Provet understøtter import af betalingsfiler, så afsluttede fakturaer automatisk kan markeres som betalt. Det mindsker det manuelle arbejde med betalingsbehandling ved at matche indgående banktransaktioner med de korrekte fakturaer ved hjælp af referencenumre. Import af betalingsfiler kan også bruges til at behandle forsikringskompensationer.
Du kan importere en bankbetalingsfil, f.eks. en eksport af et kontoudtog, eller en Excel-fil, som du selv udfylder.
Muligheden for at se og uploade betalingsfiler samt ændre organisationens indstillinger afhænger af dine brugerrettigheder.
Bulk Payment Importer hed tidligere Indlæs bankbetalinger. Navnet blev ændret, fordi værktøjet nu kan importere mere end bankbetalingsfiler, f.eks. Excel-filer med dine egne betalingsmetoder.
Bemærk: Bulk Payment Importer bliver gjort tilgængelig for klinikker gradvist. Hvis du endnu ikke kan se værktøjet i Provet, skal du kontakte din Provet-kunderådgiver eller support@provet.com.
Understøttede filformater
Bulk Payment Importer accepterer følgende betalingsfilformater:
CAMT.053 og CAMT.054 (ISO 20022 XML-format, som bruges i store dele af Europa)
BGMax (bruges primært i Sverige)
SEK og SEK2 (bruges primært i Danmark)
Excel (.xlsx)
Hvis du vil importere en bankfil, skal du kontakte din bank for at få bekræftet, hvilket format den bruger til eksport af kontoudtog.
Hvis du vil importere en Excel-fil, kan du bruge eksempelfilen på upload-siden som skabelon.
Sådan fungerer automatisk fakturamatchning
Når du uploader en betalingsfil, forsøger Provet at matche hver betaling med en afsluttet faktura ved hjælp af referencenummeret i betalingen.
Hvis der findes et match, markeres rækken som Målrettet.
Hvis der ikke findes et match, markeres rækken som Irrelevante. Du kan knytte fakturaen manuelt – se trin 5 nedenfor.
Automatisk matchning omfatter kun fakturaer fra de sidste 12 måneder. Knyt ældre fakturaer manuelt.
Bemærk: Rækker, der automatisk matches med fakturaer med en forfalds sum på 0, ignoreres som standard og behandles ikke.
Referencenumre
Referencenumre er entydige identifikatorer, der oprettes, når en faktura afsluttes. De udskrives på fakturaen sammen med bankkontooplysningerne. Når en klient angiver referencenummeret i en betaling, kan Provet automatisk matche banktransaktionen med den korrekte faktura.
Provet understøtter følgende referencenummerformater:
Finsk referencenummer (viitenumero)
Norsk referencenummer (KID)
Svensk referencenummer (OCR)
Internationalt struktureret kreditordreferencenummer (ISO 11649 / SEPA)
Det referencenummerformat, klinikken bruger, konfigureres under Indstillinger. Hvis du vil se eller opdatere indstillingerne, skal du vælge afdelingsnavnet øverst til venstre og derefter gå til Indstillinger > Generel > Virksomhed > Organisation indstillinger og vælge Opret referencenumre for fakturaer.
Bemærk: Disse indstillinger konfigureres som regel under implementeringen. Ændringer kan påvirke arbejdsgange og overholdelse af regler. Kontakt systemadministratoren, før du foretager ændringer.
Gør en betalingsmetode tilgængelig i Bulk Payment Importer
Importerede betalinger kan rettes mod klinikkens egne betalingsmetoder, f.eks. en inkassovirksomhed eller en afskrivning. Hver betalingsmetode skal aktiveres i organisationens indstillinger, før den kan bruges i Bulk Payment Importer. Muligheden for at ændre disse indstillinger afhænger af dine brugerrettigheder.
Vælg afdelingsnavnet øverst til venstre, gå til Indstillinger > Generel > Virksomhed, og vælg Betalingsmetoder.
