Overblik
Online booking giver dine klienter mulighed for selv at booke aftaler når som helst på dagen. Ved at tilbyde online booking kan du også frigøre tid på klinikken til andre opgaver.
Med Provet-funktionen til online booking har du detaljeret kontrol over dine klienters adgang til at booke aftaler. Du kan bestemme, hvilke ydelser eller behandlinger der er inkluderet, og vælge de tidsvinduer, der er tilgængelige til online booking. Du kan også tilføje behandlingsspecifikke instruktioner, så dine klienter ved, hvordan de skal forberede sig til aftalen.
Notat: Et nyt design til Online Booking er tilgængeligt. Læs mere om det nye design, eller se, hvordan du aktiverer det for dine klienter.
Trin til opsætning af online booking
Når funktionen til online booking er blevet tilføjet til dit system, kan du redigere Indstillinger for online booking og fuldføre den påkrævede opsætning:
Arbejdsgang for online booking for dine klienter
Nedenfor beskrives det, hvordan din formular til online booking ser ud for dine klienter, og hvordan de bruger den.
Den tekst, du har tilføjet i feltet Information i de generelle indstillinger for online booking, vises under sidens titel (a).
Afhængigt af dine formularvalg skal klienten muligvis vælge en afdeling.
Afhængigt af indstillingerne for afdelingen skal klienten muligvis vælge patientens Art.
Klienten vælger en årsagstype.
Klienten vælger en årsag. De årsagsspecifikke instruktioner, der er angivet i årsagsindstillingerne, vises under årsagen (b).
Dage med tilgængelige aftaletider vises med grønt i kalenderen. Klienten vælger en dag i kalenderen.
De tilgængelige tider for den valgte dag vises nedenfor. De tilgængelige tider afhænger af årsagsindstillingerne samt indstillingerne Tilgængelige tidsrum og Påkrævet tid før aftale start i de generelle indstillinger for online booking. Klienterne kan bruge filtrene til at se tilgængelige tider for hele dagen, morgen, eftermiddag eller aften. Hvis det er valgt, vises den behandlende dyrlæge på kortene med tidsvinduer.
Klienten vælger knappen Vælg for at vælge en aftaletid.
En ny side åbnes. Aftale detaljer viser en oversigt over aftalen. Varigheden og navnet på den ansvarlige medarbejder kan være skjult eller blive vist afhængigt af de generelle indstillinger for online booking.
Klienten udfylder sine oplysninger. Påkrævede felter er markeret med en stjerne (*).
Klienten udfylder oplysningerne om sit kæledyr. Kun aftaler med ét kæledyr er tilgængelige ved online booking. Oplysninger, der tilføjes i tekstfeltet, vises i aftaledetaljerne og i sektionen med generelle oplysninger for konsultationen. Bemærk, at klienterne skal bekræfte deres mobiltelefonnummer med en SMS-kode, der kun kan bruges én gang, før aftalen bekræftes. Se Bekræftelse og sikkerhed ved online booking for alle oplysninger om, hvordan bekræftelsen fungerer.
Klienten kan markere afkrydsningsfeltet Husk mig, hvis browseren skal huske de indtastede oplysninger. Det er nyttigt, hvis klienten regelmæssigt booker online.
Klienten vælger Bekræft aftale for at afslutte bookingen. Aftalen tilføjes klientens aftalekalender, og de valgte bekræftelsesbeskeder sendes. Der åbnes en oversigtsside.
Online Booking (nyt design)
Notat: Kun aftaler med ét kæledyr kan bookes via online booking. Aftaler med flere kæledyr skal bookes af klinikkens personale.
Processen for online booking for klienter følger samme arbejdsgang og anvendelsesområder som det nuværende design, men med flere brugervenlighedsforbedringer.
Klientens arbejdsgang i den nye portal til online booking er som følger:
Klienten angiver kriterierne for aftalen. Afhængigt af dine generelle indstillinger kan dette omfatte valg af afdeling og patientens art. Der vises en advarsel, hvis klientens tidszone ikke stemmer overens med klinikkens tidszone.
Årsagsgrupper vises i en udvidelig harmonika. Klienten udvider en gruppe og vælger en specifik årsag. De årsagsspecifikke instruktioner, der er angivet i årsagsindstillingerne, vises under årsagen.
