Yhteenveto
Nettiajanvarauksen avulla asiakkaasi voivat tehdä ajanvarauksen itsenäisesti milloin tahansa vuorokauden aikana. Kun otat nettiajanvarauksen käyttöön, voit samalla säästää klinikkasi aikaa muihin tehtäviin.
Provetin nettiajanvarausominaisuuden avulla hallitset tarkasti, mille asiakkaille ajanvarauksen tekeminen on sallittu. Voit päättää, mitkä palvelut tai hoitotapahtumat sisällytetään, ja valita ajanvaraukseen käytettävissä olevat ajat. Voit myös lisätä hoitotapahtumakohtaisia ohjeita, joiden avulla kerrot asiakkaille, miten he voivat valmistautua ajanvaraukseen.
Huom.: Nettiajanvaraukseen on saatavilla uusi muotoilu. Lue lisää uudesta muotoilusta tai opi, miten voit ottaa sen käyttöön asiakkaillesi.
Nettiajanvarauksen käyttöönoton vaiheet
Kun nettiajanvarausominaisuus on lisätty järjestelmääsi, voit muokata nettiajanvarauksen asetukset ja viimeistellä vaaditun käyttöönoton:
Nettiajanvarauksen toimintamalli asiakkaillesi
Alla on kuvaus siitä, miltä nettiajanvarauksen lomake näyttää asiakkaillesi ja miten he käyttävät sitä.
Teksti, jonka lisäät Information-kenttään yleiset nettiajanvarauksen asetukset, näytetään sivun otsikon (a) alapuolella.
Valinnoistasi riippuen asiakkaan on ehkä valittava klinikan Toimipiste.
Valitun Toimipisteen asetukset-asetuksista riippuen asiakkaan on ehkä valittava Eläimen laji.
Asiakas valitsee käyntisyyryhmän.
Asiakas valitsee käyntisyyksen. Käyntisyykseen liittyvät ohjeet, jotka on asetettu käyntisyyksen asetukset-kohdassa, näytetään käyntisyyksen (b) alapuolella.
Vapaat ajat sisältävät päivät näkyvät kalenterissa vihreällä. Asiakas valitsee päivän kalenterista.
Valitun päivän vapaat ajat luetellaan alla. Vapaat ajat määräytyvät sekä käyntisyyksen asetukset että Varattavissa olevat ajat ja Vaadittu aika ennen ajanvarauksen alkua -asetuksista yleiset nettiajanvarauksen asetukset. Asiakkaat voivat käyttää suodattimia tarkastellakseen vapaita aikoja koko päivälle, aamulle, iltapäivälle tai illalle. Jos tämä on valittuna, hoitava eläinlääkäri näytetään ajan kortteissa.
Asiakas valitsee Valitse-painikkeen valitakseen ajanvarauksen aika.
Avautuu uusi sivu. Varauksen tiedot näyttää yhteenvedon ajanvarauksesta. Kesto ja vastuuhenkilön nimi voidaan näyttää tai piilottaa yleiset nettiajanvarauksen asetukset-asetusten mukaisesti.
Asiakas täyttää omat tietonsa. Pakolliset kentät on merkitty tähdellä (*).
Asiakas täyttää lemmikkinsä tiedot. Vain yhden eläimen ajanvaraukset ovat saatavilla nettiajanvarauksessa. Tekstikenttään lisätyt tiedot näytetään varauksen tiedot -kohdassa ja Käynti-kohdan yleiset tiedot -osiossa. Huomaa, että asiakkailta pyydetään vahvistamaan matkapuhelinnumero kertakäyttöisellä SMS-koodilla ennen ajanvarauksen vahvistamista. Saat täydelliset tiedot vahvistuksen toiminnasta kohdasta Nettiajanvarauksen vahvistus ja tietoturva.
Asiakas voi valita Muista minut -valintaruudun, jos hän haluaa selaimen muistavan tiedot, jotka hän on syöttänyt. Tämä on hyödyllistä, jos hän varaa aikoja verkossa säännöllisesti.
Asiakas valitsee Vahvista ajanvaraus viimeistelläkseen ajanvarauksen. Ajanvaraus lisätään ajanvarauskalenteriisi ja valitut vahvistusviestit lähetetään. Avautuu myös yhteenvetosivu.
Nettiajanvaraus (uusi muotoilu)
Huom.: Vain yhden eläimen ajanvaraukset voi varata nettiajanvarauksen kautta. Usean eläimen ajanvaraukset on varattava klinikan henkilökunnan toimesta.
Asiakkaiden nettiajanvarauksen prosessi noudattaa samaa etenemistä ja käyttötapauksia kuin nykyinen muotoilu, ja siinä on useita käytettävyyttä parantavia muutoksia.
Asiakkaan toimintamalli uudessa nettiajanvarausportaali on seuraava:
Asiakas määrittää ajanvarauksen kriteerit. Yleisten asetustesi mukaan tähän voi sisältyä Toimipisteen valitseminen ja eläinlajin valitseminen. Jos asiakkaan aikavyöhyke ei vastaa klinikan aikavyöhykettä, näytetään varoitus.
Käyntisyyryhmät näytetään laajennettavassa akordionssa. Asiakas avaa ryhmän ja valitsee tietyn käyntisyyksen. Käyntisyykseen liittyvät ohjeet, jotka on asetettu käyntisyyksen asetukset -kohdassa, näytetään käyntisyyksen alapuolella.
Päivät, joilla on saatavilla olevia ajanvarauksen aikoja, näytetään kalenterissa pisteellä päivämäärän alla. Asiakas valitsee päivän.
