Nogle gange kan der dukke en ekstra forudbetaling op på en kundes konto. Det kan ske, hvis du opretter en kreditnota for at rette en faktura og overfører en kredit til kundens forudbetalinger, men derefter bruger en anden betalingsmetode, når du færdiggør kreditnotaen. Det kan også ske, hvis en forudbetaling ved en fejl blev føjet til en kundes konto, men faktisk ikke blev betalt. Du kan nemt fjerne disse utilsigtede forudbetalinger ved at refundere dem.
At fjerne en utilsigtet forudbetaling fra en kundes konto:
Gå til fanen Billing på klientens side.
Under Forudbetalinger skal du vælge knappen i på rækken med forudbetalinger.
Vælg Refund.
Vælg en Betalingstype for tilbagebetaling. Brug f.eks. den samme betalingstype som den oprindelige faktura eller den, der blev brugt til at indtaste den forkert tilføjede betaling.
Tilføj en Beskrivelse for at forklare, at der f.eks. var tale om en utilsigtet kreditoverførsel.
Tjek summen og datoen, og vælg Gem.
Vigtige overvejelser
Hvis en forudbetaling blev tilføjet til klientkontoen, men ikke blev betalt, skal du bruge den samme betalingsmetode, når du refunderer forudbetalingen. Vælg datoen for tilbagebetalingen ud fra dine interne arbejdsgange, f.eks. den samme dato, som betalingen blev tilføjet, eller dags dato. Det sikrer, at din slutrapport og dit regnskab forbliver nøjagtigt.
Det er altid god praksis at tilføje en note, der forklarer, hvorfor du refunderer betalingen.
For tilbagebetaling af forudbetalinger til en kundes Provet Pay-kort, se Refund a prepayment to a Provet Pay Card. For tilbagebetaling af forudbetalinger (indskud) til en kundes betalingskort ved hjælp af Gravity Payments-integrationen, se Behandling af indskud.