Dage med tilgængelige aftaletider vises med en prik under datoen i kalenderen. Klienten vælger en dag.
De tilgængelige tider for den valgte dag vises under datoen. Hvis det er valgt, vises den behandlende dyrlæge på kortene med tidsvinduer. Klienten vælger en aftaletid blandt de tilgængelige tider.
Klienten bliver bedt om at indtaste sin e-mail adresse til bekræftelse.
Dialogboksen med formularen Aftale detaljer åbnes. Der vises en nedtælling på 10 minutter, som viser, hvor længe tidsvinduet er reserveret, efter klienten begynder bookingen.
Klienten udfylder sine egne oplysninger og oplysningerne om sit kæledyr. Påkrævede felter er markeret med en stjerne (*). Kun aftaler med ét kæledyr er tilgængelige ved online booking. Nye klienter kan blive bedt om at bekræfte deres identitet via e-mail og i nogle tilfælde også via SMS, før aftalen bekræftes. Se Bekræftelse og sikkerhed ved online booking for alle oplysninger om, hvordan bekræftelsen fungerer i det nye design.
Klienten vælger Book en aftale for at afslutte bookingen.
Aftalen tilføjes derefter klientens aftalekalender, og de valgte bekræftelsesbeskeder sendes.
Regler for sammenkobling af klientdata med eksisterende data i Provet
Når Provet modtager klient- og patientoplysninger fra online booking, forsøger systemet automatisk at matche de indsendte oplysninger med eksisterende klienter i dit system for at undgå dubletter af klienter og patienter.
Match af klienter
En klient betragtes som et match, hvis:
Fornavnet matcher nøjagtigt.
Efternavnet matcher nøjagtigt.
Mindst én af følgende matcher:
Telefonnummer
E-mail adresse
Adresse
På baggrund af matchresultatet viser Provet en besked i aftale- og konsultationsvisningerne for at hjælpe dig videre:
Hvis der findes en enkelt matchende klient, knyttes klienten automatisk til bookingen, og der vises en besked, som bekræfter matchet.
Hvis der findes flere potentielle match, vises en besked med de matchende oplysninger, f.eks. navn, e-mail eller telefonnummer. Vælg Vis potentielle match for at åbne en liste over foreslåede klienter. Derefter kan du:
Oprette en ny klient ved hjælp af de forudfyldte oplysninger fra online booking eller
Vælge en eksisterende klient og vælge Fortsæt med den valgte klient.
Hvis der ikke findes noget match, kan der oprettes en ny klient ved hjælp af en formular, der automatisk er forudfyldt med data fra online booking.
Eksempel: Hvis der findes en klient med samme fornavn, efternavn og telefonnummer, men en anden eller manglende e-mail adresse i Provet, matches klienten. Bemærk, at de forskellige data, i dette tilfælde e-mail adressen, ikke automatisk opdateres fra dataene fra online booking til klientoplysningerne i systemet. Hvis der allerede findes dubletter af klienten i Provet baseret på disse oplysninger, mislykkes matchet, selv hvis andre oplysninger, f.eks. klient-ID, for en af klienterne matcher dataene fra online booking.
Match af patienter
Når et klientmatch er bekræftet, forsøger Provet at matche patientoplysningerne. En patient betragtes som et match, hvis:
Klienten matcher.
Patientens navn matcher nøjagtigt.
Arten matcher nøjagtigt.
Sådan vises matchresultater
Hvis klienten er matchet, men der ikke findes en matchende patient, vises en besked om, at patienten skal vælges eller oprettes. Du kan derefter enten vælge en eksisterende patient manuelt eller oprette en ny. Formularen forudfyldes med de oplysninger, der blev angivet ved online booking.
Når du åbner en online aftale i kalenderen, viser Provet en besked øverst i visningen med aftaledetaljer for at angive, om klienten og patienten er matchet med eksisterende poster:
Intet klient- eller patientmatch:
"Klienten og patienten fra online booking blev ikke matchet i Provet. Rediger aftalen for at vælge en eksisterende klient eller oprette en ny."
Klient matchet, patient ikke matchet:
"Klienten blev matchet, men der blev ikke fundet en matchende patient i Provet. Rediger aftalen for at vælge en eksisterende patient eller oprette en ny."
Klient og patient matchet:
"Klienten og patienten fra online booking blev matchet i Provet."