Este artículo explica los ajustes de las Citas Online, incluido cómo configurar las horas disponibles, establecer el tiempo mínimo previo antes de realizar una reserva y enviar una copia de los correos de confirmación a la clínica, además de otras opciones clave.
Nota: Para acceder a Ajustes, selecciona el nombre de la ubicación de la clínica en la esquina superior izquierda y, a continuación, selecciona Ajustes en el menú que se abre. Ten en cuenta que Ajustes solo es visible para los usuarios con los permisos adecuados. Si no ves Ajustes, ponte en contacto con el administrador de tu centro para comprobar tu acceso.
Ajustes generales de las Citas Online
Los ajustes generales de las Citas Online a nivel de ubicación de la clínica se definen en Ajustes > General > Ubicación de la clínica > Reserva de citas Online.
Consejo: Al actualizar los ajustes, es útil tener abierta la previsualización de la reserva en línea para ver cómo los cambios afectan a tu página de citas online. Haz clic con el botón derecho en el botón Previsualizar reserva de cita online para abrir la previsualización en una nueva pestaña del navegador.
Para editar los ajustes, selecciona el botón del lápiz junto al título de la sección. Cuando hayas realizado los cambios, selecciona Guardar.
Habilitado: Selecciona este ajuste para activar la función de reserva de citas online para tu ubicación de la clínica. Si este ajuste no está seleccionado, no puedes añadir Citas Online a turnos y no podrás ponerlas a disposición de tus clientes.
Visibilidad del portal del paciente: Usa este ajuste para controlar si la ubicación de la clínica aparece en los resultados de búsqueda del Provet Patient Portal. Esta opción puede ser útil si se crea un departamento solo para pruebas internas y no debe mostrarse a los clientes en el Patient Portal.
URL de Cita Online: En este campo, puedes definir la URL que se usará para la página de reserva de citas online. Este valor puede utilizarse como marcador ([[onlinebooking_url]]) en plantillas de correo electrónico y SMS. Si el campo se deja vacío, el sistema utiliza automáticamente la URL del Patient Portal de la clínica. Si prefieres enlazar directamente con la página de reserva de tu propio sitio web, puedes introducir aquí esa URL.
Horas disponibles: Si tu calendario usa franjas horarias más pequeñas (15 minutos es el valor predeterminado), puedes seleccionar si se ofrecen todas las horas, las horas enteras y medias horas, o solo las horas enteras en las reservas online.
Información: En este campo, puedes añadir información general que se muestra al principio de tu formulario de reserva de citas online.
Tiempo requerido antes del inicio de la cita: Con este ajuste, puedes limitar los horarios de reserva de citas online para que no se puedan realizar reservas demasiado cerca de la hora de inicio de la cita. Por ejemplo, si añades 120, los clientes no podrán reservar citas con menos de dos horas (120 minutos) antes de que empiece la cita.
Máximo de nuevas reservas de clientes por día: Con este ajuste, puedes definir el número máximo de reservas que pueden hacer los nuevos clientes por día antes de que se requiera una verificación adicional por SMS. Este ajuste no bloquea las reservas. Cuando se supera el límite, se añade un paso adicional de verificación por SMS para ayudar a prevenir spam o intentos de reserva automatizados.
Resumen de la reserva: En este campo, puedes añadir información que se muestra en la página de resumen de la reserva online.
Etiqueta predeterminada para "Notas para veterinario": En este campo, puedes añadir un título para el campo que los clientes pueden usar para añadir información adicional para el empleado responsable de la cita.
Establecer "Notas para veterinario" como un campo obligatorio: Cuando este ajuste está seleccionado, los clientes deben añadir información adicional para el empleado responsable de la cita.
Habilitar el campo de identificación del cliente: Cuando este ajuste está seleccionado, el campo de ID del cliente se incluye en el formulario de reserva de citas online.
Establece el "ID del cliente" como campo obligatorio: Esta opción está disponible cuando Habilitar el campo de identificación del cliente está seleccionado. Cuando este ajuste está seleccionado, los clientes deben añadir su ID.
Activador: Muestra un mensaje a un cliente antes de que se complete una reserva de citas online, cuando la nota de su reserva coincide con una situación que hayas definido. Consulta Configurar activadores para las Citas Online.
En Ajustes > General > Ubicación de la clínica > Reserva, puedes establecer un tiempo de pre-reserva para las reservas online:
Tiempo de pre-reserva para citas online: En este campo, puedes definir en minutos durante cuánto tiempo se reservará una franja horaria cuando un cliente realice una reserva de citas online. Por ejemplo, si estableces el tiempo de pre-reserva en 10, la franja horaria se reservará durante 10 minutos después de que el cliente haya seleccionado una franja en las citas online. Si el cliente no confirma la reserva de citas online en 10 minutos, la franja horaria se libera automáticamente.
En Ajustes > General > Ubicación de la clínica > Interacciones con los clientes, puedes gestionar los permisos de cancelación de los clientes:
Permitir al cliente cancelar la cita: Selecciona este ajuste para permitir que los clientes cancelen sus citas a través del portal de reservas. Si este ajuste no está seleccionado, los clientes no pueden cancelar citas online.
Ajustes de confirmación de citas y recordatorios
Para editar estos ajustes, ve a Ajustes > General > Ubicación de la clínica > Reserva de citas Online.
No mostrar la duración de la cita a los clientes: Cuando este ajuste está seleccionado, la duración de la cita no se muestra en los mensajes de confirmación y recordatorio. Solo se incluye la hora de inicio.
No mostrar el nombre del veterinario a los clientes: Cuando este ajuste está seleccionado, el nombre del veterinario responsable de la cita no se muestra en los mensajes de confirmación y recordatorio. Ten en cuenta que si se selecciona el ajuste Excluir del mensaje de confirmación y recordatorio de cita en ajustes de los motivos de consulta específicos de la cita, el campo seguirá incluido y mostrará "Veterinario" en lugar del nombre. Para eliminar por completo la información del veterinario del mensaje, desactiva el ajuste de motivo de consulta específico de la cita.
Mensaje del correo electrónico: Añade un mensaje que se incluye en el correo electrónico de confirmación que se envía a los clientes cuando reservan una cita online. Selecciona Plantillas de texto para añadir una plantilla de texto guardada o escribe el mensaje en el editor de abajo. Las opciones de formato disponibles en el editor dependen del ajuste de Formato del correo electrónico de tu organización.
Enviar confirmación por SMS: Cuando este ajuste está seleccionado, se envía a los clientes un mensaje de confirmación por SMS cuando reservan una cita online. El texto del mensaje se define en los ajustes predeterminados o en los ajustes del motivo de consulta específicos de la cita.
Enviar una copia del correo electrónico a la ubicación de la clínica: Cuando este ajuste está seleccionado, se envía una copia del mensaje del correo electrónico de confirmación a la dirección de correo electrónico de tu ubicación de la clínica.
Confirmar reservas de citas online por defecto: Cuando este ajuste está seleccionado, las citas creadas mediante reserva de citas online se marcan automáticamente como confirmadas. Si este ajuste no está seleccionado, las citas creadas mediante reserva de citas online permanecen sin confirmar hasta que el personal de la clínica las confirme manualmente.
Activadores
Los activadores muestran un mensaje al cliente durante la reserva de citas online cuando la nota de su reserva coincide con una situación que hayas definido. Los activadores pueden redactarse en lenguaje claro: el sistema los interpreta por significado, por lo que no se requieren palabras clave exactas. Los mensajes admiten marcadores, como [[clinic_phone_number]] y [[clinic_email]].
Para obtener más información, consulta Configurar activadores para las Citas Online.
