Användningsfall
Du kan använda E-signaturer med anpassade PDF- och Word-formulär i Provet för att samla in kunders underskrifter elektroniskt, vilket minskar behovet av utskrivna dokument.
Instruktioner
1. Lägg till ett formulär
Lägg till ett formulär som du väljer.
Redigera formuläret vid behov och se till att det innehåller ett
[[signature]]-fält. Välj Spara ändringar för att bekräfta eventuella ändringar du gör.När du använder Word-formulär väljer du knappen Lås detta formulär. Då visas knappen E-signatur. PDF-formulär behöver inte låsas.
2. Skapa en e-signaturförfrågan
På formulärsidan väljer du knappen E-signatur.
I dialogrutan E-signaturförfrågan väljer du hur du vill skicka förfrågan. I den här artikeln använder vi e-postalternativet.
För att skicka förfrågan till kundens egen enhet:
Välj kundens e-postadress under Skicka e-post till adress eller kundens telefonnummer under Skicka SMS till nummer.
För att använda enhetsutrustning på kliniken:
Markera kryssrutan Generera PIN-kod under Använd klinikens enhet. PIN-koden skapas när du sparar förfrågan, inte när du markerar kryssrutan. För mer information om alternativ för PIN-kodsinloggning, se Använd E-signaturer med enheter på kliniken (PIN-kodsinloggningsläge).
Tips: Spara bokmärke för PIN-inloggningssidan i enhetens webbläsare. Adressen är densamma för alla förfrågningar. Om ett sparat bokmärke slutar fungera har adressen ändrats. Använd adressen som visas i dialogrutan.
Redigera meddelandet och justera vid behov Signaturförfrågans giltighetstid (minuter). Standard är 1440 minuter (24 timamr).
Välj Spara för att skapa förfrågan.
3. Bearbeta förfrågan och vänta på att kunden signerar
Bearbetningsfönster
Dialogrutan Elektronisk signaturförfrågan väntar öppnas och visar status för förfrågan samt möjligheten att avbryta den vid behov. Om du valde Generera PIN-kod visar den här dialogrutan även PIN-koden och adressen till sidan för PIN-inloggning. Öppna adressen på klinikens enhet och ange PIN-koden.
När förfrågan har skapats och skickats till kunden kan de signera den från sin enhet. Du kan stänga dialogrutan om kunden inte signerar direkt.
Kundens handlingar
När kunden får meddelandet kan de starta signaturprocessen genom att öppna länken som ingår i meddelandet.
De får en förhandsvisning av dokumentet samt alternativet att antingen Neka det eller Signera dokument. De kan även byta språk uppe till höger eller rensa signaturområdet vid behov.
När de väljer knappen Signera dokument dirigeras de till signaturskärmen. De ska skriva sin signatur i den avsedda rutan med antingen pekskärm eller en datormus.
Till sist måste kunden välja knappen Använd signatur för att slutföra processen. En bekräftelsedialog öppnas och kunden måste välja Bekräfta signatur. När signaturen har lämnats in framgångsrikt kan kunden ladda ner det signerade dokumentet vid behov och stänga sidan. De får även en PDF-kopia via e-post.
Obligatoriska fält måste fyllas i innan signering
Om formuläret innehåller fält som är markerade som obligatoriska i PDF-filen måste kunden fylla i dem innan de kan signera.
Obligatoriska fält markeras så snart dokumentet öppnas. Kunden behöver inte försöka signera först för att ta reda på vad som saknas.
I vyn för signering har varje tomt obligatoriskt fält en röd streckad kant och en röd markör i det övre högra hörnet. När kunden fyller i ett fält ändras kanten till grön. Valfria fält markeras inte. Signaturfältet markeras inte heller, eftersom det är signeringen av dokumentet som slutför det.
Om kunden väljer Signera dokument medan ett obligatoriskt fält fortfarande är tomt öppnas inte signaturskärmen. Meddelandet "Vänligen fyll i alla obligatoriska fält innan signering" visas. Sidan går till det första tomma obligatoriska fältet och placerar markören i det. Alla andra tomma obligatoriska fält behåller sin röda kant.
När varje obligatoriskt fält har ett värde öppnas signaturskärmen som vanligt genom att välja Signera dokument.
Obligatoriska textfält, kryssrutor, rullgardinslistor och radioknappar fungerar på samma sätt.
Detta gäller alla kliniker. Det finns ingen inställning för att slå på eller av det.
Provet kontrollerar obligatoriska fält igen när det signerade dokumentet skickas in. Kunder ser normalt inte den här kontrollen, eftersom vyn för signering stoppar dem först.
Obs: Obligatoriska fält läses från själva PDF-filen. En asterisk som formulerarens författare ritar på sidan upptäcks inte. Fältet måste markeras som obligatoriskt i PDF-editorn. Se Konfigurera PDF-formulär.
Om en kund uppger att de inte kan signera ett formulär, kontrollera formuläret efter obligatoriska fält som inte har fyllts i.
Efter en lyckad signering
I fliken Formulär på kundsidan visar kolumnen E-sign status en grön bock (✔) när formuläret har signerats på ett lyckat sätt. Du kan också skriva ut det signerade formuläret direkt från den här vyn genom att välja utskriftsknappen.
Dessutom, när du öppnar formuläret från fliken Formulär, visas status "E-sign: Accepterad med en tidsstämpel" längst ned, och du kan även skriva ut den signerade versionen med knappen Skriv ut signerat dokument.