Overblik
Online booking gør det muligt for dine klien-ter at booke aftaler uafhængigt når som helst på døgnet. Når du tilbyder online booking, kan du samtidig spare tid i klinikken til andre opgaver.
Med Provet-funktionen til online booking får du detaljeret kontrol over klienternes adgang til at booke aftaler. Du kan beslutte, hvilke ydelser eller behandlinger der er inkluderet, og vælge de tidsvinduer, der skal være tilgængelige for online booking. Du kan også tilføje instruktioner, der er specifikke for behandlingen, så du kan informere dine klien-ter om, hvordan de skal forberede sig til aftalen.
Bemærk: Der er mulighed for et nyt design til Online Booking. Læs mere om det nye design eller lær, hvordan du aktiverer det for dine klien-ter.
Opsætnings-trin til online booking
Når online booking-funktionen er tilføjet til dit system, kan du redigere Aftaleindstillinger for online booking og færdiggøre den nødvendige opsætning:
Arbejdsgang for dine klien-ter ved online booking
Herunder kan du se en beskrivelse af, hvordan din online booking-formular ser ud for dine klien-ter, og hvordan de bruger den.
Teksten, du har tilføjet i feltet Information i generelle Aftaleindstillinger for online booking, vises under sidetitlen (a).
Afhængigt af dine valg i formularen skal klien-ten muligvis vælge en Afdeling.
Afhængigt af Aftaleindstillinger for Afdeling skal klien-ten muligvis vælge Patientens art for patienten.
Klien-ten vælger en årsagsgruppe.
Klien-ten vælger en årsag. Instruktioner, der er specifikke for årsagen, og som er angivet i årsagsindstillinger, vises under årsagen (b).
Dage med tilgængelige aftaletider vises i kalenderen i grøn. Klien-ten vælger en dag i kalenderen.
De tilgængelige tider for den valgte dag vises herunder. Tilgængelige tider afhænger af årsagsindstillinger samt indstillingerne Tilgængelige tidsrum og Påkrævet tid før aftale start i generelle Aftaleindstillinger for online booking. Klien-ter kan bruge Filtrer til at se tilgængelige tider for hele dagen, morgen, eftermiddag eller aften. Hvis det er valgt, vises den tilknyttede dyrlæge i tidsvindue-kortene.
Klien-ten vælger knappen Vælg for at vælge en aftaletid.
Der åbnes en ny side. Aftale detaljer viser en opsummering af aftalen. Varigheden og navnet på den ansvarlige medarbejder kan være skjult eller vist afhængigt af generelle Aftaleindstillinger for online booking.
Klien-ten udfylder sine oplysninger. Påkrævede felter markeret med en stjerne (*).
Klien-ten udfylder sine kæledyrs oplysninger. Der er kun aftaler med ét kæledyr tilgængelige i online booking. Oplysninger, der tilføjes i tekstfeltet, vises i Aftale detaljer og i sektionen for Generelle oplysninger vedrørende konsultationen. Bemærk, at klien-ter bliver bedt om at verificere deres Mobil telefonnummer med en SMS-kode til engangsbrug, før de bekræfter aftalen. Fuldstændige oplysninger om, hvordan verifikation fungerer, finder du i Online Booking Verification and Security.
Klien-ten kan vælge afkrydsningsfeltet Husk mig, hvis de ønsker, at browseren skal huske de oplysninger, de har indtastet. Det er nyttigt, hvis de booker online regelmæssigt.
Klien-ten vælger Bekræft aftale for at færdiggøre bookingen. Aftalen bliver tilføjet til jeres Aftale kalender, og de valgte bekræftelsesbeskeder sendes. Der åbnes en oversigtsside.
Online booking (nyt design)
Bemærk: Der kan kun bookes aftaler med ét kæledyr via online booking. Aftaler med flere kæledyr skal bookes af klinikkens personale.
Online booking-forløbet for klien-ter følger det samme flow og de samme brugsscenarier som det nuværende design, men med flere forbedringer i brugervenlighed.
Klien-tens arbejdsgang i det nye online booking-portal er som følger:
Klien-ten definerer aftalekriterierne. Afhængigt af dine generelle indstillinger kan det omfatte valg af en Afdeling og patientens art. Der vises en advarsel, hvis klien-tens Tidszone ikke svarer til klinikkens tidszone.
