Puede crear, editar, copiar y eliminar turnos en la página Calendario > Turnos. Se recomienda usar turnos porque facilita la programación de las citas y la asignación de la disponibilidad del personal. También puede crear y personalizar los tipos de turno según sea necesario.
Configuración
Nota: Revise la siguiente configuración antes de crear turnos.
Tipos de turno
Ajustes > Ubicación de la clínica > Tipos de turno
Los tipos de turno definen la naturaleza del turno y si el turno está disponible para la reserva de citas online o si es un evento de todo el día.
Para crear un nuevo tipo de turno, seleccione Añadir. Para editar un tipo de turno existente, seleccione el icono del lápiz en la fila del tipo de turno,
Puede personalizar el comportamiento del tipo de turno y su interacción con otras funcionalidades mediante las opciones disponibles.
Citas: Cuando esta configuración está seleccionada, el turno se muestra en el calendario de citas y se pueden programar citas para el turno.
Citas Online: Seleccione esta configuración si quiere que el turno esté disponible para la reserva de citas Online.
Todo el día: Puede usar esta configuración para un turno que se utilice para programar el horario del negocio. Por ejemplo, un turno de todo el día se puede usar para un día festivo cuando la clínica está cerrada todo el día. También puede usar este tipo de turno para períodos de tiempo más cortos al programar.
Tipos de visita: Esta configuración se usa con Citas Online y para mostrar a los clientes los turnos disponibles. Por ejemplo, cuando un cliente selecciona un motivo de consulta, solo aparecen como disponibles para reservar una cita los turnos que tienen establecido este tipo de visita.
Actualizar turnos existentes: Al actualizar un turno existente, seleccione esta configuración si quiere aplicar los cambios a los turnos existentes ya programados.
También puede crear plantillas para turnos; por ejemplo, añadiendo varios tipos de turno a una plantilla. Esto ayuda a programar a un nivel más detallado. Leer más sobre las plantillas para turnos.
Citas por defecto
Usando Citas por defecto, puede crear un bloque de cita estándar en la programación del turno, siempre que el horario de programación coincida con la Hora de la cita por defecto definida.
Seleccione Cita por defecto.
Defina la hora de inicio y la hora de fin.
Añada el Motivo de consulta (texto libre) para la cita.
Seleccione un Tipo de visita si es necesario.
Seleccione Guardar.
A continuación se muestra un ejemplo de cómo se ve un turno con una Cita por defecto en el calendario. Puede mover y arrastrar la Cita por defecto a otra hora o cancelarla solo para un día, si es necesario. También puede crear varias Citas por defecto para un mismo tipo de turno.
Salas
Si necesita usar ubicaciones de subclínica (salas) al programar citas, debe añadir sus salas en los ajustes.
Vaya a Ajustes > Ubicación de la clínica > Salas y seleccione Añadir. Añada a la sala un código que sea fácil de reconocer. Para editar o eliminar una sala existente, seleccione el botón del lápiz o el de la papelera en la fila de la sala.
Equipos
Si quiere usar equipos de personal en la programación de citas, debe añadir sus equipos en los ajustes.
Vaya a Ajustes > Ubicación de la clínica > Equipos y seleccione Añadir. Añada al equipo un código que sea fácil de reconocer. Para editar o eliminar un equipo existente, seleccione el botón del lápiz o el de la papelera en la fila del equipo.
Puede asignar un equipo a una sala específica o añadirlo como equipo independiente.
Otros ajustes
Ajustes > Ubicación de la clínica > Calendario y Programación
Fines de semana en calendario: seleccione esta opción si quiere incluir los días de fin de semana en el calendario.
Primer día de la semana: seleccione qué día de la semana se muestra como el primero en el calendario.
Tamaño de intervalos en el calendario: usando esta opción, puede definir la duración de cada intervalo del calendario. El intervalo puede estar comprendido entre 5 minutos y 60 minutos.
Primera hora del día y Última hora del día: usando estas opciones, puede definir el horario de atención que se muestra en el calendario.
