja tehdä tarvittavat asetukset:
Asiakkaiden nettiajanvarauksen käyttöprosessi
Alla kuvataan, miltä nettiajanvarauslomake näyttää asiakkaillesi ja miten he käyttävät sitä.
Nettiajanvarauksen yleisten asetusten Tiedot-kenttään lisäämäsi teksti näkyy sivun otsikon (a) alla.
Lomakevalintojen mukaan asiakkaan on ehkä valittava toimipiste.
Toimipisteen asetusten mukaan asiakkaan on ehkä valittava eläimen Laji.
Asiakas valitsee käyntisyyryhmän.
Asiakas valitsee käynnin syyn. Käynnin syyn asetuksissa määritetyt käyntikohtaiset ohjeet näkyvät käynnin syyn alla (b).
Päivät, joille on käytettävissä olevia ajanvarausaikoja, näkyvät kalenterissa vihreinä. Asiakas valitsee päivän kalenterista.
Valitun päivän varattavissa olevat ajat näkyvät alla. Käytettävissä olevat ajat määräytyvät käynnin syyn asetusten sekä nettivarausten yleisten asetusten Varattavissa olevat ajat ja Vaadittu aika ennen ajanvarauksen alkua -asetusten mukaan. Asiakkaat voivat käyttää suodattimia ja tarkastella koko päivän, aamun, iltapäivän tai illan vapaita aikoja. Jos tämä on valittu, ajanvarausta hoitava ELL näkyy aikaslottikorteissa.
Asiakas valitsee Valitse-painikkeen ja valitsee ajanvarauksen ajan.
Uusi sivu avautuu. Varauksen tiedot sisältää ajanvarauksen yhteenvedon. Kesto ja ajanvarauksesta vastaavan työntekijän nimi voidaan piilottaa tai näyttää nettivarausten yleisten asetusten mukaan.
Asiakas täyttää tietonsa. Tähdellä (*) merkityt kentät vaaditaan.
Asiakas täyttää lemmikkinsä tiedot. Nettiajanvarauksessa voi tehdä vain yhden eläimen ajanvarauksia. Tekstikenttään lisätyt tiedot näkyvät varauksen tiedoissa ja käynnin yleisten tietojen osiossa. Huomaa, että asiakkaita pyydetään vahvistamaan matkapuhelinnumeronsa kertakäyttöisellä tekstiviestikoodilla ennen ajanvarauksen vahvistamista. Lisätietoja vahvistamisesta on kohdassa Nettiajanvarauksen vahvistaminen ja tietoturva.
Asiakas voi valita Muista minut -valintaruudun, jos hän haluaa selaimen muistavan syöttämänsä tiedot. Tämä on hyödyllistä, jos hän tekee nettiajanvarauksia säännöllisesti.
Asiakas valitsee Vahvista ajanvaraus viimeistelläkseen ajanvarauksen. Ajanvaraus lisätään ajanvarauskalenteriisi ja valitut vahvistusviestit lähetetään. Yhteenvetosivu avautuu.
Nettiajanvaraus (uusi muotoilu)
Muistiinpano: Nettiajanvarauksessa voi tehdä vain yhden eläimen ajanvarauksia. Usean eläimen ajanvaraukset on tehtävä klinikan henkilöstön toimesta.
Asiakkaiden nettiajanvarausprosessi noudattaa samaa kulkua ja käyttötapauksia kuin nykyinen muotoilu, mutta käytettävyyttä on parannettu useilla tavoilla.
Asiakkaan käyttöprosessi uudessa nettiajanvarausportaalissa on seuraava:
Asiakas määrittää ajanvarauksen kriteerit. Yleisten asetusten mukaan tähän voi sisältyä toimipisteen ja eläimen lajin valinta. Jos asiakkaan aikavyöhyke ei vastaa klinikan aikavyöhykettä, näkyviin tulee varoitus.
Käyntisyyryhmät näkyvät avattavassa haitarielementissä. Asiakas avaa ryhmän ja valitsee tietyn käynnin syyn. Käyntikohtaiset ohjeet, jotka on määritetty käynnin syyn asetuksissa, näkyvät käynnin syyn alla.
Päivät, joille on käytettävissä olevia ajanvarausaikoja, merkitään kalenterissa päivämäärän alla olevalla pisteellä. Asiakas valitsee päivän.
Valitun päivän käytettävissä olevat ajat näkyvät päivämäärän alla. Jos tämä on valittu, ajanvarausta hoitava ELL näkyy aikaslottikorteissa. Asiakas valitsee ajanvarauksen ajan käytettävissä olevista ajoista.
Asiakasta pyydetään antamaan sähköpostiosoitteensa vahvistamista varten.
Varauksen tietojen lomakeikkuna avautuu. Näkyviin tulee 10 minuutin lähtölaskenta, joka näyttää, kuinka kauan vapaa aika on varattuna siitä hetkestä alkaen, kun asiakas aloittaa ajanvarauksen.
