Oletusasetukset
Nämä asetukset otetaan käyttöön kaikkiin ajanvarauksiin oletuksena, mutta voit myös määrittää ajanvarauksen syykohhtaiset muistutusasetukset.
Muokataksesi näitä asetuksia siirry kohtaan Asetukset > Yleinen > Toimipiste > Ajanvarauksen asetukset.
Ajanvarausmuistutuksien ajoitus: Lisää, kuinka monta tuntia tai päivää ennen lähetetään muistutukset varatuille ajanvarauksille. Seuraava asetus määrittää, onko kyse tunneista vai päivistä.
Ajanvarausmuistutusten lähettämisen aikayksikkö: Valitse, lähetetäänkö muistutukset tuntia vai päiviä ennen ajanvarausta.
Ajanvarausmuistutuksen tarkka lähetysaika: Jos valitsit vaihtoehdon ”days”, lisää kellonaika, jolloin muistutukset lähetetään.
Esimerkki: Asetuksilla ”2”, ”Days” ja ”9:00” muistutus lähetetään 2 päivää ennen ajanvarausta klo 9:00.
Sähköpostiasetukset ja Tekstiviestiasetukset
Voit valita, lähetetäänkö vahvistus- ja muistutusviestit sähköpostitse, tekstiviestinä (SMS) vai molemmilla tavoilla.
Sähköpostiviesteihin voit valita, sisällytetäänkö viestiin ajanvarauksen kesto (jos ei ole valittuna, mukaan sisällytetään vain aloitusaika) sekä lisätä kartan ja reittiohjeet. Voit lisätä tekstit sähköpostin tervehdystekstiin, uuden asiakkaan lisätekstiin sekä lisäohjeet vahvistusviesteihin ja muistutuksiin.
Samoin voit lisätä tekstit tekstiviestin vahvistusviestiin, uuden asiakkaan lisätekstiin sekä muistutusteksteihin.
Voit kirjoittaa suoraan kenttiin tai käyttää tekstimalleja, jos niitä on saatavilla.
Huom: Kun teet muutoksia sähköpostin ja/tai tekstiviestin vahvistus- tai muistutusteksteihin, näkyviin tulee vahvistusviesti, jossa kysytään, haluatko päivittää muutokset kaikkiin niihin olemassa olevien ajanvarausten lähettämättömiin vahvistus- ja muistutusviesteihin, joille ei ole määritetty käyntisyytyyppiä. Valitse Kyllä, jos haluat päivittää lähettämättömät viestit, tai Ei, jos haluat soveltaa muutoksia vain uusiin ajanvarauksiin.
Ajanvarauksen syykohhtaiset asetukset
Kun ajanvarauksen syykohhtaiset vahvistus- ja muistutusasetukset on määritetty ajanvarauksen syylle, niitä käytetään kyseisen ajanvarauksen vahvistus- ja muistutusviesteissä sen sijaan, että käytettäisiin oletusasetuksia. Jos et määritä syykohhtaisia asetuksia ajanvarauksen syylle, kyseisessä ajanvarauksessa käytetään tuolle syylle määritettyjä oletusasetuksia.
Muokataksesi nämä asetukset siirry kohtaan Asetukset > Listat & mallipohjat > Käynnin syy.
Ohjeet: Voit lisätä mukautetun tekstin, joka sisällytetään tämän ajanvarauksen syyn vahvistus- ja muistutusviesteihin (yleisen sähköpostin tervehdystekstin lisäksi, joka on määritetty oletusasetuksissa).
Vinkki: Voit myös käyttää ohjeissa paikkamerkkejä, esimerkiksi lisätä automaattisesti eläintä koskevan nimen tekstiin (esim. ”Ei ruokaa tai vettä kohteessa [[patient_name]] 6 tuntia ennen ajanvarausta.”).
Sähköpostiviesti: Valitse, käytetäänkö vain Ohjeet-kenttään lisättyä yleistä ohjetekstiä sekä vahvistus- että muistutusviesteissä, vai haluatko lisätä erilliset lisäohjeet vahvistus- ja muistutusviesteihin. Lisää lisätekstit kenttiin.
Muistutussähköposti: Määritä toimintakehotepainike (CTA) ja lisää lomakkeet muistutussähköposteihin:
Vinkki: Toimintakehotepainike (CTA) on napsautettava käyttöliittymäelementti, joka on tarkoitettu ohjaamaan asiakasta tekemään tietty toiminto. Kun se on valittuna, painike lisätään muistutussähköpostiin ja se sijaitsee sähköpostissa ajanvarauksen yhteenvedon yläpuolella.