Vælg redigeringsknappen på rækken med betalingsmetoden. Dialogboksen Ændre betalingsmetode åbnes.
Vælg I Bulk Payment Importer.
Vælg Gem.
Kun aktiverede betalingsmetoder kan målrettes under importen. Kolonnen I bulk import i tabellen over betalingsmetoder viser, hvilke metoder der er aktiveret. Den samme indstilling er tilgængelig, når du opretter en betalingsmetode med Tilføj, og den er ikke valgt som standard.
Betalingsmetoder i en Excel-fil
En Excel-fil, som du importerer i Bulk Payment Importer, kan indeholde en kolonne med betalingsmetoder (payment_method). Provet matcher hver række med en aktiveret betalingsmetode ud fra navnet.
Hvis kolonnen er tom, angives bank betaling for rækken eller Forsikringskrav, hvis rækken matcher et krav. Bankfiler behandles altid på denne måde, da de ikke har en kolonne med betalingsmetode.
Hvis kolonnen indeholder et navn, der ikke matcher en aktiveret betalingsmetode, står rækken uden betalingsmetode. Vælg betalingsmetoden manuelt under målretningen.
Importer en betalingsfil
Sådan importerer du en betalingsfil og godkender betalinger i Provet:
Gå til Rapporter > Rapporter, vælg filteret Økonomi, og åbn Bulk Payment Importer.
Tidligere uploadede filer vises i tabellen Nyligt uploadede filer nederst på siden. Tabellen viser filnavn, dato, status og antal behandlede transaktioner. Du kan filtrere filer efter status eller ændre en fils status manuelt ved at vælge redigeringsikonet ud for status.
Ubehandlet: Filen er uploadet, men endnu ikke gennemgået.
Uafsluttet: Filen er delvist behandlet. Denne status vises også, hvis filen indeholder betalinger, der ikke vedrører nogen faktura i Provet. Når du er færdig med at behandle filen, kan du manuelt ændre status til Færdiggjort ved hjælp af redigeringsikonet.
Færdiggjort: Alle relevante betalinger er behandlet.
Vælg Klik eller slip filer her for at uploade, og vælg betalingsfilen, eller træk filen ind i uploadområdet.
Kontrollér, at filen har et understøttet format, før du uploader den. Se Understøttede filformater ovenfor. Nogle banker eksporterer som standard betalingsfiler i et andet format. Åbn om nødvendigt filen, og gem den i et understøttet format, før du uploader den.
Vælg Næste. Provet uploader filen og viser transaktionslisten.
Kolonneoverskrifter matches uanset brug af store eller små bogstaver, mellemrum og understregninger.
Hvis filen har to kolonner for det samme felt, afviser Provet filen. Fjern den ekstra kolonne, og upload filen igen.
Kolonner, som importøren ikke bruger, vises efter uploaden, så du kan kontrollere, at der ikke mangler noget.
Gennemgå transaktionslisten. Rækker med Irrelevante fremhæves med rødt. Hver række har en af følgende statusser:
Målrettet: Der blev fundet en matchende faktura.
Irrelevante: Der blev ikke fundet en matchende faktura. Du skal knytte fakturaen manuelt. Rækken viser fakturanummeret fra filen, så du kan se, hvad der blev søgt efter.
Du kan også manuelt ignorere eller fjerne ignoreringen af enkelte rækker. Kun rækker med status Målrettet behandles.
For hver række med status Irrelevante skal du vælge handlingsknappen for enden af rækken for at åbne dialogboksen Målrettet faktura til betaling. Dialogboksen viser betalingsoplysningerne og de rå bankdata. Søg efter den korrekte faktura ved hjælp af et af følgende felter:
Faktura søgning: Søg efter betalers navn eller fakturanummer. Du kan indtaste fakturanummeret, som det vises på fakturaen, inklusive præfikset.
