Provet stöder import av bankinbetalningsfiler för att automatiskt markera fastställda fakturor som betalda. Detta minskar den manuella betalningshanteringen genom att matcha inkommande banktransaktioner med rätt fakturor med hjälp av referensnummer. Import av bankinbetalningsfiler kan också användas för att hantera utbetalningar av försäkringsersättningar.
Möjligheten att visa och ladda upp bankinbetalningsfiler beror på dina användarbehörigheter.
Notera
Tillgängligheten för denna funktion beror på om din bank stöder något av de filformat som listas nedan. Om du inte kan se Automatisk import av bankinbetalningsfiler i Provet, kontakta din Provet kundansvarig eller support@provet.com.
Filformat som stöds
Kontakta din bank för att bekräfta vilket format de använder för export av kontoutdrag. Provet accepterar följande filformat:
CAMT.053 och CAMT.054 (formatet ISO 20022 XML, används ofta i Europa)
BGMax (används främst i Sverige)
SEK och SEK 2 (används främst i Danmark)
Så fungerar automatisk fakturamatchning
När du laddar upp en bankinbetalningsfil försöker Provet matcha varje inbetalning med en fastställd faktura med hjälp av det referensnummer som ingår i betalningen.
Om en match hittas, är raden markerad som riktad.
Om ingen matchning hittas markeras raden som oriktad. Du kan koppla fakturan manuellt — se steg 5 nedan.
Notera
Rader som automatiskt matchas mot fakturor med ett förfallet belopp på 0 ignoreras som standard och kommer inte att behandlas.
Referensnummer
Referensnummer är unika identifierare som genereras när en faktura är klar. De skrivs ut på fakturan tillsammans med bankkontouppgifter. När en kund anger referensnumret i en betalning, kan Provet matcha banktransaktionen till rätt faktura automatiskt.
Provet stöder följande referensnummerformat:
Finskt referensnummer (viitenumero)
Norskt referensnummer (KID)
Svenskt referensnummer (OCR)
International Structured Creditor Reference (ISO 11649 / SEPA)
Det format för referensnummer som används av din klinik konfigureras i Inställningar. För att visa eller uppdatera inställningarna går du till Inställningar > Allmän > Organisation > Organisationsinställningar och väljer Skapa OCR-nummer för fakturor.
Notera
Dessa inställningar konfigureras vanligtvis under implementeringen. Ändringar kan påverka arbetsflöden och regelefterlevnad. Kontakta din systemadministratör innan du gör några ändringar.
Importera en bankinbetalningsfil
För att importera en bankinbetalningsfil och godkänna betalningar i Provet:
Gå till Rapporter > Rapporter, välj filtret Ekonomi och öppna Hantering av bankbetalningar.
Tidigare uppladdade filer listas i tabellen Nyligen uppladdade filer längst ned på sidan. Tabellen visar filnamn, datum, status och antal behandlade transaktioner. Du kan filtrera filer efter status, eller manuellt ändra status för en fil genom att välja redigeringsikonen bredvid statusen.
Ej behandlad: filen har laddats upp men ännu inte granskats.
Ej fastställd: filen har delvis behandlats. Denna status visas också om filen innehåller betalningar som inte relaterar till någon faktura i Provet. Om du har slutbehandlat filen kan du manuellt ändra status till Fastställd med redigeringsikonen.
Fastställd: alla tillämpliga betalningar har behandlats.
Välj Choose File och välj din bankbetalningsfil.
Kontrollera att filen är i ett format som stöds innan du laddar upp. Se Filformat som stöds ovan. Vissa banker exporterar betalningsfiler i ett annat format som standard. Om det behövs, öppna filen och spara den i ett format som stöds innan uppladdning.
Välj Nästa. Provet laddar upp filen och visar transaktionslistan.
Granska transaktionslistan. Oriktade rader markeras i rött. Varje rad visar en av följande status:
Riktad: en matchande faktura hittades.
Oriktad: ingen matchande faktura hittades. Du måste tilldela fakturan manuellt.
Du kan också manuellt ignorera eller ta bort ignoreringen för enskilda rader. Endast rader med statusen Riktad behandlas.
För varje Oriktad rad väljer du åtgärdsknappen i slutet av raden för att öppna dialogrutan Styr fakturan till betalning. Dialogrutan visar betalningsdetaljer och bankens rådata. Sök efter rätt faktura med hjälp av något av följande fält:
Fakturasökning : sök med betalarens namn eller fakturanummer.
Kundnummer: sök efter kundnummer.
Försäkringssökning: sök efter skadenummer, ärendenummer eller skadereferens.
Förfallodatum: sök med det utestående beloppet på fakturan.
Betalas av kund: filtrera efter det belopp som ska betalas av kunden.
Betalas av försäkringsbolaget: filtrera med det belopp som ska betalas av ett försäkringsbolag.
Sökresultaten visar endast fastställda fakturor.
Välj rätt faktura i sökresultaten för att markera den, och välj sedan Målet vald. Radens status ändras till Riktad.
Notera
Om en betalningsrad inte relaterar till någon faktura, lämna den som Oriktad. Du kan stänga dialogrutan utan att rikta genom att välja Stäng.
Om filen innehåller utbetalningar av försäkringsersättningar ska du se till att rätt betalningstyp är vald för dessa rader.
Välj Godkänn för att bekräfta importen. Provet markerar de matchade fakturorna som betalda och visar en sammanfattning av de behandlade betalningarna. Filens status ändras till Fastställd. Om några betalningar inte kunde bokföras kan du titta i kolumnen Fel för mer information.
Om filen innehåller betalningar som inte är kopplade till någon faktura kan filens status förbli Ej fastställd. När du är klar med hanteringen kan du manuellt ändra filens status till Fastställd med hjälp av redigeringsikonen.
Felsökning
Varför känns inte min fil igen?
Om din bank tillhandahåller en BGMax-fil som en .txt-fil, ändrar du filändelsen till .bgi innan du laddar upp den. Detta gör att Provet kan känna igen filen korrekt.
Varför laddas min fil upp långsamt?
Ta bort alla mellanslag från filnamnet och försök ladda upp igen.
Varför visas försäkringsbetalningar som bankbetalningar?
Utbetalningar från försäkringsbolag kan ibland kategoriseras som bankbetalningar i stället för försäkringskrav. Om detta händer väljer du rätt betalningstyp manuellt under matchningssteget.
Varför får jag matchningsfel när jag laddar upp min fil?
Att kombinera olika filformat, som FI och CAMT, i en och samma fil kan orsaka matchningsfel. Använd separata filer eller separata bankkonton för olika betalningsformat.
Varför matchas en försäkringsutbetalning med fel faktura?
Provet kan inte alltid automatiskt avgöra om en betalning ska bokföras som en kundbetalning eller en försäkringsbetalning. Om detta händer väljer du rätt faktura manuellt under matchningssteget.
Varför kunde en försäkringsbetalning inte matcha automatiskt?
Vissa försäkringsintegrationer använder inte ett strukturerat referensnummer. Provet söker i stället efter identifierare i betalningsmeddelandets text. Om meddelandet innehåller ett stavfel eller inte följer det förväntade formatet kan den automatiska matchningen misslyckas. Välj rätt faktura manuellt under matchningssteget.