Anvendelsescase
Du kan bruge E-signaturer med brugerdefinerede PDF- og Word-formularer i Provet til at indsamle klientsignaturer elektronisk, så du reducerer behovet for udskrevne dokumenter.
Instruktioner
1. Tilføj en formular
Tilføj en formular efter eget valg.
Rediger formularen, hvis det er nødvendigt, og sørg for, at den indeholder et
[[signature]]-felt. Vælg Gem ændringer for at bekræfte eventuelle ændringer, du foretager.Når du bruger Word-formularer, skal du vælge knappen Lås denne formular. Dermed bliver knappen E-signatur aktiveret og vises. PDF-formularer behøver ikke at låses.
2. Opret anmodningen om E-signatur
På formularsiden skal du vælge knappen E-signatur.
I dialogen Anmod om en elektronisk signatur skal du vælge, hvordan anmodningen skal leveres. I denne artikel bruger vi e-mail-muligheden.
Sende anmodningen til klientens egen enhed:
Vælg klientens e-mailadresse under Send til e-mail adresse eller klientens telefonnummer under Send til SMS nr..
Brug en klinikenhed:
Vælg afkrydsningsfeltet Generer pinkode under Brug klinikkens enhed. Pinkoden oprettes, når du gemmer anmodningen, ikke når du vælger afkrydsningsfeltet. Du kan læse mere om pinkode-login-muligheder i Brug af E-signaturer med klinikkens enheder (pinkode-login-tilstand).
Tip: Bogmærk siden til pinkode-login i enhedens browser. Adressen er den samme for alle anmodninger. Hvis et gemt bogmærke holder op med at virke, er adressen ændret. Brug adressen, der vises i dialogen.
Rediger om nødvendigt beskeden, og juster Signature request validity time (minutes). Standard er 1440 minutter (1 døgn).
Vælg Gem for at oprette anmodningen.
3. Behandl anmodningen og vent på, at kunden signerer
Behandlingsvindue
Dialogen Anmodning om elektronisk signatur afventes åbnes og viser status for anmodningen samt muligheden for at annullere den, hvis det er nødvendigt. Hvis du valgte Generer pinkode, viser denne dialog også pinkoden og adressen på siden til pinkode-login. Åbn den adresse på enheden i klinikken, og indtast pinkoden.
Når anmodningen er oprettet og sendt til kunden, kan de signere den fra deres enhed. Du kan lukke dialogen, hvis kunden ikke signerer med det samme.
Kundens handlinger
Når kunden modtager beskeden, kan de starte signeringsprocessen ved at åbne linket, der er inkluderet i beskeden.
De får vist en forhåndvisning af dokumentet samt muligheden for enten at Afvise det eller Underskriv dokument. De kan også ændre sprog fra øverste højre hjørne eller rydde signaturområdet, hvis det er nødvendigt.
Når de vælger knappen Underskriv dokument, bliver de sendt videre til signeringsskærmen. De bør skrive deres signatur i den angivne boks ved hjælp af enten touch eller en computer-mus.
Til sidst skal kunden vælge knappen Brug signatur for at afslutte processen. Der åbnes en bekræftelsesdialog, og kunden skal vælge Bekræft. Når signaturen er leveret korrekt, kan kunden hente det underskrevne dokument, hvis det er nødvendigt, og lukke siden. De modtager også en PDF-kopi via e-mail.
Påkrævede felter skal være udfyldt, før der kan signeres
Hvis formularen indeholder felter, der er markeret som påkrævet i PDF-filen, skal kunden udfylde dem, før de kan signere.
Påkrævede felter markeres, så snart dokumentet åbnes. Kunden behøver ikke prøve at signere først for at finde ud af, hvad der mangler.
I signeringsvisningen har hvert tomt påkrævet felt en rød stiplet kant og en rød markør i øverste højre hjørne. Når kunden udfylder et felt, bliver dets kant grøn. Valgfri felter markeres ikke. Signaturfeltet markeres heller ikke, fordi det er signeringen af dokumentet, der fuldfører det.
Hvis kunden vælger Underskriv dokument, mens et påkrævet felt stadig er tomt, åbnes signeringsskærmen ikke. Beskeden "Udfyld venligst alle påkrævede felter, før du signerer" vises. Siden flytter sig til det første tomme påkrævede felt og placerer markøren i det. Alle andre tomme påkrævede felter beholder deres røde kant.
Når alle påkrævede felter har en værdi, åbnes signeringsskærmen som normalt, når der vælges Underskriv dokument.
Påkrævede tekstfelter, afkrydsningsfelter, drop-down lister og radioknapper fungerer på samme måde.
Dette gælder for alle klinikker. Der findes ingen indstilling til at slå det til eller fra.
Provet tjekker påkrævede felter igen, når det underskrevne dokument indsendes. Kunder ser normalt ikke dette tjek, fordi signeringsvisningen forhindrer dem først.
Note: Påkrævede felter læses fra selve PDF-filen. En asterisk, som formularens forfatter har tegnet på siden, registreres ikke. Feltet skal være markeret som påkrævet i PDF-editoren. Se Opret PDF-formularer.
Hvis en kunde rapporterer, at de ikke kan signere en formular, skal du tjekke formularen for påkrævede felter, som ikke er blevet udfyldt.
Efter en vellykket signatur
I fanen Formularer på klientsiden viser kolonnen E-sign status et grønt flueben (✔), når formularen er signeret korrekt. Du kan også udskrive den signede formular direkte fra denne visning ved at vælge udskriftsknappen.
Når du desuden åbner formularen fra fanen Formularer, vises status "E-sign: Accepteret med tidsstempel" nederst, og du kan også udskrive den underskrevne version ved hjælp af knappen Udskriv underskrevet dokument.