Årsagsgrupperne vises i en udvidelig accordion. Klien-ten udvider en gruppe og vælger en specifik årsag. Instruktioner, der er specifikke for årsagen, og som er angivet i årsagsindstillinger, vises under årsagen.
Dage med tilgængelige aftaletider vises med en prik under datoen i kalenderen. Klien-ten vælger en dag.
De tilgængelige tider for den valgte dag vises under datoen. Hvis de vælges, vises den tilknyttede dyrlæge i kortene med tidsvindue. Klien-ten vælger en aftaletid blandt de tilgængelige tider.
Klien-ten bliver bedt om at indtaste sin E-mail adresse til verifikation.
Dialogen til formularen for Aftale detaljer åbnes. Der vises en nedtælling på 10 minutter, som viser, hvor længe tidsrummet er reserveret, når klien-ten begynder bookingen.
Klien-ten udfylder sine og kæledyrets oplysninger. Påkrævede felter er markeret med en stjerne (*). Der er kun aftaler med ét kæledyr tilgængelige i online booking. Nye klien-ter kan blive bedt om at verificere deres identitet via E-mail og i nogle tilfælde også via SMS, før de bekræfter aftalen. Fuldstændige oplysninger om, hvordan verifikation fungerer i det nye design, finder du i Online Booking Verification and Security.
Klien-ten vælger Book en aftale for at færdiggøre bookingen.
Aftalen bliver derefter tilføjet til jeres Aftale kalender, og de valgte bekræftelsesbeskeder sendes.
Regler for sammenkobling af klientdata med eksisterende data i Provet
Når Provet modtager klient- og patientoplysninger fra online booking, forsøger systemet automatisk at matche de indsendte oplysninger med eksisterende klien-ter i dit system for at undgå dubletter af klient og patient.
Matchende klienter
En klient betragtes som match, hvis:
Fornavn matcher præcist.
Efternavn matcher præcist.
Mindst én af følgende matcher:
Telefonnummer
E-mail adresse
Adresse
På baggrund af matchresultatet viser Provet en besked i visningerne for aftale og konsultation, så du kan komme videre:
Hvis der findes en matchende klient, bliver klienten automatisk knyttet til bookingen, og der vises en besked for at bekræfte match.
Hvis der findes flere potentielle match, vises en besked med en liste over matchende oplysninger (fx navn, E-mail adresse eller Telefonnummer). Vælg Vis matchende klienter for at åbne en liste med foreslåede klien-ter. Derefter kan du:
Opret en ny klient ved hjælp af de udfyldte oplysninger fra online booking, eller
Vælg en eksisterende klient og klik Fortsæt med den valgte klient.
Hvis der ikke findes match, kan der oprettes en ny klient via en formular, som automatisk forududfyldes med data fra online booking.
Eksempel: hvis der findes en klient med samme Fornavn, Efternavn og Telefonnummer, men en anden eller manglende E-mail adresse i Provet, så betragtes klienten som match. Bemærk, at de forskellige data (i dette tilfælde E-mail adresse) ikke automatisk bliver opdateret fra online booking-data til klientoplysningerne i systemet. Hvis der findes dubletter af klien-ter i Provet baseret på disse oplysninger, mislykkes match, selv hvis andre oplysninger (for eksempel Klient ID) for én af klien-ter matcher dataene fra online booking.
Match af patient
Når match af en klient er bekræftet, forsøger Provet at matche patientoplysninger. En patient betragtes som match, hvis:
Klienten matcher.
Patient navn matcher præcist.
Patientens art matcher præcist.
Sådan vises matchresultater
Hvis klienten matcher, men der ikke findes en matchende patient, vises en besked, der angiver, at patienten skal vælges eller oprettes. Derefter kan du enten vælge en eksisterende patient manuelt eller oprette en ny. Formularen bliver forududfyldt med de oplysninger, der er angivet i online booking.
Når du åbner en online aftale i kalenderen, viser Provet en besked øverst i visningen af aftaledetaljer for at indikere, om klienten og patienten er blevet matchet med eksisterende poster:
Ingen match af klient eller patient:
"Klienten og patienten fra online booking blev ikke matchet i Provet. Rediger aftalen for at vælge en eksisterende klient eller oprette en ny."
Klienten matcher, men patienten matcher ikke:
"Klienten blev matchet korrekt, men der blev ikke fundet en matchende patient i Provet. Rediger aftalen for at vælge en eksisterende patient eller oprette en ny."
Klient og patient matcher:
"Klienten og patienten fra online booking blev matchet korrekt i Provet."