Valitse muistutussähköpostin valinnoista valintaruutu Sisällytä CTA-toimintakehotteen painike. Voit määrittää, miten painike näkyy. Voit määrittää painikkeen asettamalla Painikkeen teksti sen tekstin etiketiksi, jonka käyttäjät näkevät, sekä Painikkeen linkki sen verkkosoitteen määrittämiseksi, johon asiakkaat ohjataan. Lisäksi sinun on valittava Painikkeen tyyli, joko ensisijainen vaihtoehto, jossa käytetään toimipisteesi teeman väriä ja valkoista tekstiä, tai toissijainen vaihtoehto, jossa on valkoinen tausta ja värilliset reunat sekä teksti.
Voit valita myös valintaruudun Sisällytä lomakepainike muistutussähköpostin valinnoista. Kun valittuna, syötä painikkeen teksti ja valitse Lomakkeen lähde (joko Provet PDF -lomake tai ulkoinen linkki). Kun kyseessä ovat Provet-lomakkeet, valitse käytettävissä olevien asiakas- tai potilas-PDF-lomakkeiden avattavasta luettelosta. Liitetty lomake lähetetään ajanvarauksen vahvistuksen ja muistutuksen mukana, ja se on nähtävissä käynnissä sen jälkeen, kun se on valmis sähköisellä allekirjoituksella (jos saatavilla). Valmis lomake näkyy käynnin sivulla ja tallentuu sekä asiakkaan että eläimen tietoihin, vaikka ajanvaraus peruutettaisiin myöhemmin.
Muistutussähköposti: Voit lisätä mukautetut ajastetut viestit erikseen. Lisää syykohhtaiset viestit kenttiin. Viestitekstit voivat olla enintään 1000 merkkiä, jaettuna useaan tekstiviestiin. Viestikentät näyttävät käytettyjen merkkien määrän ja sen, kuinka moneen viestiin teksti on jaettu. Jokainen erillinen SMS-viesti käyttää tekstiviestin hyvitystä.
Estä oletuksena muistutusten lähetystavat: Voit poistaa sähköpostimuistutusten, tekstiviestimuistutusten tai kaikkien muistutusten lähettämisen käytöstä, kun tätä syytä käytetään.
Estä oletuksen vahvistuksen lähetystavat: Voit poistaa sähköpostivahvistuksien, tekstiviestivahvistuksien tai kaikkien vahvistuksien lähettämisen käytöstä, kun tätä syytä käytetään.
Ei sisällä: Voit valita, että Ajanvarauksen aika ja/tai Eläinlääkäri jätetään pois ajanvarauksen tiedoista vahvistus- ja muistutusviesteissä.
Ajanvarausmuistutuksien ajoitus: Näytä tämä asetus valitsemalla Lisää muistutus. Lisää, kuinka monta tuntia tai päivää ennen varattujen ajanvarausten muistutukset lähetetään asiakkaille tälle ajanvarauksen syylle. Seuraava asetus määrittää, onko kyse tunneista vai päivistä. Voit asettaa useita ajanvarausmuistutuksia yhdessä syyssä.
Ajanvarausmuistutusten lähettämisen aikayksikkö: Valitse, lähetetäänkö muistutukset tuntia vai päiviä ennen ajanvarausta.
Ajanvarausmuistutuksen tarkka lähetysaika: Jos valitsit vaihtoehdon ”days”, lisää kellonaika, jolloin muistutukset lähetetään.
Huom: Jos teet muutoksia sähköposti- ja/tai tekstiviestiteksteihin ja haluat päivittää ne myös kaikkiin tämän käyntisyytyypin olemassa olevien ajanvarausten lähettämättömiin vahvistus- ja muistutusviesteihin, valitse Päivitä ajanvaraukset / ajanvarausmuistutukset-painike. Jos et valitse tätä painiketta ja tallennat vain muutoksesi, muutokset sovelletaan vain päivityksen jälkeen luotuihin uusiin ajanvarauksiin.
Nettiajanvarauksen asetukset
Jos nettiajanvaraus on käytössä Provetissa, seuraavat asetukset ovat saatavilla sellaisten asiakkaiden varaamille ajanvarauksille, jotka tehdään nettiajanvarauksen sivullasi. Lisäksi nettiajanvarauksessa käytetään oletus- sekä ajanvarauksen syykohhtaisia vahvistus- ja muistutusviestiasetuksia (esimerkiksi muistutusten lähetysaika).
Muokataksesi nämä asetukset siirry kohtaan Asetukset > Yleinen > Toimipiste > Nettiajanvaraus.
Älä näytä kestoa asiakkaille: Kun valittu, ajanvarauksen kestoa ei näytetä vahvistus- ja muistutusviesteissä. Mukana on vain aloitusaika.
Älä näytä eläinlääkärin nimeä asiakkaille: Kun valittu, ajanvarauksen vastuuhenkilön nimi ei näy vahvistus- ja muistutusviesteissä.