Asiakas täyttää omat ja lemmikkinsä tiedot. Tähdellä (*) merkityt kentät vaaditaan. Nettiajanvarauksessa voi tehdä vain yhden eläimen ajanvarauksia. Uusia asiakkaita voidaan pyytää vahvistamaan henkilöllisyytensä sähköpostitse ja joissakin tapauksissa myös tekstiviestillä ennen ajanvarauksen vahvistamista. Lisätietoja uuden muotoilun vahvistamisesta on kohdassa Nettiajanvarauksen vahvistaminen ja tietoturva.
Asiakas valitsee Tee ajanvaraus viimeistelläkseen ajanvarauksen.
Ajanvaraus lisätään tämän jälkeen ajanvarauskalenteriisi ja valitut vahvistusviestit lähetetään.
Asiakastietojen täsmäytyssäännöt Provetissa
Kun Provet vastaanottaa asiakkaan ja eläimen tiedot nettiajanvarauksesta, se yrittää automaattisesti täsmäyttää toimitetut tiedot järjestelmässä oleviin asiakkaisiin, jotta päällekkäisiä asiakas- ja eläintietoja ei syntyisi.
Asiakkaan täsmäytys
Asiakas katsotaan täsmääväksi, jos:
Etunimi täsmää täsmälleen.
Sukunimi täsmää täsmälleen.
Vähintään yksi seuraavista täsmää:
Puhelinnumero
Sähköpostiosoite
Osoite
Täsmäytystuloksen perusteella Provet näyttää ajanvaraus- ja käyntinäkymissä viestin, joka auttaa jatkamaan:
Jos yksi täsmäävä asiakas löydetään, asiakas linkitetään automaattisesti ajanvaraukseen ja näytetään viesti, joka vahvistaa täsmäytyksen.
Jos löydetään useita mahdollisia osumia, näytetään viesti, jossa luetellaan täsmäävät tiedot, kuten nimi, sähköpostiosoite tai puhelinnumero. Valitse Näytä mahdolliset osumat avataksesi ehdotettujen asiakkaiden listan. Tämän jälkeen voit:
luoda uuden asiakkaan käyttämällä valmiiksi täytettyjä nettiajanvarauksen tietoja tai
valita olemassa olevan asiakkaan ja valita Jatka valitulla asiakkaalla jatkaaksesi.
Jos osumaa ei löydy, uusi asiakas voidaan luoda lomakkeella, joka täytetään automaattisesti nettiajanvarauksen tiedoilla.
Esimerkki: Jos Provetissa on asiakas, jolla on sama etunimi, sukunimi ja puhelinnumero mutta eri tai puuttuva sähköpostiosoite, asiakas täsmäytetään. Huomaa, että eri tietoa, tässä tapauksessa sähköpostiosoitetta, ei päivitetä automaattisesti nettiajanvarauksen tiedoista järjestelmän asiakastietoihin. Jos Provetissa on näiden tietojen perusteella olemassa olevia päällekkäisiä asiakkaita, täsmäytys epäonnistuu, vaikka jonkin asiakkaan muut tiedot, kuten asiakasnumero, täsmäisivät nettiajanvarauksen tietoihin.
Eläimen täsmäytys
Kun asiakkaan täsmäytys on vahvistettu, Provet yrittää täsmäyttää eläimen tiedot. Eläin katsotaan täsmääväksi, jos:
Asiakas täsmää.
Eläimen nimi täsmää täsmälleen.
Laji täsmää täsmälleen.
Täsmäytystulosten näyttäminen
Jos asiakas täsmää mutta täsmäävää eläintä ei löydy, näytetään viesti, jossa ilmoitetaan, että eläin on valittava tai luotava. Tämän jälkeen voit joko valita olemassa olevan eläimen manuaalisesti tai luoda uuden. Lomake täytetään valmiiksi nettiajanvarauksessa annetuilla tiedoilla.
Kun avaat nettiajanvarauksen kalenterissa, Provet näyttää varauksen tietojen näkymän yläreunassa viestin, joka ilmoittaa, onko asiakas ja eläin täsmäytetty olemassa oleviin kirjauksiin:
Asiakas- tai eläinosumaa ei löydy:
"Nettiajanvarauksen asiakasta ja eläintä ei täsmäytetty Provetissa. Muokkaa ajanvarausta ja valitse olemassa oleva asiakas tai luo uusi."
Asiakas täsmäytetty, eläintä ei täsmäytetty:
"Asiakas täsmäytettiin onnistuneesti, mutta Provetista ei löytynyt täsmäävää eläintä. Muokkaa ajanvarausta ja valitse olemassa oleva eläin tai luo uusi."
Asiakas ja eläin täsmäytetty:
"Nettiajanvarauksen asiakas ja eläin täsmäytettiin onnistuneesti Provetissa."