Valitun päivän vapaat ajat luetellaan päivämäärän alapuolella. Jos tämä on valittuna, hoitava eläinlääkäri näytetään ajan kortteissa. Asiakas valitsee ajanvarauksen aika tarjolla olevista ajoista.
Asiakkaalta pyydetään antamaan sähköpostiosoite vahvistusta varten.
Ajanvarauksen varauksen tiedot -lomakkeen keskusteluikkuna avautuu. Näytetään 10 minuutin ajastin, joka kertoo, kuinka kauan valittu aika on varattuna sen jälkeen, kun asiakas aloittaa ajanvarauksen.
Asiakas täyttää omat ja lemmikkinsä tiedot. Pakolliset kentät on merkitty tähdellä (*). Vain yhden eläimen ajanvaraukset ovat saatavilla nettiajanvarauksessa. Uusilta asiakkailta voidaan pyytää vahvistamaan henkilöllisyys sähköpostitse ja joissain tapauksissa myös SMS:n avulla ennen ajanvarauksen vahvistamista. Saat täydelliset tiedot siitä, miten vahvistus toimii uudessa muotoilussa, kohdasta Nettiajanvarauksen vahvistus ja tietoturva.
Asiakas valitsee Tee ajanvaraus viimeistelläkseen ajanvarauksen.
Ajanvaraus lisätään tämän jälkeen ajanvarauskalenteriisi, ja valitut vahvistusviestit lähetetään.
Säännöt asiakastietojen täsmäämiseksi olemassa oleviin tietoihin Provetissa
Kun Provet vastaanottaa asiakkaan ja eläimen tiedot nettiajanvarauksesta, se yrittää automaattisesti täsmätä lähetetyt tiedot järjestelmäsi olemassa oleviin asiakkaisiin, jotta vältetään asiakas- ja eläinkopioiden syntyminen.
Asiakkaan Täsmäävyys
Asiakas katsotaan täsmääväksi, jos:
Etunimi täsmää täysin.
Sukunimi täsmää täysin.
Vähintään yksi seuraavista täsmää:
Puhelinnumero
Sähköpostiosoite
Osoite
Täsmäämistuloksen perusteella Provet näyttää viestin ajanvaraus- ja käyntinäkymissä, jotta tiedät miten edetä:
Jos löytyy yksi täsmäävä asiakas, asiakas linkitetään ajanvaraukseen automaattisesti ja näytetään viesti täsmäyksen vahvistamiseksi.
Jos löytyy useita mahdollisia täsmäyksiä, näytetään viesti, jossa luetellaan täsmäävät tiedot (esim. nimi, Sähköpostiosoite tai Puhelinnumero). Valitse Näytä mahdolliset täsmäykset avataksesi luettelon ehdotetuista asiakkaista. Tämän jälkeen voit:
luoda uuden asiakkaan käyttämällä esitäytettyjä nettiajanvarauksen tietoja, tai
valita olemassa olevan asiakkaan ja klikata Jatka valitun asiakkaan kanssa jatkaaksesi.
Jos täsmäystä ei löydy, uusi asiakas voidaan luoda lomakkeella, joka esitäytetään automaattisesti nettiajanvarauksen tiedoilla.
Esimerkki: jos järjestelmässä on asiakas, jolla on sama Etunimi, Sukunimi ja Puhelinnumero, mutta eri tai puuttuva Sähköpostiosoite Provetissa, asiakas täsmätään. Huomaa, että eri tiedot (tässä tapauksessa Sähköpostiosoite) eivät päivity automaattisesti nettiajanvarauksen tiedoista asiakkaan tietoihin järjestelmässä. Jos Provetissa on olemassa asiakasdubletti näillä tiedoilla, täsmäys epäonnistuu, vaikka jonkin asiakkaan muissa tiedoissa olisi täsmäävyys nettiajanvarauksen tietoihin (esimerkiksi Asiakasnumero).
Eläimen täsmäävyys
Kun asiakkaan täsmäävyys on vahvistettu, Provet yrittää täsmätä myös eläimen tiedot. Eläin katsotaan täsmääväksi, jos:
asiakas täsmää,
eläimen nimi täsmää täysin,
eläinlaji täsmää täysin.
Miten täsmäämistulokset näytetään
Jos asiakas täsmää, mutta sopivaa eläintä ei löydy, näytetään viesti, jonka mukaan eläin täytyy valita tai luoda. Tämän jälkeen voit joko valita olemassa olevan eläimen manuaalisesti tai luoda uuden. Lomake esitäytetään nettiajanvarauksessa annetuilla tiedoilla.
Kun avaat kalenterissa olevan nettiajanvarauksen, Provet näyttää viestin ajanvarauksen tietojen näkymän yläosassa sen ilmoittamiseksi, onko asiakas ja eläin täsmätty olemassa oleviin tietoihin:
Ei asiakkaan tai eläimen täsmäystä:
"Nettiajanvarauksesta tulevaa asiakasta ja eläintä ei täsmätty Provetissa. Muokkaa ajanvarausta valitaksesi olemassa olevan asiakkaan tai luodaksesi uuden."
Asiakas täsmäsi, eläin ei täsmännyt:
"Asiakas täsmättiin onnistuneesti, mutta Provetista ei löytynyt täsmäävää eläintä. Muokkaa ajanvarausta valitaksesi olemassa olevan eläimen tai luodaksesi uuden."
Asiakas ja eläin täsmäsivät:
"Nettiajanvarauksesta tuleva asiakas ja eläin täsmättiin onnistuneesti Provetissa."