Kundenummer: Søg efter kundenummer.
Forsikringssøgning: Søg efter krav ID, sagsnummer eller kravreference.
Forfalds sum: Søg efter det udestående beløb på fakturaen.
Saldo: Filtrer efter det beløb, klienten skal betale.
Betales af forsikringsselskab: Filtrer efter det beløb, et forsikringsselskab skal betale.
Søgeresultaterne viser kun afsluttede fakturaer.
Vælg den korrekte faktura i resultaterne for at fremhæve den, og vælg derefter Mål valgt. Rækkens status ændres til Målrettet.
Bemærk: Hvis en betalingsrække ikke vedrører nogen faktura, skal du lade den stå som Irrelevante. Du kan lukke dialogboksen uden at målrette rækken ved at vælge Luk.
Kontrollér, at den korrekte betalingsmetode er valgt for hver række.
Vælg Godkend for at bekræfte importen. Provet markerer de matchede fakturaer som betalt og viser en oversigt over de behandlede betalinger. Filens status ændres til Færdiggjort. Hvis nogle betalinger ikke kunne anvendes, kan du se flere oplysninger i kolonnen Fejl.
Hvis filen indeholder betalinger, der ikke vedrører nogen faktura, kan filens status forblive Uafsluttet. Når du er færdig med behandlingen, kan du manuelt ændre filens status til Færdiggjort ved hjælp af redigeringsikonet.
Fejlfinding
Hvor blev funktionen til import af betalinger af?
Værktøjet Indlæs bankbetalinger, der bruges til at importere referencebetalinger fra en bankfil eller en Excel-fil direkte til fakturaer, har skiftet navn til Bulk Payment Importer. Gå til Rapporter > Rapporter, vælg filteret Økonomi, og åbn Bulk Payment Importer.
Hvorfor genkendes min fil ikke?
Hvis din bank leverer en BGMax-fil som en .txt-fil, skal du ændre filtypenavnet til .bgi, før du uploader filen. Så kan Provet genkende filen korrekt.
Hvorfor uploades min fil langsomt?
Fjern eventuelle mellemrum fra filnavnet, og prøv at uploade filen igen.
Hvorfor vises forsikringsbetalinger som bankbetalinger?
Betalinger fra forsikringsselskaber kan nogle gange blive kategoriseret som Bankbetalinger i stedet for Forsikringskrav. Hvis det sker, skal du vælge den korrekte betalingstype manuelt under målretningen.
Hvorfor får jeg matchningsfejl, når jeg uploader filen?
Hvis du kombinerer forskellige filformater, f.eks. FI og CAMT, i én fil, kan det medføre matchningsfejl. Brug separate filer eller separate bankkonti til forskellige betalingsformater.
Hvorfor blev en forsikringsbetaling matchet med den forkerte faktura?
Provet kan ikke altid automatisk afgøre, om en betaling skal registreres som en klientbetaling eller en forsikringsbetaling. Hvis det sker, skal du vælge den korrekte faktura manuelt under målretningen.
Hvorfor blev en forsikringsbetaling ikke matchet automatisk?
Nogle forsikringsintegrationer bruger ikke et struktureret referencenummer. I stedet søger Provet efter identifikatorer i beskedteksten for betalingen. Hvis beskeden indeholder en slåfejl eller ikke følger det forventede format, kan den automatiske matchning mislykkes. Vælg den korrekte faktura manuelt under målretningen.
Hvorfor blev min faktura ikke matchet automatisk, selvom referencenummeret er korrekt?
Automatisk matchning omfatter kun fakturaer fra de sidste 12 måneder. Knyt ældre fakturaer manuelt under målretningen.
Skal jeg bruge Bulk Payment Importer eller rapporten Registrer betalinger?
Rapporten Registrer betalinger har ingen filimport, men du kan kopiere betalingstypen fra den første række til alle rækker. Brug Bulk Payment Importer, når du importerer en fil.