Sähköpostiviesti: Tässä kentässä voit lisätä viestin, jota käytetään asiakkaalle lähetettävissä vahvistussähköposteissa, kun ajanvaraus tehdään verkossa.
Lähetä tekstiviestivahvistus: Kun valittu, asiakkaille lähetetään tekstiviestivahvistus (SMS), kun ajanvaraus tehdään verkossa. Viestiteksti on määritetty oletusasetuksissa tai syykohhtaisissa asetuksissa.
Lähetä sähköpostikopio toimipisteen osoitteeseen: Kun valittu, asiakkaan vahvistussähköpostiviestistä lähetetään kopio toimipisteesi sähköpostiosoitteeseen.
Merkitse oletuksena nettiajanvaraukset vahvistetuiksi: Kun valittu, verkossa tehdyt ajanvaraukset vahvistetaan automaattisesti. Jos haluat, että asiakkaat vahvistavat ajan aktiivisesti vahvistuslinkin tai -painikkeen avulla, varmista, että tämä asetus ei ole valittuna.
Ajanvarauksen vahvistus ja peruutus linkin kautta
Voit sisällyttää vahvistuslinkin tai -painikkeen mihin tahansa ajanvarauksen sähköpostiin tai tekstiviestiin, jolloin asiakas voi vahvistaa tai peruuttaa ajanvarauksensa suoraan viestistä. Tämä toimii kaikille ajanvarauksille, ei vain niille, jotka on tehty nettiajanvarauksen kautta.
Lisätäksesi vahvistuslinkin tai -painikkeen lisää viestipohjaan jokin seuraavista paikkamerkeistä:
[[appointment_confirmation_url]] — lisää pelkkänä tekstinä olevan linkin
[[appointment_confirmation_button]] — lisää napsautettavan painikkeen, jonka tekstinä on ”Vahvista ajanvaraus”
Huom: Paikkamerkki tarkistetaan aina, kun viesti lähetetään. Se lisää linkin tai painikkeen vain, jos ajanvaraus ei ole vielä vahvistettu siinä hetkessä. Jos ajanvaraus on jo vahvistettu, viestiin ei tule linkkiä tai painiketta.
Kun asiakas valitsee linkin tai painikkeen, hänet ohjataan sivulle, jossa näkyvät ajanvarauksen tiedot ja jossa hän voi vahvistaa tai peruuttaa ajanvarauksen. Peruuttamisvaihtoehto näytetään vain, jos Salli asiakkaan peruuttaa ajanvaraus on käytössä kohdassa Asetukset > Yleinen > Toimipiste > Asiakasviestintä.
Paikkamerkit voidaan lisätä seuraaviin kenttiin:
Sähköpostin tervehdysteksti (Ajanvarauksen asetukset)
Sähköpostivahvistuksen lisäohjeet (Ajanvarauksen asetukset)
Sähköpostimuistutuksen lisäohjeet (Ajanvarauksen asetukset)
Tekstiviestivahvistuksen teksti (Ajanvarauksen asetukset)
Tekstiviestimuistutuksen teksti (Ajanvarauksen asetukset)
Tekstiviestivahvistuksen ja muistutuksen teksti (Käyntisyytyyppi)
Sähköpostiviesti (Nettiajanvarauksen asetukset)
Esimerkki: Nettiajanvarauksen työnkulku
Tämän toiminnon yleinen käyttötapa on nettiajanvaraus, jossa haluat, että asiakkaat vahvistavat ajan aktiivisesti varauksen jälkeen. Alla on esimerkki siitä, miten tämä voidaan tehdä:
Siirry kohtaan Asetukset > Yleinen > Toimipiste > Asiakasviestintä ja valitse Salli asiakkaan peruuttaa ajanvaraus.
Siirry kohtaan Asetukset > Yleinen > Toimipiste > Nettiajanvaraus ja varmista, että Merkitse oletuksena nettiajanvaraukset vahvistetuiksi ei ole valittuna. Jos tämä asetus on käytössä, ajanvaraukset ovat jo vahvistettuja ennen viestin lähettämistä, jolloin viestiin ei tule linkkiä tai painiketta.
Siirry kohtaan Asetukset > Yleinen > Toimipiste > Nettiajanvaraus > Sähköpostiviesti ja lisää sähköpostiviestipohjaan jompikumpi seuraavista paikkamerkeistä: [[appointment_confirmation_url]] pelkälle tekstilinkille tai [[appointment_confirmation_button]] napsautettavalle painikkeelle.
Valitse Tallenna.
Asiakas saa nyt vahvistussähköpostiinsa linkin tai painikkeen, jonka avulla hän voi vahvistaa tai peruuttaa ajanvarauksensa.
Vahvistussähköposti, jossa paikkamerkki [[appointment_confirmation_button]] on lisätty:
Vahvistussivu, jossa asiakas voi vahvistaa tai peruuttaa ajanvarauksensa:
