Ajustes por defecto
Estos ajustes se aplican a todas las citas por defecto, pero también puedes definir Ajustes de recordatorio específicos del motivo de la cita.
Para editar estos ajustes, ve a Settings > General > Clinic location > Booking Settings.
Appointment reminders sent before: Indica cuántas horas o días antes se envían los recordatorios para las citas programadas. El siguiente ajuste define si ese número corresponde a horas o días.
Appointment reminders send time type: Selecciona si los recordatorios se envían en horas o en días antes de las citas.
Appointment reminder specific send time: Si seleccionaste la opción “days”, indica la hora exacta del día a la que se envían los recordatorios.
Ejemplo: Con los ajustes “2”, “Days” y “9:00”, se envía un recordatorio 2 días antes de la cita a las 9:00.
Note: Puedes añadir varias reglas de recordatorio para una sola cita.
Ajustes de correo electrónico y ajustes de SMS
Puedes seleccionar si los mensajes de confirmación y recordatorio se envían por correo electrónico, SMS (mensaje de texto) o por ambos.
En los mensajes de correo electrónico, puedes seleccionar si se incluye la duración de la cita (si no está seleccionada, solo se incluye la hora de inicio) y añadir un mapa y las indicaciones de ruta. También puedes añadir textos para el saludo del correo electrónico, un texto adicional para clientes nuevos y instrucciones adicionales para los mensajes de confirmación y recordatorio.
De forma similar, puedes añadir textos para el mensaje de confirmación por SMS, un texto adicional para clientes nuevos y el texto de los recordatorios.
Puedes escribir directamente en los campos o usar plantillas de texto si están disponibles.
Note: Cuando realices cambios en los textos de confirmación y/o recordatorio por correo electrónico y SMS, aparecerá un mensaje de confirmación preguntando si quieres actualizar los cambios en todos los mensajes no enviados de las citas existentes que no tengan un tipo de visita. Selecciona Yes si quieres actualizar los mensajes no enviados o No si quieres aplicar tus cambios solo a las citas nuevas.
Ajustes específicos del motivo de la cita
Cuando se han definido los ajustes de confirmación y recordatorio específicos del motivo para el motivo seleccionado en una cita, se utilizan en los mensajes de confirmación y recordatorio en lugar de los ajustes por defecto. Si no indicas ajustes específicos del motivo para ese motivo de cita, se usarán los ajustes por defecto para esa cita.
Para editar estos ajustes, ve a Settings > Lists & Templates > Reasons.
Instructions: Puedes añadir un texto personalizado que se incluye en los mensajes de confirmación y recordatorio para este motivo de cita (además del texto general de saludo del correo electrónico definido en los ajustes por defecto).
Tip: También puedes usar marcadores en las instrucciones, por ejemplo, para añadir automáticamente el nombre de los pacientes en el texto (p. ej. “No food or water for [[patient_name]] 6 hours prior to appointment.”).
Email message: Selecciona si quieres usar solo el texto de instrucciones generales añadido en el campo Instructions para los mensajes de confirmación y recordatorio, o si deseas añadir instrucciones adicionales para los mensajes de confirmación y recordatorio. Añade los textos adicionales en los campos.
Reminder email: Configura el botón de llamada a la acción (CTA) y añade formularios a los correos electrónicos de recordatorio:
Tip: Un botón de llamada a la acción (CTA) es un elemento de interfaz en el que se puede hacer clic y que se utiliza para animar a tu cliente a realizar una acción específica. Si lo seleccionas, este botón se añade al correo electrónico de recordatorio y se encuentra encima del Resumen de cita en el correo.
Selecciona la casilla Include call-to-action button dentro de las opciones del correo electrónico de recordatorio. Puedes configurar cómo se muestra el botón. Para configurarlo, define el Button text para determinar la etiqueta que ven los usuarios y el Button link para especificar la dirección web a la que se dirigen los clientes. También debes seleccionar un Button style, eligiendo entre la opción principal, que usa el color del tema de tu clínica con texto blanco, o la opción secundaria, que usa un fondo blanco con bordes y texto de color.
También puedes seleccionar la casilla Include form button bajo las opciones del correo electrónico de recordatorio. Cuando está seleccionada, introduce el texto del botón y selecciona Form source (un formulario PDF de Provet o un enlace externo). En los formularios de Provet, selecciona entre la lista desplegable de formularios PDF disponibles de cliente o de paciente. El formulario adjunto se enviará junto con la confirmación de la cita y el recordatorio, y se mostrará en la consulta una vez finalizada la consulta con la firma electrónica (si está disponible). El formulario completado se mostrará en la página de la consulta y se guardará en los registros del cliente y del paciente, incluso si la cita se cancela más adelante.
SMS message: Selecciona si quieres usar los mensajes de confirmación y recordatorio por SMS predeterminados que no dependen del motivo o si deseas añadir mensajes específicos del motivo. Añade los mensajes específicos del motivo en los campos. Los textos de los mensajes pueden tener hasta 1000 caracteres y dividirse en varios mensajes de SMS. Los campos de mensaje muestran el número de caracteres utilizados y el número de mensajes en los que se divide el texto. Cada mensaje de SMS independiente utiliza un saldo de SMS.
Prevent reminder sending methods by default: Puedes desactivar el envío de recordatorios por correo electrónico, recordatorios por SMS o todos los recordatorios cuando se use este motivo.
Prevent confirmation sending methods by default: Puedes desactivar el envío de confirmaciones por correo electrónico, confirmaciones por SMS o todas las confirmaciones cuando se use este motivo.