Mostrar horarios y tipos de turno en el calendario: seleccione esta opción si quiere mostrar los horarios y tipos de turno en el calendario de citas.
Opciones del perfil de usuario
Cada usuario puede configurar en la sección Sincronización del Calendario de su propia configuración de perfil si desea usar las sincronizaciones del calendario de citas y de turnos. Estas opciones le permiten ver sus próximos eventos desde cualquier dispositivo. Las sincronizaciones se exportan en el formato iCalendar, compatible con todos los principales proveedores de calendario, como Google Calendar, Outlook e iCal.
En la sección Detalles Personales, los usuarios también pueden seleccionar Evitar la reserva de citas fuera de mi turno para no permitir programar citas fuera de sus turnos programados.
Programar turnos de personal o de recursos
Vaya a Calendario > Turnos y seleccione la pestaña Tipos de turno.
En las opciones de Horario para, seleccione si quiere programar un turno para un Usuario o para un Recurso y, a continuación, seleccione el usuario o el recurso en el campo.
Seleccione una Sala, si quiere programar el turno para una sala específica. Si selecciona una sala, también puede seleccionar un Equipo si es necesario.
Seleccione el tipo de turno en las opciones disponibles.
Seleccione la duración del turno.
Seleccione cualquier Opciones adicionales que quiera usar, por ejemplo, si el turno está disponible para reserva Online o si es un turno de todo el día. Esto se rellenará previamente si se ha configurado en los ajustes del turno. También puede añadir un Descanso a la duración del turno o dividir el turno en intervalos más pequeños usando la opción Duración del espacio.
Para programar el turno, haga clic en cualquier punto dentro de la columna del día. Si hay conflictos de turno, verá una advertencia.
Puede usar las opciones en el lado izquierdo de la vista del calendario para seleccionar qué desea ver y cómo. Tenga en cuenta que, aunque haya desmarcado el personal en otros lugares, estas opciones determinan qué columnas se muestran. Por ejemplo, para ver solo el miembro del personal para el que está programando en ese momento, seleccione únicamente a ese miembro del personal en las opciones del personal. Si se selecciona Turnos de todas las ubicaciones de la clínica, pueden mostrarse varios usuarios o recursos. Si no ve lo que espera, vuelva a comprobar y ajuste las opciones del lado izquierdo.
Editar o eliminar turnos
Para editar y actualizar un turno programado, seleccione el turno en el calendario de turnos. Puede editar la fecha del turno, las horas de inicio y fin, la sala y el equipo, y definir y editar los tipos de visita disponibles para reserva Online durante el turno. También puede eliminar el turno si es necesario.
Si hay citas programadas actualmente durante el turno seleccionado, se mostrarán en la parte inferior, como se ve en la imagen de abajo. Si necesita actualizar un turno de personal que le obliga a reprogramar las citas actuales, puede usar el botón Mover citas para mover las citas programadas desde el turno actual de personal a otro.
Eliminar varios turnos
Seleccione Eliminar turnos debajo del calendario de turnos.
Seleccione los usuarios y/o recursos cuyos turnos desea eliminar.
Seleccione las fechas y horas de inicio y fin desde las que desea eliminar todos los turnos. Turnos que serán eliminados y Turnos que no se pueden eliminar se muestran a continuación. Los turnos que tienen citas programadas no se pueden eliminar. Consulte arriba cómo mover las citas.
Seleccione Eliminar.
Copiar turnos
Puede copiar turnos a varios días o semanas.
Seleccione Copiar turnos. Se abrirá un cuadro de diálogo.
En el campo A partir de esta fecha, seleccione la fecha de inicio desde la que se copiarán los turnos y en el campo Hasta esta fecha la fecha de fin.
En el campo Comenzar copiar turno(s) aquí, seleccione la fecha de inicio para programar los turnos copiados.
En el campo Repetir recuento, defina el número de veces que se añadirán en el calendario los turnos seleccionados.
Seleccione el usuario y/o los recursos a los que se copiarán los turnos.
Seleccione los usuarios para los que se copiarán los turnos.
Seleccione Guardar.