Konversationer är ett verktyg för SMS-meddelanden inbyggt i Provet som ger din klinik en gemensam inkorg för kundkommunikation. Meddelanden organiseras i trådade konversationer som är länkade till kundkorten, så att din personal kan se meddelandehistorik, prioritera inkommande meddelanden, tilldela konversationer och svara med full kontext.
Med konversationer kan du:
Skicka och ta emot SMS-meddelanden med kunder
Visa alla SMS-meddelanden från kunder i en gemensam inkorg
Spåra olästa meddelanden och uppdateringar i realtid
Se aviseringar i realtid och indikatorer för olästa meddelanden
Matcha inkommande meddelanden automatiskt till kundkort
Ange status och prioritet för varje konversation
Tilldela konversationer till personal
Innan du börjar
När Konversationer har konfigurerats av Provet måste administratörer ge användare de behörigheter som krävs för att använda Konversationer.
Gå till Inställningar > Användare > Behörighetsgrupper > Konversationer.
Välj kryssrutorna Läs och Skriv.
Alla användare med behörigheten för konversationer aktiverad kan se och använda Konversationer från huvudmenyn.
Öppna inkorgen för konversationer
Inkorgen för Konversationer visar alla SMS-konversationer för din klinik. För att öppna den, välj Konversationer i huvudmenyn.
Inkorgen visar en lista över alla konversationer till vänster. Varje post visar kundens namn (eller telefonnummer för okända avsändare), en förhandsvisning av meddelandet, datum och prioritetsnivå. Välj en konversation för att visa hela meddelandetråden till höger.
Starta en ny konversation
Välj Konversationer från huvudmenyn.
Välj pennknappen bredvid Alla konversationer för att komponera ett nytt meddelande.
Sök efter en kund i panelen Mottagare. Sökresultaten visar kundens namn och telefonnummer.
Välj den kund som du vill skicka meddelande till.
Skriv ditt meddelande i textfältet längst ner i konversationen.
Välj Skicka-knappen eller tryck på Enter på tangentbordet.
Svara på en konversation
Välj en konversation från listan i inkorgen.
Skriv ditt meddelande i textfältet längst ned i konversationen.
Välj Skicka-knappen eller tryck på Enter.
Filtrera konversationer
Du kan filtrera konversationer efter tilldelad användare, status och/eller prioritet för att hitta specifika meddelanden i din inkorg.
För att filtrera konversationer, använd rullgardinsmenyerna högst upp i konversationslistan:
Tilldelad användare: Filtrera på användaren som är tilldelad till konversationen.
Status: Filtrera efter all status, öppen eller åtgärdad.
Prioritet: Filtrera efter alla prioriteringar, låg, normal eller hög.
Hantera konversationsstatus
Varje konversation har en status för att hjälpa dig att spåra ditt arbetsflöde. En konversation kan vara Öppen (aktiv) eller Åtgärdad (avslutad).
För att markera en konversation som åtgärdad, välj knappen Åtgärda i det övre högra hörnet av konversationen.
För att öppna en åtgärdad konversation på nytt, välj knappen Öppna igen i det övre högra hörnet av konversationen.
Ställ in konversationsprioritering
Du kan ställa in en prioritetsnivå för att hjälpa till att triagera konversationer. De tillgängliga prioritetsnivåerna är Låg, Normal och Hög.
För att ändra prioritet, välj prioritetsetiketten högst upp i konversationen och välj en nivå i rullgardinsmenyn.
Tilldela en konversation
Du kan tilldela en konversation till dig själv eller en annan medarbetare för att fortsätta diskussionen.
För att tilldela en konversation väljer du etiketten Otilldelad i konversationshuvudet. En rullgardinsmeny visas med en lista över medarbetare.
Välj ett namn för att tilldela konversationen, eller välj Ta bort tilldelning för att ta bort tilldelningen.
Visa olästa meddelanden och realtidsaviseringar
Nya inkommande meddelanden visas automatiskt i inkorgen för Konversationer. Konversationer med olästa meddelanden visar en indikator för oläst i konversationslistan, så att personalen snabbt kan identifiera meddelanden som behöver åtgärdas.
Automatisk kundmatchning
Inkommande SMS-meddelanden matchas automatiskt mot kundregistret när det är möjligt. Detta hjälper personalen att se hela konversationen i rätt kundsammanhang. Om ett telefonnummer inte matchas med en kund visas konversationen fortfarande i inkorgen med avsändarens telefonnummer.