Puedes crear, editar, copiar y eliminar turnos en la página Programar > Turnos. Se recomienda usar turnos, ya que facilita la programación de citas y la asignación de la disponibilidad del personal. Puedes crear y personalizar los tipos de turno según sea necesario.
Configuración
Nota: Revisa la siguiente configuración antes de crear turnos.
Para acceder a Ajustes, selecciona el nombre de la ubicación de la clínica en la esquina superior izquierda y, a continuación, selecciona Ajustes en el menú que se abre. Ten en cuenta que Ajustes solo es visible para usuarios con los permisos adecuados. Si no ves Ajustes, contacta con el administrador de tu consulta para comprobar tu acceso.
Tipos de turno
Selecciona el nombre de la ubicación en la esquina superior izquierda y, a continuación, ve a Ajustes > Ubicación de la clínica > Tipos de turno.
Los tipos de turno definen la naturaleza del turno y si el turno está disponible para reservas Online o si se trata de un evento de todo el día.
Para crear un nuevo tipo de turno, selecciona Añadir. Para editar un tipo de turno existente, selecciona el icono de lápiz en la fila del tipo de turno.
Puedes personalizar el comportamiento del tipo de turno y su interacción con otras funcionalidades usando las opciones disponibles.
Citas: Al seleccionar esta opción, el turno se muestra en el calendario de citas y se pueden programar citas para ese turno.
Citas Online: Selecciona esta opción si quieres que el turno esté disponible para reservas Online.
Todo el día: Puedes usar esta opción para un turno destinado a programar el horario de la actividad. Por ejemplo, un turno de todo el día puede usarse para un día festivo cuando la clínica está cerrada durante todo el día. También puedes usar este tipo de turno para periodos de tiempo más cortos al programar.
Tipo de visita: Esta opción se usa con Citas Online y para mostrar a los clientes los turnos disponibles. Por ejemplo, cuando un cliente selecciona un motivo de consulta, solo aparecen como disponibles para reservar la cita los turnos que tienen configurado este tipo de visita.
Actualizar turnos existentes: Al actualizar un turno existente, selecciona esta opción si quieres aplicar los cambios a los turnos ya programados.
También puedes crear plantillas para turnos; por ejemplo, añadiendo varios tipos de turno a una plantilla. Esto te ayudará a programar a un nivel más detallado. Seguir leyendo sobre plantillas de turnos.
Citas por defecto
Usando Citas por defecto, puedes crear un bloque estándar de cita en la programación de turnos siempre que el horario de programación coincida con la hora definida de la Cita por defecto.
Selecciona + Cita por defecto.
Define la hora de inicio y fin.
Añade el Motivo de consulta (texto libre) para la cita.
Selecciona un Tipo de visita si es necesario.
Selecciona Guardar.
Cuando añades un turno con una Cita por defecto, la cita aparece automáticamente en el calendario. Puedes arrastrarla a otra hora o cancelarla para un solo día si es necesario. También puedes crear varias Citas por defecto para un mismo tipo de turno.
Salas
Si necesitas usar ubicaciones de subclínica (Salas) al programar citas, debes añadir tus salas en los ajustes.
Selecciona el nombre de la ubicación de la clínica en la esquina superior izquierda y, a continuación, ve a Ajustes > Ubicación de la clínica > Salas y selecciona Añadir. Añade a la sala un código fácil de reconocer. Para editar o eliminar una sala existente, selecciona el botón del lápiz o el de la papelera en la fila de la sala.
Equipos
Si quieres usar equipos del personal al programar citas, debes añadir tus equipos en los ajustes.
Selecciona el nombre de la ubicación de la clínica en la esquina superior izquierda y, a continuación, ve a Ajustes > Ubicación de la clínica > Equipos y selecciona Añadir. Añade al equipo un código fácil de reconocer. Para editar o eliminar un equipo existente, selecciona el botón del lápiz o el de la papelera en la fila del equipo.
Puedes asignar un equipo a una sala específica o añadirlo como equipo independiente.
Otros ajustes
Selecciona el nombre de la ubicación de la clínica en la esquina superior izquierda y, a continuación, ve a Ajustes > Ubicación de la clínica > Calendario & Programación para las siguientes opciones:
Calendario & Programación
Fines de semana en calendario: Selecciona esta opción si quieres incluir los días de fin de semana en el calendario.