Exclude from appointment reminders and confirmations: Puedes seleccionar Appointment time y/o Veterinarian para excluirlo de la información de la cita en los mensajes de confirmación y recordatorio.
Appointment reminders sent before: Selecciona +Add reminder para mostrar este ajuste. Añade cuántas horas o días antes se envían a los clientes los recordatorios de las citas programadas para este motivo de cita. El ajuste siguiente define si ese número corresponde a horas o días. Puedes configurar varios recordatorios de citas dentro de un Reason.
Appointment reminders send time type: Selecciona si los recordatorios se envían en horas o en días antes de las citas.
Appointment reminder specific send time: Si seleccionaste la opción “days”, indica la hora exacta del día a la que se envían los recordatorios.
Note: Si haces cambios en los textos del correo electrónico y/o SMS y quieres actualizarlos también en todos los mensajes de confirmación y recordatorio que no se hayan enviado para las citas existentes de este tipo de visita, selecciona el botón Update appointments / appointment reminders. Si no seleccionas este botón y solo guardas tus cambios, estos se aplicarán únicamente a las citas nuevas creadas después de la actualización.
Ajustes de Reserva de citas Online
Si se utiliza la reserva de citas online en tu Provet, estarán disponibles los siguientes ajustes para las citas reservadas por clientes en la página de reserva online. Además, se utilizan los ajustes por defecto y los ajustes específicos del motivo del correo de confirmación y recordatorio para la reserva online (por ejemplo, el momento de envío de los recordatorios).
Para editar estos ajustes, ve a Settings > General > Clinic location > Online booking.
Do not show duration to clients: Cuando está seleccionado, la duración de la cita no se muestra en los mensajes de confirmación y recordatorio. Solo se incluye la hora de inicio.
Do not show veterinarian's name to clients: Cuando está seleccionado, el nombre del empleado responsable de la cita no se muestra en los mensajes de confirmación y recordatorio.
Email message: En este campo, puedes añadir un mensaje que se usa en los mensajes de correo electrónico de confirmación enviados a los clientes cuando reservan una cita online.
Send SMS confirmation: Cuando está seleccionado, se envía un mensaje de confirmación por SMS a los clientes cuando reservan una cita online. El texto del mensaje se define en los ajustes por defecto o en los ajustes específicos del motivo.
Send email copy to clinic location: Cuando está seleccionado, se envía una copia del mensaje de correo electrónico de confirmación del cliente a la dirección de correo electrónico de la ubicación de tu clínica.
Confirm online bookings by default: Cuando está seleccionado, las citas reservadas a través de la reserva online se confirman automáticamente. Si quieres que los clientes confirmen activamente su cita usando un enlace o botón de confirmación, asegúrate de que este ajuste no esté seleccionado.
Confirmación y cancelación de citas mediante enlace
Puedes incluir un enlace o botón de confirmación en cualquier correo electrónico o SMS de una cita, lo que permite que los clientes confirmen o cancelen directamente su cita desde el mensaje. Esto funciona para todas las citas, no solo para las reservadas mediante reserva online.
Para añadir un enlace o botón de confirmación, añade uno de los siguientes marcadores en tu plantilla de mensaje:
[[appointment_confirmation_url]] — inserta un enlace de texto plano
[[appointment_confirmation_button]] — inserta un botón en el que se puede hacer clic con el texto “Confirm appointment”
Note: El marcador se comprueba cada vez que se envía un mensaje. Solo inserta un enlace o un botón si la cita aún no está confirmada en ese momento. Si la cita ya está confirmada, no aparece ningún enlace ni botón en el mensaje.
Cuando el cliente selecciona el enlace o el botón, se le dirige a una página donde se muestran los detalles de su cita, y desde ahí puede confirmarla o cancelarla. La opción de cancelación solo se muestra si Allow client to cancel appointment está activado en Settings > General > Clinic location > Client Interactions.
Los marcadores se pueden añadir a los siguientes campos:
Email greeting text (Booking settings)
Email confirmation additional instructions (Booking settings)
Email reminder additional instructions (Booking settings)
SMS confirmation text (Booking settings)
SMS reminder text (Booking settings)
SMS confirmation & reminder text (Reason type)
Email message (Online booking settings)
Ejemplo: flujo de Reserva de citas Online
Una forma habitual de usar esta funcionalidad es con la reserva online, en la que quieres que los clientes confirmen activamente su cita después de reservarla. A continuación se muestra un ejemplo de cómo configurarlo:
Ve a Settings > General > Clinic location > Client Interactions y selecciona Allow client to cancel appointment.
Ve a Settings > General > Clinic location > Online booking y asegúrate de que Confirm online bookings by default no esté seleccionado. Si este ajuste está activado, las citas ya se confirman antes de que se envíe el mensaje, así que no aparece ningún enlace ni botón en el mensaje.
Ve a Settings > General > Clinic location > Online booking > Email message y añade uno de los siguientes marcadores a la plantilla del mensaje de correo: [[appointment_confirmation_url]] para un enlace de texto plano o [[appointment_confirmation_button]] para un botón en el que se puede hacer clic.
Selecciona Save.
Ahora, el cliente recibe un enlace o un botón en su correo electrónico de confirmación, lo que le permite confirmar o cancelar su cita.
Confirmación por correo electrónico, donde se añade el marcador [[appointment_confirmation_button]]:
La página de confirmación, donde el cliente puede confirmar o cancelar su cita:
