Notera
Integrationen med InvoiceXpress är endast tillgänglig på den portugisiska marknaden.
InvoiceXpress är en programvara för onlinefakturering som är godkänd av den portugisiska skatte- och tullmyndigheten (PTA). När du använder InvoiceXpress-integrationen i Provet är processen för att slutföra en faktura i princip densamma som med det allmänna tvåstegsalternativet för fakturafinansiering i Provet, men fakturor skickas till InvoiceXpress innan de kan slutföras helt i Provet. Alla fakturarader skickas till InvoiceXpress med korrekta momskoder och eventuella skäl till momsbefrielse.
Alternativet att slutföra fakturan i ett steg är inte tillgängligt med InvoiceXpress-integrationen, och betalningar kan inte läggas till innan en faktura har slutbehandlats helt.
De officiella dokument som krävs för fakturor, t.ex. den officiella fakturan med den relevanta QR-kod som enligt lag måste finnas, genereras av InvoiceXpress. Alla funktioner i Provet som är relaterade till att skriva ut, skicka eller använda fakturor eller kvitton använder dessa officiella dokument.
Betalningar som läggs till på fakturor skickas till InvoiceXpress med rätt betalningstyp. Ett officiellt kvitto som genereras av InvoiceXpress skickas tillbaka till Provet. Även återbetalningar skickas till InvoiceXpress och fakturans betalningsstatus synkroniseras mellan InvoiceXpress och Provet.
Det är också möjligt att skapa och slutbehandla förenklade fakturor som inte innehåller någon kund.
Nödvändiga inställningar
Provet-teamet kommer att konfigurera InvoiceXpress-integrationen i ditt system.
Notera
Följande inställningar krävs för att integrationen ska fungera som avsett. Vi rekommenderar också att du kontrollerar våra rekommenderade finansiella inställningar innan du konfigurerar finansiella integrationer. De rekommenderade inställningarna hjälper dig att hantera dina redovisningsdata och förbättra din finansiella rapportering. Observera dock att dessa rekommenderade inställningar inte alltid gäller på den portugisiska marknaden. Se först följande avsnitt för relevanta automatiserade inställningar och inställningar som inte kan redigeras efter att InvoiceXpress-integrationen har aktiverats.
Inställningar > Organisation
Namn: Om InvoiceXpress-kontot används på organisationsnivå (för alla klinikplatser under organisationen) ska du kontrollera att organisationens namn är korrekt. Observera att namnet inte kan ändras efter att integrationen har aktiverats för en klinikplats.
Använd global fakturanumrering: Denna inställning rekommenderas för att undvika kollisioner mellan fakturanummer, särskilt för organisationer som har kliniker med och utan InvoiceXpress-integration. Observera att den här inställningen inte kan ändras efter att det finns en färdigställd faktura i Provet-användaren.
Automatiserade organisationsinställningar
Följande inställningar ställs automatiskt in i Provet när integrationen aktiveras och kan inte redigeras:
Använd exakt enhetspris: Utvalda.
Skatteberäkningsmetod: En enda fakturarad.
Fastställande av pris för skatt: Pris exklusive moms.
Avrunda fakturarader till hela tal: Ej vald.
Skapa referensnummer för fakturor: Ej vald.
Valfria organisationsinställningar
Aktivera rapporteringsdimensioner: Kan aktiveras. Denna information synkroniseras aldrig med InvoiceXpress.
Momssats för den interna typen / externa typen / forskningstypen: Olika momssatser för de interna, externa och forskningskundtyperna. Kan aktiveras.
Aktivera förskottsbetalningar mellan kliniker: Stödjs inte.
Aktivera stängning av organisationens finansiella period: Kan aktiveras.
Kontroll av aktiv klinikplats när du lägger till artikel på faktura eller konsultation. Kan aktiveras
Dölj rader med sena fakturor: Stödjs inte.
Inställningar > Klinikens läge
Se till att följande inställningar är korrekt inställda innan integrationen aktiveras. Observera att dessa inställningar inte kan ändras efter att integrationen har aktiverats för klinikplatsen:
Land
Län
Momsregistreringsnummer: Måste alltid vara samma som i InvoiceXpress-integrationen.
Om InvoiceXpress-kontot används på klinikplatsnivå (endast för den specifika klinikplatsen):
Namn
Telefon
E-post
Automatiserade inställningar för klinikens placering
Följande inställningar ställs automatiskt in i Provet när integrationen aktiveras och kan inte redigeras:
Aktivera förenklade fakturor för anonyma försäljningar: Utvalda.
Förenklad fakturagräns: 1000 om den befintliga gränsen är tom eller har ett värde större än 1000.
Inaktivera genvägar för betalning: Utvalda.
Inga betalningar före fakturadatum: Vald.
Avbokning av betalning till samma datum: Selected.
Allow setting payment cancellation date: Ej vald.
Visa priser med moms: Exklusive.
Avaktivera samlingsfakturor: Utvalda.
Aktivera överföring av kreditfaktura till förskottsbetalningar: Ej vald.
Aktivera avrundning av fakturans totalsumma: Inaktiverad.
Aktivera avrundning av fakturans förfallna belopp till noll: Inaktiverad.
Logik för kreditfakturadatum: Redigerbar, standard är aktuellt datum.
Tillåt ändring av fakturadatum: Ej valt.
Kreditnota kvantitetsgräns: Vald.
Använd normalt fakturaprefix för positiva totala kreditfakturor: Utvalda.
Aktivera automatisk återbetalning av försäkringspremier vid slutförande av kreditfaktura: Vald.
Tillåt inte anonym försäljning: Ej vald.
Visa/tillåt att lägga till kuponger på utkast till fakturor: Inaktiverad.
Förhindra betalningar till fullt betalda fakturor: Utvalda.
Tillåt redigering av betalare av slutbehandlad faktura: Inte tillåtet.
Möjliggör slutbehandling och betalning i ett steg för fakturor och motköp: Ej vald.
Bonussystem aktiverat: Ej vald.
Andra inställningar för klinikens läge
Företags-ID: Ingen landsspecifik användning.
IBAN-nummer: Ingen landsspecifik användning.
BIC-kod: Ingen landsspecifik användning.
Nationellt bankkontonummer: Ingen landsspecifik användning.
Nationell BIC-kod: Ingen landsspecifik användning.
Försening av förfallodatum: Kan aktiveras.
Dröjsmålsränta: Kan aktiveras. Påverkar inte den ursprungliga fakturan.
Förseningsavgift: Kan inte redigeras.
Aktivera statusen "Fakturering": Stödjs inte.
Aktivera tillägg av snabbartikel på fakturasidor: Kan aktiveras.
Valbara kolumner på fakturasidan: Kan aktiveras.
Dölj nollprisrader på fakturasidan: Kan aktiveras.
Tillåt redigering av konsultationsobjekt från fakturasidor: Kan aktiveras.
Uppdatera länkade artikelattribut (rapporteringsdimensioner, användare, antal etc.): Kan aktiveras.
Kräv patientval vid försäljning över disk: Kan aktiveras.
Kräv veterinärer för medicinrader vid diskförsäljning: Kan aktiveras.
Tillåt redigering av konsultation behandling artikelpriser: Kan aktiveras.
Aktivera kundrabatter: Kan aktiveras (rabatten måste vara mellan 0 och 100%).
Förhindra slutbehandling av fakturor utan artiklar: Rekommenderas.
Aktivera annullering av betalning: Kan aktiveras.
Aktivera betalningsöverföringar till förskottsbetalningar: Aktivera inte. Får inte användas på grund av juridiska begränsningar.
Betalningsöverföring till samma datum: Kan aktiveras.
Tillåt inställning av överföringsdatum för förskottsbetalning: Do not enable. Får inte användas på grund av juridiska begränsningar.
Återbetalning av förskottsbetalning till samma datum: Aktivera inte. Får inte användas på grund av juridiska restriktioner.
Tillåt inställning av återbetalningsdatum för förskottsbetalning: Do not enable. Får inte användas på grund av juridiska begränsningar.
Tidigast möjliga datum för finansiella händelser: Kan aktiveras.
Aktivera automatisk låsning av räkenskapsperioder: Kan aktiveras.
Tillåt att ta bort en påbörjad konsultation: Kan aktiveras.
Min/max laddning: Kan aktiveras.
Aktivera faktureringsavgifter: Stödjs inte.
Aktivera alternativ artikelbeställning på offerter och fakturor: Kan aktiveras.
Fakturaprefix: Kan inte användas.
Processen för slutbehandling av fakturor med hjälp av InvoiceXpress-integrationen
Notera
Fakturorna ska slutbehandlas i kronologisk ordning.
Du kan slutbehandla fakturor enligt tvåstegs slutbehandlingsprocess. Alternativet med ett steg är inte tillgängligt med InvoiceXpress-integrationen. När du väljer Slutbehandla faktura på fakturasidan förbehandlar Provet fakturan och skickar den till InvoiceXpress för att slutbehandlas.
Notera följande:
Du kan inte lägga till betalningar på en utkastfaktura.
Det får inte finnas artikelkvantitet med tre eller fler decimaler på fakturan.
Du kan inte avsluta en konsultation eller göra några ändringar i fakturan när den befinner sig i det förfinaliserade läget.
Om fakturan har slutbehandlats med alternativet Ta bort moms kommer fakturan att ha en momsundantagskod. Observera att det inte är möjligt att ange mer än en undantagskod per faktura. Om en faktura innehåller två artiklar som båda har 0 % moms eller olika undantagskoder, måste du välja en undantagskod för fakturan.
När InvoiceXpress har slutattesterat en faktura blir fakturan helt slutattesterad i Provet. InvoiceXpress genererar den officiella fakturans PDF-dokument för fakturan. Du kan skriva ut fakturan eller skicka den via e-post från Provet.
Du kan lägga till betalningar på fakturan efter att den har slutbehandlats. Observera att betalningsdatumet inte kan sättas i framtiden eller före fakturadatumet.
När du lägger till en betalning på en slutbehandlad faktura i Provet och den har synkroniserats till InvoiceXpress, genereras ett officiellt PDF-kvitto av InvoiceXpress. För att skriva ut det officiella kvittot väljer du alternativet Skriv ut officiellt kvitto från knappmenyn Skriv ut. Du kan också välja Skriv ut inofficiellt kvitto för att skriva ut det normala Provet-kvittot.
Annullering eller återbetalning av betalningar
Betalningar måste makuleras med början från den senaste betalningen (den sista betalningen som visas på fakturasidan). Om en faktura t.ex. har betalningarna A (1:a betalningen) och B (2:a betalningen) och du vill makulera betalning A, måste du först makulera betalning B innan du kan makulera betalning A. Därefter måste du lägga till betalning B på fakturan igen.
Observera att integrerade tredjepartsbetalningar måste återbetalas innan du skapar en kreditfaktura. Det gäller bland annat Provet Pay och integrerade kortbetalningar. Efter att en kreditfaktura har slutförts justeras betalningarna på den ursprungliga fakturan och kreditfakturan så att båda dokumenten har statusen "Betald". Observera att denna justeringsprocess kan ta lite tid. Vi rekommenderar att ni kontrollerar dokumenten i både Provet och InvoiceXpress.
Notera följande:
Du kan inte redigera kunden på en kreditfaktura. Kunden måste vara densamma som på den ursprungliga fakturan.
Det är för närvarande inte möjligt att skapa en kreditfaktura från en befintlig kreditfaktura.
För närvarande skapas inga dokument som fungerar som bevis för återbetalade betalningar, endast för annullerade betalningar.
Funktioner som för närvarande inte är tillgängliga med InvoiceXpress
Hälsoplaner
Försäkringsersättningar
Att slå samman klienter har en begränsning: Information slås samman från en klient till en annan, men den sammanslagna klienten som arkiveras i Provet arkiveras inte i InvoiceXpress.
Fakturering av avgift. Som ett alternativ kan du skapa och använda en specifik post för faktureringsavgifter.
Överföring av plats mellan kliniker
Gräns för hanterings- och injektionsavgift
Ytterligare skatt
Rekommendationer för finansiell rapportering
Använd rapporten "End of Day" dagligen för avstämning (en hel 24-timmarsperiod).
Använd rapporten "Fakturor" som kan exporteras till Excel- eller CSV-format för att visa mer exakta belopp med 4 decimaler.
Använd "General Ledger" för månads- och årsavstämning. Rapporten kan exporteras till Excel- eller CSV-format för att visa mer exakta belopp med 4 decimaler.