Provet kan importera bankbetalningsfiler för att automatiskt markera fastställda fakturor som betalda. Det minskar det manuella arbetet med betalningshantering genom att inkommande banktransaktioner matchas mot rätt fakturor med hjälp av referensnummer. Import av bankbetalningsfiler kan även användas för att hantera betalningar av ersättning från försäkring.
Möjligheten att visa och ladda upp bankbetalningsfiler beror på dina användarbehörigheter.
Obs: Tillgängligheten för den här funktionen beror på om din bank stöder något av filformaten som anges nedan. Om du inte kan se Bank payment processing i Provet, kontakta din Provet-kontohandläggare eller support@provet.com.
Stödda filformat
Kontakta din bank för att bekräfta vilket format de använder för export av kontoutdrag. Provet accepterar följande filformat:
CAMT.053 och CAMT.054 (ISO 20022 XML-format, används ofta i Europa)
BGMax (används främst i Sverige)
SEK och SEK2 (används främst i Danmark)
Så fungerar automatisk matchning av fakturor
När du laddar upp en bankbetalningsfil försöker Provet matcha varje betalning till en fastställd faktura med hjälp av referensnumret som ingår i betalningen.
Om en matchning hittas markeras raden som Targeted.
Om ingen matchning hittas markeras raden som Untargeted. Du kan tilldela fakturan manuellt — se steg 5 nedan.
Obs: Rader som automatiskt matchas till fakturor med belopp att betala på 0 ignoreras som standard och bearbetas inte.
Referensnummer
Referensnummer är unika identifierare som skapas när en faktura fastställs. De skrivs ut på fakturan tillsammans med bankkontouppgifterna. När en kund inkluderar referensnumret i en betalning kan Provet automatiskt matcha banktransaktionen till rätt faktura.
Provet stöder följande format för referensnummer:
Finskt referensnummer (viitenumero)
Norskt referensnummer (KID)
Svenskt referensnummer (OCR)
International Structured Creditor Reference (ISO 11649 / SEPA)
Formatet för referensnumret som används av din klinik konfigureras i Inställningar. För att visa eller uppdatera inställningarna, välj Enhetens Namn i det övre vänstra hörnet och gå sedan till Inställningar > Allmän > Organisation > Organisationsinställningar och välj Skapa OCR-nummer för fakturor.
Obs: Dessa inställningar konfigureras vanligtvis vid införandet. Ändringar kan påverka arbetsflöden och efterlevnad. Kontakta din systemadministratör innan du gör några ändringar.
Importera en bankbetalningsfil
Så importerar du en bankbetalningsfil och godkänner betalningar i Provet:
Gå till Rapporter > Rapporter, välj filtret Finanser och öppna Bank payment processing.
Tidigare uppladdade filer listas i tabellen Nyligen uppladdade filer längst ned på sidan. Tabellen visar filnamn, datum, status och antal transaktioner som bearbetats. Du kan filtrera filer efter status, eller ändra statusen för en fil manuellt genom att välja redigeringsikonen bredvid statusen.
Ej behandlad: filen har laddats upp men har ännu inte granskats.
Ej fastställd: filen har bearbetats delvis. Den här statusen visas också om filen innehåller betalningar som inte hör till någon faktura i Provet. När du är klar med bearbetningen kan du ändra statusen manuellt till Fastställd med hjälp av redigeringsikonen.
Fastställd: alla tillämpliga betalningar har bearbetats.
Välj Välj fil och välj din bankbetalningsfil.
Kontrollera att filen är i ett format som stöds innan du laddar upp den. Se Stödda filformat ovan. Vissa banker exporterar bankbetalningsfiler i ett annat format som standard. Vid behov öppnar du filen och sparar den i ett format som stöds innan du laddar upp den.
Välj Nästa. Provet laddar upp filen och visar transaktionslistan.
Granska transaktionslistan. Rader med Untargeted markeras med rött. Varje rad visar någon av följande statusar:
Targeted: en matchande faktura hittades.
Untargeted: ingen matchande faktura hittades. Du måste tilldela fakturan manuellt.
Du kan även ignorera eller återaktivera enskilda rader manuellt. Endast rader med status Targeted bearbetas.
För varje Untargeted-rad väljer du åtgärdsknappen längst ut på raden för att öppna dialogrutan Styr fakturan till betalning. Dialogrutan visar betalningsuppgifterna och rå bankdata. Sök efter rätt faktura med hjälp av något av följande fält:
Faktura sökning: sök efter betalarens namn eller fakturanummer.
Kundnummer: sök efter kundnummer.
Försäkringssökning: sök efter skadenr., skadenummer eller försäkringsreferens.
Belopp att betala: sök efter det återstående beloppet på fakturan.
Ska betalas av kunden: filtrera efter beloppet som ska betalas av kunden.
Att betalas av försäkringsbolag: filtrera efter beloppet som ska betalas av ett försäkringsbolag.
Sökresultaten visar endast fastställda fakturor.
Välj rätt faktura från resultaten för att markera den och välj sedan Målet vald. Radens status ändras till Targeted.
Obs: Om en betalningsrad inte hör till någon faktura, lämna den som Untargeted. Du kan stänga dialogrutan utan att rikta den genom att välja Stäng.
Om filen innehåller betalningar av ersättning från försäkring, se till att rätt Betalningsmetod är vald för de raderna.
Välj Godkänn för att bekräfta importen. Provet markerar matchade fakturor som betalda och visar en sammanfattning av de bearbetade betalningarna. Filens status ändras till Fastställd. Om någon betalning inte kunde tillämpas, kontrollera kolumnen Fel för detaljer.
Om filen innehåller betalningar som inte hör till någon faktura kan filens status vara kvar som Ej fastställd. När du har slutfört bearbetningen kan du ändra filens status till Fastställd manuellt med hjälp av redigeringsikonen.
Felsökning
Varför känns inte min fil igen?
Om din bank tillhandahåller en BGMax-fil som en .txt-fil, byt filändelsen till .bgi innan du laddar upp filen. Då kan Provet känna igen filen korrekt.
Varför laddas min fil upp långsamt?
Ta bort eventuella mellanslag från filnamnet och försök ladda upp igen.
Varför visas försäkringsbetalningar som bankbetalningar?
Betalningar från försäkringsbolag kan ibland kategoriseras som Bankbetalningar i stället för Direktreglering. Om detta händer, välj rätt Betalningsmetod manuellt i riktningen.
Varför får jag matchningsfel när jag laddar upp min fil?
Om du kombinerar olika filformat, till exempel FI och CAMT, i en och samma fil kan det orsaka matchningsfel. Använd separata filer eller separata bankkonton för olika betalningsformat.
Varför matchas en försäkringsbetalning till fel faktura?
Provet kan ibland inte automatiskt avgöra om en betalning ska tillämpas som en kundbetalning eller som en försäkringsbetalning. Om detta händer ska du välja rätt faktura manuellt i riktningen.
Varför kunde en försäkringsbetalning inte matchas automatiskt?
Vissa försäkringsintegrationer använder inte ett strukturerat referensnummer. Provet söker i stället efter identifierare i texten i betalningsmeddelandet. Om meddelandet innehåller ett stavfel eller inte följer det förväntade formatet kan den automatiska matchningen misslyckas. Välj rätt faktura manuellt i riktningen.