Oletusasetukset
Nämä asetukset otetaan käyttöön kaikkiin ajanvarauksiin oletuksena, mutta voit myös määrittää käynnin syy -kohtaiset muistutusasetukset.
Muokataksesi näitä asetuksia siirry kohtaan Asetukset > Yleinen > Toimipiste > Ajanvarauksen asetukset.
Ajanvarausmuistutuksien ajoitus: Lisää, kuinka monta tuntia tai päivää ennen ajanvarausta muistutukset lähetetään varatuille ajanvarauksille. Seuraava asetus määrittää, onko kyse tunneista vai päivistä.
Ajanvarausmuistutusten lähettämisen aikayksikkö: Valitse, lähetetäänkö muistutukset tuntia vai päiviä ennen ajanvarausta.
Ajanvarausmuistutuksen tarkka lähetysaika: Jos valitsit vaihtoehdon ”päivää”, lisää kellonaika, jolloin muistutukset lähetetään.
Esimerkki: Asetuksilla ”2”, ”Päivää” ja ”9:00” muistutus lähetetään 2 päivää ennen ajanvarausta klo 9:00.
Sähköposti- ja tekstiviestiasetukset
Voit valita, lähetetäänkö vahvistus- ja muistutusviestit sähköpostitse, tekstiviestinä (SMS) vai molemmilla tavoilla.
Sähköpostiviesteihin voit valita, sisällytetäänkö viestiin ajanvarauksen kesto (jos ei ole valittuna, mukaan sisällytetään vain aloitusaika) sekä lisätä kartan ja reittiohjeet. Voit lisätä tekstit sähköpostin tervehdystekstiin, uuden asiakkaan lisätekstiin sekä lisäohjeet vahvistusviesteihin ja muistutuksiin.
Samoin voit lisätä tekstit tekstiviestin vahvistusviestiin, uuden asiakkaan lisätekstiin sekä muistutusteksteihin.
Voit kirjoittaa suoraan kenttiin tai käyttää tekstimalleja, jos niitä on saatavilla.
Huom: Kun teet muutoksia sähköpostin ja/tai tekstiviestin vahvistus- tai muistutusteksteihin, näkyviin tulee vahvistusviesti, jossa kysytään, haluatko päivittää muutokset kaikkiin niihin olemassa olevien ajanvarausten lähettämättömiin vahvistus- ja muistutusviesteihin, joille ei ole määritetty käyntisyytyyppiä. Valitse Kyllä, jos haluat päivittää lähettämättömät viestit, tai Ei, jos haluat soveltaa muutoksia vain uusiin ajanvarauksiin.
Käynnin syy -kohtaiset asetukset
Kun ajanvarauksen syykohtaiset vahvistus- ja muistutusasetukset on määritetty ajanvarauksen syylle, niitä käytetään kyseisen ajanvarauksen vahvistus- ja muistutusviesteissä sen sijaan, että käytettäisiin oletusasetuksia. Jos et määritä syykohtaisia asetuksia käynnin syylle, ajanvarauksessa käytetään kyseiselle syylle oletusasetuksia.
Muokataksesi nämä asetukset siirry kohtaan Asetukset > Listat & mallipohjat > Käynnin syy.
Ohjeet: Voit lisätä mukautetun tekstin, joka sisällytetään tämän käyntisyyn vahvistus- ja muistutusviesteihin (yleisen sähköpostin tervehdystekstin lisäksi, joka on määritetty oletusasetuksissa).
Vinkki: Voit myös käyttää ohjeissa paikkamerkkejä, esimerkiksi lisätä automaattisesti eläintä koskevan nimen tekstiin (esim. ”Ei ruokaa tai vettä lemmikillesi [[patient_name]] 6 tuntiin ennen ajanvarausta.”).
Sähköpostiviesti: Valitse, käytetäänkö vain Ohjeet-kenttään lisättyä yleistä ohjetekstiä sekä vahvistus- että muistutusviesteissä, vai haluatko lisätä erilliset lisäohjeet vahvistus- ja muistutusviesteihin. Lisää lisätekstit kenttiin.
Muistutussähköposti: Määritä toimintakehotepainike (CTA) ja lisää lomakkeet muistutussähköposteihin:
Vinkki: Toimintakehotepainike (CTA) on klikattava käyttöliittymäelementti, joka on tarkoitettu ohjaamaan asiakasta tekemään tietty toiminto. Kun se on valittuna, painike lisätään muistutussähköpostiin ja se sijaitsee sähköpostissa ajanvarauksen yhteenvedon yläpuolella.