Primer día de la semana: Selecciona qué día de la semana se muestra como primer día en el calendario.
Tamaño de intervalos en el calendario: Con esta opción puedes establecer la duración de cada intervalo del calendario. El intervalo puede estar comprendido entre 5 minutos y 60 minutos.
Primera hora del día y Última hora del día: Con estas opciones puedes definir el horario de actividad que se muestra en el calendario.
Mostrar horarios y tipos de turno en el calendario: Selecciona esta opción si quieres mostrar los horarios y los tipos de turno en el calendario de citas.
Opciones del perfil de usuario
Cada usuario puede configurar en la sección Sincronización del Calendario de su propio perfil si quiere usar las sincronizaciones de calendario de citas y de turnos. Estas opciones te permiten ver tus eventos próximos desde cualquier dispositivo. Las sincronizaciones se exportan en el formato iCalendar compatible con todos los principales proveedores de calendario, como Google Calendar, Outlook y iCal.
En la sección Detalles Personales, los usuarios también pueden seleccionar Evitar la reserva de citas fuera de mi turno para no permitir la programación de citas fuera de los turnos programados.
Programar turnos de personal o de recursos
Ve a Programar > Turnos y selecciona la pestaña Tipos de turno.
En las opciones de Horario para, selecciona si quieres programar un turno para un Usuario o para un Recurso y, a continuación, selecciona el usuario o el recurso en el campo.
Selecciona una Sala si quieres programar el turno para una sala concreta. Si seleccionas una sala, también puedes seleccionar un Equipo si es necesario.
Selecciona el tipo de turno en las opciones disponibles.
Selecciona la duración del turno.
Selecciona las opciones adicionales que quieras usar, por ejemplo, si el turno está disponible para Citas Online o si se trata de un turno de todo el día. Esto se rellenará previamente si se ha configurado en los ajustes del turno. También puedes añadir un Descanso a la duración del turno o dividir el turno en intervalos más pequeños usando la opción Duración.
Para programar el turno, haz clic en cualquier punto dentro de la columna del día. Si hay conflictos con otros turnos, verás una advertencia.
Puedes usar las opciones del lado izquierdo de la vista del calendario para seleccionar qué quieres ver y cómo. Ten en cuenta que, aunque hayas desmarcado al personal en otros lugares, estas opciones determinan qué columnas se muestran. Por ejemplo, para ver solo el miembro del personal para el que estás programando en ese momento, selecciona únicamente ese miembro en las opciones del personal. Si se selecciona Turnos de todas las ubicaciones de la clínica, pueden aparecer varios usuarios o recursos. Si no ves lo que esperas, revisa y ajusta las opciones de la izquierda.
Editar o eliminar turnos
Para editar y actualizar un turno programado, selecciona el turno en el calendario de turnos. Puedes editar la fecha del turno, las horas de inicio y fin, la sala y el equipo, y definir y editar los tipos de visita disponibles para Citas Online durante el turno. También puedes eliminar el turno si es necesario.
Si hay citas programadas actualmente durante el turno seleccionado, se mostrarán al final tal y como se ve en la imagen de abajo. Si necesitas actualizar un turno del personal que requiere reprogramar las citas actuales, puedes usar el botón Mover citas para mover las citas programadas desde el turno del personal actual a otro.
Eliminar varios turnos
Selecciona Eliminar turnos debajo del calendario de turnos.
Selecciona los usuarios y/o recursos cuyas agendas de turnos quieres eliminar.
Selecciona las fechas y horas de inicio y fin desde las que quieres eliminar todos los turnos. Se muestran Turnos que serán eliminados y Turnos que no se pueden eliminar a continuación. Los turnos que tienen citas programadas no se pueden eliminar. Consulta lo anterior sobre cómo mover las citas.
Selecciona Eliminar.
Copiar turnos
Puedes copiar turnos a varios días o semanas.
Selecciona Copiar turnos. Se abrirá un cuadro de diálogo.
En el campo A partir de esta fecha, selecciona la fecha de inicio desde la que se copiarán los turnos y, en el campo Hasta esta fecha, la fecha final.
En el campo Comenzar copiar turno(s) aquí, selecciona la fecha de inicio para programar los turnos copiados.
En el campo Repetir recuento, define el número de veces que se añadirán los turnos seleccionados en el calendario.
Selecciona el usuario y/o los recursos a los que se copiarán los turnos.
Selecciona Guardar.