Käyntiprosessi on eläinlääkärin työn keskeinen osa: siinä eläinlääkärit tapaavat asiakkaita ja hoitavat eläintä. Provet kattaa koko käynnin kulun ajanvarauksesta käyntiin, laskutukseen ja maksuihin. Provetin käyttöliittymän kuvakkeet ja värimerkinnät helpottavat käynnin tilan seuraamista.

Seuraavissa osioissa esitellään käynnin kulun vaiheet ja niihin liittyvät tilat. Lisätietoja kustakin vaiheesta on osioiden linkeissä.

Kun uusi ajanvaraus tehdään, sen tila on aluksi ”Tulevat”. Kalenteri näyttää Tulevat ajanvaraukset harmaana. Työpöytä näyttää ne Ajanvaraukset-osiossa, jonka tilamerkintä on harmaa.

Jos asiakas ei saavu varatulle ajalle tai peruu sen ja ajanvaraus merkitään manuaalisesti paikalle saapumatta jääneeksi tai peruutetuksi, ajanvarauksen tilaksi vaihtuu ”Ei tullut paikalle”. Kalenteri näyttää Ei tullut paikalle -ajanvaraukset valkoisina, ja Työpöydällä niiden tilamerkintä on harmaa. Peruutetut ajanvaraukset näkyvät Työpöydällä harmaina, ja ne poistetaan kalenterista.

Jos väliin jäänyttä ajanvarausta ei merkitä manuaalisesti paikalle saapumatta jääneeksi tai peruutetuksi, sen tilaksi vaihtuu automaattisesti ”Menneet” ajanvarauksen alkamisen jälkeen. Kalenteri näyttää Menneet ajanvaraukset oranssina, ja Työpöydällä niiden tilamerkintä on keltainen.

Tulevat ajanvaraukset voidaan merkitä vahvistetuiksi manuaalisesti. Vahvistettujen ajanvarausten kalenterimerkinnässä lukee ”Vahvistettu”.

Kun asiakas ja eläin ovat saapuneet klinikalle, ajanvaraus voidaan kirjata sisään. Tämä vaihe on valinnainen, ja sitä käytetään yleensä silloin, kun vastaanottovirkailija hoitaa sisäänkirjauksen ennen eläinlääkärin aloittamaa käyntiä. Jos eläinlääkäri hoitaa sisäänkirjauksen ja aloittaa käynnin suoraan, sisäänkirjausvaiheen voi ohittaa.

Valitse uuden käynnin sivun alareunan toimintopalkista Kirjaa potilas sisään, kun haluat kirjata eläimen sisään käyntiluonnoksesta. Voit perua tämän valitsemalla Peruuta sisäänkirjaus. Käynnin tilaksi vaihtuu tällöin ”Luonnos”.

Kalenteri näyttää sisään kirjatuiksi eli saapuneiksi merkityt ajanvaraukset violetteina. Työpöydällä ne näkyvät Viimeaikaiset käynnit -osiossa, jonka tilamerkintä on tummanvaaleanpunainen.

Kun käynti alkaa, ajanvarauksen tilaksi vaihtuu ”Työn alla”. Käynnin aikana tehdään eläinlääketieteellisiä hoitoja tai diagnostiikkaa ja lisätään käyntikertomukset, hoitomaksut, kotiutusohjeet sekä muut tiedot käynnin sivulle. Ajanvarauksen tila päivittyy automaattisesti, kun käyttäjä alkaa lisätä tietoja käynnin sivulle, mutta tilan voi päivittää myös manuaalisesti. Valitse uuden käynnin sivun alareunan toimintopalkista Aloita käynti.

Kalenteri näyttää käynnissä olevat käynnit sinisinä. Työpöydällä ne näkyvät Viimeaikaiset käynnit -osiossa, jonka tilamerkintä on vaaleanvioletti.

Kun käynti ja hoidot on tehty, ajanvarauksen tilaksi voidaan vaihtaa ”Valmis kotiutettavaksi”. Tämä vaihe on valinnainen ja riippuu yrityksen toimintatavoista sekä toimipisteen asetuksista. Tässä vaiheessa klinikan henkilöstö käy yleensä kotiutusohjeet läpi ja keskustelee asiakkaan kanssa mukaan annettavista lääkkeistä. Sen jälkeen asiakas ja eläin siirtyvät vastaanottoon laskutusta varten.

Valitse sivun alareunan toimintopalkista Valmis kotiutettavaksi. Toimintopalkin tilana näkyy tämän jälkeen ”Valmis kotiutettavaksi”. Voit perua tämän valitsemalla Peruuta kotiutus.

Työn alla -tilasta voi siirtyä suoraan laskutukseen ja maksamiseen. Vaihtoehtoisesti ”Valmis kotiutettavaksi” -tilan jälkeen voidaan käyttää erillistä ”Laskutus”-tilaa.

Kalenteri näyttää kotiutettavaksi valmiit käynnit turkoosina. Työpöydällä ne näkyvät Viimeaikaiset käynnit -osiossa, jonka tilamerkintä on sininen.

Yrityksen toimintatavoista ja toimipisteen asetuksista riippuen ”Valmis kotiutettavaksi” -tilan jälkeen voidaan käyttää erillistä ”Laskutus”-tilaa. Tässä vaiheessa laskuluonnos ja kaikki maksut tarkistetaan, jotta tiedot ovat oikein ja täydelliset. Lisäksi voidaan lisätä viimeiset myyntituotteet.

Kalenteri näyttää laskutettavat käynnit turkoosina. Työpöydällä ne näkyvät Viimeaikaiset käynnit -osiossa, jonka tilamerkintä on vaaleanvioletti.

Toimipisteen asetuksista riippuen laskutus ja maksu voidaan hoitaa yhdellä kertaa tai erikseen kahdessa vaiheessa.

Kaksivaiheisessa laskutuksessa ja maksuprosessissa ajanvarauksen tilaksi vaihtuu ”Kotiutettu”, kun lasku viimeistellään. Tässä vaiheessa eläin on kotiutettu käynniltä ja lasku on viimeistelty, mutta maksuja ei ole vielä vastaanotettu. Jos laskun viimeistely ja laskun maksutapahtuman lisääminen tehdään yhdellä kertaa, käynnin tilaksi vaihtuu suoraan ”Lasku maksettu”.

Kalenteri näyttää kotiutetut käynnit vihreinä. Työpöydällä ne näkyvät Viimeaikaiset käynnit -osiossa, jonka tilamerkintä on vaaleanvihreä.

Kun laskun maksutapahtuma on lisätty, ajanvarauksen tilaksi vaihtuu ”Lasku maksettu” ja prosessi on valmis.

Kalenteri näyttää valmiit käynnit vihreinä. Työpöydällä ne näkyvät Viimeaikaiset käynnit -osiossa, jonka tilamerkintä on vaaleanvihreä.

Lisätietoja käyntiprosessin eri vaiheista on artikkelissa Käynnin kulku.