Valitse muistutussähköpostin valinnoista valintaruutu Sisällytä CTA-toimintakehotteen painike. Voit määrittää, miten painike näkyy. Voit määrittää painikkeen asettamalla Painikkeen teksti -kenttään sen tekstin, jonka käyttäjät näkevät painikkeessa, sekä Painikkeen linkki määrittääksesi sen verkkosoitteen, johon asiakkaat painikkeesta ohjataan. Lisäksi sinun on valittava Painikkeen tyyli - joko ensisijainen vaihtoehto, jossa käytetään toimipisteesi teeman väriä ja valkoista tekstiä, tai toissijainen vaihtoehto, jossa on valkoinen tausta ja värilliset reunat sekä teksti.
Voit valita myös valintaruudun Sisällytä lomakepainike muistutussähköpostin valinnoista. Kun tämä on valittuna, syötä painikkeen teksti ja valitse Lomakkeen lähde (joko Provet PDF -lomake tai ulkoinen linkki). Kun kyseessä ovat Provet-lomakkeet, valitse haluttu lomake käytettävissä olevien asiakas- tai potilaskohtaisten PDF-lomakkeiden luettelosta. Liitetty lomake lähetetään ajanvarauksen vahvistuksen ja muistutuksen mukana, ja se on nähtävissä käynnillä sen jälkeen, kun se on viimeistelty sähköisellä allekirjoituksella (jos saatavilla). Valmis lomake näkyy käynnin sivulla ja tallentuu sekä asiakkaan että eläimen tietoihin, vaikka ajanvaraus peruutettaisiin myöhemmin.
Tekstiviesti: Valitse, käytätkö oletusarvoisia, käynnin syystä riippumattomia vahvistus- ja muistutusviestejä vai lisäätkö käynnin syy -kohtaisesti mukautetut viestit. Syykohtaiset viestit syötetään niille varattuihin kenttiin. Viestin enimmäispituus on 1000 merkkiä, ja pidempi viesti jaetaan useaksi tekstiviestiksi. Viestikentissä näkyvät käytettyjen merkkien määrä sekä se, kuinka moneksi viestiksi teksti jaetaan. Jokainen erillinen tekstiviesti kuluttaa yhden SMS-viestikiintiön.
Estä oletuksena muistutusten lähetystavat: Voit estää sähköposti- tai tekstiviestimuistutusten lähettämisen tai kaikki muistutukset, kun tätä käynnin syytä käytetään.
Estä oletuksena vahvistuksen lähetystavat: Voit estää sähköposti- tai tekstiviestivahvistusten lähettämisen tai kaikki vahvistukset, kun tätä käynnin syytä käytetään.
Tieto, jota ei haluta näyttää muistutus- ja vahvistusviesteissä: Voit valita, että Ajanvarauksen aika ja/tai Eläinlääkäri jätetään pois ajanvarauksen tiedoista vahvistus- ja muistutusviesteissä.
Ajanvarausmuistutuksien ajoitus: Näytä tämä asetus valitsemalla Lisää muistutus. Lisää, kuinka monta tuntia tai päivää ennen varattujen ajanvarausten muistutukset lähetetään asiakkaille tälle käynnin syylle. Seuraava asetus määrittää, onko kyse tunneista vai päivistä. Voit asettaa lähetettäväksi useita ajanvarausmuistutuksia.
Ajanvarausmuistutusten lähettämisen aikayksikkö: Valitse, lähetetäänkö muistutukset tuntia vai päiviä ennen ajanvarausta.
Ajanvarausmuistutuksen tarkka lähetysaika: Jos valitsit vaihtoehdon ”Päivää”, lisää kellonaika, jolloin muistutukset lähetetään.
Huom: Jos teet muutoksia sähköpostien ja/tai tekstiviestien teksteihin ja haluat päivittää ne myös kaikkiin tämän käyntisyytyypin olemassa olevien ajanvarausten lähettämättömiin vahvistus- ja muistutusviesteihin, valitse Päivitä ajanvaraukset / ajanvarausmuistutukset-painike. Jos et valitse tätä painiketta ja tallennat vain muutoksesi, muutokset sovelletaan vain päivityksen jälkeen luotuihin uusiin ajanvarauksiin.
Nettiajanvarauksen asetukset
Jos nettiajanvaraus on käytössä Provetissasi, seuraavat asetukset ovat saatavilla nettiajanvarauksessasi tehtäville ajanvarauksille. Lisäksi nettiajanvarauksille käytetään vahvistus- ja muistutusviesteille niiden oletusasetuksia, sekä käyntisyykohtaisia asetuksia (esimerkiksi muistutusten lähetysaika).
Muokataksesi näitä asetuksia siirry kohtaan Asetukset > Yleinen > Toimipiste > Nettiajanvaraus.
Älä näytä kestoa asiakkaille: Kun valittu, ajanvarauksen kestoa ei näytetä vahvistus- ja muistutusviesteissä. Vain varauksen aloitusaika näytetään.
Älä näytä eläinlääkärin nimeä asiakkaille: Kun valittu, ajanvarauksen vastuuhenkilön nimi ei näy vahvistus- ja muistutusviesteissä.
