Tässä artikkelissa kerrotaan, miten asiakastietueita voi muokata, arkistoida ja poistaa Provetissa. Lisäksi artikkeli selventää eroa asiakastietojen arkistoinnin ja poistamisen välillä sekä kuvaa, miten asiakas saadaan pois arkistosta. Näiden toimenpiteiden tekemiseen saatat tarvita erilliset oikeudet.
Muokkaa asiakkaan tietoja
Avaa asiakkaan sivu ja valitse Muokkaa-painike Asiakkaan tiedot-osion otsikon vierestä. Voit myös muokata useita kenttiä suoraan valitsemalla kentän, jolloin muokkaustila käynnistyy. Lisätietoja asiakkaan tiedoista on ohjeessa Luo uusi asiakas.
Yleiskatsaus: asiakkaiden arkistointi vs. poistaminen
Arkistoi asiakas tekee heidän tietueestaan ei-aktiivisen, mutta kaikki siihen liittyvät tiedot, myös eläimen tiedot, säilyvät ja ne voidaan palauttaa. Tämä on tavanomainen tapa hallita asiakkaita, joiden kanssa et enää työskentele aktiivisesti, erityisesti silloin, kun lainsäädäntö edellyttää tietojen säilyttämistä määritetyn ajan.
Poistaminen poistaa asiakkaan tietueen ja kaikki siihen liittyvät tiedot pysyvästi järjestelmästä, eikä niitä voi hakea takaisin. Suorita tämä toimenpide vain, jos olet varma, ettei asiakkaan tietoja tarvita jatkossa viitetarkoituksiin tai lakisääteiseen noudattamiseen.
Arkistoi asiakas
Arkistoi asiakas seuraavasti:
Siirry asiakkaan sivulle.
Valitse Muokkaa-painike Asiakkaan tiedot-osion otsikon vierestä.
Valitse alaoikeassa kulmassa Arkistoitu-valintaruutu.
Valitse vasemmassa alakulmassa Tallenna.
Kaikki asiakkaaseen liitetyt eläimet arkistoidaan asiakkaan mukana.
Poista asiakas arkistosta
Palauta arkistoitu asiakas:
Siirry kohtaan Asiakkaat & eläimet.
Hae asiakas hakukentällä tai laajennetulla haulla. Tulokset tulevat näkyviin suodattimien alla.
Valitse oikealla puolella hakukentän/laajennetun haun vaihtoehtojen alapuolella Arkisto-suodatinkytkin.
Valitse asiakkaan nimi avataksesi asiakkaan sivun.
Valitse Muokkaa-painike Asiakkaan tiedot-osion otsikon vierestä.
Tyhjennä Arkistoitu-valintaruutu.
Valitse Tallenna.
Jos asiakkaalla oli eläimiä, jotka arkistoitiin asiakkaan mukana, sinun täytyy myös poistaa ne arkistosta:
Siirry asiakkaan sivulla eläinosioon.
Valitse Arkistoitu-suodatinkytkin löytääksesi arkistoidut eläimet.
Valitse kynäkuvake eläimen kohdalla.
Tyhjennä Arkistoitu-valintaruutu.
Valitse Tallenna.
Poista asiakas
Organisaation asetuksista riippuen voit ehkä poistaa asiakkaan vain, kun muokkaat asiakasta asiakkaan kotitoimipisteessä. Tarvitset myös riittävät käyttäjäoikeudet (Poista asiakas > Kirjoita) tämän toimenpiteen tekemiseen. Ennen poistamisen jatkamista varmista, ettei paikallisten lakiesi mukaan asiakkaan tietoja tarvitse säilyttää.
Huomautus: Kun poistat asiakkaan, kaikki asiakkaan tiedot poistetaan pysyvästi, mukaan lukien sellaisten yhteydessä olevien eläinten tiedot, joihin asiakas on kytketty. Jos sinun täytyy säilyttää eläimen tiedot, arkistoi eläimet tai siirrä ne toiseen asiakkaaseen etukäteen.
Poista asiakas seuraavasti:
Avaa asiakkaan sivu ja valitse Muokkaa-painike Asiakkaan tiedot-osion otsikon vierestä.
Valitse sivun vasemmassa alakulmassa Poista asiakas.
Avaa Poista asiakas-sivu, valitse Vahvista poisto-valintaruutu ja valitse sitten Poista.
Huomaa, että Käynnin tietojen säilytysaika ja/tai Laskutietojen säilytysaika on ehkä määritetty organisaation asetuksissa vahingossa tapahtuvan tietojen katoamisen estämiseksi. Tässä tapauksessa et voi poistaa asiakasta, ennen kuin säilytysaika on kulunut asiakkaan tiedoille.