Sähköpostiviesti: Tässä kentässä voit lisätä viestin, jota käytetään asiakkaalle lähetettävissä vahvistussähköposteissa, kun ajanvaraus tehdään verkossa.
Lähetä tekstiviestivahvistus: Kun valittu, asiakkaille lähetetään tekstiviestivahvistus (SMS), kun ajanvaraus tehdään verkossa. Viestiteksti on määritetty oletusasetuksissa tai käynnin syy -kohtaisissa asetuksissa.
Lähetä sähköpostikopio toimipisteen osoitteeseen: Kun valittu, asiakkaan vahvistussähköpostiviestistä lähetetään kopio toimipisteesi sähköpostiosoitteeseen.
Merkitse oletuksena nettiajanvaraukset vahvistetuiksi: Kun valittu, verkossa tehdyt ajanvaraukset vahvistetaan automaattisesti. Jos haluat, että asiakkaat vahvistavat ajan aktiivisesti vahvistuslinkin tai -painikkeen avulla, varmista, että tämä asetus ei ole valittuna.
Ajanvarauksen vahvistus ja peruutus linkin kautta
Voit sisällyttää vahvistuslinkin tai -painikkeen mihin tahansa ajanvarauksen sähköpostiin tai tekstiviestiin, jolloin asiakas voi vahvistaa tai peruuttaa ajanvarauksensa suoraan viestistä. Tämä toimii kaikille ajanvarauksille – ei vain niille, jotka on tehty nettiajanvarauksen kautta.
Lisätäksesi vahvistuslinkin tai -painikkeen, lisää viestipohjaan jokin seuraavista paikkamerkeistä:
[[appointment_confirmation_url]] — lisää linkin pelkkänä tekstinä
[[appointment_confirmation_button]] — lisää klikattavan painikkeen, jonka tekstinä on ”Vahvista ajanvaraus”
Huom: Paikkamerkki tarkistetaan aina, kun viesti lähetetään. Se lisää linkin tai painikkeen vain, jos ajanvaraus ei ole vielä vahvistettu kyseisellä hetkellä. Jos ajanvaraus on jo vahvistettu, viestiin ei tule linkkiä tai painiketta.
Kun asiakas valitsee linkin tai painikkeen, hänet ohjataan sivulle, jossa näkyvät ajanvarauksen tiedot ja jossa hän voi vahvistaa tai peruuttaa ajanvarauksen. Peruuttamisvaihtoehto näytetään vain, jos Salli asiakkaan peruuttaa ajanvaraus on käytössä kohdassa Asetukset > Yleinen > Toimipiste > Asiakasviestintä.
Paikkamerkit voidaan lisätä seuraaville kentille:
Sähköpostin tervehdysteksti (Ajanvarauksen asetukset)
Sähköpostivahvistuksen lisäohjeet (Ajanvarauksen asetukset)
Sähköpostimuistutuksen lisäohjeet (Ajanvarauksen asetukset)
Tekstiviestivahvistuksen teksti (Ajanvarauksen asetukset)
Tekstiviestimuistutuksen teksti (Ajanvarauksen asetukset)
Tekstiviestivahvistuksen ja muistutuksen teksti (Käyntisyytyyppi)
Sähköpostiviesti (Nettiajanvarauksen asetukset)
Esimerkki: Nettiajanvarauksen työnkulku
Yleinen käyttöesimerkki tälle toiminnolle on nettiajanvaraus, jolle haluat, että asiakkaat vahvistavat ajan aktiivisesti netissä varaamisen jälkeen. Alla on esimerkki siitä, miten tämä voidaan tehdä:
Siirry kohtaan Asetukset > Yleinen > Toimipiste > Asiakasviestintä ja valitse Salli asiakkaan peruuttaa ajanvaraus.
Siirry kohtaan Asetukset > Yleinen > Toimipiste > Nettiajanvaraus ja varmista, että Merkitse oletuksena nettiajanvaraukset vahvistetuiksi ei ole valittuna. Jos tämä asetus on käytössä, ajanvaraukset ovat jo vahvistettuja ennen viestin lähettämistä, jolloin viestiin ei tule linkkiä tai painiketta.
Siirry kohtaan Asetukset > Yleinen > Toimipiste > Nettiajanvaraus > Sähköpostiviesti ja lisää sähköpostiviestipohjaan jompikumpi seuraavista paikkamerkeistä: [[appointment_confirmation_url]] pelkälle tekstilinkille tai [[appointment_confirmation_button]] napsautettavalle painikkeelle.
Valitse Tallenna.
Asiakas saa nyt vahvistussähköpostiinsa linkin tai painikkeen, jonka avulla hän voi vahvistaa tai peruuttaa ajanvarauksensa.
Vahvistussähköposti, jossa paikkamerkki [[appointment_confirmation_button]] on lisätty:
Vahvistussivu, jossa asiakas voi vahvistaa tai peruuttaa ajanvarauksensa:
